Introduktion til brugerroller

I denne artikel

• Oversigt over brugerroller

• Scenarier for brug af brugerroller

• Oprette og tildele brugerroller

Oversigt over brugerroller

En brugerrolle er en foruddefineret kategori, der kan være tildelt til brugere på basis af deres stilling eller nogle andre kriterier. Roller bruges typisk til at præsentere tilpassede versioner eller visninger af en formularskabelon til forskellige typer brugere. Du kan strømline dine forretningsprocesser og optimere dataindsamling ved at tilføje brugerroller til formularskabelonen til at styre, hvad brugere kan se, når de åbner en formular, der er baseret på skabelonen. Forestil dig f.eks., at du er ved at designe formularskabelonen til en ansøgning Hvis formularer, bruges i de følgende typer brugere:

• Elektriske entreprenører, der har brug for at ansøge om en tilladelse

• Modtage supportmedarbejdere, der Kontroller, at den entreprenører programmer indeholder de nødvendige oplysninger

• Administratorer, der Gennemse den sendte tillader, at programmer til godkendelse

I stedet for design tre formularskabeloner for hver type af bruger og administration af data fra alle disse formularer, kan du designe en formularskabelon, hvis formularer indsamle data og tilføje en brugerrolle for hver type af bruger. Brugerrollen bestemmer, hvilke data der vises gennem tilpassede visninger, der er baseret på de enkelte typer brugere.

Toppen af siden

Scenarier for brug af brugerroller

Der er mange situationer, hvor brugerroller er en fordel for dine brugere. Med brugerroller kan du f.eks.:

• Vis entydige for hver brugerrolle    Du kan designe en formularskabelon, så forskellige visninger af denne formularskabelon vises, afhængigt af, hvem der udfylder formularen. For eksempel kan du designer en visning til elektriske entreprenører, der anvendt til en tilladelse, en visning til supportmedarbejdere, der modtager tilladelsesprogrammer og en visning for de administratorer, der Gennemse alle oplysninger. Hver visning viser kun de data, der er relevante for hver brugerrolle.

• Få vist en anden sektion for hver brugerrolle    Du kan designe en formularskabelon, der vises forskellige sektioner, afhængigt af, hvem der udfylder formularen. For eksempel kan en sektion i en udgift rapportering formularskabelon, der gælder kun for medarbejdere vises, når en medarbejder åbner formularen. En anden sektion, der gælder kun for administratorer, der skal godkende udgiftsrapport kan vises, når en chef åbner formularen.

• Angive datavalidering for et felt, der er baseret på hver brugerrolle    Du kan designe en formularskabelon, så forskellige datavalidering er anvendt på et kontrolelement, der er bundet til et bestemt felt, afhængigt af brugerrollen på den person, der udfylder formularen. Du kan for eksempel angive den maksimale udgifter værdi for en leder på én grænse og angive den maksimale værdi for den samme tekstboks, der er højere for en administrator. Hvis en leder udfylder formularen og overstiger beløbet, vises en dialogboks. Hvis en administrator udfylder formularen, accepterer tekstfeltet en værdi, der ellers ville blive afvist, hvis en leder udfyldt formularen.

• Send formulardata til en ekstern datakilde, der er baseret på hver brugerrolle    Du kan designe formularskabelonen, så elektriske entreprenører, der har brug for at ansøge om en tilladelse kan sende deres udfyldte formularer kun til en webtjeneste, f.eks modtagelse supportmedarbejdere kan sende deres formularer kun til en SQL-database. Administratorer kan sende deres formulardata til en database og i en e-mail-meddelelse, hvis programmet er blevet godkendt, eller de kan sende deres formulardata til bare en database, hvis programmet er blevet afvist.

Toppen af siden

Oprette og tildele brugerroller

Når du opretter en ny brugerrolle, kan du tildele brugere til den på følgende måder:

• Ved at angive brugernavne fra en Microsoft Active Directory-tjenesten (eksempelvis "sales\andrew"). Hvis du vil angive et brugernavn i en Active Directory-tjenesten, formularskabelonen oprettet i og publiceret til et Microsoft Windows-netværk, der bruger Active Directory.

• Ved at angive grupper fra en Active Directory-tjenesten. For eksempel kan du angive en e-mail-distributionsliste, der indeholder navnene på alle medlemmer af marketing teamet. Hvis du vil angive en gruppe i en Active Directory-tjenesten, formularskabelonen oprettet i og publiceret til et Microsoft Windows-netværk, der bruger Active Directory.

• Ved at angive en værdi, der kommer direkte fra et felt i formularen. Feltet kan hente data fra Active Directory, eller brugeren kan angive data i et kontrolelement, der er bundet til dette felt. Hvis skabelonen indeholder en Administrator tekstboks, kan du knytte en bestemt brugerrolle med felt som tekstboksen er bundet.

Når du har tilføjet en brugerrolle, kan du angive den som et af følgende:

Standard rolle    Brugere, der ikke er tildelt til en eksisterende brugerrolle tildeles automatisk til den brugerrolle, der er angivet som standardrolle. Standardrollen bruges også til brugere, der er en del af en gruppe, men som arbejder offline. En brugerrolle er altid angivet som standard.

Afsenderen rolle    Hvis du vil anvende en bestemt brugerrolle til brugere, som åbner formularen for første gang, kan du angive en afsender rolle. Du kan for eksempel definere en afsender rolle med navnet "Leverandør", der gælder for brugere, der udfylder nye tilladelse programmet formularer. En bruger, der er tildelt til en anden brugerrolle tildeles automatisk rollen leverandør, når han eller hun åbnes et nyt ansøgningsskema. Men, næste gang, der bruger åbner den samme formular, Microsoft Office InfoPath bruger personens tildelte brugerrolle i stedet for rollen afsenderen.

Hvis du har tildelt roller til brugere, der er baseret på en vilkårlig kombination af brugernavne, grupper eller værdier fra et felt, når en bruger åbner en formular, der er baseret på skabelonen, bestemmer InfoPath rollen tildeles til den pågældende bruger ved hjælp af følgende rækkefølge :

1. Brugerens navn er en værdi af et felt i formularskabelonen.

2. Brugerens navn findes i Active Directory.

3. Brugeren er medlem af en Active Directory-gruppe.

   Bemærk!: Hvis brugeren er medlem af flere grupper, og du tildeler brugerroller, der er baseret på en gruppe, kontrollerer InfoPath medlemslisten i hver gruppe i den rækkefølge, gruppen er angivet i dialogboksen Administrer brugerroller. Eksempelvis hvis brugeren er medlem af gruppen modtagelse agent såvel administratorgruppen, og administratorgruppen står før gruppen modtagelse agent, skal brugeren tildeles brugerrollen til administratorgruppen.

4. Hvis ingen af ovenstående er sand, bruges standardrollen.

Når du definerer brugerrollerne til formularskabelonen, kan du konfigurere en regel, der automatisk skifter visninger på grundlag af brugerens rolle. For eksempel kan du oprette en manager brugerrolle og derefter oprette en regel til automatisk at skifte til visningen manager, når en bruger, der er tildelt rollen manager åbnes formularen. Du kan også oprette reglen først og derefter angive brugerrollerne, der som en del af processen med at oprette reglen.

Du kan også variere et kontrolelements funktionalitet på grundlag af en brugerrolle. For eksempel kan du aktivere et kontrolelement kun for en bestemt brugerrolle, mens andre brugerroller kan se dataene i kontrolelementet, men de kan ikke ændre den. Muligheden for at begrænse, hvem der kan angive data i et kontrolelement, der er baseret på brugerroller er en metode til at sikre, at de data, der er indtastet i et kontrolelement kommer fra en gyldige kilde. For eksempel kan du have en godkendelse afkrydsningsfelt i en formularskabelon til tilladelse programmet, som kun medlemmer af administratorrollen bruger kan vælge, der angiver, at godkendelsen er blevet godkendt. Brugere, der er tildelt til en hvilken som helst andre brugerroller, som entreprenører, der sender programmerne, kun se afkrydsningsfeltet, men vil ikke kunne markere eller fjerne markeringen.

Toppen af siden