Introduktion til formularer

En formular i Access er et databaseobjekt, som du kan bruge til at oprette en brugergrænseflade til et databaseprogram. En "bundet" formular er en, der er direkte forbundet til en datakilde, f.eks. en tabel eller en forespørgsel, og som kan bruges til at angive, redigere eller vise data fra den pågældende datakilde. Du kan også oprette en "ubundet" formular, der ikke er kædet direkte til en datakilde, men som stadig indeholder kommandoknapper, navne eller andre kontrolelementer, du skal bruge til at drive dit program.

Denne artikel har primært fokus på bundne formularer. Du kan bruge bundne formularer til at styre adgangen til data, f.eks. hvilke felter eller rækker med data, der vises. For visse brugere kan det f.eks. kun være nødvendigt at se et vist antal felter i en tabel med mange felter. Hvis du giver disse brugere en formular, der kun indeholder de pågældende felter, bliver det nemmere for dem at bruge databasen. Du kan også tilføje kommandoknapper og andre funktioner i en formular for at automatisere ofte benyttede handlinger.

Tænk på bundne formularer som vinduer, hvorigennem folk kan se og nå din database. En effektiv formular gør det hurtigere at bruge databasen, fordi folk ikke behøver at søge efter det, de skal bruge. En visuelt tiltalende formular gør det mere interessant og mere effektivt at arbejde med databasen, og det kan også hjælpe med at forhindre, at der indtastes forkerte data.

Bemærk!: I denne artikel antages det, at du allerede har oprettet en tabel (eller en forespørgsel baseret på en eller flere tabeller), og at du gerne vil oprette en formular til at få vist eller redigere dataene.

Denne artikel indeholder

Opret en formular ved hjælp af værktøjet Formular
Opret en delt formular ved hjælp af værktøjet Delt formular
Opret en formular, der viser flere poster, ved hjælp af værktøjet Flere elementer
Opret en formular ved hjælp af guiden Formular
Opret en formular ved hjælp af værktøjet Tom formular
Forstå layoutvisning og designvisning
Finjuster din formular i layoutvisning
Finjuster din formular i designvisning

Opret en formular ved hjælp af værktøjet Formular

Du kan bruge værktøjet Formular til at oprette en formular med et enkelt klik med musen. Når du bruger dette værktøj, placeres alle felter fra den underliggende datakilde i formularen. Du kan begynde at bruge den nye formular med det samme, eller du kan redigere den i layoutvisning eller designvisning, så den passer bedre til dine behov.

Brug værktøjet Formular til at oprette en ny formular

Klik på den tabel eller forespørgsel, der indeholder de data, der skal vises i formularen, i navigationsruden.
Klik på Formular i gruppen Formularer på fanen Opret.

Access opretter formularen og viser den i layoutvisning. Du kan f.eks. justere størrelsen af tekstfelter i forhold til dataene, hvis det er nødvendigt.

Hvis Access finder en enkelt tabel, der har en en til mange-relation til den tabel eller forespørgsel, du brugte til at oprette formularen, føjer Access et dataark til formularen, der er baseret på den relaterede tabel eller forespørgsel. Hvis du f.eks. opretter en simpel formular, der er baseret på tabellen Medarbejdere, og der er en en-til-mange-relation, som er defineret mellem tabellen Medarbejdere og tabellen Ordrer, så viser dataarket alle de poster i tabellen Ordrer, der relaterer til den aktuelle post i tabellen Medarbejdere. Du kan slette dataarket fra formularen, hvis du beslutter, at du ikke har brug for det. Hvis der er mere end én tabel med en en til mange-relation til den tabel, du brugte til at oprette formularen, føjer Access ikke dataark til formularen.

Opret en delt formular ved hjælp af værktøjet Delt formular

Med en delt formular får du to visninger af dataene samtidig – en formularvisning og en dataarkvisning.

En delt formular adskiller sig fra en kombination af formular/underformular, idet de to visninger har samme datakilde og synkroniseres konstant med hinanden. Hvis du markerer et felt i den ene del af formularen, markeres det samme felt i den anden del. Du kan tilføje, redigere eller slette data i hver af de to dele (så længe postkilden kan opdateres, og du ikke har konfigureret formularen til at forhindre disse handlinger).

Når du arbejder med delte formularer, får du fordelene ved begge slags formularer i én enkelt formular. Du kan f.eks. bruge dataarkdelen i formularen til hurtigt at finde en post og derefter bruge formulardelen til at få vist eller redigere posten.

Sådan opretter du en delt formular ved hjælp af værktøjet Delt formular:

Klik i navigationsruden på den tabel eller forespørgsel, der indeholder de data, som skal medtages i formularen. Eller åbn tabellen eller forespørgslen i dataarkvisning.
Klik på Flere formularer i gruppen Formularer på fanen Opret, og klik derefter på Delt formular.

Access opretter formularen og viser den i layoutvisning. Du kan f.eks. justere størrelsen af tekstfelter i forhold til dataene, hvis det er nødvendigt. Hvis du vil have mere at vide om formularvisningerne, skal du se afsnittet Forstå layoutvisning og designvisning.

Opret en formular, der viser flere poster, ved hjælp af værktøjet Flere elementer

Når du opretter en formular ved hjælp af værktøjet Formular, viser den formular, der Access opretter, en enkelt post ad gangen. Hvis du vil have en formular, der kan vise flere poster, men som kan tilpasses til mere end et dataark, kan du bruge værktøjet Flere elementer.

Klik på den tabel eller forespørgsel, der indeholder de data, som skal vises i formularen, i navigationsruden.
Klik på Flere formularer i gruppen Formularer på fanen Opret, og klik derefter på Flere elementer.

Access opretter formularen og viser den i layoutvisning. I layoutvisning kan du foretage designændringer af formularen, mens dataene vises.

Når du bruger værktøjet Flere elementer, ligner den formular, Access opretter, et dataark. Dataene arrangeres i rækker og kolonner, og du kan se mere end én post ad gangen. Men med en formular af typen Flere elementer får du flere muligheder for tilpasning, end du gør med et dataark, f.eks. muligheden for at tilføje grafiske elementer, knapper og andre kontrolelementer. Hvis du vil have mere at vide om at tilpasse formularen, skal du se afsnittene Finjuster din formular i layoutvisning og Finjuster din formular i designvisning.

Opret en formular ved hjælp af guiden Formular

Hvis du vil være mere selektiv med, hvilke felter der skal vises i formularen, kan du bruge guiden Formular i stedet for de forskellige værktøjer til oprettelse af formularer, som blev nævnt tidligere. Du kan også definere, hvordan dataene grupperes og sorteres, og du kan bruge felter fra mere end én tabel eller forespørgsel, så længe du har angivet relationerne mellem de pågældende tabeller og forespørgsler på forhånd.

Klik på Guiden Formular i gruppen Formularer på fanen Opret.
Følg vejledningen på siderne i guiden Formular.

Bemærk!: Hvis du vil medtage felter fra flere tabeller og forespørgsler i formularen, skal du undlade at klikke på Næste eller Udfør, når du har valgt felterne fra den første tabel eller forespørgsel i guiden Formular. Gentag i stedet fremgangsmåden for at vælge en tabel eller forespørgsel, og klik på de yderligere felter, du vil medtage i formularen. Klik derefter på Næste eller Udfør for at fortsætte.
Klik på Udfør på sidste side i guiden.

Opret en formular ved hjælp af værktøjet Tom formular

Hvis guiden eller værktøjerne til oprettelse af formularer ikke opfylder dine behov, kan du bruge værktøjet Tom formular til at oprette en formular. På denne måde kan du hurtigt opbygge en formular, især hvis du kun vil anbringe nogle få felter i formularen.

Klik på Tom formular i gruppen Formularer på fanen Opret.

Access åbner en tom formular i layoutvisning og viser ruden Feltliste .
Klik på plustegnet (+) ud for den eller de tabeller i ruden Feltliste, som indeholder de felter, du vil have vist på formularen.
Hvis du vil føje et felt til formularen, skal du dobbeltklikke på det eller trække det over på formularen.
- Når det første felt er blevet tilføjet, kan du tilføje flere felter på én gang ved at holde Ctrl nede, klikke på flere felter og derefter trække dem samlet over i formularen på samme tid.
- Rækkefølgen af tabellerne i ruden Feltliste kan ændre sig afhængigt af, hvilken del af formularen der aktuelt er markeret. Hvis det felt, du vil tilføje, ikke er synligt, kan du prøve at markere en anden del af formularen og derefter forsøge at tilføje feltet igen.
Brug værktøjerne i gruppen Sidehoved/sidefod under fanen Formularlayoutdesign til at tilføje et logo, en titel eller dato og et klokkeslæt i formularen.
Brug værktøjerne i gruppen Kontrolelementer under fanen Formularlayoutdesign til at føje et bredere udvalg af kontrolelementer til formularen.

Hvis du vil have et lidt større udvalg af kontrolelementer, skal du skifte til designvisning ved at højreklikke på formularen og derefter klikke på Designvisning.

Forstå layoutvisning og designvisning

Layoutvisning Layoutvisning er den mest intuitive visning, du kan bruge til formularændringer, og den kan bruges til næsten alle de ændringer, du vil foretage i en formular i Access.

I layoutvisning kører formularen faktisk. Derfor kan du se dine data, næsten som de vises, når du bruger formularen. Du kan dog også ændre formulardesignet i denne visning. Da du kan se dataene, mens du redigerer formularen, er det en meget praktisk visning til at angive størrelsen på kontrolelementer eller udføre næsten alle andre opgaver, der påvirker formularens udseende og brugbarhed.

Hvis du støder på en opgave, der ikke kan udføres i layoutvisning, kan du skifte til designvisning. I visse situationer viser Access en meddelelse om, at du skal skifte til designvisning, før du kan foretage en bestemt ændring.

Designvisning Designvisning giver dig en mere detaljeret visning af formularens struktur. Du kan se formularsektionerne Sidehoved, Detaljer og Sidefod. Formularen kører ikke, når den vises i designvisning. Derfor kan du ikke se de underliggende data, mens du foretager designændringer. Der er dog visse opgaver, som du nemmere kan udføre i designvisning end i layoutvisning. Du kan foretage dig følgende:

Tilføj flere kontrolelementer i formularen, f.eks. bundne objektrammer, sideskift og diagrammer.
Rediger kontrolelementkilder for tekstfelter i selve tekstfelterne uden at bruge egenskabsarket.
Rediger størrelsen på formularsektioner, f.eks. formularhovedet eller detaljesektionen.
Rediger visse formularegenskaber, der ikke kan ændres i layoutvisning.

Finjuster din formular i layoutvisning

Når du opretter en formular, kan du nemt finjustere dens design ved at arbejde i layoutvisning. Ved at bruge de faktiske formulardata som vejledning kan du omarrangere kontrolelementerne og justere størrelsen på dem. Du kan indsætte de nye kontrolelementer i formularen og angive egenskaber for formularen og dens kontrolelementer.

Du skifter til layoutvisning ved at højreklikke på formularens navn i navigationsruden og derefter klikke på Layoutvisning.

Access viser formularen i layoutvisning.

Du kan bruge egenskabsarket til at ændre egenskaberne for formularen og dens kontrolelementer og sektioner. Tryk på F4 for at få vist egenskabsarket.

Du kan bruge ruden Feltliste til at tilføje felter fra den underliggende tabel eller forespørgsel i dit formulardesign. Sådan viser du ruden Feltliste:

Klik på Tilføj eksisterende felter i gruppen Værktøjer under fanen Formularlayoutdesign, eller brug tastaturgenvejen ved at trykke på Alt+F8.

Du kan derefter trække felter direkte fra ruden Feltliste og over i formularen.

Hvis du vil tilføje et enkelt felt, skal du dobbeltklikke på det eller trække det fra ruden Feltliste til den sektion i formularen, hvor det skal vises.
Hvis du vil tilføje flere felter på én gang, skal du holde Ctrl nede og klikke på de felter, du vil tilføje. Træk derefter de markerede felter til formularen.

Finjuster din formular i designvisning

Du kan også finjustere din formulars design ved at arbejde i designvisning. Du kan føje nye kontrolelementer og felter til formularen ved at tilføje dem i designgitteret. Egenskabsarket giver dig adgang til mange egenskaber, som du kan angive for at tilpasse din formular.

Du skifter til designvisning ved at højreklikke på formularens navn i navigationsruden og derefter klikke på Designvisning.

Access viser formularen i designvisning.