Introduktion til politikker for administration af oplysninger

Virksomheder kan definere og bruge politikker for administration af oplysninger på Microsoft Office SharePoint Server 2007-websteder til at gennemtvinge overholdelse af virksomhedens forretningsprocesser eller juridiske eller offentlige myndigheders bestemmelser for administration af oplysninger. Politikker for administration af oplysninger gør det muligt for websteds- eller listeadministratorer at styre, hvordan indhold administreres.

Denne artikel indeholder

Hvad er en politik for administration af oplysninger?

Sådan kan politikker for administration af oplysninger bruges på et websted

Hvad er en politik for administration af oplysninger?

En politik for administration af oplysninger er et sæt af regler for en indholdstype. Politikker for administration af oplysninger sætter virksomheder i stand til at styre og følge op på forskellige ting, f.eks. hvor længe indhold opbevares, eller hvilke handlinger brugere kan udføre på indholdet. Politikker for administration af oplysninger kan hjælpe virksomheder til at overholde juridiske eller offentlige myndigheders bestemmelser, eller de kan simpelthen gennemtvinge interne forretningsprocesser. For eksempel kan en virksomhed, som skal følge en offentlig myndigheds bestemmelse om at udføre "passende kontrol" af sine regnskaber, oprette en eller flere politikker for administration af oplysninger, som overvåger bestemte handlinger i oprettelses- og godkendelsesprocessen for alle dokumenter i forbindelse med arkivering af regnskaber.

Politikfunktioner i Office SharePoint Server 2007

Hver enkelt regel i en politik for administration af oplysninger er en politikfunktion. Office SharePoint Server 2007 indeholder en række foruddefinerede politikfunktioner, som virksomheder kan bruge individuelt eller kombineret til at definere politikker for administration af oplysninger for deres websteder. Der findes følgende politikfunktioner i Office SharePoint Server 2007:

  • Overvågning    Politikfunktionen Overvågning gør det lettere for virksomheder at analysere, hvordan deres indholdsstyringssystemer bruges, ved at logge hændelser og handlinger, som udføres på dokumenter og listeelementer. Virksomheder kan konfigurere overvågningspolitikfunktionen, så der logføres hændelser, som når et dokument eller et element redigeres, ses, tjekkes ind, tjekkes ud, slettes eller får ændret tilladelser. Alle overvågningsoplysningerne gemmes i en enkelt overvågningslogfil på serveren, og webstedsadministratorer kan køre rapporter på den. Virksomheder kan også bruge Office SharePoint Server 2007 Objektmodel til at skrive og tilføje brugerdefinerede hændelser i overvågningsloggen.

  • Udløb    Politikfunktionen Udløb hjælper virksomheder med at slette eller fjerne forældet indhold fra deres websteder på en ensartet, registrerbar måde. Denne politikfunktion gør det muligt for virksomheder at administrere såvel de udgifter som den risiko, der er forbundet med at opbevare forældet indhold. Virksomheder kan konfigurere en udløbspolitik for at angive, at bestemte typer af indhold udløber på en bestemt dato eller inden for et beregnet tidsrum efter en vis dokumentaktivitet (f.eks. oprettelse eller redigering).

  • Stregkoder    Politikfunktionen Stregkoder sætter virksomheder i stand til at spore fysiske kopier af dokumenter eller listeelementer, som er blevet udskrevet fra et websted. Stregkodepolitikfunktionen opretter en entydig identifikationsværdi for et dokument. Brugere kan derefter indsætte et stregkodebillede af værdien i de Microsoft Office-dokumenter, de opretter. De kan også bruge en stregkode på en fysisk kopi af et dokument til at søge efter den oprindelige kopi af dokumentet på serveren. Som standard er stregkoder kompatible med den almindelige kode 39-standard (ANSI/AIM BC1-1995, kode 39). Virksomheder kan bruge Office SharePoint Server 2007 Objektmodel til at installere andre stregkodeleverandører.

  • Etiketter    Politikfunktionen Etiketter sætter også virksomheder i stand til at spore fysiske kopier af dokumenter eller listeelementer, som er blevet udskrevet fra et websted. Politikfunktionen opretter automatisk tekstetiketter baseret på dokumentegenskaber og formatering, som en webstedsadministrator eller listeadministrator angiver. Når brugere indsætter etiketter i Microsoft Office-dokumenter, opdateres etiketterne automatisk med oplysningerne fra dokumentets egenskaber.

Toppen af siden

Brugerdefinerede politikfunktioner

Virksomheder kan også oprette og implementere brugerdefinerede politikfunktioner for at opfylde bestemte krav. Et produktionsselskab vil f.eks. definere en politik for administration af oplysninger for alle foreløbige dokumenter med produktdesignspecifikationer, som forhindrer brugere i at udskrive kopier af disse dokumenter på ikke-sikre printere. For at kunne definere denne form for politik for administration af oplysninger kan virksomheden oprette og implementere en politikfunktion til begrænsning af udskrivning, som kan føjes til den relevant politik for administration af oplysninger for produktdesignspecifikationens indholdstype.

Toppen af siden

Integration af politik for administration af oplysninger i programmer til 2007 Microsoft Office-system

Der findes flere måder, hvorpå politikker for administration af oplysninger i Office SharePoint Server 2007 kan vises for brugere i klientprogrammerne til 2007 Office-udgivelse. Når du konfigurerer en politik for administration af oplysninger på serveren for en bestemt indholdstype, liste eller et bestemt bibliotek, kan du skrive en politikerklæring, som vises for brugere, der arbejder med indhold, som er underlagt denne politik. Politikerklæringen kan oplyse brugere om, at politikkerne for administration af oplysninger gennemtvinges for dokumentet, eller den kan indeholde detaljerede oplysninger, f.eks. om at dokumentet udløber efter en bestemt tidsperiode. Når brugere åbner dokumenter, som er underlagt politikker for administration af oplysninger i et af klientprogrammerne til 2007 Office-udgivelse, vises denne politikerklæring. Hvis en politik for administration af oplysninger desuden indeholder politikfunktionen Stregkode eller Etiketter, kan politikken konfigureres på en måde, så brugere skal indsætte stregkoder eller etiketter i Microsoft Office-dokumenter, når de forsøger at gemme eller udskrive dem fra et klientprogram til 2007 Office-udgivelse.

Toppen af siden

Sådan kan politikker for administration af oplysninger bruges på et websted

Når du vil implementere en politik for administration af oplysninger, skal du tilføje den på en liste, i et bibliotek eller i en indholdstype på et websted. De steder, hvor du enten opretter eller tilføjer en politik for administration af oplysninger, har indflydelse på, hvor bredt politikken dækker, og hvor bredt den kan bruges. Du kan:

  • Oprette en politik for en gruppe af websteder og derefter føje denne politik til en indholdstype, en liste eller et bibliotek     Du kan oprette en politik for en gruppe af websteder på listen Politikker for gruppe af websteder for webstedet på øverste niveau i en gruppe af websteder. Når du har oprettet en politik for gruppen af websteder, kan du eksportere den, så webstedsadministratorer for andre grupper af websteder kan importere den til deres liste over politikker for grupper af websteder. Ved at oprette en politik for en gruppe af websteder, som kan eksporteres, kan du standardisere politikkerne for administration af oplysninger på tværs af webstederne i virksomheden.

    Når du føjer en politik for administration af oplysninger til en webstedsindholdstype, og en forekomst af denne webstedsindholdstype tilføjes på en liste eller i et bibliotek, kan ejeren af listen eller biblioteket ikke ændre politikken for gruppen af websteder for listen eller biblioteket. Tilføjelse af en politik for en gruppe af websteder i en indholdstype er en god måde at sikre sig, at politikker for grupper af websteder gennemtvinges på alle niveauer i webstedshierarkiet.

    Bemærk: Administratorer af grupper af websteder kan angive en politik på listen Politikker for grupper af websteder som den standardpolitik for grupper af websteder, der skal bruges til alle dokumentbiblioteker og dokumentbaserede indholdstyper. Hvis der vælges en standard, bruger disse biblioteker og indholdstyper denne politik for administration af oplysninger, medmindre der er angivet en anden politik.

  • Oprette en politik for administration af oplysninger til en webstedsindholdstype i Galleri med webstedsindholdstyper på webstedet på øverste niveau og derefter føje denne indholdstype til en eller flere lister eller et eller flere biblioteker     Du kan også oprette en politik for administration af oplysninger direkte til en webstedsindholdstype og derefter knytte en forekomst af denne webstedsindholdstype til flere lister eller biblioteker. Hvis du opretter en politik for administration af oplysninger ved hjælp af denne metode, gælder politiken for alle elementer i gruppen af websteder for denne indholdstype eller en indholdstype, som nedarver fra den pågældende indholdstype. Hvis du opretter en politik for administration af oplysninger direkte til en webstedsindholdstype, er det vanskeligere at genbruge denne politik for administration af oplysninger i andre grupper af websteder, fordi politikker, som oprettes på denne måde, ikke kan eksporteres.

    Bemærk: For at styre hvilke politikker der bruges i en gruppe af websteder, kan administratorer af grupper af websteder deaktivere muligheden for at indstille politikfunktioner direkte i en indholdstype. Når denne begrænsning er i kraft, kan brugere, som opretter indholdstyper, kun vælge politikker fra listen Politikker for gruppe af websteder.

  • Oprette en politik for administration af oplysninger til en liste eller et bibliotek     Hvis virksomheden har brug for at anvende en bestemt politik for administration af oplysninger på et meget begrænset indholdssæt, kan du oprette en politik for administration af oplysninger, som kun gælder for en enkelt liste eller et enkelt bibliotek. Denne måde at oprette en politik for administration af oplysninger på er den mindst fleksible, fordi politikken kun gælder for ét sted, og den kan ikke eksporteres eller genbruges på andre steder. I nogle virksomheder kan det dog være nødvendigt at oprette entydige politikker for administration af oplysninger med begrænset anvendelighed for at håndtere særlige situationer.

    Bemærkninger: 

    • Du kan kun oprette en politik for administration af oplysninger til en liste eller et bibliotek, hvis listen eller biblioteket ikke understøtter flere indholdstyper. Hvis en liste eller et bibliotek understøtter flere indholdstyper, skal du definere en politik for administration af oplysninger for hver enkelt listeindholdstype, som tilknyttes den pågældende liste eller det pågældende bibliotek (forekomster af en webstedsindholdstype, som er knyttet til en bestemt liste eller et bestemt bibliotek, kaldes listeindholdstyper).

    • Når administratorer af grupper af websteder vil styre, hvilke politikker der bruges i en gruppe af websteder, kan de deaktivere muligheden for at indstille politikfunktioner direkte på en liste eller i et bibliotek. Når denne begrænsning er i kraft, kan brugere, som administrerer lister eller biblioteker, kun vælge politikker fra listen Politikker for gruppe af websteder.

    Oplysninger om oprettelse af en politik for administration af oplysninger til en liste eller et bibliotek finder du under Angive politikker for administration af oplysninger for en liste, et bibliotek eller en listeindholdstype.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×