Introduktion til politikker for administration af oplysninger

En politik for administration af oplysninger er et sæt regler for en type indhold. Politikker for administration af oplysninger giver organisationer mulighed for at styre og registrere ting, som f.eks. hvor længe indhold bevares, eller hvilke handlinger brugerne kan foretage med indholdet. Politikker for administration af oplysninger kan hjælpe organisationer med at overholde juridiske eller statslige love og forordninger, eller de kan blot håndhæve interne forretningsprocesser.

En organisation, der skal overholde statslige love og forordninger, som kræver, at organisationen har "tilstrækkelige styringsmekanismer" for organisationens regnskaber, kan f.eks. oprette en eller flere politikker til administration af oplysninger, der overvåger bestemte handlinger i udfærdigelses- og godkendelsesprocessen for alle dokumenter med relation til finansielle indberetninger.

Du kan finde trinvis vejledning under Opret og anvend politikker for administration af oplysninger.

Funktioner for politikker for administration af oplysninger

Der er fire grundlæggende kategorier for funktioner for foruddefinerede politikker, som organisationer kan bruge enkeltvis eller sammen for at administrere indhold og processer.

Politikker om Typer af indhold

Funktionen Overvågningspolitik hjælper organisationer med at analysere, hvordan deres systemer til indholdsstyring bruges, ved at logføre de hændelser og handlinger, der udføres på dokumenter og listeelementer. Du kan konfigurere politikfunktionen Revision, så der logges hændelser, når f.eks. et dokument eller et element redigeres, vises, tjekkes ind, tjekkes ud, slettes eller får nye tilladelser. Alle disse revisionsoplysninger gemmes i en enkelt revisionslog på serveren, og webstedsadministratorer kan køre rapporter mod den.

Politikken Udløb hjælper organisationer med at slette eller fjerne forældet indhold fra deres websteder på en ensartet og registrerbar måde. Dette hjælper dig med at administrere både de omkostninger og risici, der er forbundet med at bevare forældet indhold. Du kan konfigurere en politik for udløb for at angive, at bestemte typer af indhold udløber på en bestemt dato eller inden for en periode, efter dokumentet blev oprettet eller senest blev redigeret.

Organisationer kan også oprette eller implementere brugerdefinerede politikfunktioner for at imødekomme bestemte behov. Det kan f.eks. være en god ide for en produktionsvirksomhed at definere en politik for administration af oplysninger for alle kladder med produktdesignspecifikationer, som forhindrer brugerne i at udskrive kopier af disse dokumenter på usikre printere. For at definere denne type af politik for administration af oplysninger kan du oprette og implementere en politikfunktion for begrænset udskrivning, som kan føjes til den relevante politik for administration af oplysninger for produktdesignspecifikationer.

Steder, hvor en politik for administration af oplysninger kan anvendes

Hvis du vil implementere en politik for administration af oplysninger, skal du føje den til en liste, et bibliotek eller en indholdstype på et websted. Det sted, hvor du opretter eller tilføjer en politik for administration af oplysninger, påvirker, hvor bredt politikken gælder, eller hvor bredt den kan anvendes. Du kan:

Opret en politik for en gruppe af websteder og derefter føje politikken til en indholdstype, en liste eller et bibliotek Du kan oprette en politik for en gruppe af websteder på listen Politikker på det øverste niveau i en gruppe af websteder. Når du har oprettet en politik for en gruppe af websteder, kan du eksportere den, så administratorer af andre grupper af websteder kan importere den til deres Politikker-liste . Ved at oprette en politik for en gruppe af websteder, som kan eksporteres, kan du standardisere politikkerne for administration af oplysninger på tværs af webstederne i organisationen.

Når du føjer en politik for en gruppe af websteder til en webstedsindholdstype, og en forekomst af den webstedsindholdstype føjes til en liste eller et bibliotek, kan ejeren af listen eller biblioteket ikke ændre politikken for gruppen af websteder for listen eller biblioteket. Tilføjelse af en politik for en gruppe af websteder til en webstedsindholdstype er en god måde at sikre, at politikkerne for gruppen af websteder overholdes på alle niveauer i webstedshierarkiet.

Link til indholdstype for politikskabelon på siden Indstillinger for websted

Opret en politik for administration af oplysninger for en webstedsindholdstype i galleriet Webstedsindholdstype på webstedet på det øverste niveau, og føj derefter indholdstypen til en eller flere lister eller biblioteker Du kan også oprette en politik for administration af oplysninger direkte for en webstedsindholdstype og derefter knytte en forekomst af webstedsindholdstypen til flere lister eller biblioteker. Hvis du opretter en politik for administration af oplysninger på denne måde, har alle elementer i gruppen af websteder med den indholdstype eller en indholdstype, som nedarver fra den indholdstype, politikken. Hvis du opretter en politik for administration af oplysninger direkte for en webstedsindholdstype, er det dog sværere at genbruge denne politik for administration af oplysninger i andre grupper af websteder, da de politikker, der oprettes på denne måde, ikke kan eksporteres.

Link til webstedsindholdstyper på siden Indstillinger for websted

Link til informationsadministrationspolitik på siden indstillinger for webstedsindholdstype

Bemærk! Hvis du vil styre, hvilke politikker der bruges i en gruppe af websteder, kan administratorerne af grupper af websteder deaktivere muligheden for at angive politikfunktioner direkte i en indholdstype. Når denne begrænsning gælder, kan de brugere, som opretter indholdstyper, kun vælge politikker på listen Politikker for gruppe af websteder.

Opret en politik for administration af oplysninger for en liste eller et bibliotek Hvis organisationen har brug for at anvende en bestemt politik for administration af oplysninger på et meget begrænset indholdssæt, kan du oprette en politik for administration af oplysninger, som kun gælder for en enkelt liste eller et enkelt bibliotek. Dette er den mindst fleksible måde at oprette en politik for administration af oplysninger på, da politikken kun gælder for ét sted, og den kan ikke eksporteres eller genbruges andre steder. Nogle gange kan du dog have brug for at oprette entydige politikker for administration af oplysninger med begrænsede anvendelsesmuligheder for at håndtere bestemte situationer.

Link til politikker for administration af oplysninger på siden med indstillinger for dokumentbibliotek

Noter

Du kan kun oprette en politik for administration af oplysninger for en liste eller et bibliotek, hvis listen eller biblioteket ikke understøtter flere indholdstyper. Hvis en liste eller et bibliotek understøtter flere indholdstyper, skal du definere en politik for administration af oplysninger for hver enkelt listeindholdstype, som er tilknyttet listen eller biblioteket. Ved listeindholdstyper forstås forekomster af en webstedsindholdstype, som er tilknyttet en bestemt liste eller et bestemt bibliotek.

Hvis du vil styre, hvilke politikker der bruges i en gruppe af websteder, kan administratorerne af grupper af websteder deaktivere muligheden for at angive politikfunktioner direkte på en liste eller i et bibliotek. Når denne begrænsning gælder, kan de brugere, som administrerer lister eller biblioteker, kun vælge politikker på listen Politikker for gruppe af websteder.

Toppen af siden

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×