Introduktion til dokumentstyring

Dokumentstyring fokuserer på lagring og organisation af dokumenter med henblik på at støtte aktivt igangværende arbejde, herunder oprettelse og deling af indhold i en organisation. Når en organisation ikke har nogen form for formelt dokumentstyringssystem på plads, bliver indhold ofte oprettet og gemt på en ikke-styret og decentraliseret måde på spredte fildelinger og individuelle harddiske. Dette gør det svært for medarbejdere at finde, dele og samarbejde effektivt om indhold. Det gør det også svært for organisationen at bruge de værdifulde firmaoplysninger og data i indholdet.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 understøtter organisationens dokumentstyringsbehov ved at tilvejebringe et bredt sæt dokumenstyringsfunktioner, der sætter dig i stand til at gøre følgende:

  • Gemme, organisere og finde dokumenter.

  • Sikre dokumenters konsistens.

  • Administrere metadata for dokumenter.

  • Hjælpe med at beskytte dokumenter mod uautoriseret adgang eller brug.

  • Sikre konsistente forretningsprocesser (arbejdsprocesser) for, hvordan dokumenter håndteres.

Bemærk: Denne artiken henviser til et eksempel på et SharePoint-websted, der er oprettet af Adventure Works, en fiktiv virksomhed, der fremstiller cykler, cykeldele og tilbehør til cykler.

Adventure Works' tekniske dokumentationsteam, der producerer kundeorienterede udgivelser, som f.eks. brugermanualer og produktspecifikationsark, bruger f.eks. mange af dokumentstyringsfunktionerne i Office SharePoint Server 2007. Teamet gemmer alt det indhold, som det opretter, på et websted, der blev oprettet med webstedskabelonen Dokumentcenter. På Dokumentcenter-webstedet bruger teammedlemmerne overordnet og underordnet versionsstyring til at spore udviklingen af dokumenter gennem versioner. De bruger også påkrævet tjek ud for at sikre, at teammedlemmer ikke ved et uheld overskriver en andens arbejde.

Lagring og organisation af dokumenter i et Dokumentcenter-websted

Webstedskabelonen Dokumentcenter, der er inkluderet med Office SharePoint Server 2007, kan bruges til at oprette websteder, der er optimeret til at oprette, bruge og gemme et større antal dokumenter. Websteder, der oprettes ud fra webstedskabelonen Dokumentcenter, har særlige dokumentstyringsfunktioner, som f.eks. påkrævet tjek ud og overordnet-og-underordnet dokumentversionsstyring, som er aktiveret som standard. Påkrævet tjek ud hjælper med at forhindre konflikter og forvirring over ændringer, da kun en bruger kan ændre en fil ad gangen. Med versionsstyring kan du spore ændringer til dokumenter, og det hjælper dig med at styre indhold, efterhånden som du reviderer det. Versionsstyring er særlig nyttigt, når flere personer arbejder sammen på projekter, eller når oplysninger går igennem flere faser af udvikling og gennemsyn.

Brug af indholdstyper til konsistent administation af dokumenter

En indholdstype er en gruppe af genbrugelige indstillinger, der beskriver de delte funktionaliteter for en bestemt type indhold. Med indholdstyper kan organisationer organisere, administrere og håndtere indhold på en konsistent måde på tværs af en webstedsamling. Du kan definere en indholdstype for hver type dokument eller informationsprodukt, som din organisation opretter, for at sikre, at disse forskellige typer dokumenter håndteres på en konsistent måde.

Adventure Works' tekniske dokumentationsafdeling oprettede f.eks. to indholdstyper, der hedder Brugermanual og Produktspecifikation. Når teammedlemmer går til dokumentcenteret for at oprette et nyt dokument, vises disse indholdstyper som en indstilling på knappen Ny i dokumentbiblioteket. Hver indholdstype angiver sin egen skabelon, så alle brugermanualer og produktspecifikationer deler et fælles format. Hver indholdstype angiver også sine egne brugerdefinerede kolonner, så alle brugermanualer f.eks. indeholder metadata om, hvilke produktmodeller manualerne gælder for. Hver indholdstype indeholder endda sine egne arbejdsprocesser, så teamet kan være sikker på, at alle brugermanualer følger de samme tilbagemeldings- og godkendelsesprocesser. Og da produktspecifikationer er indeholdt i en anden indholdstype, kan disse dokumenter følge forskellige processer og have kolonner, der kræver forskellige metadata.

Administration af dokumentegenskaber

En af de primære måder, hvorpå personer finder oplysninger, der er gemt på et websted eller i et dokumentstyringssystem, er ved at gennemse eller søge efter metadataene (dokumentegenskaber), der gemmes sammen med filer. Medarbejdere i organisationer tager sig dog ofte ikke tid til at tilføje eller opdatere dokumentegenskaberne for filer, når de gemmer dem.

De programmer og servere, der er tilgængelige i 2007 Microsoft Office-system, hjælper personer med at oprette og opdatere metadata for dokumenter. Når du åbner eller redigerer et dokument, der gemmes på et Office SharePoint Server 2007-websted i et skrivebordsprogram for 2007 Office-udgivelse, som f.eks. Word, Excel eller PowerPoint, kan du redigere serveregenskaberne for dette dokument i Panel for dokumentoplysninger, der vises øverst i filen. Hvis der føjes brugerdefinerede kolonner til indholdstypen for dette dokument eller til det bibliotek, hvor dokumentet gemmes, vises disse kolonneværdier som egenskabsfelter i Panel for dokumentoplysninger. Ved at integrere redigering af dokumentegenskaber i indholdsredigeringen gør programmerne i 2007 Office-udgivelse det let for organisationer at forbedre kvaliteten af deres indholds metadata.

Panel for dokumentoplysninger

Organisationer kan desuden bruge Microsoft Office InfoPath 2007 til at oprette brugerdefinerede Paneler for dokumentoplysninger, som de derefter kan føje til specifikke indholdstyper.

Hjælp til beskyttelse af dokumenter

Office SharePoint Server 2007 giver også organisationer flere måder at beskytte dokumenter, der gemmes på et SharePoint-websted, mod uautoriseret adgang eller brug. Organisationer kan anvende IRM (Information Rights Management) på et helt dokumentbibliotek for at beskytte et helt sæt dokumenter. Med IRM kan du begrænse de handlinger, som brugere kan iværksætte på filer, der hentes fra SharePoint-lister eller biblioteker. IRM krypterer de hentede filer og begrænser det sæt af brugere og programmer, der har tilladelse til at dekryptere disse filer. IRM kan også begrænse rettighederne for de brugere, der har tilladelse til at læse filer, så de ikke kan iværksætte handlinger som f.eks. at udskrive kopier af filerne eller kopiere tekst fra dem. IRM kan desuden hjælpe organisationen med at gennemtvinge virksomhedspolitikker, der regulerer styring og udbredelse af fortrolige eller beskyttede oplysninger.

Office SharePoint Server 2007 sætter dig også i stand til at beskytte filer på andre måder. Hvis du vil forhindre andre i at læse kladder for igangværende dokumenter, kan du opsætte et dokumentbibliotek med overordnet og underordnet versionsstyring og derefter angive, hvilke grupper af personer der har tilladelse til at læse underordnede versioner (kladder). Kladder er de underordnede versioner af filer eller listeelementer, der endnu ikke er godkendte som overordnede. Hvis du opsætter dette bibliotek til at kræve indholdsgodkendelse, så udgives kladder ikke som overordnede versioner, før nogen med de rigtige tilladelser godkender, at dokumentet udgives som en overordnet kladde.

En anden måde at beskytte dokumenter på er ved at konfigurere tilladelser for individuelle mapper, listeelementer eller dokumenter. Hvis der kun er en eller to filer i et dokumentbibliotek, som du vil begrænse adgang til, kan du redigere tilladelserne for disse individuelle elementer for at ændre, hvem der har tilladelse til at se eller redigere dem.

Administration af dokumentrelaterede processer med arbejdsprocesser

Hvis du vil understøtte almindelige dokumentrelaterede forretningsprocesser, tilbyder Office SharePoint Server 2007 indbyggede arbejdsprocesser, som organisationer kan bruge til at administrere opgaver, som f.eks. dokumentgennemsyn, godkendelse og indsamling af signaturer. Arbejdsprocesser defineres som den automatiserede bevægelse af dokumenter eller elementer gennem en sekvens af handlinger eller opgaver, der er relateret til en forretningsproces. Arbejdsprocesser hjælper organisationer med at administrere dokumentrelaterede forretningsprocesser mere effektivt, da de automatisk sporer og administrerer de personopgaver, der er involveret i disse processer.

Adventure Works' tekniske dokumentationsteam gør f.eks. omfattende brug af arbejdsprocessen Indsaml tilbagemeldinger. I stedet for at sende e-mails til korrekturlæsere kan en forfatter starte en arbejdsproces på det aktuelle dokument direkte fra Office Word 2007. Arbejdsprocessen tager sig af administration af processen, herunder at sende meddelelser til korrekturlæsere, oprette opgaver for dem og spore status på disse opgaver. Korrekturlæsere kan udføre deres opgaver i Word 2007 eller i Microsoft Office Outlook 2007.

Organisationer kan desuden udvikle og anvende brugerdefinerede arbejdsprocesser, der administrerer forretningsprocesser, der er unikke for organisationen, ved hjælp af Microsoft Office SharePoint Designer 2007 eller Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×