Introduktion til samarbejde med SharePoint Server 2007

De fleste mennesker bruger en større del af deres arbejdsdag på at samarbejde om opgaver. De deler oplysninger, arbejder sammen i teams, og de administrerer projekter. Det kan være en udfordring at samarbejde effektivt, hvis du ikke har værktøjer, der gør det let at kommunikere, dele oplysninger og koordinere projektdetaljer og deadlines blandt en større gruppe mennesker.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 kan hjælpe dig med at få arbejdet gjort mere effektivt, da det giver organisationer en platform til at dele oplysninger og arbejde sammen i teams. Et SharePoint-websted tilbyder specifikke typer værktøjer og arbejdsområder, som du kan bruge til at kommunikere med teammedlemmer, spore projekter, koordinere deadlines og samarbejde om at oprette og redigere dokumenter.

Forøgelse af teamproduktivitet

Office SharePoint Server 2007 inkluderer mange forskellige typer webstedskabeloner, som du kan bruge til at oprette et websted.

Bemærk: Denne artiken henviser til et eksempel på et SharePoint-websted, der er oprettet af Adventure Works, en fiktiv virksomhed, der fremstiller cykler, cykeldele og tilbehør til cykler.

Adventure Works' marketingafdeling bruger f.eks. et websted, der er oprettet med skabelonen Websted for team, til at administrere en række teamprojekter og dokumentrelaterede opgaver. Medlemmerne af marketingafdelingen bruger deres websted for team hver dag til at oprette og administrere dokumenter, spore problemer og opgaver og dele links og kontakter. Da de har et sted til disse aktiviteter, kan medlemmer af marketingafdelingen spare tid og få gavn af øget produktivitet.

Webstedskabelonen for et websted for team inkluderer:

  • Biblioteket Delte dokumenter

  • Listen Meddelelser

  • Kalender

  • Listen Teamdiskussion

  • Listen Opgaver

  • Listen Links

Hvis du ønsker at få teamet hurtigt op at køre, kan du let oprette et websted ved hjælp af webstedskabelonen for et websted for team. Denne skabelon til alle formål kan opfylde mange forskellige behov. Den kan gemme langsigtede rutineoplysninger for en enkelt afdeling eller kortsigtede oplysninger om et bestemt projekt, der går på tværs af flere afdelinger. Ved at oprette et websted for team, der kan bruges som et arbejdsområde til samarbejde, kan teamet blive mere effektivt og produktivt og i sidste ende opnå bedre resultater i virksomheden. Du kan også tilpasse webstedet, så det opfylder dit team eller projekts behov ved at tilføje lister, biblioteker eller andre funktioner.

Sådan administreres projekter mere effektivt

Et Office SharePoint Server 2007-websted inkluderer flere funktioner, som du kan bruge til at administrere projekter og koordinere opgaver og deadlines blandt personer. Webstedet for Adventure Works' marketingteam har en kalender, som teammedlemmerne bruger til at spore vigtige møder, begivenheder i branchen og messer. Marketingteammedlemmerne knytter kalenderen til deres personlige kalendere i Microsoft Office Outlook 2007, så de kan se disse oplysninger sammen med deres personlige kalenderoplysninger. Marketingafdelingen bruger også en projektopgaveliste til at visualisere og spore nøglefaserne i marketingprojekter.

Der er flere måder at bruge et websted for team på for at håndtere projekter mere effektivt:

  • Brug indbyggede funktioner, som f.eks. listeskabelonen Projektopgaver, som sætter dig i stand til at visualisere opgaverelationer og projektstatus med automatiserede Gantt-diagrammer.

  • Koordiner teamets arbejde med delte kalendere, advarsler og meddelelser. Du kan forbinde en kalender på SharePoint-webstedet med din egen kalender i Office Outlook 2007, hvor du kan få den vist og opdatere den, ligesom du gør med din personlige kalender.

  • Opret websteder for mødearbejdsområder for at samle materialer og dokumenter, der er relaterede til et møde.

Oprettelse, gennemsyn og deling af dokumenter

Et Office SharePoint Server 2007-websted hjælper også grupper af personer med at oprette og redigere dokumenter i fællesskab. Adventure Works' marketingafdeling bruger f.eks. to forskellige typer biblioteker til at administrere det indhold, som teamet opretter:

  • Teammedlemmer gemmer generelt marketing- og budgetdokumenter i biblioteket Delte dokumenter, hvor andre teammedlemmer let kan læse dem eller tjekke dem ud og redigere dem.

  • Teamet bruger diasbiblioteker til at gemme og genbruge dias til forskellige præsentationer.

For specielle projekter, der kun involverer nogle få personer, opretter teammedlemmer nogle gange underwebsteder for dokumentarbejdsområder på deres websted for team. Websteder for dokumentarbejdsområde hjælper dig med at koordinere arbejde på et enkelt dokument eller en gruppe af dokumenter.

Der er flere forskellige måder, hvorpå du kan gemme og arbejde på dokumenter eller andre filer på websted for team:

  • Brug dokumentbiblioteker til at gemme og administrere vigtige dokumenter. Funktioner, som f.eks. versionsstyring, hjælper dig med at holde styr på et dokuments versioner. Eller du kan kræve, at et dokument i et bibliotek tjekkes ud for at forhindre, at flere personer foretager ændringer på samme tid.

  • Opret websteder for dokumentarbejdsområder for at koordinere udviklingen af specifikke dokumenter.

  • Brug diasbiblioteker til at dele og genbruge Microsoft Office PowerPoint 2007-dias på et centralt sted.

  • Tag dokumentbiblioteker offline i Office Outlook 2007 for at gøre det muligt for andre at se og redigere dokumenter, mens de ikke har forbindelse til netværket.

  • Brug arbejdsprocesser til at administrere fælles opgaver, som f.eks. dokumentgennemsyn eller godkendelse. Hvis du vil vide mere om arbejdsprocesser, kan du se afsnittet Enterprise Content Management i dette kursus.

Opsamling og deling af gruppeviden

Et Office SharePoint Server 2007-websted giver organisationer et centralt sted at finde de bedste fremgangsmåder, dele oplysninger og fremme standardiserede forretningsprocesser. Adventure Works' marketingafdeling bruger både et wiki-websted og en blog til at hente og formidle oplysninger af interesse for teamet. Marketingteammedlemmer bruger en wiki til at kompilere generelle oplysninger om forretnings- og teamprocesser, som vil være nyttige til at hjælpe nye teammedlemmer. Et medlem af teamet kan føje oplysninger til wiki'en eller opdatere wiki-indlæggene.

Flere medlemmer af teamet indsender også rutinemæssigt brancherelaterede eller marketingrelaterede oplysninger til en blog, hvor andre teammedlemmer kan læse indlæggene og kommentere på dem. Marketingbloggen giver teammedlemmer et forum, hvor de kan dele nye ideer, meninger eller inspiration.

Her er nogle måder, du kan bruge et websted for team på for at hente og dele kollektiv teamviden eller vigtige oplysninger:

  • Spor opdateringer og oplysninger med meddelelser eller RSS (Really Simple Syndication).

  • Brug blogs til at dele eller videregive oplysninger.

  • Hent gruppeviden eller interne dokumentprocesser ved hjælp af en wiki.

  • Brug undersøgelser eller diskussioner til at indsamle oplysninger eller opfordre til dialog.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×