Konfigurere funktioner til politik for administration af oplysninger

Webstedsadministratorer kan have adgang til alle eller nogle af følgende funktioner, afhængigt af hvilke funktioner til administration af oplysninger der er aktiveret i Central administration. Du kan også have andre, brugerdefinerede funktioner, som er blevet oprettet særskilt til din virksomhed.

Hvad vil du foretage dig?

Åbne siden Rediger politik

Lære om etiketregelfunktionen

Føje etiketter til en politik

Føje hændelsesovervågning til en politik

Føje stregkoder til en politik

Føje elementopbevaring og udløbsfunktioner til en politik

Åbne siden Rediger politik

Du kan åbne siden Rediger politik fra en politik for en gruppe af websteder eller en politik, som er blevet føjet til en webstedsindholdstype.

Åbne siden Rediger politik for en politik for en gruppe af websteder

  1. Klik på Webstedshandlinger på startsiden for gruppen af websteder. Peg på Indstillinger for websted, og klik derefter på Rediger alle indstillinger for websted.

  2. Klik på Politikker for gruppe af websteder i sektionen Administration af gruppe af websteder på siden Indstillinger for websted.

  3. Vælg den politik, du vil konfigurere funktionerne for.

Åbne siden Rediger politik for en politik for en indholdstype

  1. Klik på Webstedshandlinger på startsiden for gruppen af websteder. Peg på Indstillinger for websted, og klik derefter på Rediger alle indstillinger for websted.

  2. Klik på Webstedsindholdstyper i sektionen Gallerier på siden Indstillinger for websted.

  3. Vælg den indholdstype, som politikken er tilknyttet, og klik derefter på Indstillinger for politik til administration af oplysninger.

  4. Klik på Definer en politik for at åbne siden Rediger politik for den pågældende indholdstype.

Toppen af siden

Lære om etiketregelfunktionen

Etiketregelfunktionen gør det muligt for webstedsadministratorer at oprette ensartede etiketter til 2007 Microsoft Office-system-dokumenter. Etiketter er praktiske, når man vil sikre sig, at oplysninger om dokumentegenskaber er vedhæftet et dokument, når det udskrives. Egenskaber for elementer, som er gemt i kolonner, f.eks. filnavn, forfatter, oprettelsesdato, status, projektnavn og tidsplanoplysninger, kan medtages i en etiket.

Som standard vises etiketter i dokumentets sidehoved. Slutbrugere kan dog indsætte en etiket hvor som helst i dokumentet fra fanen Indsæt i programmer i 2007 Office-udgivelse, f.eks. Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel og Microsoft Office PowerPoint. Etiketter benyttes til alle dokumenter, som den pågældende politik er anvendt på.

Politikadministratorer kan bestemme følgende etiketattributter:

  • Hvilke oplysninger, der skal medtages i etiketten, f.eks. metadata, som er defineret i elementkolonner, samt hard-coded tekst og formateringstegn. Etiketter kan indeholde indtil ti kolonnereferencer, som hver kan være på indtil 255 tegn.

  • Etiketformatet, herunder dets samlede højde og bredde, teksttypografi, skrifttype og -størrelse, linjeskift og tabulatorstop. Som standard er etikethøjden én tomme (2,54 cm), men der kan vælges en etikethøjde fra 0,25 til 20 tommer (fra 0,63 til 50,8 cm). Etiketbredden kan være fra 0,25 til 20 tommer (fra 0,63 til 50,8 cm). Etikettekst er altid centreret lodret i etiketbilledet.

  • Om 2007 Office-udgivelse-programmer skal bede slutbrugere om at indsætte en etiket, inden et dokument gemmes eller udskrives, eller om slutbrugerne kan tilføje etiketten manuelt efter behov. Brugere kan evt. også slette en etiket fra et dokument.

  • Om etiketindholdet skal låses, når det først er føjet til et dokument, eller om det kan opdateres som ændringer af kolonneoplysninger. Etiketter låses kun, når alle krævede metadata findes i etiketten.

Toppen af siden

Føje etiketter til en politik

  1. Åbn siden Rediger politik for den politik, du vil føje etiketter til.

  2. Klik på Aktiver etiketter i sektionen Etiketter på siden Rediger politik.

  3. Marker afkrydsningsfeltet Spørger brugerne, om der skal indsættes en etiket, før de gemmer eller udskriver, hvis du vil sikre dig, at en etiket altid føjes til dokument.

    Bemærk: Alle indstillinger gælder for hele etiketten. Du skal evt. justere enten tekstformateringen eller etiketstørrelsen, hvis du vil være sikker på, at teksten vises korrekt.

    Fjern markeringen i dette afkrydsningsfelt, hvis etiketpolitikken er valgfri, og slutbrugere manuelt skal indsætte en etiket i deres dokumenter.

  4. Marker afkrydsningsfeltet Bloker for ændringer af etiketter, efter de er tilføjet, hvis du vil låse en etiket, så den ikke kan ændres, heller ikke selvom kolonneoplysninger ændres.

    Hvis du vil tillade ændringer af etiketter, når oplysninger i kolonneindstillingerne ændres, skal du fjerne markeringen i dette afkrydsningsfelt.

  5. Skriv teksten til etiketten, som den skal vises, i boksen Etiketformat.

    • Skriv navnene på kolonnerne, du vil have vist, i den rækkefølge, de skal vises i i etiketten. Sæt kolonnenavne i krøllede klammeparenteser ({ }) som vist på siden.

    • Hvis du har brug for det, kan du skrive et kolonne-id uden for parenteserne som vist i eksemplet på siden.

    • Du kan indsætte et linjeskift i en etiket ved at skrive \n i etiketboksen på det sted, hvor linjeskiftet skal være.

    • Hvis du vil indsætte et tabulatorstop, skal du skrive \t i etiketfeltet på det sted, hvor teksten skal indrykkes.

  6. Vælg tekstformateringen til etiketten i sektionen Udseende. Sørg for at bruge en skrifttype og en typografi, som er tilgængelig på slutbrugernes computere. Skriftstørrelsen spiller også en rolle for, hvor meget tekst der kan vises på etiketten.

  7. Angiv etikettens højde og bredde i sektionen Etiketstørrelse. Etiketten kan være fra 0,25 til 20 tommer (fra 0,63 til 50,8 cm) høj og ligeledes fra 0,25 til 20 tommer bred. Etikettekst er altid centreret lodret i etiketbilledet.

  8. Klik på Opdater for at se en forhåndsvisning af etiketindholdet.

    Kontroller, at teksten passer til den angivne etikethøjde og -bredde. Tekst, der er for stor til etiketten, vises ikke.

    Bemærk: Faktiske kolonneværdier vises ikke i eksemplet.

  9. Klik på OK for at anvende etiketfunktionen på politikken.

Foretage fejlfinding i etiketter

Du kan sikre dig, at etiketter udskrives korrekt, ved at kontrollere følgende:

  • Alle kolonner, som er angivet i etiketformatet, findes i dokumentbiblioteket.

  • Etiketindholdet overskrider ikke etikettens længde.

  • Tekstformateringen (f.eks. typografi) er gyldig. Hvis formateringsparametre er ugyldige eller refererer til skrifttyper, som ikke findes i klientsystemet, oprettes en etiket med standarformateringsværdier.

Hvis nogle af de metadataværdier, der aktuelt kræves til etiketten, endnu ikke er angivet, vises en dialogboks med en meddelelse om, at nogle af de krævede metadata til etiketten mangler. Brugere kan gå til Panel for dokumentoplysninger for at angive de manglende metadata.

Toppen af siden

Føje hændelsesovervågning til en politik

Overvågningsfunktionen i politikken for en gruppe af websteder gør det muligt for virksomheder at oprette og analysere overvågningslogfiler for deres dokumenter og for elementer på lister, som ikke stammer fra dokumenter, f.eks. opgavelister, lister over problemer, diskussionsgrupper og kalendere. Funktionen indeholder en overvågningslog, som registrerer hændelser, som f.eks. når indhold ses, redigeres, udgives osv. Når overvågning er aktiveret i en politik, kan politikadministratorer se de overvågede data i Excel-baserede politikanvendelsesrapporter, som opsummerer den aktuelle brug. Du kan gennemse hver rapport for at se, hvordan oplysninger anvendes i virksomheden. Overvågningslograpporter kan hjælpe virksomheder med at kontrollere og dokumentere, at regler overholdes, eller undersøge potentielle problemstillinger.

Overvågningsloggen registrerer følgende oplysninger:

  • Hændelsesnavn.

  • Dato og klokkeslæt for hændelsen.

  • Systemnavn for den bruger, der udfører handlingen.

  • Åbn siden Rediger politik for den politik, du vil føje overvågning til.

  • Vælg Aktiver overvågning i sektionen Overvågning på siden Rediger politik, og marker derefter afkrydsningsfelterne ud for de hændelser, du vil føre en overvågningslog for.

  • Klik på OK for at anvende overvågningsfunktionen på politikken.

Når overvågning er aktiveret, vises hændelser med relation til elementer, som er dækket af denne politik, i logfilen. Du kan se overvågningslogfiler ved at klikke på Overvågningslograpporter på siden Indstillinger for websted og derefter vælge den rapport, du har oprettet.

Bemærk: Overvågning viser oplysninger om, hvornår et element er ændret, men ikke oplysninger om, hvad der er ændret. Det skal altså ikke betragtes som en dokumentversion eller et værktøj til sikkerhedskopiering.

Toppen af siden

Føje stregkoder til en politik

Stregkoder er især nyttige ved administration af fysiske poster, fordi de muliggør sporing af ikke-digitale værdier, f.eks. udskrevne dokumenter, og fysiske elementer som f.eks. produkter, prototyper og computerhardware. I modsætning til etiketter viser stregkoder ikke oplysninger om det pågældende element, så følsomme oplysninger kan trygt opbevares online og tilknyttes papir eller fysiske elementer uden offentliggørelse af oplysningerne.

Når stregkoder er aktiveret som en del af en politik, føjes de til dokumentegenskaber og vises i sidehovedområdet af det dokument, som stregkoden er anvendt på. Ligesom etiketter kan stregkoder også fjernes manuelt fra et dokument.

Du kan angive, om brugere skal spørges, om stregkoden skal medtages, når et element udskrives eller arkiveres, eller om stregkoden skal indsættes manuelt fra fanen Indsæt i programmer i 2007 Office-udgivelse.

Stregkodepolitikken resulterer i standardstregkoder af typen kode 39. Hvert stregkodebillede har tekst under stregkodesymbolet, som repræsenterer stregkodeværdien. Dette muliggør anvendelse af stregkodedataene, også selvom det ikke kan lade sig gøre scanne hardwaren. Brugere kan manuelt skrive stregkodenummeret i søgefeltet i Microsoft Office SharePoint Server 2007 for at finde frem til elementet online.

  1. Vælg Aktiver stregkoder i sektionen Stregkoder på siden Rediger politik.

  2. Marker afkrydsningsfeltet Spørger brugerne, om der skal indsættes en stregkode, før der gemmes eller udskrives, hvis brugere skal spørges, om disse stregkoder skal indsættes i dokumenter.

  3. Klik på OK for at anvende stregkodefunktionen på politikken.

Toppen af siden

Føje elementopbevaring og udløbsfunktioner til en politik

Når udløbspolitikken er aktiveret, gennemsøges gruppen af websteder for at finde de elementer, der har overskredet opbevaringsperioden. Hvad der sker med disse elementer afhænger af, hvordan dit system er sat op til at behandle sådanne elementer. Elementer kan f.eks. flyttes til papirkurven, der kan startes en udløbsarbejdsproces, eller der kan udføres en tilpasset proces.

Udløbspolitikken aktiveres ved at angive både en opbevaringsperiode og en udløbshandling.

  1. Åbn siden Rediger politik for den politik, du vil angive elementopbevaring og -udløb for.

  2. Marker afkrydsningsfeltet Aktiver udløb på siden Rediger politik for at angive, hvordan indhold, der administreres af denne politik, skal fjernes.

  3. Vælg en opbevaringsperiodeindstilling for at angive tidspunktet for dokumenters udløb. Dette kan også udtrykkes i en separat arbejdsproces eller en brugerdefineret opbevaringsformel.

    • Hvis du vil angive udløbsdatoen baseret på en datoegenskab, skal du klikke på En tidsperiode, der er baseret på elementets egenskaber og derefter vælge en handling og en tidsperiode (dage, måneder eller år). Skriv et tal i boksen mellem listerne for at angive tidsperioden.

      Bemærkninger: 

      • Når du opretter en politik som en del af en indholdstype, kan du vælge en hvilken som helst datoegenskab, som er defineret i denne indholdstype, og bruge den som udløbsværdi.

      • Disse indstillinger er kun tilgængelige, når du opretter en politik for en gruppe af websteder.

    • Hvis du vil bruge en arbejdsproces eller brugerdefineret opbevaringsformel til at bestemme udløbet, skal du klikke på Angives ved hjælp af programmer.

  4. Definer, hvilke handlinger der skal udføres, når dokumentet udløber.

    • Hvis du vil aktivere en foruddefineret handling (f.eks. sletning), skal du klikke på Udfør denne handling og derefter vælge en handling på listen.

    • Hvis du vil starte en udløbsarbejdsproces, skal du klikke på Start denne arbejdsproces og derefter vælge navnet på arbejdsprocessen.

      Bemærk: Denne funktion er kun tilgængelig, hvis du definerer en politik for en indholdstype, som allerede har en tilknyttet arbejdsproces.

  5. Klik på OK for at anvende udløbsfunktionen på politikken.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×