Introduktion til dokumentgrupper

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

En dokumentgruppe er en gruppe af beslægtede dokumenter, som du kan administrere som én enhed. Du kan oprette dokumentgrupper med et snuptag, og derefter definere egenskaber og metadata. Du kan administrere gruppen som ét element.

I denne artikel

Hvad er en dokumentgruppe?

Hvad kan du gøre med en dokumentgruppe?

Hvad er en dokumentgruppe?

For mange typer projekter fremstiller personer ofte et helt sæt af relaterede dokumenter. I nogle tilfælde kan dokumentgruppen være resultatet af et projekt eller det, der skal “leveres”. En professionel servicevirksomhed ønsker måske et hæfte med standardvejledninger til brug for, når de svarer på en henvendelse med et forslag fra en mulig kunde. Hæftet vil muligvis altid indeholde disse vejledninger, og de kan hver især tilpasses til de krav, der gælder for det enkelt projekt:

  • En introduktion af virksomheden

  • En SWOT-analyse (styrker, svagheder, muligheder og trusler)

  • En forretningsplan

  • En virksomhedsanalyse

I andre tilfælde kan denne gruppe af dokumenter indeholder forskellige typer oplysninger, der understøtter et større projekt, og medfører oprettelsen eller leveringen af noget andet. En produktionsvirksomhed producerer f.eks. et standardsæt af dokumenter vedrørende design, test og fremstilling af alle de produkter, virksomheden fremstiller.

Disse dokumenter kan oprettes på samme tid eller løbende. Dokumenterne kan være produceret eller korrekturlæst af en bestemt person eller af mange. Alle dokumenterne kan have det samme format (f.eks. Word-dokumenter). De kan også være forskellige filformater (f.eks. Word-dokumenter, OneNote-notesbøger, PowerPoint-præsentationer, Visio-diagrammer, regneark fra Excel osv.).

Med dokumentgrupper kan det blive nemmere for virksomheder at administrere denne type situationer. En dokumentgruppe organiserer flere relaterede dokumenter i en enkelt visning, hvor der arbejdes på dem som en enkelt enhed. Når du opretter en ny dokumentgruppe, opretter du i praksis en ny indholdstype. Indholdstypen bliver tilgængelig på hele gruppen af websteder, og du kan konfigurere en ny Dokumentgruppe-indholdstype for hvert arbejdsprodukt, hvor der skal bruges flere dokumenter.

Når du føjer en Dokumentgruppe-indholdstype til et bibliotek, kan brugerne oprette nye forekomster af dokumentgruppen på samme måde som de opretter et enkelt dokument.

Toppen af siden

Hvad kan du gøre med en dokumentgruppe?

Indholdstypen Dokumentgruppe har flere specifikke funktioner, som gør det nemmere at oprette og administrere arbejdsprodukter med flere dokumenter. Når du konfigurerer en Dokumentgruppe-indholdstype, kan du gøre følgende:

Tilpas en velkomstsiden    for dokumentgruppen, der indeholder alle de oplysninger, som en bruger skal have om sættet. Velkomstsiden er en webdelsside, der kan konfigureres til at få vist projektoplysninger eller ressourcer, der kan hjælpe gruppemedlemmer, der arbejder på en dokumentgruppe (f.eks., projekttidslinje, links til ressourcer osv.). Det også viser en liste over dokumenter, der blev føjet til sættet.

  • Angiv standardindhold    , som du vil have oprettet automatisk og inkluderet i hver ny forekomst af dokumentgruppen. Du kan have bestemte dokumenter, der automatisk følger, og du kan styre de skabeloner, som bruges. Du kan være sikker på, at standarddokumenter er de korrekte indholdstyper. Eksempelvis hvis din organisation har brandet skabeloner, du bruger til bestemte typer af kommunikation, kan du overføre disse når du konfigurerer en dokumentgruppe indholdstype.

  • Angive de tilladte indholdstyper,    som kan bruges i dokumentgruppen, f.eks. dokumentfiler, billeder, lyd eller video.

  • Angive delte metadata    og de metadatakolonner, du vil have for alle dokumenterne i en gruppe. Standarddokumenter tildeles automatisk metadata, når dokumentgruppen oprettes, og du kan vise de delte metadata på velkomstsiden.

  • Angive arbejdsprocesser    , som du ønsker anvendt for dokumentgruppen. Du kan bruge standardkorrektur- eller -godkendelsesarbejdsprocesser med dokumentgrupper, hvorefter hele dokumentgruppen kører igennem arbejdsprocessen, som om der var tale om én fil. Herudover kan organisationen lave brugerdefinerede arbejdsprocesser for dokumentgrupper.

  • Sende dokumentgrupper    til Listen over indhold, så de distribueres til en bestemt mappe, et bestemt websted eller et bestemt bibliotek.

Når du har føjet en Dokumentgruppe-indholdstype til et bibliotek, kan webstedsbrugerne anvende de velkendte funktioner til dokumentstyring og særlige funktioner for dokumentgrupper.

Forfatterne af dokumentgrupper kan udføre følgende opgaver:

  • Oprette nye arbejdsprodukter med flere dokumenter hurtigt og nemt ved hjælp af kommandoen Nyt dokument i et dokumentbibliotek.

  • Registrere et øjebliksbillede af versionsoversigten over de aktuelle egenskaber og dokumenter i dokumentgruppen.

Starte arbejdsprocesser for hele dokumentgruppen eller separate elementer i dokumentgruppen for at administrere fælles opgaver som gennemsyn og godkendelse.

  • Sende et link til dokumentgruppen via mail.

  • Bruge kommandoen Send til til at flytte eller kopiere dokumentgruppen til en anden placering (destinationen skal konfigureres i Central administration).

  • Administrere tilladelser til dokumentgruppen.

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×