Office
Log på

Introduktion til dokumentstyring

Bemærk!:  Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

Dokumentstyring fokuserer på lager og tilrettelæggelse af dokumenter til at understøtte aktive igangværende arbejde, herunder oprettelse af indhold og dele i en organisation. Når organisationer ikke har alle slags formelt dokument administrationssystem på plads, oprettes og gemmes i en ikke-administreret og decentraliseret måde på spredte filshares og individuelle harddiskdrev indhold ofte. Det gør det svært for medarbejdere at finde, dele og samarbejde effektivt om indhold. Dette gør det svært for virksomheder at bruge værdifulde forretningsoplysninger og data i indholdet.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 understøtter organisationens dokumentadministration ved at give dokumentet et omfattende sæt funktioner, der gør det muligt at gøre følgende:

  • Gemme, organisere og finde dokumenter.

  • Sikre ensartethed mellem dokumenter.

  • Administrere metadata for dokumenter.

  • Hjælpe med at beskytte mod uautoriseret adgang eller brug.

  • Sikre ensartede forretningsgange (arbejdsprocesser) for håndtering af dokumenter.

Bemærk!: I denne artikel refererer til et eksempel på SharePoint-websted, der er oprettet af Adventure Works, en opdigtet virksomhed, der producerer cykler, cykler komponenter og bicycling tilbehør.

Tekniske dokumentation teamet hos Adventure Works, som opretter med kundekontakt publikationer som brugervejledninger og produkt specifikation ark, bruger mange af funktionerne til dokumentstyring for eksempel i Office SharePoint Server 2007. Teamet gemmer alt det indhold, der oprettes på et websted, der blev oprettet ud fra webstedsskabelonen dokumentcenter. I deres websted til dokumentcenter bruge gruppemedlemmerne overordnede og underordnede versioner til at spore udvikling af dokumenter via versioner. De kan også bruge kræves udtjekning til at sikre, at teammedlemmer ikke ved et uheld overskriver hinandens arbejde.

Gemme og organisere dokumenter i et Dokumentcenter

Webstedsskabelonen Dokumentcenter inkluderet med Office SharePoint Server 2007 kan bruges til at oprette websteder, der er optimeret til at oprette, bruge og gemme et stort antal dokumenter. Websteder, der er oprettet fra webstedsskabelonen Dokumentcenter med særlige funktioner til dokumentstyring som påkrævet udtjekning og overordnede og underordnede dokumentversioner, som er slået til som standard. Kræve udtjekning hjælper med at forhindre redigeringskonflikter og forvirring over ændringer, fordi kun én bruger kan ændre en fil på et bestemt tidspunkt. Versionsstyring gør det muligt at registrere ændringer i dokumenter, og det hjælper dig med at administrere indhold, som du ændrer den. Versionsstyring er især nyttig, når flere personer arbejder sammen på projekter, eller når oplysninger går gennem flere faser af udvikling og gennemse.

Brug af indholdstyper til at administrere dokumenter konsekvent

En indholdstype er en gruppe af der kan genbruges indstillinger, der beskriver delte funktionsmåder for en bestemt type af indhold. Indholdstyper giver organisationer mulighed for organisere, administrere og håndtere indhold i en ensartet måde på tværs af en gruppe af websteder. Du kan angive en indholdstype for hver type dokument eller oplysninger produkt, som din organisation opretter for at sikre, at disse forskellige typer af dokumenter skal håndteres i en ensartet måde.

For eksempel hedder tekniske dokumentation-afdeling på Adventure Works oprettet to indholdstyper bruger manuel og produkt specifikation. Når teammedlemmer går til dokumentcenter til at oprette et nyt dokument, vises hver af disse indholdstyper som en indstilling på knappen Ny i dokumentbiblioteket. Hver indholdstype angiver sin egen skabelon, så alle brugervejledninger og produktspecifikationer dele et almindeligt format. Hver indholdstype også angiver sin egen brugerdefinerede kolonner, så, for eksempel alle brugervejledninger indeholder metadata om, hvilke produktmodeller håndbøger, som gælder for. Hver indholdstype indeholder selv sin egen arbejdsprocesser, så teamet kan være sikker på, at hver bruger manuel følger de samme feedback og godkendelse processer. Og da produktspecifikationer er indeholdt i en anden indholdstype, disse dokumenter kan følge forskellige processer og har kolonner, der kræver forskellige metadata.

Administrere dokumentegenskaber

En af de primære måder, som personer kan finde oplysninger, der er gemt på et websted eller i et dokument administrationssystem er ved at gennemse eller søge efter de metadata (dokumentegenskaber), der er gemt sammen med filer. Medarbejdere i organisationer ofte træder dog ikke tid til at tilføje eller opdatere dokumentegenskaber for filer, når de gemmer dem.

De programmer og -servere, der er tilgængelige i 2007 Microsoft Office-system nemmere for personer til at oprette og opdatere metadataene for dokumenter. Når du åbner eller redigerer et dokument, der er gemt på et Office SharePoint Server 2007 websted i en 2007 Office-udgivelse på computeren, som Word, Excel eller PowerPoint, kan du redigere serveregenskaberne for dokumentet i Panel for dokumentoplysninger, der vises øverst i filen. Hvis der er tilføjet brugerdefinerede kolonner til indholdstype for det pågældende dokument eller til det bibliotek, hvor dokumentet er gemt, vises disse kolonneværdier som egenskabsfelter i Panel for dokumentoplysninger. Ved at integrere den dokumentegenskab redigering oplevelse til det indhold, der redigerer oplevelse af programmer i 2007 Office-udgivelse gøres nemmere for organisationer til at forbedre kvaliteten af metadataene for deres indhold.

Panel for dokumentoplysninger

Desuden kan kan organisationer bruge Microsoft Office InfoPath 2007 til at oprette tilpassede Dokumentinformationspaneler, som de kan derefter Føj til bestemte indholdstyper.

Beskytte dokumenter

Office SharePoint Server 2007 tilbyder også flere måder for organisationer til at beskytte dokumenter, der er gemt på et SharePoint-websted fra uautoriseret adgang eller brug. Organisationer kan anvende IRM Information Rights Management () til en hel dokumentbibliotek til at beskytte en hele sættet af dokumenter. IRM gør det muligt at begrænse de handlinger, som brugere kan foretage på filer, der hentes fra SharePoint-lister eller biblioteker. IRM krypterer de hentede filer og begrænser sættet af brugere og programmer, der har tilladelse til at dekryptere filerne. IRM kan også begrænse de brugere, der har tilladelse til at læse filer, så de ikke kan udføre handlinger som udskrivning kopier af filerne eller kopiere tekst fra dem rettigheder. IRM kan dermed hjælpe din organisation til at håndhæve firmapolitikker, som styrer control og spredningen af fortrolige eller beskyttede oplysninger.

Office SharePoint Server 2007 gør det også muligt at beskytte filer på andre måder. Hvis du vil forhindre folk i at læse udkast til dokumenter i gang, kan du konfigurere et dokumentbibliotek med overordnede og underordnede versioner og derefter angive, hvilke grupper af personer, der er tilladt at læse underordnede versioner (kladder). Kladder er de underordnede versioner af filer eller listeelementer, der ikke er endnu er godkendt som overordnet. Hvis du har konfigureret biblioteket til at kræve godkendelse af indhold, derefter udgives kladder ikke som overordnede versioner, indtil en person med de relevante tilladelser godkender dokumentet til publikation som en overordnet kladde.

En anden måde, du kan beskytte dokumenter er ved at konfigurere tilladelser for bestemte mapper, listeelementer og dokumenter. Hvis der er kun ét eller to filer i et dokumentbibliotek, som du vil begrænse adgangen, kan du redigere tilladelser for disse individuelle elementer til at ændre, hvem der har tilladelse til at få vist eller redigere dem.

Administrere dokument-relaterede forretningsprocesser med arbejdsprocesser

Hvis du vil understøtter almindelige dokument-relaterede forretningsprocesser, indeholder Office SharePoint Server 2007 indbyggede arbejdsprocesser, som organisationer kan bruge til at administrere opgaver som dokument Gennemse, godkendelse og signatur af websteder. Arbejdsprocessen er defineret som automatiseret flytning af dokumenter eller elementer gennem en sekvens af handlinger eller opgaver, der er relateret til en forretningsproces. Arbejdsprocesser hjælpe organisationer med at administrere dokument-relaterede forretningsprocesser mere effektivt, fordi de automatisk at registrere og administrere human opgaverne i forbindelse med disse processer.

For eksempel gør tekniske dokumentation teamet hos Adventure Works omfattende brug af arbejdsprocessen for indsamling af Feedback. I stedet for at sende e-mails til korrekturlæsere, kan en writer starte en arbejdsproces for det aktuelle dokument direkte fra Office Word 2007. Arbejdsprocessen sig tager af administration af processen, herunder sender meddelelser til korrekturlæsere, oprette opgaver for dem og registrere status for disse opgaver. Korrekturlæsere kan udføre deres opgaver i Word 2007 eller i Microsoft Office Outlook 2007.

Desuden ved hjælp af Microsoft Office SharePoint Designer 2007 eller Microsoft Visual Studio 2005 udvidelser til Windows Workflow Foundation, kan organisationer udvikle og anvende brugerdefinerede arbejdsprocesser, der administrerer forretningsprocesser, der er entydige for deres organisationer.

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×