Konfigurere lagring og deling af filer for Office 365

En af de bedste måder at konfigurere lagring og deling af filer for din virksomhed på er at bruge OneDrive for Business og et Office 365-teamwebsted sammen. Det er ideelt, hvis du har en mindre virksomhed med et par medarbejdere.

Office 365 omfatter et grundlæggende teamwebsted, som får dig i gang. Du kan med det samme begynde at gemme filer i OneDrive for Business og samarbejde om filer på dit teamwebsted.

Hvor kan du gemme dokumenter i Office 365

  • OneDrive for Business er udviklet til individuel brug med lejlighedsvis deling af filer. OneDrive for Business er ideel til lagring af filer, som du ejer.

  • Der er designet et Office 365-teamwebsted til regelmæssig deling af og samarbejde om filer. Et teamwebsted er ideelt til lagring af filer, der har delt ejerskab, hvor flere personer eller hele teamet ejer filerne og muligvis samarbejder om dem.

Både OneDrive for Business og teamwebsteder giver dig og dine medarbejdere adgang, uanset hvor I er.

Et diagram over, hvordan du kan bruge to typer lagring: OneDrive eller teamwebsteder

Her er anbefalinger til, hvad du kan gemme på hver placering, når du bruger OneDrive for Business og Office 365-teamwebsteder sammen:

Lagerplacering

Hvad er det til?

Hvad kan du gemme her

OneDrive for Business

Lagring af indhold på OneDrive for Business svarer til at gemme filer på computeren. Andre kan ikke nemt komme til dem.

Det er ideelt til lagring af forretningsfiler, som du selv arbejder på.

Forretningsfiler, som andre medlemmer af teamet ikke behøver at samarbejde på eller få adgang til regelmæssigt.

Office 365 Teamwebsted

Et Office 365-teamwebsted fungerer som et websted, men er som standard ikke offentligt. Det er kun tilgængeligt for personer, du give tilladelse.

Det er ideelt til deling af og samarbejde om filer.

Delte dokumenter, som alle dine medarbejdere kan få adgang til og samarbejde om. Det kan f.eks. være samarbejde om en PowerPoint-præsentation, lagring af teamplaner, som alle opdaterer, eller publicering af mødedagsordener.

Office 365 Underordnet teamwebsted

Et underordnet Office 365-teamwebsted fungerer som en separat sektion på dit teamwebsted med et specielt udseende eller separate adgangstilladelser.

Det er ideelt til deling af og samarbejde om filer med en kunde eller partner, der ikke er del af din virksomhed.

Det er også velegnet til lagring af filer, som du vil holde private i forhold til resten af de personer i din virksomhed, som har adgang til teamwebstedet. Du kan oprette et underordnet websted, så kun du (og om nødvendigt én eller to andre) kan få adgang til det.

Se, hvordan du kan oprette et underordnet teamwebsted.

Filer, du vil dele med personer, som ikke er del af din virksomhed.

Filer, som du vil holde privat i forhold til andre i din virksomhed. Det kan f.eks. være, at du vil gemme oplysninger om medarbejdere og økonomiske oplysninger her.

Office 365 Grupper af websteder

Lagring og deling af filer men gruppen af websteder er fuldstændigt adskilt fra dit eksisterende teamwebsted.

En ny Office 365-gruppe af websteder har sin egen mailadresse og tilladelser. Den kan bruges til internt eller eksternt samarbejde.

Større virksomheder bruger grupper af websteder på samme måde, som mindre virksomheder bruger underordnede websteder. En lille virksomhed med avancerede sikkerhedsbehov og stærke tekniske færdigheder vil muligvis også oprette en gruppe af websteder.

Gem de samme delte oplysninger i en gruppe af websteder, som du ville gøre i et teamwebsted og et underordnet websted.

Video: Flyt dine filer til skyen

Se denne video for at se, hvordan du hurtigt kan komme i gang med at gemme dine dokumenter i skyen. Spring til trin.

Din browser understøtter ikke video. Installer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Trin: Begynd at bruge OneDrive for Business og dit teamwebsted til fildeling og onlinesamarbejde

Anslået tidsforbrug: 5-10 minutter

Hver person i din virksomhed, der har Office 365, får OneDrive for Business lagerplads i skyen. Fortæl dem, at de kan gemme forretningsrelateret filer her, hvis de er de eneste, der skal bruge filerne. De kan f.eks. gemme et udkast til et forslag, deres mødenoter eller manuskript til en demonstration, de skal stå for.

Det er også vigtigt at fortælle medarbejdere, at de kan dele deres OneDrive for Business-mappe med dig og dine kollegaer. Hvis medarbejderne bliver syge eller forlader virksomheden, er det svært at få adgang til deres filer, der er gemt på OneDrive for Business. Men hvis OneDrive for Business-mapperne deles, kan du altid få adgang til filerne, hvis det er nødvendigt.

Her kan du se, hvordan hver enkelt person i teamet får adgang til deres OneDrive for Business og deler deres mappe.

  1. Gå til http://portal.office.com for at logge på.

  2. Skriv dit brugernavn og din adgangskode, og vælg derefter Log på.

  3. Vælg OneDrive på Office 365-startsiden.

    Vælg flisen OneDrive i appstarteren.

  4. Hvis du allerede har en Delt med alle-mappe i OneDrive for Business, skal du åbne den. Det er her, teammedlemmerne bør gemme deres egne forretningsrelaterede dokumenter i OneDrive for Business. Vælg Del, og gå til næste trin.

    Hvis du ikke allerede har denne mappe, kan du også vælge Ny for at oprette en ny mappe. Navngiv den Delt med alle, og vælg Inviter personer. Hvis du ikke kan se Inviter personer, skal du klikke på Opret og derefter højreklikke på den nye mappe og klikke på Del.

    Vælg mappen Delt med alle i OneDrive

  5. I feltet Inviter personer skal du skrive navnene eller mailadresserne på teammedlemmer, som du ønsker, skal have adgang til mappen. Du kan medtage din egen mailadresse, så du modtager en kopi af mails, der sendes til de personer, du giver adgang.

    Dialogboks til at oprette liste over mailadresserne på de personer, du vil dele din OneDrive for Business-mappe med.

  6. Vælg tilladelsesindstillingen Kan redigere eller Kan få vist for mappen.

  7. Skriv en meddelelse, der inkluderes i mailen, som sendes ud til alle de personer, du inviterer, så de ved, at mailen indeholder et link til dine delte forretningsfiler. Vælg Opret. Mailen sendes med det samme til de personer, du inviterer.

    Sådan ser mailen ud, når den sendes. Den indeholder et link til din Delt med alle-mappe forneden, så de kan få adgang til den.

    Åbn mailen, og klik derefter på Åbn webstedet.

Anslået tidsforbrug: 5-10 minutter

Office 365 omfatter et grundlæggende teamwebsted med nogle funktioner, som kan hjælpe dig med at komme i gang. Kun personer i din virksomhed kan få adgang til dette interne websted.

Sådan kommer du til dit teamwebsted:

  1. Vælg appstarteren Startikon for Office 365-app i øverste højre hjørne på siden, mens du stadig er logget på Office 365, og vælg derefter Websteder.

    Vælg appstarteren i øverste højre hjørne på siden, og vælg derefter Websteder.

  2. På siden Websteder skal du vælge Teamwebsted.

    Klik på Websteder og derefter på Teamwebsteder for at få adgang til dine teamwebsteder.

Du får vist startsiden til teamets interne websted med standardtitlen < firmanavn > teamwebsted. Denne startside omfatter:

  • Felter til funktioner, som kan hjælpe dig med at komme i gang med at tilpasse dit teamwebsted.

  • Links i venstre side, så du kan navigere til andre områder i dit teamwebsted.

  • Et dokumentbibliotek, så du kan begynde at gemme og dele filer med dit team.

Den oprindelige side med teamwebsteder indeholder felter til ofte anvendte funktioner til tilpasning af dit websted.

Anslået tidsforbrug: 20-30 minutter for de første par filer

For at hjælpe dig med hurtigt at få lagret og delt filer, følger der et sted, hvor du kan lagre filer, med dit teamwebsted. Det kaldes Dokumentbibliotek og er, som navnet siger, et "bibliotek med dokumenter".

Vigtigt: Du kan kun synkronisere filer mellem dit teamwebsted og en pc. Det virker ikke på en Mac-computer.

Sådan gør du:

  1. På startsiden til teamwebstedet skal du vælge Dokumenter i navigationsruden i venstre side. Dette fører dig til dit Dokumentbibliotek.

    Vælg biblioteket Dokumenter i menuen til venstre

  2. Mens du stadig er logget på Office 365, skal du åbne Stifinder fra startlinjen eller et andet sted.

    Åbn Stifinder fra startlinjen eller en anden placering.

  3. Gå til de filer, du vil overføre til teamwebstedet.

    Vælg Gennemse for at gå til den fil på computeren, som du vil overføre til teamwebstedet.

  4. Vælg de filer, du vil overføre til teamwebstedet, og træk dem til dokumentbiblioteket.

    Eksempel på en fil, der er overført til biblioteket Dokumenter på teamwebstedet.

    Når du er færdig, er filerne både gemt på dit teamwebsted og på din computer.

    Et billede af hvordan biblioteket Dokumenter ser ud, når du overfører filer til den.

    Du kan slette filerne fra din computer. I næste trin, Trin 4: Synkroniser onlinefiler med computeren, skal du oprette en ny placering til disse filer på din computer.

    Hvis du har mange eller store filer, der skal overføres til dit teamwebsted, kan du læse disse tip til overførsel af store eller mange filer til et bibliotek.

    Hvis du har brug for mere lagerplads, kan du se Ændre lagerplads for dit abonnement.

Anslået tidsforbrug: 20-30 minutter for de første par filer

Vigtigt: Denne funktion virker kun på en pc. Du kan ikke synkronisere filer fra teamwebstedet til din Mac-computer. Det betyder, at du skal bruge din browser til at redigere filer, der er gemt på teamwebstedet, i stedet for at bruge den version af Word, Excel eller PowerPoint, som er på din Mac-computer. Nogle foretrækker at bruge deres browser, mens andre ikke bryder sig så meget om det.

Nu, hvor du har filer på dit teamwebsted, kan du konfigurere dem til at blive synkroniseret med din computer. På denne måde kan du arbejde med dine filer fra din computer i stedet for at arbejde i Internet Explorer, Chrome eller en anden browser. Det er også nyttigt at have en version af dine filer, der er synkroniseret på computeren, hvis du skulle få brug for at få adgang til en fil, og du ikke har forbindelse til internettet.

Når du konfigurerer filer til at blive synkroniseret med din computer, synkroniseres de automatisk hvert 10. minut, når du har forbindelse til internettet.

Sådan kan du synkronisere filer på dit teamwebsted med din computer:

  1. På startsiden til teamwebstedet skal du vælge Dokumenter i navigationsmenuen til venstre. Du kan ikke konfigurere synkronisering fra startsiden. Du skal åbne biblioteket fra navigationsmenuen.

    Tip: Når du synkroniserer filer på dit teamwebsted, synkroniserer du hvert dokumentbibliotek på webstedet, ikke hele webstedet.

    Vælg biblioteket Dokumenter i menuen til venstre

  2. Vælg Synkroniser i dokumentbiblioteket. Eller vælg de individuelle filer, du vil synkronisere.

    Vælg filen, og vælg derefter synkronisering.
  3. I OneDrive for Business-feltet skal du vælge Synkroniser nu (OneDrive for Business er den proces, som udfører synkroniseringen).

    Vælg knappen Synkroniser nu for at starte synkronisering af filer fra dit teamwebsted til din computer.
  4. Hvis du derefter får vist en sikkerhedsprompt, skal du vælge Tillad. Hvis du får vist en prompt om, at du skal angive dine Office 365-legitimationsoplysninger, skal du indtaste din bruger-id og adgangskode til Office 365. Når synkroniseringen starter, får du vist denne dialogboks:

    Et billede af den dialogboks, der vises, når synkroniseringen starter.
  5. Vælg Vis mine filer for at få vist dine dokumenter i Windows Stifinder. Du kan se filerne på din computer i SharePoint-mappen. Den lille grønne afkrydsning ud for filen angiver, at den er opdateret og er blevet synkroniseret med versionen på teamwebstedet.

    Brug Stifinder til at navigere til den synkroniserede fil på computeren. Det er i SharePoint-mappen.

    Bemærkninger: Når du synkroniserer filer på OneDrive for Business, er de placeret på computeren i din OneDrive for Business-mappe.

    Et skærmbillede af hvordan det ser ud i Stifinder, når du har synkroniseret en OneDrive for Business-fil med skrivebordet

  6. Gå til din SharePoint-mappe, og åbn filen. Foretag en ændring, og vælg derefter Gem. Hvis du har forbindelse til internettet, kan du nederst på skærmen se Overfører til SharePoint, hvilket angiver, at filen gemmes på dit teamwebsted. Den gemmes også på computeren i SharePoint-mappen på samme tid. Hvis du får vist meddelelsen "Overførsel mislykkedes", kan du prøve igen. Nogle gange kan en uregelmæssig Internetforbindelse forstyrre lagring.

    Et billede af statusmeddelelsen, som du får vist, når en fil er gemt til dit teamwebsted.

    Tillykke! Du er færdig med at konfigurere fillager og onlinesamarbejde for din organisation.

Bedste fremgangsmåder for fillagring og deling

  • Mindre nonprofiltorganisationer: Opret et Office 365 teamwebsted til lagring af delte dokumenter, så oplysningerne placeres og arkiveres centralt. På denne måde går oplysninger ikke tabt i forbindelse med medarbejderskift, f.eks. til en anden direktør. Opret et privat, underordnet Office 365-teamwebsted til lagring af filer, som du vil holde privat i forhold til resten af teamet, f.eks. dine personlige og økonomiske dokumenter.

  • Enkeltmandsfirma: Brug OneDrive for Business til at gemme dine egne filer og dele dem med kunder fra sag til sag.

  • Fælles ejerskab: Hvis du er medejer af virksomheden, kan du stadig bruge din OneDrive for Business, men du skal dele dine filer direkte med andre ejere og omvendt.

  • Virksomheder med eksterne kunder eller partnere, der skal have adgang til filer: Brug underordnede Office 365-teamwebsteder til at lagre og dele dokumenter, der er beregnet til en bestemt kunde. Eftersom adgang til et underordnet websted gælder specifikt for bestemte kunder og er begrænset til det underordnede websted, behøver du ikke at bekymre dig om, at en kunde ved et uheld får adgang til oplysninger, der er beregnet til en anden kunde.

Når du gemmer en fil i OneDrive for Business, er den kun tilgængelig for dig, medmindre du deler den med andre. Når du deler filer, kan du vælge at dele med enkeltpersoner eller dele med alle. Du kan også oprette separate mapper i OneDrive til forskellige formål, f.eks. offentlige, personlige eller til enkelte projekter. Hver mappe kan deles med en anden person eller gruppe eller ingen overhovedet.

Læs også Del filer i OneDrive for Business, hvis du ønsker flere oplysninger.

Hvis du vil se, hvor meget lagerplads du har tilbage i OneDrive for Business, skal du se Administrer din OneDrive for Business-lagerplads.

Selv om du kan overføre næsten ethvert filformat, er nogen filer ikke tilladt af to årsager: på grund af sikkerhed og ugyldige tegn i filnavnene. OneDrive for Business Sikkerhedspolitikker blokerer bestemte filtyper og et lille udvalg af tegn. Du kan finde flere oplysninger om, hvilke filformater og ugyldige tegn som ikke er tilladt, i Ugyldige tegn og filtyper i OneDrive for Business.

Næste trin

Skriv en kommentar

Var denne artikel nyttig? Hvis det er tilfældet, kan du fortælle os det nederst i dette emne. Hvis ikke, kan du stillet et spørgsmål. Vi bruger din feedback til at opdatere denne artikel.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×