Hvis du har et mødelokale, firmabil eller udstyr, som alle skal have adgang til, har du brug for en metode til at gøre disse ressourcer reserverbare for alle. Den bedste måde at gøre dette er at oprette en lokale- eller udstyrspostkasse i Office 365 for hver ressource. Du kan oprette en for dit mødelokale på første sal, medieudstyr eller en flyttevogn.
Når du opretter en lokale- eller udstyrspostkasse, kan alle i virksomheden reservere det til møder eller begivenheder ved hjælp af Outlook. Lær, hvordan den bruges, og hvordan du konfigurerer den på de næste to faner. Her er nogle andre ofte stillede spørgsmål om lokale- og udstyrspostkasser.
Hvordan kan du se, hvornår lokalet eller udstyret er tilgængeligt?
Åbn Outlook, og opret et nyt møde. Føj lokalet eller udstyret til mødet, som var det en person, og vælg Planlægningsassistent for at få vist en live-kalendervisning af lokalet eller tilgængeligheden af udstyret. Hvis tidsrummet er blankt, er det tilgængeligt. Hvis tidsrummet er blåt, er det reserveret.
Hvordan kan du annullere en anmodning om lokale eller udstyr?
Åbn det møde, du har planlagt i Outlook, og fjern derefter lokalet eller udstyret fra mødet på samme måde, som hvis det var enhver anden deltager. Dette vil frigøre pladsen, så andre kan reservere den.
Skal man acceptere eller afvise alle anmodninger om lokaler eller udstyr?
Nej, der er ingen, der behøver at acceptere eller afvise anmodninger. Du kan beslutte, om lokalet eller udstyret skal kunne reserveres automatisk, eller om du vil lade en person i virksomheden administrere brugen.
Skal en lokalepostkasse eller udstyrspostkasse bruge en produktlicens?
Nej. Selvom de fleste personer i din virksomhed har brug for en licens til at bruge Office 365, behøver du ikke at tildele en licens til en lokalepostkasse eller udstyrspostkasse.
Har jeg brug for en ejer, som er ansvarlig for booking af lokaler eller udstyr?
Nej, du behøver ikke nogen, som er ansvarlig for lokalepostkassen eller udstyrspostkassen.
For at anvende lokale- eller udstyrspostkasser skal du åbne Outlook fra din computer eller logge på Outlook på internettet. Planlæg et nyt møde, og tilføj lokalet eller udstyret til mødet, som du ville gøre, når du inviterer andre medarbejdere eller kunder. Det er nu reserveret.
-
Åbn Outlook på din computer.
-
På fanen Hjem skal du vælge Nye elementer > Møde
Fra din kalender du blot vælge Nyt møde.
-
Skriv navnet på det mødelokale eller det udstyr, du vil reservere, foruden alle deltagere, du gerne vil invitere.
Du kan også klikke på Til og derefter dobbeltklikke på mødelokalet eller udstyret på listen. Klik derefter på OK.
-
På linjen Emne skal du skrive formålet med reservationen eller mødet.
-
Vælg en værdi for Placering, eller efterlad den, som den er.
-
Vælg et Starttidspunkt og et Sluttidspunkt. Du kan også vælge Hele dagen. Hvis du vil gentage mødet eller reservationen, skal du vælge Gentagelse øverst.
-
Skriv en meddelelse, der beskriver formålet, og vedhæft filer, hvis det er nødvendigt.
-
Hvis du vil lade andre brugere tilmelde sig online eller være en del af mødet via et opkald, skal du klikke på Skype-møde.
-
For at sikre, at lokalet, udstyret og personerne, du har inviteret, er tilgængelige, skal du klikke på Planlægningsassistent øverst. Vælg derefter en disponibel tid i kalenderen.
Tip!: Hvis pladsen i planlægningskalenderen er blå, betyder det, at udstyret eller lokalet er reserveret eller optaget. Vælg et hvidt eller ledigt område i kalenderen.
-
Tryk på Send, når du er færdig.
For at konfigurere en lokale- eller udstyrspostkasse skal du gå til Office 365 Administration. (Du skal have administratortilladelse for at gøre dette.) Opret postkassen, og giv alle besked om, at de kan begynde at reservere den til møder og begivenheder.
-
Log på Office 365 med din arbejds- eller skolekonto.
-
Gå til Office 365 Administration.
-
Søg efter Lokaler eller Udstyr eller gå til Ressourcer > Mødelokaler og udstyr.
-
Klik på Tilføj.
-
Udfyld felterne for lokale eller udstyr:
-
Lokale eller Udstyr: typen af postkasse du vil oprette.
-
Navn: et kaldenavn eller en kort beskrivelse.
-
Mail: mailaliaset for lokalet eller udstyret. Dette er nødvendigt for at sende en mødeindkaldelse til lokalet eller udstyret.
-
Kapacitet: antallet af personer, der kan være i lokalet eller bruge udstyret på samme tid.
-
Placering: lokalenummeret eller placeringen af lokalet i en bygning eller region.
-
Telefonnummer: telefonnummeret til lokalet. Dette er forskelligt fra mødetelefonnummeret, der genereres, når du bruger Skype for Business.
-
-
Vælg Add.
-
Vælg Vis detaljer for at få vist den lokale- eller udstyrspostkasse, du har oprettet.
Du kan også vælge Angiv planlægningsindstillinger for at ændre de tilladte mødetidspunkter, reservationsvinduet og så videre.
-
Vælg derefter Gem og Luk.
