Introduktion til eksterne data

Hvorfor bruge eksterne data?

Når du bruger SharePoint-produkter til at hjælpe med at strømline dine forretningsaktiviteter, kan det være nødvendigt at inkorporere eksterne data som databaser, brancheprogrammer og webtjenester. Men disse eksterne data er ofte som en secluded ø, der er begrænset til privilegeret, eller bare er almindeligt hårdt for at komme til. Er der en måde, hvorpå du kan få disse eksterne dataproblem frit i SharePoint-produkter samt Office-produkter, så du kan udnytte en velkendt grænseflade og forbedre din virksomhed yderligere?

Det er, hvad Business Connectivity Services handler om. Den gør det muligt at sikre, effektiv, læse-og skriveadgang til en lang række eksterne data. Dette gøres via en omfattende struktur, der indeholder standard bruger-og programmeringsgrænseflader. Desuden kan du oprette en lang række virksomhedsløsninger, både uden kode, SharePoint-sammensatte løsninger til simple til mellem store aktiviteter og kodebaserede løsninger til avancerede behov. Du kan f.eks.:

• Opret en ekstern SharePoint-liste over medarbejderdata, der er gemt i en back end-database, som brugerne kan læse og skrive, ligesom en oprindelig SharePoint-liste.

• Tilslut opdaterede kundedata i din organisations ERP-system (Enterprise Resource Planning) som en gruppe af Outlook-kontakter, og du kan endda give offlineadgang.

• Opret en løsning til begivenheds planlægning, der linker til et kontrolleret linje i virksomheden, men som bruger en SharePoint-kalender til at se alle.

• Opret et Microsoft Silverlight-program med en smart visuel brugergrænseflade, der fungerer med eksterne data fra internettet.

Kort sagt gør Business Connectivity Services det muligt at oprette forbindelse til, interagere med og låse værdien af eksterne data op.

Toppen af siden

Tre vigtige scenarier

Vil du høre mere? Her er tre eksempler på vigtige løsninger, der er baseret på Business Connectivity Services.

Helpdesk    En stor virksomhed har et helpdesk, der tilbyder intern teknisk support. Support anmodninger og support til teknisk support gemmes i en ekstern database, men er fuldt integreret på et SharePoint-websted ved hjælp af eksterne lister og webdelene firma data. Informationsmedarbejdere kan også få vist deres aktuelle anmodninger i Microsoft Outlook 2013 online. Tekniske support specialister kan se anmodninger, der er tildelt til dem, i Outlook 2013 online og offlineadgang. Arbejdsprocesser administrerer automatisk supportproblemer gennem hver fase: åben, tildelt, eskaleret, løst og lukket. Ledere af det tekniske supportteam med den relevante tilladelse kan få vist dashboards, der viser helpdesk-rapporter, der angiver antallet af supportproblemer, der er tildelt til hver enkelt support specialist, de mest aktuelle eller vigtige problemer, samt antallet af supporthændelser, der håndteres af hver support specialist i en given tidsperiode. Ledere kan også eksportere dataene for at Microsoft Excel 2013 en mere detaljeret analyse ved hjælp af betinget formatering og diagrammer.

Kunstner sporing    Et talent-kontor integrerer sin database over kunstnere på sit interne SharePoint-teamwebsted, som omfatter en komplet liste over kunstnere, deres kontaktoplysninger og tidsplaner for ydeevne. Registrering af kontrakter i form af Word-dokumentskabeloner oprettes og udfyldes automatisk med de nyeste oplysninger om kunstneren. En arbejdsproces fører dig gennem alle kontrakter gennem de forskellige faser. Agenter kan føje nye kunstnere til en ekstern liste ved hjælp af en InfoPath-formular. Ved hjælp af denne løsning har talent-agenter altid de oplysninger, de skal bruge i nærheden, og de kan udføre mange vigtige opgaver ved hjælp af velkendte Office-produkter.

Salgsdashboard    Et salgs Dashboard-program hjælper salgs tilknyttene til hurtigt at finde salgsordrer og kundeoplysninger, der er administreret i et CRM-system (Customer relation Management). Afhængigt af deres roller og de respektive tilladelser kan teammedlemmer få vist oplysninger om salgsanalyse, de enkelte team medlemmers salgs ydelsesdata, salgskundeemner og en kundes kontaktoplysninger og ordrer. Salgsmedarbejdere kan få vist deres daglige kalendere, se de opgaver, som deres ledere har tildelt dem, samarbejde med teammedlemmer og læse branche nyheder. Et Visio-diagram over salgsdistrikter korter salg med hver måned og indeholder live data fra back end-databasen, der nemt opdateres. Ved hjælp af et Word-dokument kan ledere hurtigt udarbejde månedlige statusrapporter, der automatisk medtager data fra de eksterne systemer.

Toppen af siden

Kom i halvdelen af den sjove

Business Connectivity Services fungerer som en stor paraply, der omfatter mange SharePoint-og Office-funktioner. Men det fungerer ikke "out-of-the-box", da alle eksterne datakilder er entydige, og hver organisation har særlige behov. Når du fastsætter det jordbaserede, lokale eller i skyen, kan du overskrive de eksterne data i SharePoint-produkter og Office-produkter. Når du arbejder med eksterne data, skal du typisk gennemgå tre forskellige faser:

Den grundlæggende fase    I denne fase skal du planlægge, forberede og konfigurere, hvordan du får adgang til de eksterne data. Dette betyder normalt at samarbejde tæt med en administrator og nogle gange en udvikler om at forstå, hvad der skal ske. Vigtige mål er at identificere virksomheds-og tekniske krav, forberede den eksterne datakilde, sørge for sikker adgang til data ved hjælp af Secure Store Service og angive omfang for den overordnede løsning. Et pivot-mål er at oprette en ekstern indholdstype, som er en detaljeret pakke med forbindelser, metadata og andre oplysninger, der bruges til at hente eksterne data.

SharePoint-fasen    Når samarbejdet er blevet fastlagt, kan du nu overskrive de eksterne data i SharePoint-produkter på flere forskellige måder, herunder eksterne lister, eksterne datakolonner, webdele med forretningsdata, arbejdsprocesser, søgeresultater, profilsider, handlinger, apps til SharePoint og kodebaserede SharePoint-komponenter eller-løsninger.

Office-fasen    Når du har oprettet adgang til eksterne data i SharePoint-produkter, kan du nu overskrive dataene i forskellige Office-produkter (herunder Excel, Word, Outlook, Visio, Access og InfoPath), apps til Office og kodebaserede Office-komponenter, tilføjelsesprogrammer eller løsninger.

Du kan finde flere oplysninger om hver af disse funktioner senere i denne artikel.

Toppen af siden

Hvilken hat er du iført?

Udvikling af en løsning, der er baseret på eksterne data, er som regel et team indsats, og den måde, du arbejder på, afhænger af din rolle. I følgende diagram vises en overordnet visning af de roller og løsninger, der er involveret i en samlet udviklings livscyklus.

Brugere    Brugere samler enkle løsninger ved hjælp af de grundlæggende funktioner i SharePoint-produkter og Office-produkter. Her er nogle eksempler:

• Oprette en ekstern liste, forskellige visninger af listen og tilføje forskellige filtre og sorteringer.

• Eksportere den eksterne liste til Excel 2013 for yderligere dataanalyse.

• Oprette forbindelse fra en ekstern liste til Outlook 2013 for at arbejde med eksterne data online og offline.

Superbrugere    Power-brugere opretter simple til mellemliggende og ikke-kodede virksomhedsløsninger og kræver ofte forretningsanalytikere færdigheder for at forstå database systemerne og de overordnede forretningsprocesser i organisationen. De kommunikerer også kravene til administratorer og udviklere samt virksomhedsledere og måske webstedsdesignere. Her er nogle eksempler:

• Oprettelse af en ekstern indholdstype ved hjælp af Microsoft SharePoint Designer 2013.

• Oprette eksterne datakolonner i biblioteker og sammenkæde kolonnerne med indholdskontrolelementer i en tilpasset Word-skabelon, f. eks en kontrakt eller faktura.

• Tilpasning af InfoPath-formularer til at erstatte standardformularerne i SharePoint-lister.

• Design af en webside, der forbinder forretnings data webdele på en nyttig måde for at oprette et oplysnings arbejdsområde.

• Oprettelse af en Outlook-baseret løsning, der indeholder tilpassede formularer, visninger, kommandoer på båndet, handlinger og opgaveruder.

• Oprette en arbejdsproces, der bruger eksterne listedata.

Administratorer    Administratorer kan administrere brugertilladelser og sikkerhed for flere forskellige SharePoint-komponenter, herunder den eksterne indholdstype og den eksterne database. En vigtig aktivitet omfatter konfiguration af Secure Store Service-destinationsprogrammer, tilknytning af legitimationsoplysninger og fastlæggelse af de bedste godkendelsesmetoder. Andre eksempler på handlinger omfatter:

• Administration og konfiguration af ekstern dataadgang, tilladelser og forespørgsler.

• Importere og eksportere eksterne indholdstyper fra Business Data Connectivity-metadatalageret.

• Konfigurere brugerdefinerede profilsider, handlinger og søgeresultater.

Udviklere    Udviklere opretter en række brugerdefinerede løsninger, der spænder fra målrettede, genanvendelige komponenter til avancerede kodebaserede løsninger. Her er nogle eksempler:

• Avancerede eksterne indholdstyper, der er udviklet i Microsoft Visual Studio, f. eks brugerdefinerede felttyper, der anvender komplekse data hierarkisk.

• Aggregerede data fra flere tjenester, der præsenteres som en enkelt BDC-model.

• Genanvendelige komponenter, brugerdefinerede webdele, brugerdefinerede arbejdsprocesaktiviteter og kode bag InfoPath-formularer.

• Brugerdefinerede eksterne datadele til Outlook-løsninger.

• Microsoft Silverlight-programmer og Office-tilføjelsesprogrammer.

• Brugerdefinerede beskeder ved hjælp af hændelses strukturen.

• Brugerdefinerede forbindelser eller løsninger, der bruger administreret kode.

Toppen af siden

Kend dit SharePoint-miljø

Når du bruger eller opretter en ekstern data løsning, er der forskelle i funktioner og funktionalitet, som du skal være opmærksom på baseret på dit SharePoint-miljø:

• Lokalt    Hvis du opretter en løsning, hvor dine brugere og din løsning er helt lokale (bag firewallen), understøttes alle Business Connectivity Services-funktioner.

• Skyer    Hvis du bruger SharePoint (plan 2, E3 og E4) i Microsoft 365, er et undersæt af funktioner tilgængelige. For eksempel understøttes eksterne lister, webdele med forretnings data og hændelses strukturen understøttes, men profilsider, handlinger og forbindelses strukturen er ikke. Du kan desuden kun oprette forbindelse til disse datakilder: WCF-webtjenester, OData og SQL Server Azure.

• Hybrid    Din organisation har muligvis allerede betydelige investeringer i lokale datakilder, såsom brancheprogrammer og ERP-systemer. Men din organisation kan også være i et hybridt SharePoint-miljø, hvor nogle medarbejdere er lokale, og nogle er i skyen. I et hybridt miljø kan du også oprette en hybrid ekstern data løsning, så brugere i skyen kan få adgang til en lokal datakilde. En bruger kan for eksempel fuldføre en udgiftsrapport på en forretningsrejse ved hjælp af SharePoint, og gebyrerne kan straks afstemmes med et lokalt SAP-system. Du kan oprette forbindelse til alle understøttede datakilder, der understøttes, men du skal bruge OData-tjenester, og omfattende udvikling og konfiguration kan være påkrævet.

Få den rigtige software

Funktionerne i Business Connectivity Services (BCS) distribueres på tværs af forskellige SharePoint-versioner. Brug følgende tabel til at hjælpe dig med at træffe det rette valg.

* Omfatter kontrolelementer til formular til at vise eksterne data og layout for at vise data i en Outlook-opgaverude og et formularområde. Kun tilgængelig i Microsoft Office Professional Plus 2013.

Toppen af siden

Konfigurere softwaren korrekt

Når du har installeret den rette software, skal du kontrollere, at du har konfigureret den korrekt. Især:

Forberede den eksterne datakilde    En administrator kan have brug for at oprette en konto og give tilladelser til datakilden for at sikre, at de rette personer har adgang til dataene, og at dataene ikke ender i de forkerte hænder. I en ekstern database kan administratoren også få brug for at oprette bestemte tabeller, visninger, forespørgsler og så videre for at kunne begrænse resultaterne til det, der er nødvendigt, og for at forbedre ydeevnen.

Konfigurere SharePoint Services    En administrator skal aktivere Business Data Connectivity Services, Secure Store Service og Visio Services.

Konfigurere Secure Store Service    En administrator skal finde den bedste adgangstilstand for den eksterne datakilde, oprette et destinationsprogram og angive legitimationsoplysninger for destinationsprogrammet.

Konfigurere Business Data Connectivity-tjenester    En administrator skal sørge for, at den bruger, der opretter den eksterne indholdstype, har tilladelse til BDC-metadatalageret (Business Data Connectivity), og at relevante brugere har adgang til den eksterne indholdstype, som den eksterne liste er baseret på.

Sørge for, at Office-produkter er klar til brug    Hvis du vil synkronisere eksterne data med Office-produkter, skal du have Windows 7 eller nyere og følgende gratis softwareprodukter, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 og WCF data Services 5,0 til OData v3 på hver klientcomputer (hvis det er nødvendigt, bliver du automatisk bedt om at hente softwaren). Sørg også for, at Office-indstillingen Business Connectivity Services er aktiveret (dette er standard). Denne indstilling installerer Business Connectivity Services Client Runtime, som gør følgende: cachelagrer og synkroniserer med eksterne data, oversætter virksomhedsdata til eksterne indholdstyper, viser de eksterne elementer i Office-produkter og kører brugerdefinerede løsninger i Office-produkter.

Toppen af siden

Vælge dine eksterne data med omhu

Du kan arbejde med en lang række eksterne datakilder, herunder databaser, ERP-systemer (Enterprise Resource Planning), OData og avancerede forbindelser.

Databaser    Organisationer og virksomheder med alle figurer og størrelser afhænger af databaser for deres daglige handlinger. Databaser indeholder en lang række datatyper, herunder tekst, tal, billeder og dokumenter og har mange formål, herunder firma-, produktions-, forsikrings-og datadrevne firma websteder. Almindelige understøttede databaser omfatter: Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 og en hvilken som helst database, der overholder ODBC-eller OLE DB-brugergrænseflade standarder.

ERP-systemer    ERP-systemer integrerer branche data og-processer på tværs af hele organisationen og udfører mange af de grundlæggende aktiviteter for alle virksomheder, herunder:

Almindeligt understøttede ERP-systemer omfatter SAP, duet, Microsoft Dynamics, Siebel og JD Edwards.

Forbindelses    Den åbne data protokol (OData) indeholder en REST-baseret standard for Create (get), Read (get), Update (læg) og DELETE (DELETE)-handlinger, der får adgang til webtjenester. Tænk på OData som den webbaserede udgave af ODBC og OLE DB. Data returneres enten i XML-eller JavaScript Object notation-formatet (JSON). Almindelige OData-kilder omfatter velkendte websteder (f. eks. Amazon, E-Bay, Azure data Market og Netflix), databaser og endda andre SharePoint-websteder.

Avancerede forbindelser    For andre datakilder kan en udvikler tilbyde avanceret ekstern dataadgang ved at:

• Brug af ADO.NET, som giver adgang til alle datakilder med en ADO.NET-udbyder.

• Brug af WCF og Web Services, der giver adgang til webtjenester og Windows Communication Foundation (WCF).

• Brug af .NET Connectivity assemblies, som giver adgang til datakilder, når en ADO.NET-udbyder eller-webtjeneste ikke er tilgængelig.

• Konvertering af ikke-understøttede beskyttede datatyper til understøttede .NET-datatyper.

• Oprettelse af brugerdefinerede løsninger til større datakilder med hyppig ændring af datastrukturer, der kræver brugerdefinerede dataforbindelser, overførsels metoder og forbindelses installation.

Toppen af siden

Overvej ydeevnen

En virksomhedsløsning skal tage hensyn til ydeevnen, og eksterne data er ikke en undtagelse. Heldigvis er Business Connectivity-tjenesterne udviklet til at afhjælpe mange flaskehalse og bekymringer med høj ydeevne. Generelt aflastes dataoverførsel, paging, filtrering og sortering til den eksterne datakilde for at reducere hukommelses-og behandlingsressourcer for SharePoint-produkter.

Business Connectivity Services har også indbyggede caches på begge servere (Business Connectivity Services-cachen) og klientcomputere (Business Connectivity Services Client Runtime-cachen) og viser muligvis ikke de seneste værdier fra det eksterne data system med det samme. Du kan dog justere opdaterings intervallerne ud fra brugernes behov og de løsninger, du opretter. Ikke alle brugere har brug for at kunne se opdaterede data med det samme, men hvis de gør det, kan de for eksempel opdatere den eksterne liste eller mappen kontakter i Outlook.

Hvis du vil arbejde offline på en klientcomputer, betyder det også, at brugerne kan udføre udvidet arbejde uden at have forbindelse til de eksterne data, men ved, at dataene bliver opdateret og afstemt korrekt, når de vender tilbage til internettet.

Generelt kan disse funktioner hjælpe dig med at øge hastigheden for visning, opdatering og datahandlinger for de eksterne data på en SharePoint-webside og i et Office-produkt.

Toppen af siden

Øvelses sikkerhed først

Det er især vigtigt, at en ekstern data løsning sikres, fordi dataene ofte er vigtige for en virksomhed og ikke må vises eller ændres af de forkerte brugere. Der er også mange måder at sikre data på, og du vil have, at din løsning skal være enkel og sikker. Heldigvis er der metoder til at minimere kompleksiteten, primært ved hjælp af Secure Store Service.

I et nødde skal du sikre, at de eksterne data svarer til to grundlæggende spørgsmål:

Hvem er du?    Dette kaldes også godkendelse, og det er processen med at bekræfte din identitet ved at hente dine legitimationsoplysninger (dit Brugernavn og din adgangskode).

Hvad kan du gøre?    Dette kaldes godkendelse, og det er den proces, der skal bruges til at bestemme, hvilke opgaver du kan udføre på hvilke data, ved at få vist en liste over de tilladelser, du har fået tildelt.

For det første hjælper en administrator med at finde den bedste adgangstilstand for den eksterne datakilde. Bemærk, at det er meget almindeligt for virksomhedsløsninger at godkende adgang til eksterne data, som den aktuelle bruger har en anden konto for. Men det kan være kompliceret og besværligt at logge på med andre legitimationsoplysninger. Secure store-tjenesten kommer til at byde på lagring og tilknytning af legitimationsoplysninger. Det gør det nemmere at bruge en ekstern datakilde ved at logge på én gang.

Hvis du for eksempel har logget på dit SharePoint-websted med et sæt legitimationsoplysninger, men vil have adgang til en ekstern liste baseret på et Siebel-program, der bruger et andet sæt legitimationsoplysninger, kan en administrator konfigurere Secure Store Service til automatisk at tilknytte de to sæt af legitimationsoplysninger, så du ikke behøver at logge på igen.

Secure store-tjenesten hjælper også med at administrere "dobbelt hop"-problemet, hvor hver godkendelse kræver et "hop" mellem to computere, som kan blive kompromitteret, medmindre der er taget skridt til at forhindre det.

Derefter opretter en administrator flere sikkerhedslag, der er baseret på tilladelser, på samme måde som flere forsvars linjer rundt om en Fort for at sikre korrekt tilladelse og adgang til:

• Dataene i den eksterne database eller systemet.

• Den eksterne indholdstype i Business Data Connectivity-metadatalageret.

• Den eksterne liste eller eksterne datakolonne.

Endelig kan en administrator tilføje et ekstra lag af beskyttelse via kryptering. Hvis din eksterne data løsning også bruger Office-programmer, kan en administrator beskytte klient kørsels cachen til Business Connectivity Services ved hjælp af Windows-krypterings filsystemet. Nogle eksterne datakilder giver også mulighed for at kryptere dataene.

Toppen af siden

Indstille hjørnesten: eksterne indholdstyper

Eksterne indholdstyper er hjertet af en ekstern data løsning. De er ligesom en mægler mellem dig og den eksterne datakilde. En typisk ekstern indholdstype er en organiseret oplysnings pakke, der indeholder følgende:

• Forbindelsesoplysninger til datakilden som placering, navn og godkendelsestilstande.

• En definition af tabellen, felterne, primære og fremmede nøgler, valideringer og datatyper (også kaldet metadata).

• De datahandlinger, du kan udføre, f. eks. oprette, læse, opdatere, slette og forespørge (også kaldet CRUDQ).

• Andre oplysninger og funktioner som tilknyttede Office-datatyper eller aktivering af offlinesynkronisering.

• Forskellige filtre, der forespørger om data og hjælper med at isolere resultaterne og begrænsninger for at forbedre ydeevnen.

• Feltet identitet og visnings kolonner for en ekstern indholds vælger, der bruges til at hente eksterne data i hele brugergrænsefladen.

• En tilknytning baseret på primære og fremmede nøgler mellem to relaterede tabeller, f. eks ordrer og kunder.

En stalwart-bruger definerer den eksterne indholdstype og beskytter derfor andre brugere fra den naturlige kompleksitet ved at arbejde med eksterne data. Desuden gemmes alle disse oplysninger i en speciel BDCM-fil (. BDCM), i XML-format og gemmes i Business Data Connectivity-metadatalageret. Denne metode gør det nemt at vedligeholde, opdatere, sikre og genanvende eksterne indholdstyper på forskellige websteder. Du kan for eksempel let eksportere og importere filen for at installere den fra en udvikling til et produktionsmiljø eller dele med andre grupper af websteder.

På den måde behøver din stalwart-bruger ikke at være ekspert i XML. For at oprette en ekstern indholdstype er der to værktøjer til valg:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Du kan definere og opdatere den eksterne indholdstype på en deklarativ måde og derefter publicere den til Business Data Connectivity-metadatalageret.

• Microsoft Visual Studio 2012    Hvis dine eksterne data er komplekse eller ikke understøttet af SharePoint Designer 2013, kan du bruge XML-editoren i Visual Studio (som indeholder IntelliSense) til at oprette din XML-model, eller du kan bruge den eksterne indholds type designer til Visual Studio til at oprette en .NET Connectivity-Assembly, der giver mulighed for brugerdefineret back end-integrations logik via .NET Framework.

Toppen af siden

Læse og skrive data på eksterne lister

En ekstern liste er en central dokumentkomponent til SharePoint-løsninger, der er baseret på eksterne data. Du kan læse og skrive eksterne data med den velkendte oplevelse ved at bruge en SharePoint-liste. En ekstern liste ser ud og opfører sig meget som en oprindelig liste, men der er nogle forskelle i funktionsmåde. For eksempel kan du oprette visninger og bruge beregnede værdier med formler, men ikke vedhæfte filer eller registrere versioner.

Du kan også oprette en ekstern liste ved hjælp af SharePoint Designer 2013.

Toppen af siden

Føje eksterne datakolonner til lister og biblioteker

Du kan kombinere eksterne datakolonner med andre kolonner i en oprindelig liste eller et lokalt bibliotek. Da en ekstern datakolonne føjes til en oprindelig liste eller et bibliotek, fungerer alle relaterede liste-eller biblioteksfunktioner, herunder versionsstyring, godkendelser, indtjekning og udtjekning og vedhæftede filer.

Lad os sige, at du har oprettet et billedbibliotek, der indeholder billeder af de produkter, organisationen sælger. Du kan føje en ekstern datakolonne til det bibliotek, der får adgang til produktnavnet, produktkoden og den aktuelle pris fra en ekstern database. Da din virksomhedsregler og processer kun kræver ændringer af produktoplysninger gennem databasesystemet, skal du angive, at de eksterne data er skrivebeskyttede, når du opretter den eksterne indholdstype. Men nu kan flere personer i organisationen nemt se alle de almindelige produktoplysninger sammen i én biblioteksvisning.

Toppen af siden

Oprette løsninger med webdele med forretnings data

Webdelene firma data er udviklet til at arbejde med data fra en ekstern liste, og du kan kombinere disse webdele på nyttige måder til at oprette et websteds arbejdsområde eller Dashboard. Du kan for eksempel oprette forbindelse mellem listerne eller element-webdelen, så når du vælger et element i en udgiftsrapport i webdelen liste, som f. eks. som torsdags gebyrer, vises vare detaljerne i webdelen element, f. eks Hotel-, rejse-og måltids gebyrer.

Følgende tabel opsummerer kort hver webdel af typen firma data.

Toppen af siden

Brug af eksterne data på en profilside, handling eller søgning

Profilsider, handlinger og søgning er tæt beslægtede funktioner.

Profilsider

Business Connectivity Services opretter som standard automatisk en profilside baseret på den eksterne indholdstype. En profilside er en webside, der viser oplysninger fra en enkelt række eksterne data, der er baseret på et ID-felt, f. eks alle de individuelle felter for en bestemt kunde.

Standardprofil siden er faktisk en webside, der indeholder firmadataelement generatoren og et firmadataelement-webdele, der er forbundet sammen. Webdelen element generator analyserer URL-forespørgselsstrengparameteren for profilsiden, for eksempel http://contoso/Customer.aspx?CustID=345 og sender CustID-værdien til webdelen data element, som derefter viser alle de tilsvarende kunde felter.

Du kan oprette din egen profilside for at vise brugerdefinerede oplysninger, eller en administrator kan tilpasse profilsiden for dig.

Handlinger

Du kan endda udføre en handling, der er baseret på profilsiden, for at gøre noget nyttigt. Du kan for eksempel oprette en handling, der kombinerer adresseoplysninger om kunden med Bing-kort for at få vist kundens placering eller få instruktioner. Du kan oprette en handling enten baseret på URL-forespørgselsstrengparameteren for profilsiden eller via brugerdefineret kode. Eller en udvikler kan skrive brugerdefineret kode, der giver dig mulighed for at opdatere medarbejderoplysninger i en back end-database.

Som standard bruger du en handling, når du klikker på kommandoen Vis profil handling i en webdel af typen Firmadatahandlinger eller firmadata liste. Når du bruger en ekstern datakolonne, kan du også køre handlingen fra en menukommando.

Søgning

Hvis du vil, kan en administrator aktivere søgning i eksterne data. De eksterne data kan gennemsøges og indekseres ligesom interne SharePoint-data, men med sikkerheds trimning for at sikre, at kun de relevante brugere kan klikke på og se søgeresultaterne, vises ved hjælp af en profilside.

Ved at integrere SharePoint-søgning i eksterne data systemer kan brugere finde data, de ellers ikke kan finde. Hvis du for eksempel kender det firma, som en kunde arbejder for, men har glemt vedkommendes navn, kan du søge efter firmanavnet for at hjælpe dig med at finde kundens profilside.

Toppen af siden

Brug af eksterne data i arbejdsprocesser

Arbejdsprocesser giver et effektivt værktøj til at udforme og automatisere forretningsprocesser, der er baseret på en SharePoint-liste, et bibliotek eller et websted. Disse forretningsprocesser kan være så simple som en dokument godkendelsesproces med en enkelt godkender eller som en struktureret forretningsproces. Selvom du ikke kan knytte en arbejdsproces direkte til en ekstern liste, kan du oprette følgende:

Oprindelige Listearbejdsprocesser    En arbejdsproces, der er knyttet til en oprindelig liste, der læser eller opdaterer data fra en ekstern liste ved hjælp af elementet Opret listeelement, Opdater listeelement og slet listeelement handlinger. Du kan for eksempel opdatere et eksternt listeelement, når en oprindelig liste eller et bibliotekselement ændres. Du kan bruge andre handlinger sammen med eksterne lister såsom Angiv arbejdsprocesvariabel til at ændre et eksternt listefelt. Du kan også bruge et eksternt listeelement som destination for en opgave proces, men linket til opgaven viser ikke en titel for det eksterne listeelement.

Arbejdsprocesser for websted    Websteds arbejdsprocesser kræver ikke, at en hændelsesudløser startes og kan startes manuelt. For at forhindre uautoriseret adgang kører arbejdsprocesser, der får adgang til eksterne lister, altid i en tjenestekonto, også med en godkendelsestilstand, der brugerrepræsentation.

Hændelser    En udvikler kan oprette hændelser, der udløser i den eksterne datakilde, og brugerne kan oprette beskeder, der reagerer på disse begivenheder. Du kan for eksempel bruge en SharePoint-arbejdsproces til at sende en mail til en medarbejder, når en kundekonto tildeles til den pågældende medarbejder i den eksterne datakilde.

Af hensyn til ydeevnen kan det være en god ide kun at læse et lille antal kolonner på den eksterne liste eller oprette, opdatere eller slette et lille antal elementer på den eksterne liste.

Toppen af siden

Analysere eksterne data i Excel

Du kan eksportere data fra en ekstern liste for at Excel 2013 og holde dataene synkroniseret. Det kan være en god ide at vedligeholde et produkt lager på en ekstern liste, så det er nemt at dele og opdatere, men også foretage periodisk Lageranalyse i Excel 2013. De eksterne data, der eksporteres til Excel 2013 , bestemmes af den aktuelle eksterne listevisning, de filtre, der er defineret på den eksterne indholdstype og på den eksterne liste, og sprogindstillingerne for SharePoint-webstedet. h

Når du eksporterer en ekstern liste, oprettes der en Excel-tabel med en dataforbindelse til den eksterne liste baseret på en web Query-fil. Hvis du vil se flere ændringer, der er foretaget på SharePoint-listen i Excel-tabellen, kan du opdatere dataene. Bemærk, at du ikke kan foretage ændringer i kilden til de eksterne data, og at en opdateringshandling til Excel ville overskrive eventuelle ændringer, du har foretaget i Excel-tabellen.

Toppen af siden

Føje eksterne data til Word-dokumenter

Hvis du tilføjer eksterne datakolonner og en Word-skabelon med indholdskontrolelementer i et dokumentbibliotek, kan du også gøre det let og effektivt at angive nøjagtige, opdaterede data i et Microsoft Word 2013 struktureret dokument.

Lad os sige, at du har et dokumentbibliotek, der indeholder kunde kontrakter. Alle kundeoplysninger vedligeholdes dog i et branche program, f. eks SAP. Du kan spore kundens kontrakter i dokumentbiblioteket, men sørg for, at relaterede kundeoplysninger er opdaterede og ikke unødvendigt duplikeret. Sådan gør du:

• Først skal du føje eksterne datakolonner til biblioteket for at knytte det relevante Kundenavn, firmanavn og telefonnummer til hver kontrakt, der er gemt i kontrakt biblioteket.

• Derefter skal du oprette en Word-skabelon, der indeholder den standardtekst og indholdskontrolelement til kunde kontrakten for at angive kundens navn, firmanavn og telefonnummer. Word 2013 vil bruge ekstern elementvælger til at hjælpe dig med at angive eller opdatere de korrekte oplysninger ved automatisk at vise og hente de korrekte kundeoplysninger.

• Du kan til enhver tid, hver gang du opretter en kontrakt, angive kundedata og gemme kontrakten i biblioteket igen, kundedata værdierne hæves til de tilsvarende eksterne datakolonner.

Toppen af siden

Synkronisere eksterne data i Outlook

Hvis en ekstern liste indeholder kunder, opgaver, aftaler eller poster, kan du forbinde listen med Outlook 2013. Når du har oprettet forbindelse, kan du få vist, redigere og udskrive dataene ved hjælp af den velkendte brugergrænseflade i Outlook. Hvis dataene er kontaktoplysninger, f. eks kunder, kan du endda ringe til dem, sende dem e-mails og tage mødeindkaldelser.

Synkroniseringen af dataene er tovejs eller tovejs. Ændringer, der er foretaget i Outlook 2013 , synkroniseres automatisk med den eksterne datakilde. Ændringer, der er foretaget i den eksterne datakilde, synkroniseres med elementerne i Outlook 2013, selvom en opdateringshandling muligvis er nødvendig.

Dataene opdateres som standard automatisk hver sjette time, men denne værdi kan ændres. Hvis du vil sikre dig, at du får vist aktuelle data fra den eksterne datakilde, skal du højreklikke på mappen og derefter klikke på SYNKRONISER DB-ændringer.

Når du opretter den eksterne indholdstype, skal du gøre følgende:

• Hvis du vil have offlineadgang, skal du aktivere indstillingen understøttelse af offlinesynkronisering .

• Angiv feltet Office-element type til et af følgende: kontakt, aftale, opgave eller post.

• Tilknyt de individuelle felter i den eksterne indholdstype, såsom kundens fornavn, kundens efter navn, kundeadresse og kundens telefon, til deres respektive Outlook-elementtype felter, f. eks en kontakts fornavn, efter navn, BusinessAddress og BusinessPhone.

Derudover kan du med en kode, der er skrevet af en udvikler, oprette en Outlook-løsning, der gør følgende:

• Få vist oprindelige eller brugerdefinerede datadele i brugerdefinerede opgaveruder for at præsentere eksterne data for brugerne.

• Medtage brugerdefinerede kommandoer på båndet for at udføre brugerdefinerede handlinger.

• Opret en brugerdefineret visningsdefinition for at få vist bestemte kolonner i eksterne data.

• Designe brugerdefinerede formularområder for at præsentere eksterne data.

Toppen af siden

Forbedre ekstern dataadgang med InfoPath-formularer

Der er flere årsager til, at Microsoft InfoPath 2013 er nyttigt at bruge med eksterne data:

Arbejde med komplekse datatyper    Hvis et felt med eksterne data er hierarkisk, f. eks et adressefelt, der indeholder adresse, by og postnummer som underfelter, kan du ikke arbejde med dette felt i SharePoint-formularen for en ekstern liste, og det er faktisk ikke selv oprettet. Du kan dog konvertere SharePoint-formularen til en InfoPath-formular for at oprette og opdatere felterne ved hjælp af InfoPath 2013.

Integrering af et valgkontrolelement til eksterne elementer    Du kan trække og slippe kontrolelementet til valg af eksterne elementer i en InfoPath-formular, sammenkæde det med den eksterne liste som en sekundær datakilde og gør det nemt for brugeren at vælge et element, der er baseret på et entydigt felt, f. eks et kundenavn eller produkt-ID.

Hvis du opretter en tilknytning for eksterne indholdstyper, f. eks kunder og ordrer, og InfoPath-formularen for den eksterne liste indeholder en fremmed nøgle, f. eks kunde-ID, føjes kontrolelementet for eksterne elementer også automatisk til formularen. Det giver brugerne mulighed for nemt at finde den kunde, de ønsker, når de arbejder med ordrer.

Oprette flere visninger af en formular    Nogle gange vil du muligvis have flere visninger af dine eksterne data, især hvis der er mange felter, og en ekstern liste eller en SharePoint-formular ikke er effektiv. Flere visninger er også nyttige i situationer, hvor det eksterne system ikke tillader opdatering af et felt, efter det er oprettet. I sådanne tilfælde kan du oprette to visninger, en til oprettelseshandlingen og en anden til opdateringshandlingen.

Tilføje regler eller kode – bag ved formularer    Du kan tilføje deklarative regler eller kode bag formularer for at udføre yderligere forretningslogik som f. eks validering og beregninger. For eksempel kan du sikre, at en lande-/områdekode er gyldig ved hjælp af en regel, eller U.S. postnummer er gyldigt ved hjælp af en webtjeneste.

Toppen af siden

Føje eksterne data til publicerede Visio-diagrammer

Ved hjælp af Microsoft Visio 2013kan du sammenkæde data fra en ekstern liste til et diagram, og det er figurer. Du kan derefter publicere diagrammet til et SharePoint-dokumentbibliotek som en interaktiv webtegning, så brugerne kan få vist diagrammet og få vist de tilknyttede eksterne data. Der er tre måder, hvorpå du kan sammenkæde rækker med data med figurer på din tegning. Du kan sammenkæde rækker til eksisterende figurer én ad gangen, du kan sammenkæde rækkerne med figurerne automatisk, eller du kan oprette figurer fra dataene.

Toppen af siden

Importere og opdatere eksterne data i Access

Microsoft Access 2013 er en landingsplads for alle datatyper, og eksterne data er ingen undtagelse. Du kan importere en ekstern liste til din Access-database på din klientcomputer og opdatere dataene regelmæssigt. Dataene er skrivebeskyttede.

De grundlæggende trin, der skal følges, er:

1. Eksportér den eksterne indholdstype fra SharePoint Designer 2013 eller direkte fra Business Data Connectivity-metadatalageret som en BDCM-fil.

2. I Access 2013skal du oprette en webtjeneste dataforbindelse ved hjælp af BDCM-filen.

3. I Access 2013skal du oprette en sammenkædet tabel baseret på dataforbindelsen til webtjenesten.

Bemærk, at i dette tilfælde bruges Business Connectivity Services Client Runtime-cachen ikke til at synkronisere med den eksterne liste, når du opdaterer dataene.

Toppen af siden