Introduktion til import og eksport af data

I denne artikel kan du se, hvilke typer data du kan importere og eksportere ved hjælp af Access, og du kan se de grundlæggende trin til at komme i gang med en import eller eksport.

En af de mest praktiske funktioner i Access er muligheden for at hente data fra mange andre programmer. Det vil være meget omfattende at skrive en artikel, der dækker alle mulighederne for at importere og eksportere data til og fra Access. I denne artikel beskrives nogle få af de muligheder, der findes for udveksling af data i Access:

  • Kombinere de data, der blev oprettet i andre programmer.

  • Overføre data mellem to andre programmer.

  • Akkumulere og gemme data på langt sigt og eksporteres data til andre programmer som Excel til analyse.

Denne artikel indeholder

Oversigt over eksterne datafunktioner i Access

De typer data, som kan importeres til, oprettes en kæde til eller eksporteres fra Access

Importere eller oprette en kæde til data i et andet format

Eksportere data til et andet format

Oversigt over eksterne datafunktioner i Access

I mange programmer bruger du kommandoen Gem som, når du vil gemme et dokument i et andet format, så det kan åbnes i et andet program. I Access bruges kommandoen Gem som på en anden måde. Du kan gemme Access-objekter som andre Access-objekter, og du kan gemme Access-databaser som tidligere versioner af Access-databaser, men du kan f.eks. ikke gemme en Access-database som en regnearksfil. Det er heller ikke muligt at gemme en regnearksfil som en Access-fil (.accdb). I stedet skal du bruge kommandoerne under fanen Eksterne data i Access for at importere eller eksportere data mellem andre filformater.

Bemærk:  Du kan også skrive makroer eller VBA-kode (Visual Basic for Applications) for at automatisere de import‑ og eksportfunktioner, der findes under fanen Eksterne data.

Toppen af siden

De typer data, som kan importeres til, oprettes en kæde til eller eksporteres fra Access

Du kan hurtigt lære mere om de dataformater, som kan importeres og eksporteres i Access, hvis du åbner en database og kigger på indholdet af fanen Eksterne data på båndet.

Billede af båndet i Access

I gruppen Importér og link vises ikoner for de dataformater, som Access kan importere fra eller oprette en kæde til.

I gruppen Eksportér vises ikoner for alle de formater, som Access kan eksportere data til.

I hver gruppe kan du klikke på Mere for at se de formater, som Access kan arbejde med.

Hvis du ikke kan se det program eller den datatype, du har brug for, kan dine data sandsynligvis eksporteres fra det andet program til et format, som Access kan håndtere. De fleste programmer kan f.eks. eksportere data i kolonner som separeret tekst, som derefter nemt kan importeres i Access.

I følgende tabel kan du se de formater, der kan importeres til, oprettes en kæde til eller eksporteres fra Access:

Program eller format

Er import tilladt?

Er linkning tilladt?

Er eksport tilladt?

Microsoft Office Excel

Ja

Ja

Ja

Microsoft Office Access

Ja

Ja

Ja

ODBC-databaser, f.eks. SQL Server

Ja

Ja

Ja

Tekstfiler (separeret eller med fast bredde)

Ja

Ja

Ja

XML-filer

Ja

Nej

Ja

PDF‑ eller XPS-filer

Nej

Nej

Ja

E-mail (vedhæftede filer)

Nej

Nej

Ja

Microsoft Office Word

Nej, men du kan gemme en Word-fil som en tekstfil og derefter importere tekstfilen.

Nej, men du kan gemme en Word-fil som en tekstfil og derefter oprette en kæde til tekstfilen.

Ja (du kan eksportere som Brevfletning med Word eller RTF)

SharePoint-liste

Ja

Ja

Ja

Datatjenester (se note)

Nej

Ja

Nej

HTML-dokumenter

Ja

Ja

Ja

Outlook-mapper

Ja

Ja

Nej, men du kan eksportere som en tekstfil og derefter importere tekstfilen i Outlook.

dBase-filer

Ja

Ja

Ja

Bemærk:  Hvis du vil aktivere knappen Datatjenester, skal Microsoft .NET 3.5 eller nyere være installeret.

Toppen af siden

Importere eller oprette en kæde til data i et andet format

Den generelle proces for import af og oprettelse af kæder til data er:

  1. Åbn den database, du vil importere eller oprette en kæde til.

  2. Klik på den type data, du vil importere eller oprette en kæde til, under fanen Eksterne data. Hvis din datakilde f.eks. er i en Microsoft Excel-projektmappe, skal du klikke på Excel.

    Billedet af båndet i Access

  3. I de fleste tilfælde starter Access guiden Hent eksterne data. I guiden kan du blive spurgt om nogle eller alle af følgende oplysninger:

  • Angiv datakilden (dens placering på disken).

  • Vælg, om du vil importere eller oprette en kæde til dataene.

  • Hvis du importerer, skal du vælge, om du vil føje dataene til en eksisterende tabel, eller om du vil oprette en ny tabel.

  • Angiv præcis de data i dokumentet, du vil importere eller oprette en kæde til.

  • Angiv, om den første række indeholder kolonneoverskrifter, eller om de skal behandles som data.

  • Angiv datatypen for hver kolonne.

  • Vælg, om du kun vil importere strukturen, eller strukturen og dataene samlet.

  • Hvis du importerer, skal du angive, om Access skal tilføje en primær nøgle i den nye tabel, eller om du vil bruge en eksisterende nøgle.

  • Angiv et navn til den nye tabel.

    Bemærk:  Det er en god ide at kigge nærmere på datakilden på forhånd, så du kender svarene på disse spørgsmål, når de vises i guiden.

  • På den sidste side i guiden vil Access som regel spørge, om du vil gemme oplysningerne om importen eller oprettelsen af kæden. Hvis du får brug for den samme handling med jævnlige mellemrum, skal du markere afkrydsningsfeltet Gem importtrin, angive oplysningerne og derefter klikke på Luk. Derefter kan du klikke på Gemte importer under fanen Eksterne data for at køre handlingen igen.

Når du har fuldført guiden, får du besked fra Access om eventuelle problemer, der er opstået under importen. I nogle tilfælde vil Access oprette en tabel med navnet Importfejl, som indeholder de data, der ikke kunne importeres. Du kan undersøge dataene i denne tabel for at forsøge at finde ud af, hvorfor de ikke kunne importeres.

Du kan finde flere oplysninger om import og linkning til data i et bestemt format ved at søge i onlinehjælpen i Access for at finde de artikler og videoer, der omhandler formatet.

Toppen af siden

Eksportere data til et andet format

Den generelle proces for eksport af data fra Access er som følger:

  1. Åbn den database, du vil eksportere data fra.

  2. Vælg det objekt, du vil eksportere data fra, i navigationsruden. Du kan eksportere data fra en tabel, forespørgsel, formular og rapporter, selvom det ikke er alle eksportindstillinger, der er tilgængelige for alle objekttyperne.

  3. Klik på den type data, du vil eksportere, under fanen Eksterne data. Hvis du f.eks. vil eksportere data i et format, der kan åbnes i Microsoft Excel, skal du klikke på Excel.

    Billede af båndet i Access

    I de fleste tilfælde starter Access guiden Eksportér. I guiden kan du blive bedt om at angive oplysninger som navnet på destinationsfilen og formatet, om der skal medtages formatering og layout, hvilke poster der skal eksporteres osv.

  1. På den sidste side i guiden vil Access som regel spørge, om du vil gemme oplysningerne om eksporten. Hvis du får brug for den samme handling med jævnlige mellemrum, skal du markere afkrydsningsfeltet Gem eksporttrin, angive oplysningerne og derefter klikke på Luk. Derefter kan du klikke på Gemte eksporter under fanen Eksterne data for at køre handlingen igen.

Du kan finde flere oplysninger om eksport af data i et bestemt format ved at søge i onlinehjælpen i Access for at finde de artikler og videoer, der omhandler formatet.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×