Introduktion til integrering af data mellem Access og et SharePoint-websted

Du kan dele og administrere data på mange måder ved hjælp af Microsoft Office Access 2007 med Windows SharePoint Services 3.0. Du kan drage nytte af samarbejdsfunktionerne på et SharePoint-websted og samtidigt bruge dataindtastnings- og analysefunktionerne i Access. Du kan f.eks. holde styr på dataversioner, abonnere på beskeder, så du ved, når der foretages ændringer, og administrere tilladelser til dataene.

Denne artikel indeholder

Måder at arbejde med data på

Integrere og administrere data

Holde styr på data og arbejdsproces

Måder at arbejde med data på

Når du bruger Office Access 2007, kan du dele, administrere og opdatere data fra SharePoint-websteder på flere forskellige måder.

Flytte data til et SharePoint-websted    Når du flytter en database fra Access til et SharePoint-websted, opretter du lister på SharePoint-webstedet, der tilknyttes som tabeller i databasen. Når en database flyttes, opretter Access et nyt frontendprogram med alle de gamle formularer og rapporter og de nye, tilknyttede tabeller, der lige er blevet eksporteret. Med guiden Flyt til SharePoint-websted får du hjælp til at flytte dataene fra alle dine tabeller på én gang.

Når SharePoint-listerne er oprettet, kan brugerne arbejde med dem på SharePoint-webstedet eller i de tilknyttede tabeller i Access samtidigt med, at de bruger et SharePoint-websteds funktioner til at administrere dataene og holde sig ajour med ændringer. Som administrator kan du administrere tilladelse til dataene og dataversionerne, så du kan se, hvem der har foretaget ændringer til dem, eller du kan gendanne tidligere data.

Udgive data til et SharePoint-websted    Hvis du samarbejder med andre, kan du gemme en kopi af en database i et bibliotek på en SharePoint-server og fortsætte med at arbejde i databasen ved hjælp af formularerne og rapporterne i Access. Du kan tilknytte lister som tabeller i databasen, hvilket er nyttigt, hvis du vil registrere data på SharePoint-webstedet, og derefter kan du oprette formularer, forespørgsler og rapporter for at arbejde med dataene. Du kan f.eks. oprette et Access-program, der leverer forespørgsler og rapporter til SharePoint-lister, som registrerer problemer og administrerer medarbejderoplysninger. Når brugerne arbejder med disse lister på et SharePoint-websted, kan de åbne Access-forespørgslerne og rapporterne fra menuen Vis for SharePoint-listerne. Hvis du f.eks. vil se og udskrive en rapport over Access-problemer til et månedligt møde, kan du gøre det direkte fra SharePoint-listen.

Når du udgiver en database til en server for første gang, kan Access vise en liste over webservere, som gør det nemmere at navigere til det sted, du vil udgive til, som f.eks. et dokumentbibliotek. Når du har udgivet databasen, husker Access placeringen, så du ikke behøver at finde serveren igen, når du udgiver dine ændringer. Når du udgiver en database til et SharePoint-websted, bliver databasen tilgængelig for folk med tilladelse til at arbejde med SharePoint-webstedet.

Åbne Access-formularer og -rapporter fra et SharePoint-websted    Brugere kan åbne lister i detaljerede Access-visninger fra et SharePoint-websted. Access-formularer, -rapporter og -dataark kan vises sammen med andre visninger på et SharePoint-websted. Når du vælger en Access-visning, startes Access, og formularen, rapporten eller dataarket åbnes. Det gør det nemt for dig at køre en detaljeret Access-rapport på et SharePoint-websted uden først at skulle starte Office Access 2007 eller navigere til det rigtige objekt.

Oprette databaser fra SharePoint-lister    Du kan åbne en SharePoint-liste i Access. Hvis der ikke findes en database, kan du oprette en i Access og derefter oprette et sæt formularer og rapporter baseret på din liste.

Tage SharePoint-lister offline med Access    Hvis du har brug for at tage arbejde med hjem, kan du tage dine SharePoint-lister offline med et enkelt klik ved hjælp af Access. Du kan arbejde med dine data i Access og derefter synkronisere dine ændringer eller oprette forbindelse til SharePoint-webstedet senere.

Importere eller oprette kæde til en SharePoint-liste    Du kan hente en SharePoint-liste ind i Access ved at importere eller oprette kæde. Når en SharePoint-liste importeres, oprettes der en kopi af listen i en Access-database. Under importen kan du angive, hvilke lister du vil kopiere, og for hver af de valgte lister kan du angive, om du vil importere hele listen eller kun en bestemt visning. Når du opretter kæde, kan du oprette forbindelse til data i et andet program uden at importere disse oplysninger, så du kan få vist og redigere de nyeste data i både det oprindelige program og Access-databasen uden at oprette og vedligeholde en kopi af dataene i Access.

Toppen af siden

Integrere og administrere data

Når du har flyttet dine Access-data til et SharePoint-websted, kan du administrere, hvem der må se dataene, registrere versionerne og gendanne data, der slettes ved et uheld. Bedre dataintegrering mellem Office Access 2007 og SharePoint-websteder forbedrer ydeevne og programdesign.

Administrere tilladelser på SharePoint-websteder    Du kan tildele forskellige tilladelsesniveauer til lister og Access-databaser på SharePoint-websteder. Du kan tildele begrænsede læserettigheder eller fulde redigeringstilladelser til grupper, og du kan selektivt tillade eller nægte bestemte brugere adgang. Hvis du har brug for at begrænse adgangen til blot nogle få følsomme elementer i en database, kan du angive tilladelser til bestemte listeelementer på et SharePoint-websted.

Holde styr på og administrere versioner på SharePoint-websteder    Du kan holde styr på listeelementversioner og få vist versionshistorikken på et SharePoint-websted. Du kan gendanne en tidligere version af et element, hvis du har brug for det. Hvis du vil vide, hvem der har ændret en række, eller hvornår den blev ændret, kan du få vist versionshistorikken.

Hente data fra papirkurven    Du kan bruge den nye papirkurv på SharePoint-websteder til hurtigt at få vist slettede poster og gendanne oplysninger, der er blevet slettet ved et uheld.

Forbedret ydeevne for tabeller, der er kædet til SharePoint-lister    Den interne behandling af tabeller, der er kædet til SharePoint-lister, er blevet optimeret for at give en hurtigere og smidigere oplevelse end med tidligere versioner.

Forbedret tilknytning af Windows SharePoint Services-datatyper    Med ny understøttelse af felter med flere værdier og vedhæftede filer understøtter Access nu flere af de datatyper, der findes på SharePoint-websteder, hvilket gør design og opbygning af delte programmer nemmere.

Toppen af siden

Holde styr på data og arbejdsproces

Du kan bruge Office Access 2007 med oplysninger fra SharePoint-websteder til at holde styr på organisationens data, problemer og arbejdsproces.

Spore    Access indeholder nu en sporingsskabelon, der interagerer direkte med problemsporingsskabelonen på et SharePoint-websted. Skemaerne er de samme, og Access-løsningen kan bruges som frontend - f.eks. til formularer og forespørgsler - i forhold til data fra et SharePoint-websted.

Holde styr på notatfelters historik    Notatfelter er nyttige til lagring af store mængder information. Du kan angive en egenskab, der beder Access om at bevare en historik over alle ændringer til et notatfelt. Du kan så få vist en historik over ændringerne. Denne funktion understøtter også versionsstyringsfunktionen på SharePoint-websteder, så du også kan bruge Access til at få vist de ændringer, der er blevet foretaget i SharePoint-listen.

Integrere med arbejdsproces på SharePoint-websteder    Du kan nu bruge Access til at arbejde med og rapportere om arbejdsprocesser, så du bedre kan måle projektets status og evaluere dine forretningsgange. Arbejdsprocesrapporterne kan spænde over flere lister såvel som information fra flere arbejdsprocesser.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×