Lære strukturen af en Access-database

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Når du er blevet bekendt med tabellerne, formularerne, forespørgslerne og andre objekter i en database, bliver det lettere at udføre en lang række opgaver, f.eks. at indtaste data i en formular, tilføje eller fjerne tabeller, finde og erstatte data og køre forespørgsler.

Denne artikel indeholder en grundlæggende oversigt over strukturen i Microsoft Office Access-database. Access indeholder flere værktøjer, som du kan bruge til at blive fortrolig med strukturen i en bestemt database. I denne artikel forklares også hvordan, hvornår og hvorfor du bruger hvert værktøj.

Hvad vil du foretage dig?

Forstå de grundlæggende funktioner i en Access-database

Se detaljer om objekterne i en database

Udforske en tabel i designvisning

Se relationer mellem tabeller

Se, hvordan objekter bruge andre objekter

Forstå de grundlæggende funktioner i en Access-database

En database er en samling af oplysninger om et bestemt emne eller med et bestemt formål. Det kunne være at registrere og holde styr på kundeordrer eller administrere en musiksamling. Hvis din database ikke er gemt på en computer, eller hvis kun dele af den er, sporer du muligvis oplysninger fra en række kilder, som du skal koordinere og organisere.

Antag f.eks., at dine leverandørers telefonnumre er gemt på flere steder: i en kortfil, der indeholder leverandørtelefonnumre, i produktoplysningsfiler i et arkiv og i et regneark, der indeholder ordreoplysninger. Hvis en leverandørs telefonnummer ændres, skal du muligvis opdatere denne oplysning på alle tre steder. I en godt udformet Access-database gemmes telefonnummeret kun én gang, så du kun behøver at opdatere oplysningerne på ét sted. Resultatet er, at når du opdaterer en leverandørs telefonnummer, opdateres det automatisk alle de steder, som du bruger det i databasen.

Access-databasefiler

Du kan bruge Access til at administrere alle dine oplysninger i én fil. I en Access-databasefil kan du bruge:

  • Tabeller til at gemme dine data.

  • Forespørgsler til at finde og hente nøjagtigt de data, du har brug for.

  • Formularer til visning, tilføjelse og opdatering af data i tabeller.

  • Rapporter til analyse eller udskrivning af data med et bestemt layout.

Data fra tabeller, der bruges i en forespørgsel, formular og rapport

1. Gemme data én gang i én tabel, men få den vist fra flere steder. Når du opdaterer dataene, opdateres de automatisk alle de steder, som de forekommer.

2. Hente data ved hjælp af en forespørgsel.

3. Få vist eller indtaste data ved hjælp af en formular.

4. Få vist eller udskrive data ved hjælp af en rapport.

Alle disse elementer – tabeller, forespørgsler, formularer og rapporter – er databaseobjekter.

Bemærk: Nogle Access-databaser indeholder links til tabeller, der er gemt i andre databaser. Du har eventuelt én Access-database, der ikke indeholder andet end tabeller, og en anden Access-database, der indeholder links til disse tabeller, og forespørgsler, formularer og rapporter, som er baseret på de sammenkædede tabeller. I de fleste tilfælde betyder det ikke noget, om en tabel er en sammenkædet tabel eller rent faktisk er gemt i databasen.

Tabeller og relationer

Når du vil gemme dine data, skal du oprette én tabel til hver type oplysninger, som du sporer. Oplysningstyper kunne omfatte kundeoplysninger, produkter og ordredetaljer. Du kan samle data fra flere tabeller i en forespørgsel, formular eller rapport ved at definere relationer mellem tabellerne.

Data gemt i tabeller, der er joinforbundne på relaterede felter

1. Kundeoplysninger, der tidligere var placeret i en adresseliste, findes nu i tabellen Kunder.

2. Ordreoplysninger, der tidligere var placeret i et regneark, findes nu i tabellen Ordrer.

3. En post skelnes fra en anden i en tabel vha. et entydigt id, f.eks. et kunde-id. Ved at føje én tabels entydige id-felt til en anden tabel og definere en relation mellem de to felter, er det muligt at matche relaterede poster fra begge tabeller i Access, så du kan samle dem i en formular, rapport eller forespørgsel.

Forespørgsler

Med en forespørgsel kan du finde og hente de data, der opfylder de betingelser, som du angiver, herunder data fra flere tabeller. Du kan også bruge en forespørgsel til at opdatere eller slette flere poster samtidigt og udføre foruddefinerede eller brugerdefinerede beregninger i dine data.

En forespørgsel, der returnerer resultater fra forskellige tabeller

1. Tabellen Kunder indeholder oplysninger om kunder.

2. Tabellen Ordrer indeholder oplysninger om kundeordrer.

3. Denne forespørgsel henter Ordre-id- og Leveringsdato-data fra tabellen Ordrer og Firmanavn- og By-data fra tabellen Kunder. Forespørgslen returnerer kun ordrer, der blev foretaget i april, og kun for kunder, der er baseret i London.

Formularer

Du kan bruge en formular til lettere at få vist, indtaste og ændre data én række ad gangen. Du kan også bruge en formular til at udføre andre handlinger, f.eks. sende data til et andet program. Formularer indeholder typisk kontrolelementer, der er knyttet til underlæggende felter i tabeller. Når du åbner en formular, henter Access dataene fra én eller flere af disse tabeller og viser derefter dataene i det layout, du valgte ved oprettelsen af formularen. Du kan oprette en formular ved at bruge én af Formular-kommandoerne på båndet, guiden Formular eller ved selv at oprette en formular i designvisning.

Formularer kan gøre det lettere for dig at få vist og indtaste data

1. En tabel viser mange poster på samme tid, men det kan være nødvendigt at rulle vandret for at få vist alle dataene i en enkelt post. Når du desuden får vist en tabel, kan du ikke opdatere data fra mere end én tabel ad gangen.

2. I en formular fokuseres på én post ad gangen, og der kan vises felter fra mere end én tabel. Formularen kan også vise billeder og andre objekter.

3. En formular kan indeholde en knap, som du klikker på for at udskrive en rapport, åbne andre objekter eller automatisere opgaver på andre måder.

Rapporter

Du kan bruge en rapport til hurtigt at analysere dine data eller til at præsentere dem på en bestemt måde på tryk eller i andre formater. Du kan f.eks. sende en kollega en rapport, der grupperer data og beregner totaler. Du kan også oprette en rapport med adressedata formateret til udskrivning af adresseetiketter.

Rapporter, der viser formaterede eller beregnede data

1. Brug en rapport til at oprette adresseetiketter.

2. Brug en rapport til at få vist totaler i et diagram.

3. Brug en rapport til at få vist beregnede totaler.

Nu, da du kender den grundlæggende struktur af Access-databaser, kan du læse videre for at lære, hvordan du bruger de integrerede værktøjer til at udforske en bestemt Access-database.

Toppen af siden

Få vist oplysninger om objekterne i en database

Én af de bedste måder at lære mere om en bestemt database er ved at bruge Databasestrukturvisning. Du kan bruge Databasestrukturvisning til at opbygge en rapport, der indeholder detaljerede oplysninger om objekterne i en database. Du skal først vælge de objekter, som rapporten skal indeholde detaljerede oplysninger om. Når du kører Databasestrukturvisning, vil dens rapport indeholde alle dataene om de databaseobjekter, du valgte.

  1. Åbn den database, du vil dokumentere.

  2. Klik på Databasestrukturvisning i gruppen Analysér under fanen Databaseværktøjer.

  3. I dialogboksen Strukturvisning skal du klikke på den fane, der repræsenterer den type databaseobjekt, som du vil dokumentere. Hvis du vil oprette en rapport for alle objekterne i en database, skal du klikke på fanen Alle objekttyper.

  4. Vælg én eller flere af de objekter, der er angivet på fanen. Klik på Markér alle for at markere alle objekterne på en fane.

  5. Klik på OK.

    I Databasestrukturvisning oprettes en rapport, der indeholder detaljerede data for hvert markerede objekt, og derefter åbner rapporten i Vis udskrift. Hvis du f.eks. kører Databasestrukturvisning mod en dataindtastningsformular, vises egenskaberne for formularen som et hele, egenskaberne for hver af afsnittene i formularen og egenskaberne for alle knapper, etiketter, tekstbokse og andre kontrolelementer på formularen samt alle kodemoduler og brugertilladelser, der er knyttet til formularen, i rapporten, der oprettes i Strukturvisning.

  6. Klik på Udskriv i gruppen Udskrivning under fanen Vis udskrift for at udskrive rapporten.

Toppen af siden

Udforske en tabel i designvisning

Når du åbner en tabel i designvisning, giver det dig et detaljeret kig på tabellens struktur. Du kan f.eks. finde datatypeindstillingen for hvert felt, finde eventuelle indtastningsmasker eller få vist, om der er brugt nogen opslagsfelter i tabellen – felter, der bruger forespørgsler til at udtrække data fra andre tabeller. Disse oplysninger er nyttigt, fordi datatyper og indtastningsmasker kan påvirke din mulighed for at finde data og køre opdateringsforespørgsler. Antag f.eks., at du vil bruge en opdateringsforespørgsel til at opdatere bestemte felter i én tabel ved at kopiere data i lignende felter fra en anden tabel. Forespørgslen vil ikke køre, hvis datatyperne for hvert felt i kilde- og destinationstabellerne ikke stemmer overens.

  1. Åbn den database, du vil analysere.

  2. Højreklik på den tabel, du vil udforske, i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning i genvejsmenuen.

  3. Hvis det er nødvendigt, skal du notere navnet på hvert tabelfelt og den datatype, der er knyttet til hvert felt.

    Den datatype, der er knyttet til et felt, kan begrænse størrelsen og typen af data, som brugere kan indtaste i et felt. Brugere kan f.eks. være begrænset til 20 tegn i et tekstfelt og kan ikke skrive tekstdata i et felt, der er indstillet til datatypen Tal.

  4. Du kan finde ud af, om et felt er et opslagsfelt ved at klikke på fanen Opslag i nederste del af tabeldesigngitteret under Feltegenskaber.

    Et opslagsfelt viser ét sæt værdier (ét eller fere felter, f.eks. for- og efternavn), men gemmer normalt et andet sæt værdier (ét felt, f.eks. numerisk id). For eksempel kan et opslagsfelt gemme en medarbejders id-nummer (den gemte værdi), men viser medarbejderens navn (den viste værdi). Når du bruger et opslagsfelt i udtryk eller i søg og erstat-handlinger, bruges den gemte værdi og ikke den viste værdi. Den bedste måde at sikre, at et udtryk eller en søg og erstat-handling, der benytter opslagsfeltet, fungerer, som du forventer, er at gøre dig bekendt med de gemte og viste værdier af et opslagsfelt.

    I følgende illustration vises et typisk opslagsfelt. Husk, at de indstillinger, som vises i egenskaben Rækkekilde i feltet, varierer.

    Brug af en tabel eller forespørgsel som datakilde til et opslagsfelt

    I det her viste opslagsfelt anvendes en forespørgsel til at hente data fra en anden tabel. Der vises muligvis også en anden type opslagsfelt, der kaldes en værdiliste. I en værdiliste anvendes en fast indkodet liste over valgmuligheder. I denne figur vises en typisk værdiliste.

    Brug af en værdiliste som datakilde til et opslagsfelt

    Der bruges som standard datatypen Tekst i værdilister.

    Den bedste måde at finde opslags- og værdi lister er ved at vise fanen Opslag, og derefter klikke på posterne i kolonnen Datatype for hvert felt i tabellen. Du kan finde flere oplysninger om oprettelse af opslagsfelter og værdilister, oprette et opslagsfelt.

Toppen af siden

Få vist relationerne mellem tabeller

Du kan få vist en grafisk gengivelse af tabellerne i en database, felterne i hver tabel og relationerne mellem disse tabeller ved at bruge objektfanen Relationer. Objektfanen Relationer giver et overordnet billede af tabel- og relationsstrukturen for en database. Dette er afgørende oplysninger, når du vi oprette eller ændre relationerne mellem tabeller.

Bemærk: Du kan også bruge objektfanen Relationer til at tilføje, ændre eller slette relationer.

  • Åbn den database, du vil analysere.

  • Klik på relationer i gruppen Vis/Skjul under fanen Databaseværktøjer..

Objektfanen Relationer åbnes og viser dig relationerne mellem alle tabellerne i den åbne database.

Relation mellem to tabeller

Du kan finde flere oplysninger om tabelrelationer, vejledning i tabelrelationer.

Toppen af siden

Få vist, hvordan objekter bruger andre objekter

I ruden Objektafhængigheder vises, hvordan databaseobjekter, f.eks. tabeller, formularer, forespørgsler og rapporter, interagerer med eller er afhængig af andre objekter.

Du kan bruge ruden Objektafhængigheder til lettere at undgå utilsigtet sletning af postkilder. Antag f.eks., at du har en forespørgsel af typen Kvartalsvise ordrer i en salgsdatabase, og du ikke længere har brug for forespørgslen. Før du sletter forespørgslen, bør du finde ud af, om nogle af de andre objekter i databasen, f.eks. en formular eller rapport, benytter forespørgslen som en datakilde. Du kan derefter enten ændre de afhængige objekter for at fjerne henvisninger til forespørgslen, eller du kan slette de afhængige objekter sammen med forespørgslen. Det kan spare dig tid at få vist en komplet liste over afhængige objekter, fordi det ikke er nødvendigt at kontrollere objektegenskaber manuelt, og det minimerer fejl, fordi det finder de detaljer, som en manuel overvågning kunne overse.

Når du vil ændre designet af et databaseobjekt, kan ruden Objektafhængigheder også være nyttig, fordi den viser dig, hvordan andre objekter påvirkes af designændringen. Du skal bruge ruden Objektafhængigheder til at hjælpe dig med at planlægge større designændringer.

Brug ruden Objektafhængigheder

  1. Åbn den database, du vil undersøge.

  2. Vælg eller åbn en tabel, formular, rapport eller forespørgsel i navigationsruden.

  3. Klik på Objektafhængigheder i gruppen Vis/skjul under fanen Databaseværktøjer.

  4. Hvis du spørges, skal du klikke på OK for at opdatere afhængighedsoplysningerne.

    Ruden Objektafhængigheder vises.

    Ruden Objektafhængigheder

  5. Klik på Objekter, der er afhængige af mig øverst i ruden for at få vist en liste over objekter, der anvender det objekt, som du valgte i trin 2. Hvis du vil have vist en liste over de objekter, som det valgte objekt anvender, skal du klikke på Objekter, jeg er afhængig af.

  6. Klik på udvidelsesikonet (+) ved siden af et objekt for at få vist afhængighedsoplysninger for objektet. Access viser op til fire niveauer af afhængigheder for et objekt.

Husk disse fakta, når du bruger ruden Objektafhængigheder:

  • Oplysninger om afhængighed er kun tilgængelige, hvis du har tilladelser til at åbne et objekt i designvisning.

  • I ruden vises ikke oplysninger om makroer og kodemoduler.

  • Ruden fungerer kun for tabeller, formularer, rapporter og forespørgsler med undtagelse af følgende typer forespørgsler:

    • Handlingsforespørgsler – forespørgsler, der indsætter, opdaterer eller sletter data

    • SQL-specifikke forespørgsler, herunder foreningsforespørgsler, datadefinitionsforespørgsler og pass-through-forespørgsler

    • Underforespørgsler

      Når Access finder integrerede forespørgsler, oprettes der kun afhængighedsoplysninger for den yderste forespørgsel. Denne regel gælder også for kildetabeller og forespørgsler for en forespørgsels underdataark og for opslagsfelter.

  • Access opretter afhængighedsoplysninger ved at søge i de navnetilknytninger, der vedligeholdes af funktionen Autokorrektur af navn (en funktion, der automatisk retter generelle bivirkninger, der opstår, når du omdøber formularer, rapporter, tabeller, forespørgsler, felter eller kontrolelementer i formularer og rapporter). Hvis sporing af Autokorrektur af navn-oplysninger er deaktiveret, bedes du om at aktivere det, før du kan få vist afhængighedsoplysninger.

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×