Introduktion til konvertering af papirformularer til InfoPath-formularer

Denne artikel handler om fordelene ved at bruge elektroniske formularer i stedet for papirbaseret formularer til at indsamle data. Den indeholder også nogle bedste fremgangsmåder for at konvertere papirbaserede formularer til Microsoft Office InfoPath-formularskabeloner.

Bemærk: Hvis din papirbaserede formular er designet i Microsoft Office Word eller Microsoft Office Excel, kan du bruge guiden Importer i InfoPath til hurtigt at konvertere dokumentet eller projektmappen til en InfoPath-formularskabelon. Hvis formularen er oprettet i et andet program, eller hvis du ikke få adgang til den oprindelige kildefil til formularen, skal du oprette papirformularen fra bunden i InfoPath.

Denne artikel indeholder

Fordele ved at bruge elektroniske formularer

Bedste fremgangsmåder for at konvertere papirformularer

Fordele ved at bruge elektroniske formularer

Der er mange fordele ved at bruge elektroniske formularer i stedet for papirbaserede formularer. Disse fordele omfatter følgende:

Nøjagtige og ensartede data    Med papirformularer skriver folk ofte oplysninger de forkerte steder eller misforstår instruktionerne til at udfylde formularen. Fejl opstår også, når en medarbejder skal indtaste formulardata i en database eller et andet program manuelt. Det kan være dyrt og tidskrævende at finde frem til og løse problemer med disse typer dataindtastningsfejl. InfoPath indeholder en række automatiserede måder til at hjælpe brugerne med at undgå dataindtastningsfejl. Du kan f.eks. bruge formler for automatisk at beregne matematiske værdier for brugerne. Du kan også bruge betinget formatering til at fremhæve brugerens data eller aktivere stavekontrollen, så brugerne kan kontrollere for stavefejl, før de sender deres formularer. Det er også muligt at udfylde felterne for brugere automatisk ved hjælp af eksisterende data fra en database eller et andet datalagringssystem. Du kan f.eks. designe en salgsformular, der udfylder medarbejderoplysningsfelter automatisk, når brugerne indtaster deres identifikationsnummer i en medarbejder-id-felt.

Nemme opdateringer    Hvis du vil opdatere en eksisterende formularskabelon, kan du ændre den, genudgive den og udsende den til brugerne igen. Opdateringen sker automatisk, næste gang, at brugere åbner en formular, der er baseret på formularskabelonen. Hvis brugere arbejder offline, når du publicerer en opdateret formularskabelon, forekommer opdateringen næste gang de opretter forbindelse til netværket. Brugerne lægger normalt ikke mærke til, at der udføres en opdatering, selvom du kan designe din formularskabelon til at advare brugerne.

Indstillinger for arbejdsproces    Ved at drage fordel af arbejdsprocesfunktioner i InfoPath kan du øge den overordnede effektivitet af almindelige forretningsprocesser, hvor data sendes fra én person til en anden. Arbejdsprocesser kan reducere omkostninger og tid til koordinering af forretningsprocesser, f.eks. projektgodkendelse eller dokumentgennemgang, ved at administrere og spore de manuelle opgaver i forbindelse med disse processer. Forestil dig f.eks. en papirbaseret udgiftsrapporteringsproces, hvor en medarbejder udfylder en trykt udgiftsformular, vedhæfter en papirdistributionsliste til formularen og derefter sender det via intern post til sin leder. Efter godkendelse af rapporten kontrollerede lederen feltet ud for hendes navn på distributionslisten, og derefter sendte han rapporten til økonomiafdelingen via intern post. Hvis regnskabschefen godkender rapporten, udstedes der en check med det tilhørende beløb. Der kunne gå uger fra tidspunktet, hvor den første rapport blev sendt, og indtil medarbejderen modtog checken med udlægget. Hvis du bruger InfoPath sammen med Microsoft Office SharePoint Server 2007, kan du automatisere denne type arbejdsproces, hvilket kan give betydelige besparelser båden hvad angår tid og penge.

Integration med andre systemer    Du kan integrere formulardata fra InfoPath med andre produkter eller teknologier. Du kan f.eks. gemme formulardata i en Microsoft SQL Server-database eller beslutter at baserer designet af din formularskabelon på en webtjeneste, så du kan sende data til en database, der ikke er direkte understøttet af InfoPath. InfoPath fungerer sammen med mange andre programmer og servere i Microsoft Office-systemet, herunder Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel og Microsoft Office Access. Du kan blandt andet designe og udfylde InfoPath-formularer i Outlook-mails, eksportere InfoPath-data til Excel-projektmapper, sende InfoPath-data til en Access-database eller forespørge data fra en SharePoint-liste. Desuden kan udviklere integrere InfoPath-kontrolelementer i de brugerdefinerede forretningsprogrammer, der bruges i din virksomhed.

Tilføjet sikkerhed    Papirformularer er ikke nødvendigvis sikre. De kan blive sendt det forkerte sted hen eller gå tabt, hvilket udfør en potentiel risiko for offentliggørelse af følsomme oplysninger. Sikkerhedsmodellen i InfoPath er relateret til sikkerhedszonen og niveauindstillingerne i Windows Internet Explorer. Disse sikkerhedsfunktioner er designet til at beskytte brugernes formularer og computere fra usikre handlinger, f.eks. at åbne eller sende data til en kilde, der ikke er tillid til. InfoPath indeholder andre sikkerhedsforanstaltninger, herunder beskyttelse af designet af en formularskabelon, brug af digitale signaturer, administration af visse formularhandlinger, f.eks. fletning og afsendelse, og tillid til formularer, som er installeret på brugernes computere.

Toppen af siden

Bedste fremgangsmåder for at konvertere papirformularer

Følgende liste beskriver nogle overvejelser, du skal huske på, når du konverterer papirformularer til InfoPath-formularskabeloner.

  • Bruge layouttabeller til at organisere sektioner af formularen    Som med en papirformular kan du organisere en elektronisk form, så personer, der udfylder den, kan bevæge dig gennem formularen på en logisk måde. I InfoPath kan du bruge layouttabeller til at organisere kontrolelementer, til at adskille én sektion fra en anden, og til at holde logoer og andre grafikelementer. Desuden får du, ved at bruge layouttabeller, den ekstra fordel, at du nemmere kan justere tekstfelter, afkrydsningsfelter og andre elementer, så formularskabelonen ser professionel og flot ud. I følgende eksempel bruges layouttabel til at organisere tekstfelter i en sektion på en formularskabelon.

    Layouttabel i sektion i formularskabelon

    1. Denne layouttabel indeholder to rækker.

    2. Der er tre kolonner i den anden række. Midterkolonnen bruges kun til afstandsformål.

  • Overvej løsninger til valgfri oplysninger    Papirformularer indeholder ofte sektioner, som er reserveret til bestemte kategorier af brugere. På et hospital kan en patientoplysningsformular f.eks. indeholder et afsnit "Udelukkende til administrationsbrug", som er beregnet til at blive udfyldt af sygeplejersker eller andre medicinske personale og ikke af en patient. I InfoPath er der flere måder at give plads til denne type valgfri oplysninger. En af de bedste metoder er at bruge en valgfri sektion, som er et kontrolelement, der indeholder andre kontrolelementer, men som ikke vises i formularen, medmindre brugeren vælger at tilføje den. På en formularskabelon for en statusrapport kan du f.eks. medtage en valgfri Noter-sektion. Brugere, der vil tilføje supplerende noter, kan indsætte og udfylde denne valgfrie sektion. Alle andre kan lade sektionen være skjult.

    Valgfri sektion anvendes til at indsamle noter

    Du kan også bruge betinget formatering til at skjule visse felter, medmindre en bestemt tilstand er opnået i formularen – i en programformularskabelonen kan du f.eks. skjule et bestemt sæt felter, indtil brugeren markerer afkrydsningsfeltet 18 eller ældre.

  • Brug gentagne tabeller i stedet for almindelige tabeller    Du kan bruge gentagne tabeller til at spare plads og give brugerne ekstra meget fleksibilitet, når de udfylde formularen. Når du bruger gentagne tabeller, behøver din formularskabelon ikke at vise utallige tomme rækker, første gang brugeren åbner den. I stedet får brugere normalt kun vist én række og tilføjer kun flere, når, og hvis de har brug for dem.

    Gentaget tabel, som bruges til at samle linjeelementer i en udgiftsrapport

  • Bestemme databehov    Før du konverterer din papirformular, skal du beslutte, hvad der i sidste ende skal ske med de data, som brugerne angiver i den elektroniske formular. Ved på forhånd at tage stilling til dine databehov, før du konverterer papirformularen, kan du afgøre, om du har den infrastruktur, der er nødvendige for at oprette din formularskabelon. Hvis brugere f.eks. hurtigt skal kunne sende formulardata frem og tilbage, og du ikke har brug for at kunne genbruge dataene, kan du udgive dine formularskabeloner som en mail. Du kan derefter gemme brugerformularer i en InfoPath Forms-mappe i din indbakke. Hvis andre skal kunne åbne og dele formulardataene, kan du gemme samlinger af relaterede InfoPath-formularer i biblioteker på en server, der kører Microsoft Windows SharePoint Services. Hvis brugere skal have adgang til formulardata i andre virksomhedsprogrammer eller -systemer, f.eks. udgiftsrapportering eller regnskabsprogrammer, kan du gemme dataene i virksomhedsdatabaser. Dette sker ofte ved at knytte formularskabelonen til en webtjeneste, der fungerer som mellemled mellem formularskabelonen og databasen eller virksomhedssystemet.

  • Afgør, hvor mange visninger du skal bruge    I InfoPath kan du oprette forskellige visninger af den samme formularskabelon. En visning er en anden måde at præsentere data på i en formularskabelon. Hvis du designer en formularskabelon for ansøgning om tilladelser, kan du f.eks. bruge én visning, som elektrikeren skal udfylde, en anden visning til modtageren og en tredje visning til den undersøger, der godkender eller afviser ansøgningen. Ved at bruge visninger fjerner du behovet for at designe og vedligeholde flere forskellige formularer til den samme forretningsproces.

  • Afgøre, hvilke typer kontrolelementer du skal bruge    Hvis du har oprettet en papirformular i et program som f.eks. Word, som ikke er beregnet til at designe formularer, har du formentlig brugt tekstfelter, afkrydsningsfelter, knapper og måske et par andre kontrolelementer. InfoPath indeholder mere end 30 forskellige kontrolelementer, du kan føje til din formularskabelon. Udover standardkontrolelementer, f.eks. tekstfelter og listefelter, indeholder InfoPath en lang række nye kontrolelementer, f.eks. gentagne tabeller, valggrupper og valgfri sektioner. Med disse typer af kontrolelementer kan du designer en fleksible formularskabelon, der er tilpasset dine brugere. I en formularskabelon for en udgiftsrapport kan du f.eks. bruge en gentagen tabel til at give brugere mulighed for kun at indtaste så mange udgiftsposter, de skal bruge.

  • Overvej at bruge skabelondele til fælles sæt af kontrolelementer    Hvis du har en lang række papirformularer, der skal konverteres, kan du se efter fælles afsnit og feltsæt, der kan gøres til InfoPath-skabelondele. En skabelondel en er en del af en formularskabelon, der kan blive gemt til senere brug i andre formularskabeloner. En typisk skabelondel består af kontrolelementer og en datakilde, og kan også indeholde funktioner som f.eks. dataforbindelser, datavalidering og regler. Ved at oprette og bruge skabelondele kan du sikre, at formularskabeloner i din organisation er ensartede i tone, struktur og funktionsmåde. En hr-afdeling kan f.eks. bruge en enkelt kontaktoplysningsskabelondel i alle dens formularskabeloner.

    skabelondel, der optræder i flere formularer

  • Aktivere digitale signaturer    I InfoPath kan du konfigurere din formularskabelon, så brugerne kan signere visse dele af en formular eller hele formularen. Signering af en formular hjælper til at godkende en bruger, som den person, der har udfyldt formularen, og som også hjælper med at sikre, at oplysningerne i formularen ikke blev ændret.

  • Bruge funktioner, som hjælper brugerne med at udfylde formularer    I InfoPath kan du tildele standardværdier til kontrolelementer for at hjælpe brugerne med at udfylde dine formularer hurtigere. I en udgiftsrapport, kan du f.eks. tildele dags dato som standardværdi for kontrolelementet datovælger. Du kan tildele formler til felterne Subtotal og Total, så udgifter beregnes automatisk, når brugeren indtaster udgifter. Du kan også aktivere stavekontrol, så brugerne kan tjekke den tekst, de skriver, for stavefejl, ligesom de gør i ethvert andet Microsoft Office-dokument. Og hvis du vil give formularspecifikke kommandoer eller Hjælp-indhold, kan du oprette en opgaveruden Brugerdefineret der vises ud for formularen.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×