Bemærk!: Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.
En dokumentgruppe er en gruppe af relaterede dokumenter, som du kan administrere som et enkelt objekt. Du kan oprette en dokumentgruppe i et enkelt trin og derefter angive dens egenskaber og metadata.
Hvad er en dokumentgruppe?
For mange typer projekter giver personer ofte en hele sættet af relaterede dokumenter. I nogle tilfælde dette sæt af dokumenter kan være resultatet af et projekt, eller "leverance". For eksempel en professionel virksomheden kan give en standard "afstand adressekartotek" når de svarer til en anmodning om forslag fra en mulige klient. Bogen afstand kan altid indeholde disse elementer, hvor hver tilpasset ifølge de specifikke krav til et bestemt projekt:
-
En introduktion af virksomheden
-
En SWOT-analyse (styrker, svagheder, muligheder og trusler)
-
En forretningsplan
-
En virksomhedsanalyse
I andre tilfælde kan denne gruppe af dokumenter indeholder forskellige typer oplysninger, der understøtter et større projekt, og medfører oprettelsen eller leveringen af noget andet. En produktionsvirksomhed producerer f.eks. et standardsæt af dokumenter vedrørende design, test og fremstilling af alle de produkter, virksomheden fremstiller.
Disse dokumenter kan oprettes på samme tid eller faser. Dokumenterne, der kan være produceret eller gennemses af en person eller mange personer. Alle dokumenter, som kan være den samme format (såsom Word-dokumenter). Du kan også de kan omfatte forskellige filformater (for eksempel, Word-dokumenter, OneNote-notesbøger, PowerPoint-præsentationer, Visio-diagrammer, excel-projektmapper, og så videre).
Med dokumentgrupper kan det blive nemmere for virksomheder at administrere denne type situationer. En dokumentgruppe organiserer flere relaterede dokumenter i en enkelt visning, hvor der arbejdes på dem som en enkelt enhed. Når du opretter en ny dokumentgruppe, opretter du i praksis en ny indholdstype. Indholdstypen bliver tilgængelig på hele gruppen af websteder, og du kan konfigurere en ny Dokumentgruppe-indholdstype for hvert arbejdsprodukt, hvor der skal bruges flere dokumenter.
Når du føjer en Dokumentgruppe-indholdstype til et bibliotek, kan brugerne oprette nye forekomster af dokumentgruppen på samme måde som de opretter et enkelt dokument.
Hvad kan du gøre med en dokumentgruppe?
Indholdstypen Dokumentgruppe har flere specifikke funktioner, som gør det nemmere at oprette og administrere arbejdsprodukter med flere dokumenter. Når du konfigurerer en Dokumentgruppe-indholdstype, kan du gøre følgende:
-
Tilpas en velkomstsiden for dokumentgruppen, der indeholder alle de oplysninger, som en bruger skal have om sættet. Velkomstsiden er en webdelsside, der kan konfigureres til at få vist projektoplysninger eller ressourcer, der kan hjælpe gruppemedlemmer, der arbejder på en dokumentgruppe, (for eksempel, projekttidslinje, links til ressourcer og osv.). Det også viser en liste over dokumenter, der blev føjet til sættet.
-
Angiv standardindhold , som du vil have oprettet automatisk og inkluderet i hver ny forekomst af dokumentgruppen. Du kan have bestemte dokumenter, der automatisk følger, og du kan styre de skabeloner, som bruges. Du kan være sikker på, at standarddokumenter er de korrekte indholdstyper. Eksempelvis hvis din organisation har brandet skabeloner, du bruger til bestemte typer af kommunikation, kan du overføre disse når du konfigurerer en dokumentgruppe indholdstype.
-
Angive de tilladte indholdstyper, som kan bruges i dokumentgruppen, f.eks. dokumentfiler, billeder, lyd eller video.
-
Angive delte metadata og de metadatakolonner, du vil have for alle dokumenterne i en gruppe. Standarddokumenter tildeles automatisk metadata, når dokumentgruppen oprettes, og du kan vise de delte metadata på velkomstsiden.
-
Angive arbejdsprocesser , du vil bruge til dokumentgruppen. Du kan bruge standardarbejdsprocesser gennemsyn eller godkendelse med dokumentgrupper, og hele dokumentgruppen fortsætter gennem trinnene, arbejdsproces, som om det var en enkelt fil. Din organisation kan desuden udvikle brugerdefinerede arbejdsprocesser for dokumentgrupper.
-
Sende dokumentgrupper til Listen over indhold, så de distribueres til en bestemt mappe, et bestemt websted eller et bestemt bibliotek.
Når du har føjet en Dokumentgruppe-indholdstype til et bibliotek, kan webstedsbrugerne anvende de velkendte funktioner til dokumentstyring og særlige funktioner for dokumentgrupper.
Forfatterne af dokumentgrupper kan udføre følgende opgaver:
-
Oprette nye arbejdsprodukter med flere dokumenter hurtigt og nemt ved hjælp af kommandoen Nyt dokument i et dokumentbibliotek.
-
Registrere et øjebliksbillede af versionsoversigten over de aktuelle egenskaber og dokumenter i dokumentgruppen.
-
Starte arbejdsprocesser for hele dokumentgruppen eller separate elementer i dokumentgruppen for at administrere fælles opgaver som gennemsyn og godkendelse.
-
Sende et link til dokumentgruppen via mail.
-
Bruge kommandoen Send til til at flytte eller kopiere dokumentgruppen til en anden placering (destinationen skal konfigureres i Central administration).
-
Administrere tilladelser til dokumentgruppen.
Se også
Oprette og konfigurere en ny dokumentgruppe indholdstype
