Lær at generere et udtryk

Lær at generere et udtryk

Du kan bruge udtryk til at gøre alt muligt med dine data. F.eks. kan du fastlægge, hvor mange dage, der er gået, siden en ordre blev afsendt, eller kombinere et Fornavn og et Efternavn til et FuldeNavn. Følgende afsnit viser, hvordan du opretter et udtryk trin for trin.

I denne artikel

Beregn værdier for kontrolelementer i formularer og rapporter

Opret et beregnet felt i en forespørgsel

Angiv standardværdier for et tabelfelt

Føj en valideringsregel til et tabelfelt eller en tabelpost

Gruppér og sortér data i rapporter

Brug udtryk som kriterier for forespørgsler

Opret et beregnet felt i en tabel

Angiv standardværdier for kontrolelementer

Føj en valideringsregel til et kontrolelement

Styr, hvilke makrohandlinger der køres

Beregning af værdier for kontrolelementer i formularer og rapporter

Når du bruger et udtryk som datakilde for et kontrolelement, opretter du et beregnet kontrolelement. Antag, at du f.eks. har en rapport, hvor der vises flere lagerposter, og du vil oprette en total i rapportfoden, hvor alle linjeelementer i rapporten lægges sammen.

En total i en rapport

Du kan beregne totalen ved at indsætte et tekstfeltelement i rapportfoden og derefter angive følgende udtryk for egenskaben Kontrolelementkilde for tekstfeltet:

      =Sum([table_field])

I dette tilfælde er table_field navnet på det felt, der indeholder dine subtotalværdier. Feltet kan komme fra en tabel eller forespørgsel. Funktionen Sum beregner totalværdien for alle værdierne i table_field.

FREMGANGSMÅDE

  1. Højreklik på den formel, der skal ændres, i navigationsruden, og klik derefter på Layoutvisning eller Designvisning i genvejsmenuen.

  2. Vælg det kontrolelement, som du vil skrive et udtryk i.

  3. Hvis egenskabsarket ikke vises korrekt, skal du trykke på F4 for at se det.

  4. Hvis du vil oprette udtryk manuelt, skal du på fanen Data i egenskabsarket klikke på egenskaben Kontrolelementkilde for tekstfeltet og derefter skrive = efterfulgt af resten af udtrykket. For at beregne den subtotal, der er vist ovenfor, skal du eksempelvis skrive =Sum([table_field]) og sørge for at erstatte navnet på feltet for table_field.

  5. Hvis du vil oprette et udtryk ved hjælp af Udtryksgenerator, skal du klikke på knappen Generér Knapflade i egenskabsfeltet.

    Når du er færdig med at skrive dit udtryk, ser egenskabsarket ud som følger:

    Et udtryk i egenskaben Kontrolelementkilde for et tekstfelt

Tilbage til toppen

Brug udtryk som kriterier for forespørgsler

Du kan bruge kriterier i en forespørgsel til at begrænse forespørgselsresultaterne. Du angiver kriterierne som et udtryk, og Access returnerer kun de rækker, der matcher udtrykket.

Lad os antage, at du vil have vist alle de ordrer, hvis forsendelsesdato ligger i de første tre måneder af 2017. Angiv kriterierne ved at indtaste følgende udtryk i cellen Kriterier i kolonnen Dato/klokkeslæt i din forespørgsel. I dette eksempel bruges en Dato/klokkeslæt-kolonne kaldet Forsendelsesdato. Definer et datoområde ved at angive dine kriterier således:

Between #1/1/2017# And #3/31/2017#

Kolonnen Forsendelsesdato vil minde om følgende.

Et udtryk i rækken Kriterier i forespørgselsgitteret

For hver post i tabellen Ordrer, hvis værdien i kolonnen Forsendelsesdato falder inden for datointervallet, som du angiver, inkluderes posten i forespørgselsresultatet. Bemærk, at du i udtrykket sætter datoerne med nummertegn (#). Access behandler en værdi, der er omsluttet af nummertegn, som datatypen Dato/klokkeslæt. Når disse værdier behandles som dato/klokkeslæt-data, kan du udføre beregninger på værdierne, f.eks. trække én dato fra en anden.

FREMGANGSMÅDE

  1. Højreklik på den forespørgsel, du vil ændre, i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning i genvejsmenuen.

  2. Klik på cellen Kriterier i den kolonne, for hvilke du vil angive kriterier.

  3. Hvis du vil oprette udtrykkene manuelt, skal du skrive kriterieudtrykket. Må ikke indsættes foran kriterieudtrykket på operatoren =.

  4. Hvis du vil oprette dit udtryk ved hjælp af Udtryksgenerator, skal du på båndet klikke på Design og derefter i gruppen Konfiguration af forespørgsel klikke på Generator Knapflade .

    Hvis du ønsker et større område, hvor du kan redigere udtrykket, skal du anbringe markøren i cellen Kriterier og derefter trykke på Skift+F2 for at få vist feltet Zoom:

    Et udtryk i dialogboksen Zoom

    Tip   For at gøre det nemmere at læse teksten kan du vælge Skrifttype.

Tilbage til toppen

Oprettelse af et beregnet felt i en forespørgsel

Antag, at du udformer en forespørgsel, og du vil have vist resultaterne af en beregning ved hjælp af andre felter i forespørgslen. Du opretter det beregnede felt ved at skrive et udtryk i en tom celle i rækken Felt i forespørgslen. Hvis du f.eks. har en forespørgsel, der indeholder feltet Antal og feltet Enhedspris, så kan du gange de to for at oprette et beregnet felt for Varetotal ved at indtaste følgende udtryk i rækken Felt for forespørgslen:

Extended Price: [Quantity] * [Unit Price]

Hvis du skriver teksten Extended Price: før udtrykket, får den nye kolonne navnet Udvidet pris. Dette navn kaldes ofte et alias. Hvis du ikke angiver et alias, opretter Access et, f.eks. Expr1.

Bruge et udtryk til at oprette et beregnet felt i en forespørgsel

Når du kører en forespørgsel, udføres beregningen på de enkelte rækker som vist i følgende eksempel:

Et beregnet felt, der vises i dataarkvisning

FREMGANGSMÅDE

  1. Højreklik på den forespørgsel, du vil ændre, i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning i genvejsmenuen.

  2. Klik på cellen Felt i den kolonne, hvor det beregnede felt skal oprettes.

  3. Hvis du vil oprette udtrykkene manuelt, skal du skrive udtrykket.

    Sæt ikke operatoren = før kriterieudtrykket; i stedet skal du starte udtrykket med et beskrivende navn efterfulgt af et kolon. Skriv f.eks. Extended Price: for at angive navnet på et udtryk, der opretter et beregnet felt kaldet Udvidet pris. Indtast herefter kriterierne for udtrykket efter kolonet.

  4. Hvis du vil oprette udtrykket ved hjælp af Udtryksgenerator, skal du på båndet klikke på Design og derefter i gruppen Konfiguration af forespørgsel klikke på Generator.

Tilbage til toppen

Oprettelse af et beregnet felt i en tabel

I Access kan du oprette et beregnet felt i en tabel. Så behøver du ikke længere at udføre beregninger i en separat forespørgsel. Hvis du f.eks. har en tabel, der indeholder mængden, prisen og skatteprocenten for hver vare i en ordre, kan du tilføje et beregnet felt, der viser den samlede pris som følger:

[Quantity]*([UnitPrice]+([UnitPrice]*[TaxRate]))

Beregningen må ikke indeholde felter fra andre tabeller eller forespørgsler, og resultaterne af beregningen er skrivebeskyttet.

FREMGANGSMÅDE

  1. Åbn tabellen ved at dobbeltklikke på den i navigationsruden.

  2. Rul vandret hen til den yderste, højre kolonne i tabellen og klik på kolonneoverskriften Klik for at tilføje.

  3. På listen, der vises, skal du klikke på Beregnet felt og derefter på den datatype, som du ønsker til resultatet. Access viser udtryksgeneratoren.

  4. Skriv den beregning, du ønsker for dette felt, f.eks.:

    [Quantity] * [Unit Price]

    For et beregnet felt skal du ikke starte udtrykket med et lighedstegn (=).

  5. Klik på OK.

    Access tilføjer det beregnede felt og fremhæver derefter felthovedet, så du kan skrive et feltnavn.

  6. Skriv et navn til det beregnede felt, og tryk på ENTER.

Tilbage til toppen

Angivelse af standardværdier for et tabelfelt

Du kan bruge et udtryk til at angive en standardværdi for et felt i en tabel – en værdi, som Access bruger til nye poster, medmindre der angives en anden værdi. Du kan f.eks. vælge at få indsat dato og klokkeslæt automatisk i feltet Ordredato, når en bruger tilføjer en ny post. Det kan du gøre ved at angive følgende udtryk:

Now()

FREMGANGSMÅDE

  1. Dobbeltklik i navigationsruden på den tabel, du vil ændre.

    Tabellen åbnes i dataarkvisning.

  2. Vælg det felt, der skal ændres.

  3. På båndet skal du klikke på Felter og i gruppen EgenskaberStandardværdi. Access viser Udtryksgeneratoren.

  4. Skriv udtrykket i feltet, og husk, at det skal starte med et lighedstegn (=).

Bemærk    Hvis du binder et kontrolelement til et tabelfelt, og både kontrolelementet og tabelfeltet har en standardværdi, tilsidesætter kontrolelementets standardværdi tabelfeltet.

Tilbage til toppen

Angivelse af standardværdier for kontrolelementer

Et andet sted, hvor der ofte bruges udtryk, er i egenskaben Standardværdi for kontrolelementer. Egenskaben Standardværdi for et kontrolelement svarer til egenskaben Standardværdi for et felt i en tabel. Hvis du f.eks. vil bruge dags dato som standardværdi for et tekstfelt, kan du bruge følgende udtryk:

Date()

I dette udtryk bruges funktionen Dato til at returnere dags dato, men ikke klokkeslættet. Hvis tekstfeltet er bundet til et tabelfelt, og tabelfeltet har en standardværdi, bruges kontrolelementets standardværdi i stedet for tabelfeltets standardværdi. Det er ofte en god idé at angive egenskaben Standardværdi for feltet i tabellen. På denne måde kan du oprette flere kontrolelementer for forskellige formularer ud fra det samme tabelfelt, samtidig med at samme standardværdi gælder for de enkelte kontrolelementer, hvilket hjælper dig med at sikre en ensartet angivelse af data på de enkelte formularer.

FREMGANGSMÅDE

  1. Højreklik på den formel eller rapport, du vil ændre, i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning eller Layoutvisning i genvejsmenuen.

  2. Klik på det kontrolelement, du vil ændre.

  3. Hvis egenskabsarket ikke allerede vises, skal du trykke på F4 for at få det vist.

  4. Klik på fanen Alt i egenskabsarket og derefter på egenskabsfeltet Standardværdi.

  5. Skriv udtrykket, eller klik på knappen Generér Knapflade i egenskabsfeltet for at oprette et udtryk ved hjælp af Udtryksgenerator.

Tilbage til toppen

Tilføjelse af en valideringsregel til et tabelfelt eller en tabelpost

Udtryk er særdeles nyttige til at validere data, når de indtastes i databasen, så ugyldige data holdes ude. I tabeller er der to typer af valideringsregler: Feltvalideringsregler (der forhindrer brugerne i at indtaste ugyldige data i et enkelt felt) og postvalideringsregler (der forhindrer brugerne i at oprette poster, som ikke overholder valideringsreglen). Du bruger udtryk til begge typer af valideringsregler.

Lad os antage, at du har en tabel med navnet Lager med et felt, der hedder Enheder til rådighed, og du vil angive en regel, der tvinger brugere til at angive en værdi, der er større end eller lig med nul. Lagerbeholdningen kan med andre ord aldrig være et negativt tal. Du kan gøre dette ved at bruge følgende udtryk som en feltvalideringsregel i feltet Enheder til rådighed:

 >=0

FREMGANGSMÅDE: Angiv en felt- eller postvalideringsregel

  1. Dobbeltklik i Navigationsruden på den tabel, du vil ændre. Tabellen åbnes i dataarkvisning.

  2. Vælg det felt, der skal ændres, for at oprette en feltvalideringsregel.

  3. På båndet skal du klikke på Felter, dernæst i gruppen FeltvalideringValidering, og derefter på Feltvalideringsregel eller Optag valideringsregel. Access viser Udtryksgenerator.

  4. Skriv de kriterier, du ønsker. Skriv f.eks. følgende for en feltvalideringsregel, der kræver, at alle værdier er større end eller lig med nul:

     >=0

    Der må ikke indsættes et lighedstegn (=) foran udtrykket.

Valideringsreglens udtryk er booleske, dvs. at de enten er True eller False for en given inputværdi. En valideringsregel skal være True for værdien, for ellers gemmer Access ikke input og viser en valideringsmeddelelse om fejlen. I dette eksempel, hvis du angiver en værdi for feltet Enheder til rådighed, der er mindre end nul, er valideringsreglen False, og Access accepterer ikke værdien. Hvis du endnu ikke har angivet en valideringsmeddelelse som beskrevet i følgende afsnit, vises en meddelelse der angiver, at den indtastede værdi er forbudt i valideringsreglen for feltet.

FREMGANGSMÅDE: Angiv en valideringsmeddelelse

Hvis du vil gøre databasen lettere at bruge, kan du indtaste brugerdefinerede valideringsmeddelelser. Disse erstatter de standardmeddelelser, der vises, når data ikke overholder en valideringsregel. Du kan bruge tilpasset valideringsmeddelelse til bestemte oplysninger, der hjælper brugeren med at indtaste de korrekte data, f.eks. "Værdien af Enhederne til rådighed må ikke være et negativt tal."

  1. Dobbeltklik i navigationsruden på den tabel, du vil ændre.

    Tabellen åbnes i dataarkvisning.

  2. Vælg det felt, som du føjede valideringsreglen til, for at oprette en feltvalideringsmeddelelse.

  3. Klik på Felter på båndet, derefter på Validering i gruppen Feltvalidering og til sidst på Feltvalideringsmeddelelse eller Postvalideringsmeddelelse.

  4. Brug dialogboksen Angivelse af en valideringsmeddelelse til at indtaste den meddelelse, der skal vises, når data ikke passer til valideringsreglen, og klik derefter på OK.

Tilbage til toppen

Tilføj en valideringsregel til et kontrolelement

Ud over tabelfelter og poster har også kontrolelementer egenskaben Valideringsregel, der kan acceptere et udtryk. Lad os antage, at du bruger en formular til at angive datointervallet for en rapport, og du vil sikre, at startdatoen ikke ligger før 1-1-2017. Du kan angive egenskaberne for Valideringsregel og Valideringsmeddelelse for det tekstfelt, hvor du skriver startdatoen for følgende:

Egenskab

Indstilling

Valideringsregel

>=#1/1/2017#

Valideringsmeddelelse

Du kan ikke angive en dato, der ligger før 1-1-2017.

Hvis du forsøger at angive en dato, der ligger før 1-1-2017, vises en meddelelse, og teksten fra egenskaben Valideringsmeddelelse vises. Hvis der ikke er skrevet nogen tekst i egenskabsfeltet for Valideringsmeddelelse, vises en generel meddelelse. Når du klikker på OK, åbner tekstfeltet.

Hvis du angiver en valideringsregel for et tabelfelt, gælder reglen for hele databasen, uanset hvor feltet ændres. Hvis du derimod angiver en valideringsregel for et kontrolelement i en formular, gælder reglen kun, når den pågældende formular bruges. Det kan være en god idé at angive valideringsregler for tabelfelter og kontrolelementer i formularer hver for sig, hvis du vil oprette forskellige valideringsregler for forskellige brugere.

FREMGANGSMÅDE

  1. Højreklik på den formel eller rapport, du vil ændre, i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning eller Layoutvisning i genvejsmenuen.

  2. Højreklik på det kontrolelement, du vil ændre, og klik derefter på Egenskaber i genvejsmenuen. Access viser egenskabsarket for kontrolelementet.

  3. Klik på fanen Alt og derefter på egenskabsfeltet Valideringsregel.

  4. Skriv udtrykket, eller klik på knappen Generér Knapflade i egenskabsfeltet for at oprette et udtryk ved hjælp af Udtryksgenerator.

    Operatoren = må ikke indsættes foran kriterieudtrykket.

  5. Hvis du vil tilpasse den tekst, der vises, når en bruger indtaster data, der ikke overholder valideringsreglen, skal du skrive den ønskede tekst i egenskaben Valideringsmeddelelse.

Tilbage til toppen

Gruppering og sortering af data i rapporter

Du kan bruge ruden Gruppering, sortering og total til at definere grupperingsniveauer og sorteringsrækkefølger for dataene i en rapport. Du grupperer eller sorterer typisk på et felt, du vælger på en liste. Men hvis du vil gruppere eller sortere på en beregnet værdi, kan du angive et udtryk i stedet.

Gruppering er den proces, hvor kolonner, der indeholder dubletværdier, kombineres. Hvis vi f.eks. antager, at din database indeholder salgsoplysninger for afdelinger i forskellige byer, og at en af rapporterne i databasen hedder "Salgsdata efter by", så grupperer den forespørgsel, der leverer data til rapporten, dataene efter dine byværdier. Denne form for gruppering kan gøre det nemmere at læse og forstå oplysningerne.

Sortering er derimod den proces, hvor der angives en sorteringsrækkefølge for rækkerne (posterne) i forespørgslens resultater. Du kan f.eks. sortere poster efter de primære nøgleværdier (eller et andet værdisæt i et andet felt) i enten en stigende eller faldende rækkefølge, eller du kan sortere posterne efter et eller flere tegn i en bestemt rækkefølge, f.eks. i alfabetisk rækkefølge.

FREMGANGSMÅDE: Tilføj gruppering og sortering i en rapport

  1. Højreklik på den rapport, du vil ændre, i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning eller Layoutvisning i genvejsmenuen.

  2. Klik på båndet på Design og gruppen Gruppering og totalerGruppér og sortér. Ruden Gruppér, sortér og total vises under rapporten.

  3. Hvis du vil tilføje et grupperingsniveau til rapporten, skal du klikke på Tilføj en gruppe.

  4. Hvis du vil tilføje en sorteringsrækkefølge til rapporten, skal du klikke på Tilføj en sortering.

    Der vises et nyt grupperingsniveau eller en ny sorteringsrækkefølge i ruden samt en liste over de felter, der leverer data til rapporten. I figuren nedenfor vises ruden med et typisk nyt grupperingsniveau (gruppering efter kategori) og en sorteringsrækkefølge (sortering efter producent) samt en liste, der indeholder de tilgængelige felter til gruppering og sortering:

    Vælge indstillingen Udtryk i ruden Gruppering, sortering og total

  5. Under listen over tilgængelige felter skal du klikke på Udtryk for at begynde at bruge Udtryksgeneratoren.

  6. Angiv det udtryk, du vil bruge i Udtryksfeltet (det øverste felt) i Udtryksgeneratoren. Sørg for, at du starter udtrykket med et lighedstegnoperatoren (=).

FREMGANGSMÅDE: Føj et udtryk til en eksisterende gruppering eller sortering

  1. Højreklik på den rapport, du vil ændre, i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning eller Layoutvisning i genvejsmenuen.

  2. Klik på det grupperingsniveau eller den sorteringsrækkefølge, du vil ændre.

  3. Klik på Pil ned ud for Grupper efter (for grupperingsniveauer) eller Sorter efter (for sorteringsniveauer). Der vises en liste, som indeholder de tilgængelige felter.

  4. I bunden af listen over felter skal du klikke på Udtryk for at begynde at bruge Udtryksgenerator.

  5. Angiv udtrykket i udtryksfeltet (det øverste felt) i udtryksgeneratoren. Udtrykket skal starte med et lighedstegn (operatoren =).

Tilbage til toppen

Styring af, hvilke makrohandlinger der køres

Det kan i nogle tilfælde være hensigtsmæssigt at udføre en eller flere handlinger i en makro, hvis en bestemt betingelse er sand. Antag, at der f.eks. kun skal køres en makrohandling, når værdien i et tekstfelt er større end eller lig med 10. Du konfigurerer denne regel ved at bruge et udtryk i blokken Hvis i makroen til at definere betingelsen i makroen.

I dette eksempel antages det, at tekstfeltet kaldes "Elementer". Udtrykket, der konfigurerer betingelsen, er:

[Items]>=10

Et udtryk, der bruges i blokken If i en makro

FREMGANGSMÅDE

  1. Højreklik på den makro, du vil ændre, i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning i genvejsmenuen.

  2. Klik på den Hvis-blok, du vil redigere, eller tilføj en Hvis-blok fra ruden Handlingskatalog.

  3. Klik på øverste linje i blokken Hvis.

  4. Indtast det betingede udtryk i feltet, eller klik på knappen Generér Knapflade ved siden af Udtryksfeltet for at begynde at bruge Udtryksgenerator.

Det udtryk, du skriver, skal være boolesk, dvs. det er enten True eller False. Makrohandlingerne i blokken Hvis køres kun, når betingelsen er True.

Tilbage til toppen

Se også

Brug Udtryksgenerator

Introduktion til udtryk

Vejledning i udtrykkenes syntaks

Eksempler på udtryk

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×