Introduktion til eksterne data

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Du kan knytte eksterne data til dit SharePoint-websted og brug den, som hvis det er oprindelige til dit websted ved hjælp af Business Connectivity Services. Her er en samling af oplysninger om, hvad er eksterne data, hvor du kan få den, og hvornår det skal bruges.

Oversigt over eksterne data

Du kan finde flere oplysninger, kan du se finde indhold om eksterne data.

Denne artikel indeholder

Forstå overblik

Hvorfor bruge eksterne data?

Tre væsentlige scenarier

Vejen mod målet

Hvilken rolle påtager du dig?

Skabe fundamentet

Lære dit SharePoint-miljø at kende

Få fat i den rigtige software

Konfigurere softwaren korrekt

Vælge dine eksterne data med omhu

Tage hensyn til udførelsen

Sikkerhed kommer i første række

Lægge hjørnestenene: eksterne indholdstyper

Få vist eksterne data i SharePoint-produkter

Læse og skrive data på eksterne lister

Føje eksterne datakolonner til lister og biblioteker

Oprette løsninger med webdele med forretningsdata

Brug af eksterne data på en profilside, handling eller søgning

Brug af eksterne data i arbejdsprocesser

Få vist eksterne data i Office-produkter

Analysere eksterne data i Excel

Føje eksterne data til Word-dokumenter

Synkronisere eksterne data i Outlook

Forbedre ekstern dataadgang med InfoPath-formularer

Føje eksterne data til publicerede Visio-diagrammer

Importere og opdatere eksterne data i Access

Få dig et overblik

Der er mange grunde til at bruge eksterne data, og et lille team kan udføre store ting, hvis medlemmerne arbejder sammen om at skabe en virksomhedsløsning baseret på eksterne data. Her kan du se, hvordan man gør, og hvilket udbytte det kan kaste af sig.

Hvorfor bruge eksterne data?

Når du bruger SharePoint-produkter til at strømline dine forretningsaktiviteter, kan det være nødvendigt at inkorporere eksterne data, f.eks. databaser, line of business-applikationer og webtjenester. Men disse eksterne data er ofte som en afsides ø, hvor kun privilegerede folk har adgang, og særdeles svære at komme i nærheden af. Er der en metode til at overføre disse eksterne data til SharePoint- og Office-produkter uden problemer, så du kan udnytte en velkendt grænseflade og forbedre din virksomhed yderligere?

Det er præcis det, Business Connectivity Services handler om. Den giver sikker, effektiv, læse-/skriveadgang til en bred vifte af eksterne data. Dette gøres gennem et omfattende framework, der indeholder standard-bruger- og programmeringsgrænseflader. Desuden kan du oprette en bred vifte af virksomhedsløsninger, både SharePoint Composite-løsninger uden kode til mellemliggende aktiviteter og kodebaserede løsninger til avancerede behov. Du kan f.eks.:

  • Oprette en ekstern liste i SharePoint med data for ansatte i en back end-database, som brugerne kan læse og skrive på på samme måde som en oprindelig SharePoint-liste.

  • Forbinde opdaterede kundedata i organisationens ERP-system (Enterprise Resource Planning) som et sæt af Outlook-kontakter, og du kan endda tilbyde offlineadgang.

  • Oprette en eventplanlægningsløsning, der linker til en kontrolleret line of business-applikation, men anvender en SharePoint-kalender, som alle kan se.

  • Oprette et Microsoft Silverlight-program med en smart visuel brugergrænseflade, der arbejder sammen med eksterne data fra internettet.

Kort sagt giver Business Connectivity Services dig mulighed for at oprette forbindelse til, interagere med og låse værdien for eksterne data op.

Toppen af siden

Tre væsentlige scenarier

Vil du vide mere? Her er tre eksempler på væsentlige løsninger, der er baseret på Business Connectivity Services.

Helpdesk    En stor virksomhed har en helpdesk, som indeholder interne teknisk support. Anmodninger om support og teknisk support knowledge base er gemt i en ekstern database, men er fuldt integreret i et SharePoint-websted ved hjælp af eksterne lister og de webdele med forretningsdata. It-medarbejdere kan også se deres aktuelle anmodninger i Microsoft Outlook 2013 online. Teknisk support specialister kan få vist anmodninger om der er tildelt til dem i Outlook 2013 online og offline adgang. Arbejdsprocesser for automatisk at styre support til problemer med gennem hvert trin: åbnet, tildelt, Escalated, løst og lukket. Ledere på tekniske supportteam med relevante tilladelse, kan få vist dashboards, der viser hjælp helpdesk rapporter, der angiver antallet af support til problemer med tildeles hver Specialist-certificering support, de mest aktuelle eller kritiske problemer og antallet af supportopkald, der håndteres af hver Specialist-certificering support i en given tidsperiode. Administratorer kan også eksportere dataene til Microsoft Excel 2013 til yderligere detaljerede analyse ved hjælp af betinget formatering og diagrammer.

Kunstnerregistrering    En talenter kontoret integrerer sin database over kunstnere i dets interne SharePoint-teamwebsted, som omfatter en komplet liste over kunstnere, deres kontaktoplysninger og ydeevne tidsplaner. Optagelse aftaler i form af Word dokumentskabeloner oprettes og udfyldes automatisk med de nyeste kunstneroplysninger. En arbejdsproces fører gennem hver enkelt kontrakt gennem dens forskellige faser. Supportmedarbejdere kan føje nye kunstnere til en ekstern liste ved hjælp af en InfoPath-formular. Ved hjælp af denne løsning, har talenter supportmedarbejdere altid de oplysninger, de skal bruge i nærheden, og de kan udføre mange vigtige opgaver ved hjælp af velkendte Office-produkter.

Salgs-dashboard    Et salgsdashboard program hjælper med at salg kolleger hurtigt at finde salgsordrer og kundeoplysninger administreres i et system Customer relationer Management (CRM). Afhængigt af deres roller og respektive tilladelser teammedlemmer kan få vist salg analytics oplysninger, individuelle gruppemedlemmers salg ydelsesdata, kundeemner, og en kundes kontaktoplysninger og ordrer. Sælgere kan se deres daglige kalendere, få vist opgaver, der er tildelt ved deres ledere, samarbejde med gruppemedlemmer og læse branche nyheder. Et Visio-diagram over salgsdistrikter tilknytninger salg efter hver måned og indeholder direkte data fra den back end-database, der er nemt opdateres. Ved hjælp af et Word-dokument, kan ledere hurtigt redigere månedligt statusrapporter, der automatisk inkluderer data fra eksterne systemer.

Toppen af siden

Vejen mod målet

Business Connectivity Services er en stor paraply, der omfatter mange SharePoint- og Office-funktioner. Men de fungerer ikke med det samme, fordi alle eksterne datakilder er entydige og hver organisation har sine særlige behov. Når du har lagt fundamentet, lokalt eller i skyen, kan du få vist de eksterne data i SharePoint-produkter og Office-programmer. Når du arbejder med eksterne data, går du typisk gennem tre særskilte faser.

Fundamentfasen    I denne fase du planlægge, forberede og konfigurere hvordan du kan få adgang til de eksterne data. Det betyder normalt arbejde tæt med administrator og nogle gange en udvikler for at forstå, hvad der skal ske. Vigtige mål identificere business og tekniske krav, forberede den eksterne datakilde, at sikre sikker adgang til dataene ved at bruge Secure Store Service og angivelse af område overordnede løsningen. Et afgørende mål oprettelse af en ekstern indholdstype, som er en detaljeret pakke forbindelser, metadata og andre oplysninger, der bruges til at hente eksterne data.

Til SharePoint-fasen    Når fundamentet er placeret, kan du nu grundflade de eksterne data i SharePoint-produkter i en række forskellige måder, herunder eksterne lister, eksterne datakolonner webdele med forretningsdata, arbejdsprocesser, søgeresultater, profilsider, handlinger, Apps til SharePoint, og kodebaserede SharePoint komponenter eller løsninger.

Feltet Office-fasen    Når du har oprettet adgang til de eksterne data i SharePoint-produkter, kan du nu overflade dataene i en række forskellige Office-produkter (herunder Excel, Word, Outlook, Visio, Access og InfoPath), Apps til Office, og kodebaserede Office komponenter, tilføjelsesprogrammer eller løsninger.

De tre udviklingsfaser

Du vil få flere oplysninger om disse funktioner senere i denne artikel.

Toppen af siden

Hvilken rolle påtager du dig?

Der kræver normalt en holdpræstation at udvikle en løsning baseret på eksterne data, og arbejdsmetoden afhænger af din rolle. Det følgende diagram viser en overordnet oversigt over de roller og løsninger, der er involveret i en overordnet livscyklus for udviklingen.

Roller og opgaver i livscyklussen for udvikling

Brugere    Brugere samle simple løsninger ved hjælp af de grundlæggende funktioner i SharePoint-produkter og Office-produkter. Som eksempler kan nævnes:

  • Oprette en ekstern liste, forskellige visninger af listen og tilføje forskellige filtre og sorteringer.

  • Eksportere den eksterne liste til Excel 2013 for yderligere dataanalyse.

  • Forbinde en ekstern liste til Outlook 2013, som kan arbejde med eksterne data online og offline.

Superbrugere    Avancerede brugere oprette nem at mellemliggende, uden brug af kode virksomhedsløsninger og kræver ofte business analyse færdigheder til at forstå database-systemerne og de overordnede forretningsprocesser i organisationen. De også kommunikere kravene til administratorer og udviklere samt business ledere og måske websted designere. Som eksempler kan nævnes:

  • Oprette en ekstern indholdstype vha. Microsoft SharePoint Designer 2013.

  • Oprette eksterne datakolonner i biblioteker og knytte kolonnerne til indholdskontrolelementer i en brugerdefineret Word-skabelon, f.eks. en kontrakt eller en faktura.

  • Tilpasse InfoPath-formularer til at erstatte de normale SharePoint-listeformularer.

  • Designe en webside, der forbinder webdele med forretningsdata på en nyttig måde, for at oprette et informationsarbejdsområde.

  • Oprette en Outlook-baseret løsning, som indeholder tilpassede formularer, visninger, kommandoer på båndet, handlinger og opgaveruder.

  • Oprette et arbejdsområde, der bruger eksterne listedata.

Administratorer    Administratorer administrere brugertilladelser og sikkerhed for flere forskellige SharePoint komponenter herunder den eksterne indholdstype og den eksterne database. En kritiske aktivitet omfatter opsætning af Secure Store Service destinationsprogrammer tilknytning af legitimationsoplysninger, og bestemme de bedste metoder til brugergodkendelse. Andre eksempler på handlinger omfatter:

  • Håndtere og konfigurere ekstern dataadgang, tilladelser og forespørgsler.

  • Importere og eksportere eksterne indholdstyper fra Business Data Connectivity Megadata Store.

  • Konfigurere tilpassede profilsider, handlinger og søgeresultater.

Udviklere    Udviklere oprette en række forskellige tilpassede løsninger området fra målrettede, der kan genbruges komponenter til avancerede kodebaserede løsninger. Som eksempler kan nævnes:

  • Avancerede eksterne indholdstyper, der er udviklet i Microsoft Visual Studio, f.eks. tilpassede felttyper, der bruger komplekse hierarkiske data.

  • Aggregerede data fra flere tjenester præsenteret som en enkel BDC-model.

  • Genanvendelige komponenter, tilpassede webdele, tilpassede aktiviteter i arbejdsprocessen og kodebaserede InfoPath-formularer.

  • Tilpassede eksterne datadele til Outlook-løsninger.

  • Microsoft Silverlight-programmer og Office-tilføjelsesprogrammer.

  • Tilpassede alarmer ved brug af hændelsesstrukturen.

  • Tilpassede forbindelser eller løsninger ved hjælp af administreret kode.

Toppen af siden

Skabe fundamentet

Uanset hvilken ekstern dataløsning du vælger at oprette, skal du skabe et stærkt fundament. Det betyder, at du skal hente og installere den rigtige software, vælge og forberede en ekstern datakilde, aktivere SharePoint-tjenester og -konti og oprette en ekstern indholdstype.

Lære dit SharePoint-miljø at kende

Når du bruger eller oprette en ekstern dataløsning, er der forskelle i funktioner og funktionsmåde, du skal være klar over, afhængigt af dit SharePoint-miljø:

  • Lokalt    Hvis du opretter en løsning, hvor dine brugere og din løsning er fuldstændig lokale (bag firewallen), understøttes alle Business Connectivity Services-funktioner.

  • Skyen    Hvis du bruger SharePoint Online (Plan 2, E3 og E4) i Office 365, derefter et undersæt af funktioner er tilgængelige. For eksempel eksterne lister, webdele med forretningsdata og hændelsesstrukturen er understøttet, men profilsider, handlinger og forbindelseskomponent er ikke. Desuden du kan kun oprette forbindelse til følgende datakilder: WCF-webtjenester, OData og SQL Server Azure.

  • Hybrid    Din organisation måske allerede betydeligt investeringer i lokalt datakilder, som Line of Business programmer og ERP-systemer. Men din organisation muligvis også i et hybridt SharePoint-miljø, hvor nogle medarbejdere er lokale og nogle er i skyen. I et hybridmiljø, kan du også oprette en ekstern dataløsning hybrid, så brugere i skyen kan få adgang til en lokal datakilde. For eksempel en bruger, der kan udføre en udgiftsrapport, mens du er på en forretningsrejse ved hjælp af SharePoint Online, og gebyrerne kan være med det samme afstemmes med et lokalt SAP-system. Du kan oprette forbindelse til en hvilken som helst understøttede lokal datakilde, men du skal bruge OData-tjenester og omfattende udvikling og konfiguration kan det være nødvendigt.

Få fat i den rigtige software

Funktionerne i Business Connectivity Services (BCS) fordeles på tværs af forskellige SharePoint-versioner. Brug den følgende tabel til foretage det bedste valg.

Funktionen Business Connectivity Services

SharePoint Foundation 2013

SharePoint Server 2013 (Standard)

SharePoint Server 2013 (Enterprise)

SharePoint Online (SPO)
Plan 2
(E3, E4)

Kommentarer

Ekstern liste

Ekstern datakolonne

Business Data Connectivity Services

SPO understøtter kun WCF- og SQL Server Azure-forbindelser

Secure Store Service

SPO understøtter kun gruppelegitimationsoplysninger

Ekstern datasøgning

Profilsider

Handlinger

Webdele med forretningsdata

Produktsupport til Office

Stærke klientudvidelser *

App-fastsat BCS

Forbindelseskomponent

Hændelsesstruktur

OData-forbindelse

BCS OM-API'er

Hybrid (SPO til lokal)

Kun ved brug af OData-forbindelse

* Omfatter formularkontrolelementer til visning af eksterne data og layout til visning af data i en Outlook-opgaverude og et formularområde. Findes kun i Microsoft Office Professional Plus 2013.

Toppen af siden

Konfigurere softwaren korrekt

Når du har installeret den korrekte software, skal du sørge for, at den konfigureres korrekt. Det er især vigtigt, at:

Forberede den eksterne datakilde    En administrator skal muligvis til at oprette en konto og give tilladelser til datakilden for at sikre, at de rette personer har adgang til data og, at data, der ikke slutter i de forkerte hænder. I en ekstern database vil måske også administratoren til at oprette bestemte tabeller, visninger, forespørgsler, og så videre til at begrænse resultaterne til lige hvad er nødvendig og for at forbedre ydeevnen.

Konfigurere SharePoint services    En administrator skal aktivere Business Data Connectivity Services, Secure Store Service og Visio Services.

Konfigurere Secure Store service    En administrator skal bestemme den bedste adgangstilstand for den eksterne datakilde, oprette et destinationsprogram og angive legitimationsoplysninger for destinationsprogrammet.

Konfigurere Business Data Connectivity Services    En administrator skal sikre dig, at den bruger, der opretter den eksterne indholdstype har tilladelse til metadatalageret i Business Data Connectivity (BDC) og det relevante brugere har adgang til den eksterne indholdstype, som er baseret på ekstern liste.

Sørg for, at Office-produkter er klar til brug    Hvis du vil synkronisere eksterne data med Office-produkter, skal du have Windows 7 eller nyere og følgende gratis softwareprodukter, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 og WCF Data Services 5.0 til OData V3 på hver klientcomputer (hvis det er nødvendigt, du automatisk bedt om at hente softwaren). Du skal også kontrollere indstillingen installation af Office, Business Connectivity Services er aktiveret (dette er standard). Denne indstilling for at installere Business Connectivity Services Client Runtime, sker der følgende: gemmer og synkroniserer med eksterne data, kort forretningsdata til eksterne indholdstyper, viser vælgeren til eksterne elementer i Office-produkter og kører tilpassede løsninger i Office-produkter.

Toppen af siden

Vælge dine eksterne data med omhu

Du kan arbejde med en lang række forskellige eksterne datakilder, herunder databaser, ERP-systemer (Enterprise Resource Planning), OData og avancerede forbindelseskomponenter.

Databaser    Organisationer og virksomheder i alle figurer og størrelser, afhænger af databaser til deres daglige operationer. Databaser indeholder en række forskellige datatyper, herunder tekst, tal, billeder og dokumenter, og har mange formål, herunder finansielle, fremstilling, forsikring og databaserede firma websteder. Almindelige understøttede databaser omfatter: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 og enhver database, der overholder ODBC eller OLE DB interface standarder.

ERP-systemer    ERP-systemer integrerer Line of Business data på tværs af hele organisationen og udfører mange af de fundamentale aktiviteter for enhver virksomhed, herunder:

Virksomhedsfunktion

Forretningsproces

Økonomi og regnskab

Finansbogholderiet, gæld og tilgodehavender, likviditetsstyring, anlægsaktiver og budgettering

HR-afdeling

Løn, oplæring, goder, pension, rekruttering og mangfoldighedsledelse.

Customer relationship management (CRM)

Salg og marketing, provision, service, kundekontakt og Call Center-support.

Produktion

Ingeniørarbejde, stykliste, planlægning, administration af arbejdsproces, kvalitetskontrol og styring af produktlivsscyklus.

Forsyningskæde

Lagerbeholdning, ordreindtastning, køb, planlægning, kvalitetskontrol og behandling af krav.

Projektledelse

Efterkalkulation, fakturering, tid og udgifter, ydelsesenheder og aktivitetsstyring.

ERP-systemer, der typisk understøttes, omfatter SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel og JD Edwards.

OData    Open Data protocol (OData) indeholder en RESTEN-baserede standard for Opret (indlæg), Læs (Hent), opdatering (læg) og sletninger (slette), få adgang til webtjenester. Tænk på OData som den web-baseret udgave af ODBC- og OLE DB. Der returneres dataene enten i XML- eller JavaScript Object Notation (JSON)-format. Almindelige OData kilder omfatter velkendte websteder (såsom Amazon, E-plads, Azure Data marked og Netflix), databaser, og endda andre SharePoint-websteder.

Avancerede forbindelseskomponent    En udvikler kan give adgang til avancerede eksterne data for andre datakilder:

  • Brug af ADO.NET, som giver adgang til alle datakilder med en ADO.NET-udbyder.

  • Brug af WCF- og webtjenester, som giver adgang til webtjenester og WCF (Windows Communication Foundation).

  • Brug af .NET Connectivity Assemblies, som giver adgang til de datakilder, når en ADO.NET-udbyder eller webtjeneste er utilgængelig.

  • Konvertering af ikke-understøttede virksomhedsbeskyttede datatyper til understøttede .NET-datatyper.

  • Oprettelse af tilpassede løsninger til datakilder med større skalering og hyppigt skiftende datastrukturer, som kræver brugerdefinerede dataforbindelser, overførselsmetoder og installation af forbindelseskomponenter.

Toppen af siden

Tage hensyn til udførelsen

Alle virksomhedsløsninger er nødt til at tage hensyn til ydeevnen, og det samme gør sig gældende for eksterne data. Business Connectivity Services er heldigvis designet til at afhjælpe de mange flaskehalse og problemer. Overordnet set overføres dataoverførsel, sideopdeling, filtrering og sortering til den eksterne datakilde for at reducere de hukommelses- og behandlingsressourcer, der kræves af SharePoint-produkter.

Business Connectivity Services har også indbyggede cacher på både server- (Business Connectivity Services-cachen) og klientcomputere (Business Connectivity Services Client Runtime-cachen) og kan muligvis ikke vise de seneste værdier fra det eksterne datasystem med det samme. Du kan dog justere opdateringsintervallet ud fra dine brugeres behov og de løsninger, du opretter. Det er ikke alle brugere, der har behov for at se opdaterede data med det samme, men hvis de har, kan de f.eks. opdatere den eksterne liste eller mappen med Outlook-kontakter.

Muligheden for at arbejde offline på en klientcomputer betyder ligeledes, at brugerne kan forlænge arbejdstiden uden at blive forbundet til de eksterne data, velvidende at dataene opdateres og synkroniseres, når de er online igen.

Alt i alt hjælper disse funktioner med at øge hastigheden for visning, opdatering og datahandlinger af de eksterne data på en SharePoint-side og i et Office-produkt.

Toppen af siden

Sikkerhed kommer i første række

Det er særdeles vigtigt, at en ekstern dataløsning er sikker, da dataene ofte er afgørende for en virksomhed, og de må ikke vises eller ændres af de forkerte bruger. Der er mange måder at sikre data på, og det er vigtigt, at løsningen er både enkel og sikker. Der er heldigvis flere metoder til at reducere kompleksiteten på, først og fremmest ved at bruge Secure Store Service.

Kort sagt kræver sikring af dine eksterne data, at du besvarer to basale spørgsmål:

Hvem er du?    Dette kaldes også godkendelse, og det er den proces, der bekræfter din identitet ved at hente dine legitimationsoplysninger (dit brugernavn og din adgangskode).

Hvad har du tilladelse til?    Dette kaldes autorisation, og det er den proces, der afgør, hvilke opgaver du kan udføre på hvilke dataelementer ved at hente listen over de tilladelser, du er tildelt.

Først hjælper en administrator med at afgøre den bedste adgangstilstand for den eksterne datakilde. Bemærk, at det er meget almindeligt for virksomhedsløsninger at autorisere adgang til de eksterne data, hvor den aktuelle bruger har en anden konto. Men det kan være kompliceret og besværligt at logge ind med andre legitimationsoplysninger. Secure Store Service kommer til undsætning ved at gemme og tilknytte legitimationsoplysningerne. Dette gør det nemmere at bruge en ekstern datakilde ved kun at logge på én gang.

Hvis du f.eks. er logget på dit SharePoint-websted med ét sæt legitimationsoplysninger, men ønsker at få adgang til en ekstern liste baseret på et Siebel-program, der anvender et andet sæt legitimationsoplysninger, kan en administrator konfigurere Secure Store Service til at tilknytte de to sæt legitimationsoplysninger automatisk, så du ikke behøver at logge på igen.

Secure Store Service hjælper også med at håndtere det velkendte "dobbelthop"-problem, hvorved hver godkendelse kræver et hop mellem to computere, som kan blive kompromitteret, medmindre der gøres noget for at forhindre det.

Sådan løses dobbelthop-problemet

Derefter opretter en administrator flere sikkerhedslag ud fra tilladelserne, på samme måde som man har flere forsvarslinjer omkring et fort, for at sikre relevant autorisation og adgang til:

  • Dataene i den eksterne database eller system.

  • Den eksterne indholdstype i Business Data Connectivity Metadata Store.

  • Den eksterne liste eller eksterne datakolonne.

En administrator kan tilføje et ekstra beskyttelseslag med kryptering. Hvis din eksterne dataløsning også anvender Office-programmer, kan en administrator beskytte Business Connectivity Services Client Runtime-cachen ved hjælp af Microsoft Encrypting File System (EFS). Visse eksterne datakilder anvender måder til at kryptere dataene.

Toppen af siden

Lægge hjørnestenene: eksterne indholdstyper

Eksterne indholdstyper er hjertet af enhver ekstern dataløsning. De fungerer som en mægler mellem dig og den eksterne datakilde. En typisk ekstern indholdstype er en organiseret pakke af oplysninger, der indeholder følgende:

  • Forbindelsesoplysninger til datakilden, f.eks. placering, navn og godkendelsestilstande.

  • En definition af tabeller, felter, primære nøgler og fremmednøgler, valideringer og datatyper (også kaldet metadata).

  • De datahandlinger, du kan udføre, f.eks. Oprette, Læse, Opdatere, Slette og Forespørge (også kaldet CRUDQ).

  • Andre oplysninger og funktioner, f.eks. tilknyttede Office-datatyper eller aktivering af offlinesynkronisering.

  • Forskellige filtre, som forespørger dataene og hjælper med at isolere resultaterne samt forbedrer ydeevnen.

  • Identitetsfeltet og visningskolonnerne for en ekstern indholdsvælger bruges til at hente eksterne data gennem hele brugergrænsefladen.

  • En tilknytning, der er baseret på primære og fremmede nøgler mellem to relaterede tabeller som f.eks. Ordrer og Kunder.

En fast bruger definerer den eksterne indholdstype og skærmer derfor andre brugere fra den tilhørende kompleksitet ved arbejde med eksterne data. Desuden gemmes alle disse oplysninger i en særlig BDCM-fil (.bdcm). i XML-format og gemmes i Business Data Connectivity Metadata Store. Denne tilgang gør det nemmere at vedligeholde, opdatere, sikre og genanvende eksterne indholdstyper på forskellige websteder. Det er f.eks. nemt at eksportere og importere den fil, der skal installeres, fra et udviklings- til et produktionsmiljø eller dele den med andre grupper af websteder.

Din faste bruger behøver i øvrigt ikke at være en ekspert i XML. Hvis du vil hjælpe med at oprette en ekstern indholdstype, er der to værktøjer at vælge imellem:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Du kan definere og opdatere den eksterne indholdstype på en deklarativ måde og derefter publicere den til Business Data Connectivity metadata store.

  • Microsoft Visual Studio 2012    Hvis dine eksterne data er kompleks eller understøttes ikke af SharePoint Designer 2013, kan du bruge XML-Editor i Visual Studio (som indeholder Intellisense) til at oprette din XML-model, eller brug Visual Studio eksterne indhold Type Designer til at oprette en .NET Connectivity samling, som indeholder brugerdefinerede back end-integration logik via .NET Framework.

Toppen af siden

Få vist eksterne data i SharePoint-produkter

Nu hvor du har skabt et stærkt og sikkert fundament for dine eksterne data, er du klar til at finde ud af, hvad du kan gøre med dem i SharePoint-produkter.

Læse og skrive data på eksterne lister

En ekstern liste er en vigtig byggesten for SharePoint-løsninger baseret på eksterne data. Du kan læse og skrive eksterne data med den vante oplevelse af at bruge en SharePoint-liste. En ekstern liste har næsten samme udseende og funktionalitet som en oprindelig liste, men der er visse forskelle i funktionaliteten. Du kan f.eks. oprette visninger og bruge beregnede værdier sammen med formler, men ikke vedhæfte filer eller registrere versioner.

Du kan også oprette en ekstern liste ved hjælp af SharePoint Designer 2013.

Toppen af siden

Føje eksterne datakolonner til lister og biblioteker

Du kan kombinere eksterne datakolonner med andre kolonner på en oprindelig liste eller i et bibliotek. Når en ekstern datakolonne føjes til en oprindelig liste eller et bibliotek, virker alle relaterede lister eller biblioteksfunktioner, herunder versionsstyring, godkendelser, tjek ind og tjek ud og vedhæftede filer.

Lad os sige, at du har oprettet et billedbibliotek, der indeholder fotos af de produkter, din organisation sælger. Du kan føje eksterne datakolonner til biblioteket, som får adgang til produktnavnet, produktkoden og den aktuelle pris fra en ekstern database. Da virksomhedens regler og fremgangsmåder kræver, at ændringer af produktoplysningerne kun foretages via databasesystemet, kan du angive, at de eksterne data er skrivebeskyttede, når du opretter den eksterne indholdstype. Nu kan flere personer i din organisation se alle fællesoplysningerne samlet i én biblioteksvisning.

Toppen af siden

Oprette løsninger med webdele med forretningsdata

Webdelene med firmadata er beregnet til at fungere med data fra en ekstern liste, og du kan kombinere disse webdele på nyttige måder, så du kan oprette et arbejdsområde på et websted eller et dashboard. Du kan f.eks. forbinde listen og elementwebdele, så elementoplysningerne vises i elementwebdelen, f.eks. udgifter til hotel, rejse og diæter, når du vælger en post i en udgiftsrapport, f.eks. torsdags udgifter.

Følgende tabel opsummerer kort hver webdel med firmadata.

Webdel

Beskrivelse

Liste over firmadata

Viser en liste over elementer fra en ekstern liste.

Firmadataelement

Viser én eller flere elementer fra en ekstern liste.

Handlinger for firmadata

Viser en handling fra en ekstern liste.

Business Data Connectivity-filter

Filtrerer indholdet af den forbundne webdel med forretningsdata ved at bruge en liste over værdier fra en ekstern liste.

Generator af firmadataelement

Opretter et firmadataelement ud fra parametrene i en URL-forespørgselsstreng og leverer den til andre webdele med forretningsdata.

Firmadatarelateret liste

Viser en liste over underordnede elementer, der er relateret til et overordnet element fra en ekstern liste.

Toppen af siden

Brug af eksterne data på en profilside, handling eller søgning

Profilsider, handlinger og søgning nært beslægtede funktioner.

Profilsider

Business Connectivity Services opretter som standard automatisk en profilsiden baseret op den eksterne indholdstype. En profilside er en webside, der viser oplysninger fra en enkelt række af eksterne data, der er baseret på et id-felt, f.eks. alle individuelle felter om en bestemt kunde.

Standardprofilsiden er faktisk en webside, der indeholder Generator af firmadataelementer forbundet med webdele med forretningsdataelementer. Webdelen Elementgenerator analyserer profilsidens URL-forespørgselsstrengparameter, f.eks. http://contoso/Customer.aspx?CustID=345, og overfører CustID-værdien til webdelen for dataelementet, som derefter viser alle de tilsvarende kundefelter.

Du kan oprette din egen profilside for at vise brugerdefinerede oplysninger, ellers kan en administrator tilpasse profilsiden for dig.

Handlinger

Du kan endda udføre en handling baseret på profilsiden til at gøre noget nyttigt. Du kan f.eks. oprette en handling, der kombinerer adresseoplysninger om kunden med Bing Kort, så du kan få vist kundens placering eller få en rutevejledning. Du kan oprette en handling baseret på enten profilsidens URL-forespørgselsstrengparameter eller via brugerdefineret kode. Ellers kan en udvikler skrive den brugerdefinerede kode, som giver dig mulighed for at opdatere medarbejderoplysninger i en back end-database.

Du bruger som standard en handling, når du klikker på handlingskommandoen Vis profil i handlinger for forretningsdatadata elle webdele med forretningsdata. Når du bruger en ekstern datakolonne, kan du også køre handlingen fra en menukommando.

Søgning

Hvis du har brug for det, kan en administrator aktivere en søgning af eksterne data. De eksterne data kan gennemsøges og indekseres som interne SharePoint-data, men med justering efter sikkerhed til at sikre, at det kun er relevante brugere, der kan klikke på og se de søgeresultater, der vises ved brug af en profilside.

Ved at integrere SharePoint-søgning i eksterne datasystemer kan brugerne finde data, som de ellers ikke ville være i stand til at finde. Hvis du f.eks. kender den virksomhed, som en kunde arbejder for, men har glemt vedkommendes navn, kan du søge på virksomhedsnavnet og herigennem finde kundens profilside.

Toppen af siden

Brug af eksterne data i arbejdsprocesser

Arbejdsprocesser indeholder et effektivt værktøj til udformning og automatisering af forretningsprocesser baseret på en SharePoint-liste, bibliotek eller websted. Disse forretningsprocesser kan bestå af en dokumentgodkendelse med en enkelt godkender eller en kompleks struktureret forretningsproces. Selvom du ikke kan knytte en arbejdsproces direkte til en ekstern liste, kan du oprette følgende:

Oprindelig Listearbejdsprocesser    En arbejdsproces, der er knyttet til en liste, der læser eller opdaterer data fra en ekstern liste ved hjælp af Opret element på listen, Opdater listeelement og slette listeelement handlinger. For eksempel kan du opdatere en ekstern listeelement, når en oprindelig liste eller et bibliotek element ændres. Du kan bruge andre handlinger med eksterne lister, som den Angiv arbejdsprocesvariabel til at redigere et felt af ekstern liste. Du kan også bruge en ekstern listeelement som destination for en opgaveproces, men linket til opgaven, vises ikke en titel til eksterne listeelementet.

Arbejdsprocesser for websted    Arbejdsprocesser for websted kræver ikke en begivenhed ved at starte og kan startes manuelt. For at forhindre uautoriseret adgang, kører arbejdsprocesser, som altid adgang til eksterne lister i en tjenestekonto, selv med en anden godkendelsestilstand, der bruger repræsentation.

Begivenheder    En udvikler kan oprette hændelser, der udløser i den eksterne datakilde, og brugerne kan oprette beskeder, der svarer til disse begivenheder. For eksempel kan du bruge en SharePoint-arbejdsproces til at sende en e-mail-meddelelse til en medarbejder, når en kundekonto er tildelt til den pågældende medarbejder i den eksterne datakilde.

Af ydelsesmæssige årsager er det god praksis kun at læse et begrænset antal kolonner i den eksterne liste eller oprette, opdatere eller slette et begrænset antal elementer på den eksterne liste.

Toppen af siden

Få vist eksterne data i Office-produkter

Nu hvor du har fået vist dataene i SharePoint-produkter, er du klar til at få at finde ud af, hvad du kan gøre med dem i forskellige Office-produkter.

Analysere eksterne data i Excel

Du kan eksportere data fra en ekstern liste til Excel 2013 og holde dem synkroniseret. Du kan f.eks. føre en liste over lagerbeholdningen af produkter på en ekstern liste, som er nem at dele og opdatere, og du kan foretage regelmæssige lageranalyser i Excel 2013. De eksterne data, der eksporteres til Excel 2013, fastsættes af den aktuelle visning af eksterne lister, de filtre, der er defineret i den eksterne indholdstype og i den eksterne liste samt sprogindstillingerne for SharePoint-webstedet.

Når du eksporterer en ekstern liste, oprettes der en Excel-tabel med en dataforbindelse til den eksterne liste baseret på en webforespørgselsfil. Du kan se yderligere ændringer af SharePoint-listen i Excel-tabellen ved at opdatere dataene. Bemærk, at du ikke kan ændre kilden for de eksterne data, og at en Excel-opdatering vil overskrive alle dine ændringer i Excel-tabellen.

Toppen af siden

Føje eksterne data til Word-dokumenter

Ved at føje eksterne datakolonner og en Word-skabelon med indholdskontrolelementer til et dokumentbibliotek kan du også gøre det nemmere og mere effektivt at angive nøjagtige, opdaterede data i et struktureret dokument i Microsoft Word 2013.

Lad os sige, at du har et dokumentbibliotek, som indeholder kundekontrakter. Men alle dine kundeoplysninger opbevares i et line of business-program som f.eks. SAP. Du kan registrere kundens kontrakter i dokumentbiblioteket, men sørg for, at relaterede kundeoplysninger er opdaterede og ikke unødvendigt duplikerede. Sådan gør du:

  • Først skal du føje de eksterne datakolonner til biblioteket for at knytte det relevante kundenavn, firmanavn og telefonnummer til hver enkelt kontrakt, der er gemt i biblioteket Kontrakt.

  • Derefter skal du oprette en Word-skabelon, som indeholder standardtekst for kundekontrakten og indholdskontrolelementer til at angive kundenavnet, firmanavnet og telefonnummeret. I Word 2013 bruges valg af eksterne elementer til at hjælpe dig med at angive eller opdatere de korrekte oplysninger ved automatisk at vise og hente de korrekte kundeoplysninger.

  • Hver gang du opretter en kontrakt, angiver kundedata og gemmer kontrakten i biblioteket, overføres kundedataværdierne til de tilsvarende eksterne datakolonner.

Toppen af siden

Synkronisere eksterne data i Outlook

Hvis en ekstern liste indeholder kunder, opgaver, aftaler eller indlæg, kan du forbinde listen til Outlook 2013. Når den er forbundet, kan du få vist, redigere og udskrive dataene med den velkendte Outlook-brugergrænseflade. Hvis dataene er kontaktoplysninger, f.eks. kunder, kan du ringe op til dem, sende dem en mail og oprette mødeindkaldelser.

Datasynkroniseringen går begge veje. Ændringer, der foretages i Outlook 2013, synkroniseres automatisk med den eksterne datakilde. Ændringer, der foretages i den eksterne datakilde, synkroniseres med elementerne i Outlook 2013, selvom det muligvis kræver en opdatering.

Dataene opdateres som standard automatisk hver sjette time, men denne værdi kan ændres. Hvis du vil sikre dig, at du kan se de aktuelle data fra den eksterne datakilde, skal du højreklikke på mappen og klikke på Synkroniser DB-ændringer.

Når du opretter den eksterne indholdstype, skal du gøre følgende:

  • Hvis du vil have offlineadgang, skal du aktivere understøttelsesindstillingen Offlinesynkronisering.

  • Indstille feltet Office-elementtype til et af følgende: Kontakt, Aftale, Opgave eller Indlæg.

  • Knytte de individuelle felter i den eksterne indholdstype, f.eks. Kundens fornavn, Kundens efternavn, Kundens adresse og Kundens telefonnummer, til deres respektive felter for Outlook-elementtype, f.eks. kontaktens Fornavn, Efternavn, Adresse(arbejde) og Telefon(arbejde).

Desuden kan du, med kode skrevet af en udvikler, oprette en Outlook-løsning med følgende egenskaber:

  • Oprindelige eller brugerdefinerede datadele vises i brugerdefinerede opgaveruder til præsentation af eksterne data for brugerne.

  • Brugerdefinerede kommandoer medtages på båndet til udførelse af brugerdefinerede handlinger.

  • En brugerdefineret visningsdefinition oprettes til visning af bestemte kolonner med eksterne data.

  • Brugerdefinerede formularområder oprettes til præsentation af eksterne data.

Toppen af siden

Forbedre ekstern dataadgang med InfoPath-formularer

Der er flere årsager til, hvorfor Microsoft InfoPath 2013 er nyttigt at bruge sammen med eksterne data:

Arbejde med komplekse datatyper    Hvis et felt med eksterne data er hierarkisk, som et adressefelt, der indeholder gade, by og post kode som et underfelter, og derefter ikke kan arbejde med dette felt i SharePoint-formular til en ekstern liste, og faktisk selv oprettes ikke. Du kan dog konvertere SharePoint-formularen til en InfoPath-formular til at oprette og opdatere felterne ved hjælp af InfoPath 2013.

Integrere kontrolelement valg af eksterne elementer    Du kan trække og slippe ekstern elementvælger kontrolelementet til en InfoPath-formular, link til den eksterne liste som en sekundær datakilde, og gør det nemt for en bruger til at vælge et element, der er baseret på et entydigt felt, som kundenavn eller produkt-ID.

Hvis du konfigurerer en tilknytning for eksterne indholdstyper, f.eks. kunder og ordrer, og InfoPath-formularen for den eksterne liste indeholder en fremmednøgle, f.eks. et kunde-id, føjes kontrolelementet Valg af eksterne elementer automatisk til formularen. Dette gør det nemmere for brugerne at finde de kunder, de skal bruge, når de arbejder med ordrer.

Oprette flere visninger af en formular    Nogle gange vil du måske formularer med flere visninger af dine eksterne data, især hvis der er mange felter og en ekstern liste eller SharePoint formular ikke er effektive. Flere visninger er også nyttig Skriv-én gang scenarier, hvor det eksterne system ikke tillader opdatere et felt, når den er oprettet. Du kan oprette to visninger, én for handlingen Opret og et til handlingen update i så fald.

Tilføje regler eller kode til formularer    Du kan tilføje deklarativ regler eller kode formularer til at udføre yderligere forretningslogik, som validering og beregninger. Du kan for eksempel sikre en kode for land/område er gyldig ved hjælp af en regel eller amerikansk postnummer er gyldig ved hjælp af en webtjeneste.

Toppen af siden

Føje eksterne data til publicerede Visio-diagrammer

Med Microsoft Microsoft Visio 2013 kan du sammenkæde data fra en ekstern liste med et diagram og dennes figurer. Du kan derefter publicere diagrammet til et SharePoint-dokumentbibliotek som en interaktiv webtegning, så brugerne kan vise diagrammet og få vist de tilknyttede eksterne data. Der er tre metoder til at sammenkæde datarækker med figurer i din tegning. Du kan sammenkæde rækker med eksisterende figurer en ad gangen, du kan sammenkæde rækkerne til figurerne automatisk, eller du kan oprette figurer fra dataene.

Toppen af siden

Importere og opdatere eksterne data i Access

Microsoft Access 2013 er en landingsplads for alle datatyper, og eksterne data er ingen undtagelse. Du kan importere en ekstern liste til din Access-database på din klientcomputer og regelmæssigt opdatere dataene. Dataene er skrivebeskyttet.

De grundlæggende trin er følgende:

  1. Eksportere den eksterne indholdstype fra SharePoint Designer 2013 eller direkte fra Business Data Connectivity Metadata Store som en BDCM-fil.

  2. Oprette en dataforbindelse til webtjeneste i Access 2013 via BDCM-filen.

  3. Oprette en sammenkædet tabel baseret på dataforbindelsen til webtjenesten i Access 2013.

Bemærk, at i dette tilfælde bruges Business Connectivity Services Client Runtime-cachen ikke til at synkronisere med den eksterne liste, når du opdaterer dataene.

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×