Kundecase: Flytte fra Excel til Access

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Nogle gange er en virksomhedsløsning oprettet ved hjælp af Excel, når Access er bedre. Eller måske var Excel oprindeligt en god ide, men dataene er vokset ud af en Excel-løsning, og så er det tid til at bruge et databaseprogram. Heldigvis kan du flytte dine forretningsdata fra Excel til Access.

Cancer Lifeline, en non-profit organisation baseret i Seattle, udviklede oprindeligt dens støttesporingssystem i Excel. Efter at de fik problemer med overflødige data, besluttet de, at det var tid at prøve Access.

Dr. Kerry Fowler giver frivillig it-support for Cancer Lifeline. Han har accepteret at give et interview, hvor vi diskuterer Cancer Lifelines it-behov, hans rolle og tekniske baggrund, hvordan de brugte Excel, og hvad de har gjort med Access.

Interviewet, del 1

ST: OK, Ja, jeg hedder Steven Thomas jeg skriver for Office Online, og jeg er her i dag med Dr. Kerry Fowler hos Cancer Lifeline. Cancer Lifeline er en non-profit-organisation, der hjælper folk med at leve med kræft.

ST: Dr. Fowler, kan du beskrive, hvilken type støtte Cancer Lifeline tilbyder personer?

KF: Ja, Steven, Cancer Lifeline tilbyder ikke-medicinsk støtte til personer, der lever med kræft, hvilket omfatter patienter, familie, venner og kolleger, så det er mange forskellige.

ST: Når du siger ikke-medicinsk, hvad mener du så?

KF: Folk kommer ikke til Cancer Lifeline for at få medicinske råd, men de kommer for at få undervisning, der er klasser, yoga, skriveklasser, blomsteropsætning og en række forskellige ting at opbygge et fællesskab blandt kræftpatienter og kommunikere med andre personer med kræft.

ST: Det lyder, som om I tilbyder en lang række vigtige tjenester. Tak for disse oplysninger. Så, du har en grad i bioinformatik. Er det rigtigt?

KF: Faktisk er det organisk kemi.

ST: Organisk kemi, OK, undskyld.

KF: Ikke noget at undskylde for.

ST: Så hvad laver du hos Cancer Lifeline?

KF: Jeg var i den farmaceutiske branche og udviklede medicin i ret mange år, og da mit job forsvandt på grund af en virksomhedssammenlægning, begyndte jeg at arbejde på frivillig basis her hos Cancer Lifeline, hvor min kone er administrerende direktør, og jeg havde arbejdet med kemisk informatik i de seneste 10 år, så jeg var ret bekendt med håndtering af oplysninger, primært store flade filer, og jeg skulle lære nogle UNIX-kommandoer og den slags, men jeg havde ingen erfaring med relationsdatabaser.

ST: OK. Kan du fortælle mig lidt om, hvilke type informationsstyringsopgaver, som du laver her som en del af din frivillige gerning?

KF: Selvfølgelig. Da jeg startede her, lavede jeg almindelige it-opgaver, som du kender: Fungerer printeren, min mus virker ikke. Men med tiden så jeg, at der var nogle funktioner, f.eks. patientassistentfonden, hvor man brugte Excel-regneark til at lagre oplysninger, som gik flere tilbage år om checks, der var blevet sendt til personer for at hjælpe dem med at betale for et realkreditlån eller for medicinregning eller transport.

ST: Så mange forskellige filer?

KF: Der var godt mange poster i regnearket.

ST: Så et stort regneark?

KF: Jah, et stort regneark med en masse faner, men det var svært for dem til at se, hvor mange penge en person havde fået i år, hvor meget de havde fået de seneste 4 år, hvor mange personer der fik hjælp til deres realkreditlån?

ST: Det lyder som det klassiske problem, man kan have, når man lægger en hel masse data i Excel og forsøger at bore ned i dem i ét regneark som det.

KF: Så det var bare en katastrofe, som ventede på at ske, blot ét skridt fra komplet katastrofe, så jeg besluttede dig for at lære at bruge Microsoft Access for at løse dette problem. Det andet, der skete var, at data blev indtastet flere gange.

ST: Hvilke slags data?

KF: Bare navne, personnavne, postnumre, navne på socialrådgivere og en række forskellige ting.

ST: Så den samme person kunne risikere at figurere i forskellige poster?

KF: Nemlig. Du får du meget kreative stavemåder af Seattle f.eks.

ST: Jah, men hvorfor Access? Havde I det her, fik du fat i det til dette formål, eller hvad gjorde du for at få fat i Access?

KF: Access er alment tilgængelig her, fordi Cancer LifeLine bruger Microsoft Office, og de bruger Small Business Server 2003, så hver computer på stedet har Access, og jeg har leget lidt med Access selv for et år siden, men jeg har ikke gjort udviklet selv i programmet, så jeg følte, at det var en læringsmulighed for mig og det var en metode til muligvis at hjælp Cancer LifeLine med at opfylde deres mål.

ST: Fedt. Jeg mener, du har foretaget et godt valg. Jeg har en smule erfaring med at arbejde med Access og helt ikke så meget med at arbejde med Excel, men jeg ved, hvad Access er, og det er helt sikkert bedre egnet til den type administrationsopgaver, du taler om.

ST: Lad os tage en pause og derefter vende tilbage til anden halvdel af interviewet.

Interviewet, del 2

ST: OK, Ja, her er det Steven Thomas igen, og vi er tilbage med anden del af mit interview med Dr. Kerry Fowler hos Cancer Lifeline.

ST: Lad os tale om processen med at flytte fra Excel til Access. Hvor meget arbejde vil du mene, der var involveret? Er du færdig med arbejdet?

KF: Jeg mener, at man aldrig er helt færdig med arbejdet, især når man håndterer ældre data i et regneark, hvor der kan være underlig tegnsætning, man ikke ønsker. Generelt mener jeg, at den største udfordring for mig var at matche data. Jeg vil arbejde på det et stykke tid. Jeg mener, at matche datatyper er vigtigt. Det er dumt at sige det.

ST: Det er ikke en dumt. Det er vigtigt, og det er en udfordring at få det gjort rigtigt, fordi Excel er lidt mere large med, hvilke data det accepterer.

KF: Nemlig. Ja. Da jeg ryddede op i dataene, fandt jeg den største udfordring er at tage gamle data, fjerne dubletter, finde stavefejl, finde underlige tegnsætninger og få ryddet op, så de er nemmere at importere i Access og ikke forårsager fejl. Det er faktisk en masse arbejde med at arbejde i et Excel-regneark eller den tekstfil, du importerer. Når alt er matchet, er importen ret nemt.

ST: Så har det sat forretningsprocesser på venteposition i mellemtiden?

KF: Nej, personer har arbejdet på det også. En af de ting, jeg har gjort ud over at arbejde på en patientassistancedatabase er at tage en ældre Access-database, som de havde, der er i bund og grund en stor adresseliste, og det var bare én stor flad fil. Så jeg har brugt tid på at rense den for at gøre det nemmere at søge efter dubletter.

ST: Men bruger de databasen med patientassistancemidler nu?

KF: Ja

ST: Men der er stadig data i Excel, som du ikke har importeret til det endnu. Det er ældre data, du stadig skal importere.

KF: Det er sandt. Jeg har importeret oplysninger fra 2008, men jeg skal stadig rydde op i dataene fra 2004-2007 og importere dem.

ST: OK, så folk skulle ikke vente?

KF: Nej. Den er fin til det aktuelle brug.

ST: Så, hvilke andre udfordringer stod du overfor, eller står du over for i at bygge det nye system, herunder dette andet, som du taler om.

KF: Der er noget, som er specifikt for Access. Jeg havde nogle udfordring med Visual Basic og brugte også Dlookup() for at få det til at fungere, og i visse tilfælde skal du sætte anførselstegn og de kantede parenteser alle de rigtige steder, ellers virker det ikke. Men generelt har det været meget nemmere, end jeg troede det ville være, og det er meget tilfredsstillende at få noget til at fungere.

ST: Så, bruger du Access til noget, som du ikke kunne med Excel, fordi det ikke var praktisk? Alt ud over det indlysende, du ved, placere data i forskellige tabeller og slags ting?

KF: Tja, en af de ting, jeg fandt ud af at gøre, som jeg ved vil være indlysende for en erfaren bruger, men f.eks. postnummeret er overflødigt hvad angår by og stat og kommune, så jeg strømlinede datainput for adresselister, så kun postnummeret skal importeres, og derefter har jeg en liste over alle amerikanske postnumre med deres stat, by og kommune. Så, det forenklede meget og reducerer stavefejl.

ST: Flot! Hvad med rapportering? Har du set nogen gevinster i din mulighed for at lave rapporter, nu hvor du bruger Access?

KF: Ja, jeg nævnte før, at det var svært, da jeg brugte Excel-regnearket til at afgøre, hvor mange penge en bestemt person havde fået tildelt i en bestemt periode, men med Access-systemet kan jeg nu oprette nogle rapporter, der automatisk genererer checkanmodninger, koder dem til den relevante type kræft, de har, og det genererer også en oversigtsside til økonomiafdelingen af alle de forskellige checks, der er blevet skrevet den pågældende uge for hver af kontiene og subtotaler.

ST: Det lyder som en god gevinst. Så til sidst. Hvad mener dine kolleger om det her? Har du fået feedback på processen og det produkt, du har oprettet til dem?

KF: De elsker det virkeligt. For patientassistancefonden har det virkeligt strømlinet processen. Da der er færre fejl, betyder det, at checks kan skrives hurtigere, og det var virkeligt et problem tidligere, da oplysninger skulle sendes tilbage fra økonomi afdelingen for rettelse, og der sker ikke så ofte nu, så klienterne nyder faktisk godt af det, hvilket er rart.

ST: Der er fantastisk. Det lyder godt. OK, godt. Tak for interviewet, og vi vil tale sammen snart, for at tjekke forløbet med patientassistancefonden eller, hvad er det nye du arbejder på?

KF: Det nye er den store adresseliste.

ST: Databasen med adresselisten. OK. Jeg er meget interesseret i at komme tilbage og se, hvordan det går. Tak endnu engang.

KF: ikke noget at takke for.

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×