Lagre oplysninger om firmaer i Business Contact Manager

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

En Konto er en virksomhed eller organisation, som du gør forretninger med. Et firma kan også være en kunde i en servicevirksomhed, f.eks. en tandlægepraksis. Du kan bruge poster af typen Firma til at organisere og gemme oplysninger om de virksomheder og organisationer, du handler med.

Denne artikel indeholder en beskrivelse af, hvordan du udfylder og redigerer firmaformularen.

Hvad vil du foretage dig?

Redigere poster af typen Firma

Oprette en ny firmapost ud fra en forretningskontaktpost

Toppen af siden

Du kan gøre følgende med poster af typen Firma:

  • Tilføje eller importere dem

  • Tildele dem til en medarbejder eller en kollega.

  • Sammenkæde dem med poster af typen Forretningskontakt og andre typer af poster.
    En post af typen Firma viser de elementerne fra kommunikationsoversigten for hver forretningskontakt, der er sammenkædet med den, og så viser den også sin kommunikationsoversigt.
    På denne måde kan du have alle de oplysninger, der er relateret til et firma, i én post. Hvis du f.eks. arbejder med to forskellige forretningskontakter, som arbejder for den samme virksomhed, kan du knytte begge forretningskontakter til en firmapost. Poster af typen Firma opstiller kommunikationsoversigten for begge forretningskontakter.

    Bemærk: Poster af typerne Firma og Forretningskontakt behøver ikke at være sammenkædet med andre poster. Men de fleste af de andre posttyper, med undtagelse af marketingaktiviteter og projektopgaver, skal være sammenkædet med et firma eller en forretningskontakt.

  • Sammenkæd elementer i kommunikationsoversigten firmaposter for at holde styr på kommunikation og elementer, som er relateret til firmaet, f.eks. telefonopkald, mails, filer og aftaler.

    Du kan automatisk sammenkæde e-mail-meddelelser med poster af typen firma. Se sammenkæde og registrere e-mails i Business Contact Managerkan finde flere oplysninger.

  • Rediger oplysningerne i poster af typen Firma.

  • Tilpasse firmaformularen ved at tilføje eller fjerne felter og elementer i feltlisterne.

    Du kan også oprette brugerdefinerede posttyper, som er baseret på firmaformularen.

    • Oprette rapporter for at se og analysere oplysninger om dine Firmaer.

Toppen af siden

Åbne en formular af typen Firma

Du kan manuelt tilføje en ny post af typen Firma ved at angive oplysninger i formularen, eller du kan importere posten fra et andet program, f.eks. ACT! eller Microsoft Excel. Hvis du vil have mere at vide om at importere firmaer og andre poster, skal du se Importere dine data i Business Contact Manager.

Det tager kun et minut at åbne en tom firmaformular og skrive et par vigtige dataelementer om et nyt firma. Når du gemmer formularen, oprettes der en ny post af typen Firma. Senere, når du udvikler dit forhold til firmaet, kan du genåbne posten og tilføje flere oplysninger.

  1. I navigationsruden under Business Contact Manager skal du klikke på Administration af kontakter. Fanen
    Firmaer er valgt.

  2. Klik på Nyt firma i gruppen Ny på båndet.

Toppen af siden

Udfylde en formular af typen Firma

Firmaformularen består af tre sider: Generelt, Detaljer og Oversigt. Hver side indeholder en eller flere sektioner.

Du kan angive så mange eller så få oplysninger, som du vil, i felterne. Det eneste felt, der kræves for at kunne gemme posten, er feltet Firmanavn på siden Generelt.

Du kan tilpasse formularen ved at flytte sektioner og felter, omdøbe felter og sider og føje elementer til lister.

Siden Generelt

Sektionen Firma

  1. Angiv Firmanavn og navnet på det kontor, hvor personen er placeret.
    Det kan være et kontornummer, eller det kan være Paris, hvis firmaet er placeret i Paris, Texas-kontoret.

  1. Tildele kontoen til en kollega eller medarbejder     Klik på navnet på listen Tildelt til.

    Navnene på listen Tildelt til er de medarbejdere, som du har delt din Business Contact Manager-database med. Hvis du vil vide mere om deling, skal du se Oprette forbindelse til en delt Business Contact Manager-database.

    Sektionerne Internet, Telefonnumre og Adresser

  2. Skriv mail- og webadresser, telefonnumre og virksomhedsadresse.
    En pil ud for et feltnavn (f.eks. Mail) indikerer, at du kan foretage flere indtastninger i feltet.

    Hvis du angiver mere end én adresse for et firma, skal du markere afkrydsningsfeltet Dette er postadressen for at fastlægge, hvilken adresse der bruges i en brevfletning.

    Sektionen Kildeoplysninger

  3. I sektionen Kildeoplysninger skal du angive oplysninger i følgende felter:

    • Kilde     Klik på den metode eller handling, f.eks. Ekstern henvisning, hvorved dette firma lærte jeres virksomhed at kende.

    • Startet af     Klik på denne knap for at vælge den marketingaktivitet eller person (f.eks. et kundeemne), som førte dette firma til dig.

      Når du angiver navnet på en marketingaktivitet, kan Business Contact Manager til Outlook holde styr på typen og antallet af poster, som følger af aktiviteten. Det vil også knytte marketingaktivitetsposten til kontoen.

      Sektionen Relaterede kontakter

Sammenkæde Forretningskontakter med et Firma     Tilføj eventuelle forretningskontakter eller kundeemner, der er relateret til firmaet. Kommunikationsoversigten for hver forretningskontakt og hvert kundeemne er også vist på oversigtssiden for firmaet.

  1. Klik på Tilføj.

  2. Gør følgende i dialogboksen Marker de forretningskontaktpersoner, der skal sammenkædes med dette firma:

    1. På listen Elementtype skal du klikke på Alle forretningskontakttyper, hvilket omfatter både Forretningskontakter og Kundeemner. Klik på Forretningskontakter, eller klik på Kundeemner.

      Formularen Kundeemner er en brugerdefineret forretningskontakt, fordi formularen Kundeemne er baseret på formularen Forretningskontakt.

    2. Klik på de forretningskontakttyper, der skal sammenkædes med firmaposten, og klik derefter på OK.

      Hvordan markerer jeg mere end én post?

      Hvis du vil markere poster, der støder op til hinanden, skal du trykke på Skift og derefter klikke på første og sidste post i den gruppe, du vil slette. Du kan markere ikke-sammenhængende poster ved at trykke på Ctrl og derefter klikke på de enkelte poster. Hvis du vil markere alle poster, skal du klikke på én og derefter trykke på Ctrl+A.

  3. Som standard er den første forretningskontakt på listen angivet som den primære forretningskontakt – den person, du oftest samarbejder med. Hvis du vil vælge en anden primær forretningskontakt, skal du klikke på Primær.

  4. Fjerne sammenkædning for en forretningskontakt     Hvis du vil fjerne sammenkædningen af en forretningskontakt og et firma, skal du klikke på forretningskontakten i sektionen Tilknyttede kontakter og derefter klikke på Fjern.

Toppen af siden

Siden Detaljer

Sektionen Virksomhedsoplysninger

  1. Angiv oplysninger om virksomheden eller kunden, f.eks. din virksomheds interne nummer for firmaet, beløb for omsætning og antal medarbejdere.

    Sektionen Klassifikation

    Afkrydsningsfeltet Aktiv er markeret som standard. Aktiv indikerer, at virksomheden fortsat gør forretninger med din virksomhed.

    Du kan også markere eller fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Aktiv på siden Generelt på en firmaformular. I gruppen Mærker på båndet skal du klikke på knappen Inaktiv. Hvis knappen Inaktiv er markeret, er afkrydsningsfeltet Aktiv ikke markeret.

  2. Bedøm firmaet ved at klikke på en af indstillingerne i Firmaklassificering. Klassificeringen kan relatere til, om virksomheden betaler sine regninger til tiden.

  3. Klik på Betalingsstatus for firmaet.

  4. Klik på et Interesseområde.

    Sektionen Kommunikation

  5. Klik på firmaets foretrukne kommunikationsform.

    Markér afkrydsningsfelterne Ring ikke, Send ikke fax, Send ikke mail eller Send ikke post for at angive kommunikationsformer, der ikke bør benyttes til at kontakte dette firma.

    Sektionen Kommentarer

  6. I sektionen Kommentarer kan du skrive noter, indsætte kommentarer fra andre filer eller vedhæfte filer eller Outlook-elementer.

  7. Det kan være praktisk at notere, hvornår du har skrevet en kommentar. Klik på Tilføj tidsstempel for at registrere dato og klokkeslæt for hver indtastning.

Toppen af siden

Siden Oversigt

  1. I gruppen Vis på båndet skal du klikke på Oversigt for at få vist siden Oversigt.

  2. Tilføj eller få vist elementer fra kommunikationsoversigten, f.eks. mails, forretningsnoter eller aftaler.

    Hvordan tilføjer jeg et kommunikationsoversigtselement?

    1. Under Kommunikationsoversigt skal du klikke på Ny, og derefter skal du klikke på det type element, du vil tilføje.

    2. Skriv oplysningerne i formularen, og klik derefter på Gem og luk.

  3. Hvis du vil søge efter et bestemt element, du kan søge eller filtrere listen over elementer i kommunikationsoversigten.

    1. Hvordan kan jeg søge i listen over elementer i kommunikationsoversigten?

      • Skriv det, du vil søge efter, i feltet Søg, og klik derefter på knappen Søg Ikonet Søg .

        Bemærk: Der søges kun i felterne Emne og Sammenkædet med. Hvis du vil have vist alle elementer af en bestemt type, f.eks. mails, skal du bruge et filter.

    2. Hvordan kan jeg filtrere listen over kommunikationsoversigtselementer?

      • Klik på fanen Vis på båndet.

      • Gør et af følgende i gruppen Filter:

        • Klik på den filtertype, du vil anvende, f.eks. Posttype, og klik derefter på filteret.

        • Klik på Filtrer, og vælg derefter kriterierne for filteret.

          Hvis du vil have mere at vide om filtrering, skal du se Filtrere poster i Business Contact Manager.

  4. Klik på Gem og luk, når du er færdig.

Toppen af siden

Redigere poster af typen Firma

Du kan åbne en post af typen Firma for at tilføje eller redigere oplysninger eller for at få vist elementer i kommunikationsoversigten, der er sammenkædet med eller nedarvet fra andre poster, der er sammenkædet med firmaet.

Hvis et element i kommunikationsoversigten er anført på oversigtssiden mere end én gang, betyder det, at elementet er sammenkædet med mere end én post.

  1. Klik på Administration af kontakter under Business Contact Manager i navigationsruden.

  2. Dobbeltklik på en firmapost under fanen Firmaer for at åbne den til redigering.

  3. Tilføj eller rediger oplysninger efter behov.

    Tip: Hvis du har en e-mail-adresse til kontoen, kan du sikre dig, at e-mail-meddelelser til og fra kontoen medtages automatisk i kommunikationsoversigten for posten. Klik på E-mail-sporing, og klik derefter på Administrer sammenkædning og registrering i gruppen Rediger. Markér afkrydsningsfeltet for mailadressen på kontoen, og klik derefter på OK. Du kan finde flere oplysninger om automatisk sammenkædning af e-mails til poster, sammenkæde og registrere e-mails i Business Contact Manager.

  4. Klik på Gem og luk, når du er færdig.

Toppen af siden

Kategorisere firmaer

En kategori er en farve, et ord eller et udtryk, du knytter til en firmapost, og som kan hjælpe dig med at finde, sortere, filtrere eller gruppere relaterede poster. Du kan f.eks. tildele farven rød til alle konti, der har købt sammenlagt for mindst $ 5.000 i det seneste kvartal.

  1. Klik på Administration af kontakter under Business Contact Manager i navigationsruden.

  2. Klik på den post, du vil kategorisere, under fanen Firmaer.

    Hvordan markerer jeg mere end én post?

    Hvis du vil markere poster, der støder op til hinanden, skal du trykke på Skift og derefter klikke på første og sidste post i den gruppe, du vil slette. Du kan markere ikke-sammenhængende poster ved at trykke på Ctrl og derefter klikke på de enkelte poster. Hvis du vil markere alle poster, skal du klikke på én og derefter trykke på Ctrl+A.

  3. Klik på Kategoriser i gruppen Mærker på båndet, og klik derefter på kategorien.

    Bemærk: Kategorier, som du tildeler til poster, er ikke synlige for andre brugere af din Business Contact Manager-database. Kategorierne er til brug for en enkeltperson.

Toppen af siden

Oprette en ny firmapost ud fra en forretningskontaktpost

Brug følgende fremgangsmåde til at oprette et nyt firma ud fra en forretningskontaktpost. Fremgangsmåden sammenkæder også forretningskontakten med den nye firmapost eller sammenkæder forretningskontakten med en anden firmapost.

  1. Klik på Administration af kontakter under Business Contact Manager i navigationsruden.

  2. Klik på fanen Forretningskontakt, og dobbeltklik derefter på den forretningskontakt, du vil bruge til at oprette en firmapost.

  3. Klik på Sammenkædet firma i gruppen Rediger på båndet, og klik derefter på Nyt firma.

  4. Angiv et Firmanavn i firmaposten.

    Andre felter, f.eks. firmaets telefonnummer og adresse, indeholder oplysningerne fra forretningskontaktposten.

  5. Angiv om nødvendigt eventuelle yderligere data i firmaformularen.

  6. Klik på Gem og luk for at lukke firmaposten.

    Forretningskontakten sammenkædes automatisk med den nye firmapost. Firmaposten vises ikke sammen med navnet på forretningskontakten, før efter at du har åbnet firmaposten igen.

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Se også

Tilpasse Business Contact Manager-formularer med brugerdefinerede felter

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×