Konfigurere funktioner til politik for administration af oplysninger

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Webstedsadministratorer kan have adgang til alle eller nogle af følgende funktioner, afhængigt af hvilke funktioner til administration af oplysninger der er aktiveret i Central administration. Du kan også have andre, brugerdefinerede funktioner, som er blevet oprettet særskilt til din virksomhed.

Hvad vil du foretage dig?

Åbn siden Rediger politik

Få mere at vide om navnepolitikfunktion

Føje navne til en politik

Tilføje begivenhed overvågning til en politik

Føje stregkoder til en politik

Tilføje element opbevaring og udløbsdato funktioner til en politik

Åbne siden Rediger politik

Du kan få adgang til siden Rediger politik fra en politik for gruppe af websteder eller en politik, der er blevet føjet til en webstedsindholdstype.

Åbne siden Rediger politik for en politik for en gruppe af websteder

  1. Klik på Webstedshandlinger på startsiden for gruppen af websteder. Peg på Indstillinger for websted, og klik derefter på Rediger alle indstillinger for websted.

  2. Klik på politikker for gruppe af websteder på siden Indstillinger for websted i sektionen Administration af gruppe af websteder.

  3. Vælg den politik, du vil konfigurere funktionerne for.

Åbne siden Rediger politik for en politik for en indholdstype

  1. Klik på Webstedshandlinger på startsiden for gruppen af websteder. Peg på Indstillinger for websted, og klik derefter på Rediger alle indstillinger for websted.

  2. Klik på webstedsindholdstyper på siden Indstillinger for websted i sektionen Gallerier.

  3. Vælg den indholdstype, som politikken er tilknyttet, og klik derefter på Indstillinger for politik til administration af oplysninger.

  4. Klik på Definer en politik for at åbne siden Rediger politik for indholdstypen.

Toppen af siden

Lære om etiketregelfunktionen

Etiketregelfunktionen gør det muligt for webstedsadministratorer at oprette ensartede etiketter til 2007 Microsoft Office-system-dokumenter. Etiketter er praktiske, når man vil sikre sig, at oplysninger om dokumentegenskaber er vedhæftet et dokument, når det udskrives. Egenskaber for elementer, som er gemt i kolonner, f.eks. filnavn, forfatter, oprettelsesdato, status, projektnavn og tidsplanoplysninger, kan medtages i en etiket.

Som standard vises etiketter i dokumentets sidehoved; slutbrugere kan dog indsætte en etiket et vilkårligt sted i dokumentet ved hjælp af fanen Indsæt i 2007 Office-udgivelse programmer, som Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 og Microsoft Office PowerPoint 2007. Etiketter, der anvendes til alle dokumenter, som politikken anvendes.

Politikadministratorer kan bestemme følgende etiketattributter:

  • Hvilke oplysninger der skal medtages i navnet, som metadata, der er defineret i element kolonner samt faste tekst og formatering tegn. Etiketter kan indeholde op til ti kolonnereferencer, hver især kan bestå af op til 255 tegn.

  • Etiketformatet, herunder dets samlede højde og bredde, teksttypografi, skrifttype og -størrelse, linjeskift og tabulatorstop. Som standard er etikethøjden én tomme (2,54 cm), men der kan vælges en etikethøjde fra 0,25 til 20 tommer (fra 0,63 til 50,8 cm). Etiketbredden kan være fra 0,25 til 20 tommer (fra 0,63 til 50,8 cm). Etikettekst er altid centreret lodret i etiketbilledet.

  • Om 2007 Office-udgivelse-programmer skal bede slutbrugere om at indsætte en etiket, inden et dokument gemmes eller udskrives, eller om slutbrugerne kan tilføje etiketten manuelt efter behov. Brugere kan evt. også slette en etiket fra et dokument.

  • Om etiketindholdet skal låses, når det først er føjet til et dokument, eller om det kan opdateres som ændringer af kolonneoplysninger. Etiketter låses kun, når alle krævede metadata findes i etiketten.

Toppen af siden

Føje etiketter til en politik

  1. Åbn siden Rediger politik for politikken, som du vil føje etiketter.

  2. Klik på Aktiver etiketter på siden Rediger politik i sektionen navne.

  3. Marker afkrydsningsfeltet Spørger brugerne, om der skal indsættes en etiket, før de gemmer eller udskriver, hvis du vil sikre dig, at en etiket altid føjes til dokument.

    Bemærk: Alle indstillinger gælder for hele etiketten. Du skal evt. justere enten tekstformateringen eller etiketstørrelsen, hvis du vil være sikker på, at teksten vises korrekt.

    Fjern markeringen i dette afkrydsningsfelt, hvis etiketpolitikken er valgfri, og slutbrugere manuelt skal indsætte en etiket i deres dokumenter.

  4. Marker afkrydsningsfeltet Bloker for ændringer af etiketter, efter de er tilføjet, hvis du vil låse en etiket, så den ikke kan ændres, heller ikke selvom kolonneoplysninger ændres.

    Hvis du vil tillade ændringer af etiketter, når oplysninger i kolonneindstillingerne ændres, skal du fjerne markeringen i dette afkrydsningsfelt.

  5. Skriv teksten til etiketten, som den skal vises, i boksen Etiketformat.

    • Skriv navnene på kolonnerne, du vil have vist, i den rækkefølge, de skal vises i i etiketten. Sæt kolonnenavne i krøllede klammeparenteser ({ }) som vist på siden.

    • Hvis du har brug for det, kan du skrive et kolonne-id uden for parenteserne som vist i eksemplet på siden.

    • Du kan indsætte et linjeskift i en etiket ved at skrive \n i etiketboksen på det sted, hvor linjeskiftet skal være.

    • Hvis du vil indsætte et tabulatorstop, skal du skrive \t i etiketfeltet på det sted, hvor teksten skal indrykkes.

  6. Vælg tekstformateringen til etiketten i sektionen Udseende. Sørg for at bruge en skrifttype og en typografi, som er tilgængelig på slutbrugernes computere. Skriftstørrelsen spiller også en rolle for, hvor meget tekst der kan vises på etiketten.

  7. Angiv etikettens højde og bredde i sektionen Etiketstørrelse. Etiketten kan være fra 0,25 til 20 tommer (fra 0,63 til 50,8 cm) høj og ligeledes fra 0,25 til 20 tommer bred. Etikettekst er altid centreret lodret i etiketbilledet.

  8. Klik på Opdater for at se en forhåndsvisning af etiketindholdet.

    Kontroller, at teksten passer til den angivne etikethøjde og -bredde. Tekst, der er for stor til etiketten, vises ikke.

    Bemærk: Faktiske kolonneværdier vises ikke i eksemplet.

  9. Klik på OK for at anvende etiketfunktionen på politikken.

Foretage fejlfinding i etiketter

Du kan sikre dig, at etiketter udskrives korrekt, ved at kontrollere følgende:

  • Alle kolonner, som er angivet i etiketformatet, findes i dokumentbiblioteket.

  • Etiketindholdet overskrider ikke etikettens længde.

  • Tekstformateringen (f.eks. typografi) er gyldig. Hvis formateringsparametre er ugyldige eller refererer til skrifttyper, som ikke findes i klientsystemet, oprettes en etiket med standarformateringsværdier.

Hvis nogle af de metadataværdier, der aktuelt kræves til etiketten, endnu ikke er angivet, vises en dialogboks med en meddelelse om, at nogle af de krævede metadata til etiketten mangler. Brugere kan gå til Panel for dokumentoplysninger for at angive de manglende metadata.

Toppen af siden

Føje hændelsesovervågning til en politik

Overvågningsfunktionen i politikken for en gruppe af websteder gør det muligt for virksomheder at oprette og analysere overvågningslogfiler for deres dokumenter og for elementer på lister, som ikke stammer fra dokumenter, f.eks. opgavelister, lister over problemer, diskussionsgrupper og kalendere. Funktionen indeholder en overvågningslog, som registrerer hændelser, som f.eks. når indhold ses, redigeres, udgives osv. Når overvågning er aktiveret i en politik, kan politikadministratorer se de overvågede data i Excel-baserede politikanvendelsesrapporter, som opsummerer den aktuelle brug. Du kan gennemse hver rapport for at se, hvordan oplysninger anvendes i virksomheden. Overvågningslograpporter kan hjælpe virksomheder med at kontrollere og dokumentere, at regler overholdes, eller undersøge potentielle problemstillinger.

Overvågningsloggen registrerer følgende oplysninger:

  • Hændelsesnavn.

  • Dato og klokkeslæt for hændelsen.

  • Systemnavn for den bruger, der udfører handlingen.

  • Åbn siden Rediger politik for politikken, du vil tilføje overvågning.

  • Markér afkrydsningsfeltet Aktivér overvågning på siden Rediger politik i sektionen overvågning, og vælg derefter afkrydsningsfelterne ud for de hændelser, du vil beholde en overvågningslog for.

  • Klik på OK for at anvende overvågningsfunktionen på politikken.

Når overvågning er aktiveret, vises hændelser, der er relateret til elementer, der er dækket af denne politik skal skrives i logfilen. Til at få vist audit logge på siden Indstillinger for websted, skal du klikke på overvågningslograpporter, og derefter vælge den rapport, du har oprettet.

Bemærk: Overvågning viser oplysninger om, hvornår et element er ændret, men ikke oplysninger om, hvad der er ændret. Det skal altså ikke betragtes som en dokumentversion eller et værktøj til sikkerhedskopiering.

Toppen af siden

Føje stregkoder til en politik

Stregkoder er især nyttige ved administration af fysiske poster, fordi de muliggør sporing af ikke-digitale værdier, f.eks. udskrevne dokumenter, og fysiske elementer som f.eks. produkter, prototyper og computerhardware. I modsætning til etiketter viser stregkoder ikke oplysninger om det pågældende element, så følsomme oplysninger kan trygt opbevares online og tilknyttes papir eller fysiske elementer uden offentliggørelse af oplysningerne.

Når stregkoder er aktiveret som en del af en politik, er de føjet til dokumentegenskaber og vises i sidehovedet på det dokument, som stregkoden anvendes. Som etiketter, kan stregkoder også manuelt fjernes fra et dokument.

Du kan angive, om brugere skal spørges, om stregkoden skal medtages, når et element udskrives eller arkiveres, eller om stregkoden skal indsættes manuelt fra fanen Indsæt i programmer i 2007 Office-udgivelse.

Stregkodepolitikken resulterer i standardstregkoder af typen kode 39. Hvert stregkodebillede har tekst under stregkodesymbolet, som repræsenterer stregkodeværdien. Dette muliggør anvendelse af stregkodedataene, også selvom det ikke kan lade sig gøre scanne hardwaren. Brugere kan manuelt skrive stregkodenummeret i søgefeltet i Microsoft Office SharePoint Server 2007 for at finde frem til elementet online.

  1. Markér afkrydsningsfeltet Aktivér stregkoder i sektionen stregkoder på siden Rediger politik.

  2. Marker afkrydsningsfeltet Spørger brugerne, om der skal indsættes en stregkode, før der gemmes eller udskrives, hvis brugere skal spørges, om disse stregkoder skal indsættes i dokumenter.

  3. Klik på OK for at anvende stregkodefunktionen på politikken.

Toppen af siden

Føje elementopbevaring og udløbsfunktioner til en politik

Når udløbspolitikken er aktiveret, gennemsøges gruppen af websteder for at finde de elementer, der har overskredet opbevaringsperioden. Hvad der sker med disse elementer afhænger af, hvordan dit system er sat op til at behandle sådanne elementer. Elementer kan f.eks. flyttes til papirkurven, der kan startes en udløbsarbejdsproces, eller der kan udføres en tilpasset proces.

Udløbspolitikken aktiveres ved at angive både en opbevaringsperiode og en udløbshandling.

  1. Åbn siden Rediger politik for politikken, du vil angive element, opbevaring og udløb.

  2. Markér afkrydsningsfeltet Aktivér udløb at fastlægge, hvordan du sælge indhold, der administreres af denne politik skal skrives på siden Rediger politik.

  3. Vælg en opbevaringsperiodeindstilling for at angive tidspunktet for dokumenters udløb. Dette kan også udtrykkes i en separat arbejdsproces eller en brugerdefineret opbevaringsformel.

    • Hvis du vil angive udløbsdatoen baseret på en datoegenskab, skal du klikke på en bestemt periode baseret på egenskaberne for det element, og vælg derefter handlingen og hvor lang tid (dage, måneder eller år). Skriv et tal i feltet mellem listerne for at angive tidsrummet.

      Bemærkninger: 

      • Når du opretter en politik som en del af en indholdstype, kan du vælge en hvilken som helst datoegenskab, som er defineret i denne indholdstype, og bruge den som udløbsværdi.

      • Disse indstillinger er kun tilgængelige, når du opretter en politik for en gruppe af websteder.

    • Hvis du vil bruge en arbejdsproces eller brugerdefineret opbevaringsformel til at bestemme udløbet, skal du klikke på Angives ved hjælp af programmer.

  4. Definer, hvilke handlinger der skal udføres, når dokumentet udløber.

    • Hvis du vil aktivere en foruddefineret handling (f.eks. sletning), skal du klikke på Udfør denne handling og derefter vælge en handling på listen.

    • Hvis du vil starte en udløbsarbejdsproces, skal du klikke på Start denne arbejdsproces og derefter vælge navnet på arbejdsprocessen.

      Bemærk: Denne funktion er kun tilgængelig, hvis du definerer en politik for en indholdstype, som allerede har en tilknyttet arbejdsproces.

  5. Klik på OK for at anvende udløbsfunktionen på politikken.

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×