Introduktion til webstedet til et datacenter

Webstedsskabelonen til et datacenter i Microsoft Office SharePoint Server 2007 er designet til at hjælpe virksomheder med at implementere deres datastyrings- og dataopbevaringsprogrammer.

Denne artikel indeholder

Funktioner i webstedsskabelonen til et datacenter

Designe et websted til et datacenter

Funktioner i webstedsskabelonen til et datacenter

Datacenteret tjener som et centralt lager, hvor en virksomhed kan lagre og styre alle sine data. Datacenteret understøtter hele datastyringsprocessen, fra indsamling af data over datastyring til fordeling af data. Et websted til et datacenter designes og konfigureres typisk af en virksomheds datastyrings- og it-medarbejdere (informationsteknologi) som et led i understøttelsen af virksomhedens filplan.

Webstedsskabelonen til datacenteret kombinerer nogle standardfunktioner, som er tilgængelige i Office SharePoint Server 2007, med nogle flere, specialiserede datastyringsfunktioner, og tilsammen giver de følgende muligheder:

  • Boksmuligheder     Datacenteret har flere forskellige funktioner, som er med til at sikre integriteten af de dataposter, der er gemt i det:

    • Dataposter ændres aldrig automatisk af systemet. Dette sikrer, at poster, som overføres til et websted til datacenteret og derefter hentes igen senere, altid er identiske.

    • Webstedsadministratorer kan let konfigurere datacenteret med indstillinger, som forhindrer direkte forfalskning af dataposter ved at versionere eventuelle ændringer, som udføres på dokumentindhold og ved at overvåge bestemte typer af ændringer.

    • I datacenteret kan dataadministratorer tilføje og vedligeholde metadata for elementer adskilt fra en posts metadata, så de oplysninger, der er relevante for dataadministrationsopgaver kan opdateres, uden at den underliggende post skal ændres. Ændringer af metadata versioneres også.

  • Gennemtvingning af politik for administration af oplysninger    Office SharePoint Server 2007 indeholder flere forskellige politikfunktioner, som er nyttige i forbindelse med datastyring:

    • Overvågning     Denne funktion logger hændelser og handlinger, som udføres på filer. I forbindelse med datastyring er overvågning velegnet til at registrere, hvem der ser og har adgang til data i datacenteret.

    • Udløb     Denne funktion angiver, hvor længe en datapost skal opbevares, og hvilken handling der skal udføres, når opbevaringsperioden slutter, f.eks. om den skal slettes, eller om der skal iværksættes en arbejdsproces til godkendelse af fordeling. I forbindelse med datastyring begynder opbevaringsperioden for en post, når den sendes til datacenteret.

    • Stregkoder     Denne funktion forsyner hver datapost med et entydigt stregkodebillede og en numerisk værdi. Værdien af stregkoden lagres og indekseres sammen med den elektroniske version af posten. I forbindelse med datastyring er stregkoder velegnede til opbevaring og sporing af fysiske poster. Når posterne i et bibliotek har fysiske versioner, kan stregkoder bruges til at koordinere de fysiske versioner med deres elektroniske modstykker.

  • Programmerbar grænseflade til dataindsamling     Datacenteret understøtter et sæt af tjenester, som letter dataindsamlingen. Datacenterets programmerbare grænseflade gør det muligt for virksomheder at konfigurere både dokumentstyring og e-mail-systemer, så de automatisk sender filer til webstedet til datacenter. Indhold kan sendes til datacenteret gennem en webtjeneste ved hjælp af SOAP-protokollen eller via e-mail ved hjælp af SMTP-protokollen.

  • Postdistribution     Datacenteret indeholder en postdistributionsliste, som automatisk distribuerer indgående poster (uanset om de sendes automatisk eller manuelt) til deres korrekte placering ud fra deres posttype. Når en post sendes til datacenteret, følges den ofte af flere relaterede data, f.eks. revisionshistorik og metadata. En posts revisionshistorik gemmes i datacenteret som en XML-fil, og en posts metadata gemmes både i en XML-fil og i metadatakolonner på webstedet til datacenteret.

  • Venteposition     Datacenteret gør det muligt for virksomheder at tage poster, som er underlagt juridisk udforskning som et led i en procesførelse eller af relevans for en revision eller undersøgelse, og placere dem i venteposition på en liste. Når poster placeres i venteposition, er de midlertidigt ikke underlagt nogen gældende udløbspolitikker, og de er således beskyttede mod ødelæggelse. Hvis en virksomhed f.eks. ved en procesførelse fremfører relevante poster, som den evt. skal sætte i venteposition, er disse poster tilgængelige, indtil procesførelsen er afsluttet. Poster kan sættes i mere end én venteposition ad gangen. Dataadministratorer kan også søge i datacenteret efter poster, som skal sættes i venteposition.

Toppen af siden

Designe et websted til et datacenter

På det højeste niveau designes et websted til et datacenter i to overordnede trin, som implementerer et datastyringsprogram:

  1. En virksomhed må udvikle en datastyringsstrategi og en formel datastyringsplan. Dette er et fælles tiltag, som involverer koordination mellem dataadministratorer, medarbejdere, som arbejder med at sikre overholdelse af eksisterende lovgivning, it-medarbejdere og informationsmedarbejdere.

  2. En virksomhed skal derefter konfigurere et eller flere websteder til datacenteret for at implementere sin datastyringsplan.

Afsnittene nedenfor indeholder beskrivelser af de primære elementer i hvert af disse trin.

Planlægning af datastyring

Når en virksomhed vil konfigurere et websted til et datacenter som sin datastyringsløsning, skal den først udarbejde en formel plan for sin datastyringsstrategi. Elementerne i en formel datastyringsplan er i de fleste tilfælde entydige for den enkelte virksomhed eller forretning. Ikke desto mindre indeholder næste alle datastyringsplaner følgende dokumenter og processer:

  • Filplan     En filplan beskriver de typer af dokumenter eller elementer, som en virksomhed anerkender som officielle forretningsposter. Den angiver, hvor disse data er lagret, og den indeholder oplysninger, som adskiller én datatype fra en anden. Filplanen tjener som en omfattende samling af politikker, processer og retningslinjer til oprettelse, lagring og styring af data. En filplan skal omfatte alle data, uanset medier, herunder papir, e-mail og elektroniske filer. Den skal også angive, hvordan hver datapost klassificeres, sikres og i sidste ende ødelægges. Den skal desuden indeholde oplysninger om særlige kategorier af data, f.eks. fortrolige, særligt vigtige, forretningshemmelige eller privilegerede data. Endelig skal en filplan angive, hvilke personer der er ansvarlige for administrationen af hver datatype.

  • Opbevaringsplan     En opbevaringsplan angiver, hvor længe hver datatype i filplanen skal opbevares (dens opbevaringsperiode) samt fremgangsmåden for dens anbringelse, når udløbet af denne periode nås (dens fordelingsproces). Retningslinjerne i en opbevaringsplan er normalt baseret på juridiske krav, risici for virksomheden og forretningsmæssige behov. Herudover beskriver en opbevaringsplan almindeligvis det risikostyringsberedskab, som bestemmer opbevaringsperioden for hver datatype.

  • Dokument med overholdelseskrav     Et dokument med overholdelseskrav definerer de regler, som it-systemer for datastyring skal henholde sig til, de egenskaber, de skal have, og de former for regelmæssig overvågning, de skal understøtte for at sikre overholdelse.

  • Formel proces til annullering af fordelingen af data     Denne proces, som ofte kaldes en venteposition, beskriver, hvordan en virksomhed annullerer fordelingen af data, når der udføres aktiviteter som procesførelse, revision eller undersøgelser.

  • System til overvågning og rapportering af håndteringen af data     For at sikre at medarbejdere arkiverer, får adgang til og administrerer data ud fra definerede politikker og processer, skal et datastyringsprogram have en proces eller et system til overvågning og rapportering af håndteringen af data.

Toppen af siden

Konfigurere et websted til et datacenter

Når en virksomhed begynder på en detaljeret planlægning af datastyring og udarbejder en formel plan for datastyringen, kan den oprette og konfigurere et websted til et datacenter som hjælp til at implementere dette program.

Det kræver følgende at konfigurere et websted til et datacenter:

  1. Opret dokumentbiblioteker eller lister til administration og lagring af hver datatype, der er angivet i filplanen.

    Vi anbefaler, at du opretter ét dokumentbibliotek for hver indholdstype i dataplanen.

    Når data sendes til datacenteret, distribueres de til den relevante liste eller det relevante bibliotek.

  2. Opret kolonner til de relevante dokumentbiblioteker, lister eller indholdstyper, som kan indeholde og vise metadataene for hver datatype, der er angivet i filplanen.

  3. Angiv informationsstyringspolitikkerne for hver datatype på webstedet til datacenteret. Disse politikker skal afspejle de opbevaringsperioder og overvågningskrav, der er angivet i virksomhedens filplan og opbevaringsplan.

  4. Konfigurer postdistributionslisten for at distribuere hver posttype til den korrekte placering. Når poster sendes til webstedet til datacenteret, enten manuelt eller programstyret, bruger Office SharePoint Server 2007 denne tabel til at bestemme, hvordan posten på webstedet til datacenteret skal klassificeres, og hvor den skal sendes hen.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×