Introduktion til brug af arbejdsprocesser sammen med InfoPath-formularer

I denne artikel

• Hvad er arbejdsprocesser?

• Ways to use workflows with InfoPath forms

• Workflows that are included in Office SharePoint Server 2007

• Support for custom workflows in Windows SharePoint Services 3.0 or Office SharePoint Server 2007

• Trin til brug af arbejdsprocesser

• Starte en arbejdsproces på et dokument eller element

Hvad er arbejdsprocesser?

A workflow is sometimes described as a series of tasks that produce an outcome. In the context of Microsoft SharePoint Products and Technologies, a workflow is defined more precisely as the automated movement of documents or items through a specific sequence of actions or tasks that are related to a business process. Workflows can be used to consistently manage common business processes within an organization by allowing organizations to attach business logic to documents or items in a SharePoint list or library. Business logic is basically a set of instructions that specifies and controls the actions that happen to a document or item.

Workflows can streamline the cost and time required to coordinate common business processes, such as project approval or document review, by managing and tracking the human tasks involved with these processes. For example, in a Microsoft Office SharePoint Server 2007 site, you can add a workflow to a dokumentbibliotek that routes a document to a group of people for approval. When the document author starts this workflow on a document in that library, the workflow creates document approval tasks, assigns those tasks to the workflow participants, and then sends e-mail message alerts to the participants that include task instructions and a link to the document to be approved. While the workflow is in progress, the workflow owner (in this case, the document author) or the workflow participants can check the Workflow Status page to see which participants have completed their workflow tasks. The Workflow Status page is available by clicking the status of the workflow for a document or item in the document library. When participants complete their workflow tasks, the workflow ends, and the owner is automatically notified that the workflow is complete.

The following illustration shows the Approval workflow process.

Workflows not only support existing manual work processes but also extend the ways in which people can collaborate and work with documents, lists, and libraries. Site users can start and participate in workflows by using customizable forms that are accessible from the document or item in a SharePoint list or library. These customizable forms are SharePoint pages that help users to review or make changes to the workflow. Additionally, the workflow functionality in Office SharePoint Server 2007 is tightly integrated with the 2007 Microsoft Office-system. The following workflow tasks can be performed either in an Office SharePoint Server 2007 site or directly within certain programs that are part of the 2007 Office-udgivelse:

• Få vist en liste med arbejdsprocesser, der er tilgængelige for et dokument eller element.

• Start en arbejdsproces på et dokument eller element.

• Få vist, rediger, eller tildel en arbejdsprocesopgave.

• Fuldfør en arbejdsprocesopgave.

Toppen af siden

Ways to use workflows with InfoPath forms

You can create Microsoft Office InfoPath forms that display specific data that corresponds to the current status of a workflow. You do this by designing a form template to use rules that initiate actions in the form based on the status of the workflow. This can streamline the processes that people use to fill out forms. For example, you can design forms to display a read-only visning when the status for a workflow is Complete and, therefore, the data in the form should not be changed.

You can also use rules to make forms respond to workflows in other ways. For example, you can use a rule to display a dialog box message that has instructions that are specific to a particular workflow status.

Workflows must be added to a list, library, or content type to make them available for use in InfoPath forms. The available workflow types for a site vary, depending on the type of site, whether workflows are activated, and whether custom workflows were created by using Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Contact your farm administrator to determine which workflows are installed and ready for your site.

Each workflow is defined by distinct statuses with descriptive names, such as In Progress. The names for statuses vary according to the type of workflow. For example, an Approval workflow — which is available on servers running Microsoft Office SharePoint Server 2007 — includes a status for In Progress, Canceled, and Completed. The statuses of a Three-state Workflow — which is available in Windows SharePoint Services 3.0 — can be defined by the person who adds the workflow to a library or list, whereas other workflows use standard statuses such as the In Progress status noted previously. Although the descriptive name is visible to the user, workflow statuses are represented programmatically by numeric values. To design a form template to respond to a specific workflow status, you must know the numeric value for the workflow status that you want to use. This is because InfoPath uses the numeric value of the workflow to initiate an action, such as switching views.

Workflows that are included in Office SharePoint Server 2007

An Office SharePoint Server 2007 site also includes the following workflows that address common business scenarios:

• Approval     This workflow routes a form to a group of people for approval. By default, the Approval workflow is associated with the Document content type, which means it is automatically available in document libraries. A version of the Approval workflow is also associated, by default, with the Pages library in a publishing site, and the workflow can be used to manage the approval process for the publication of Web pages.

• Collect Feedback     This workflow routes a form to a group of people for feedback. Reviewers can provide feedback, which is then compiled and sent to the person who initiated the workflow. By default, the Collect Feedback workflow is associated with the Document content type, which means the Document content type is automatically available in document libraries.

• Collect Signatures    This workflow routes a document from Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007, or Microsoft Office Excel 2007 to a group of people to collect their digital signatures. This workflow must be started in a 2007 Microsoft Office-system program. By default, the Collect Signatures workflow is associated with the Document content type, which means it is automatically available in document libraries. However, the Collect Signatures workflow is available only for Office documents that contain one or more Microsoft Office Signature Lines.

  Bemærk!: Arbejdsprocessen er ikke tilgængelig til brug med InfoPath-formularer.

• Godkendelse af fordeling     Denne arbejdsproces, som understøtter poster management processer, administrerer udløb og opbevaring af så deltagerne kan beslutte, om du vil beholde eller slette udløbne dokumenter. Arbejdsprocessen for godkendelse af fordeling er beregnet til brug primært inden for et datacenterwebsted.

• Group Approval     This workflow is similar to the Approval workflow, but it uses a designated document library and offers a personalized view of the approval processes in which a user is participating. This workflow provides a hierarchical organization chart from which to select the approvers, and the workflow allows the approvers to use a stamp control instead of a signature. This solution is available only for East Asian versions of Office SharePoint Server 2007.

• Oversættelsesstyring    Denne arbejdsproces administrerer manuel dokument oversættelsesprocessen ved at oprette kopier af dokumentet skal oversættes og ved at tildele oversættelsesopgaver til oversættere. Arbejdsprocessen er kun tilgængelig for oversættelsesstyring biblioteker.

Hver af de ovenfor arbejdsprocesser kan tilpasses til din organisation på flere måder. For eksempel, når du føjer en arbejdsproces til en liste, et bibliotek eller en indholdstype for at gøre det tilgængeligt til brug på dokumenter eller elementer, kan du tilpasse opgavelister og oversigtslister, hvor du kan finde oplysninger om arbejdsprocessen er gemt.

Når en bruger starter en arbejdsproces på et dokument eller element, afhængigt af typen af arbejdsproces, har brugeren mulighed for at tilpasse arbejdsprocessen yderligere ved at angive listen over deltagere, en forfaldsdato og opgavevejledning.

Toppen af siden

Support for custom workflows in Windows SharePoint Services 3.0 or Office SharePoint Server 2007

Din organisation kan vælge at udvikle og installere brugerdefinerede arbejdsprocesser, der er entydige for forretningsprocesser i organisationen. Arbejdsprocesser kan være sværere eller komplekse, som kræver forretningsprocesser i en organisation. Udviklere kan oprette arbejdsprocesser, der er startet af webstedsbrugere, eller de kan oprette arbejdsprocesser, der start automatisk baseret på en bestemt hændelse, som når et element på en SharePoint- eller en formular i et dokumentbibliotek oprettes eller ændres. Hvis din organisation har udviklet, og brug af brugerdefinerede arbejdsprocesser, være arbejdsprocesserne tilgængelig til brug på dit websted.

Afhængigt af de personer, der er involveret i oprettelse af arbejdsprocessen, er der to måder, der kan oprettes brugerdefinerede arbejdsprocesser for Windows SharePoint Services 3.0 eller Office SharePoint Server 2007:

• Professional software developers     Professional software developers can create workflows by using the Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation. These workflows contain custom code and workflow activities. After a professional developer creates a custom workflow, a server administrator can deploy that workflow across multiple sites.

• Web-designere    Webdesignere kan designe arbejdsprocesser uden brug af kode til brug i en bestemt liste eller et bibliotek ved hjælp af et webprogram design, der er kompatibelt med Windows SharePoint Services, som Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Disse arbejdsprocesser er oprettet ud fra en liste over tilgængelige arbejdsprocesaktiviteter, og den Webdesigner der opretter en af disse arbejdsprocesser kan installere den direkte til den liste eller et dokumentbibliotek, hvor det skal bruges.

Hvis du vil implementere en brugerdefineret arbejdsproces, skal du kontakte din farmadministrator for at få oplysninger om tilgængelige ressourcer i din organisation. Du kan finde flere oplysninger om udvikling af brugerdefinerede arbejdsprocesser for Windows SharePoint Services 3.0, Windows SharePoint Services Developer Center på MSDN. Du kan finde flere oplysninger om udvikling af brugerdefinerede arbejdsprocesser for Office SharePoint Server 2007, se i Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK, som er tilgængelige fra Microsoft Office SharePoint Server 2007 Developer Portal på MSDN.

Toppen af siden

Trin til brug af arbejdsprocesser

Der er flere trin til brug af en arbejdsproces på et dokument eller element. Hvert trin er udviklet til udføres af personer i forskellige roller. For eksempel en webstedsadministrator kan tilføje en arbejdsproces til et dokumentbibliotek, en indholdets forfatter kan starte en arbejdsproces eller ændre en igangværende arbejdsproces og korrekturlæser et dokument eller en godkender, der kan udføre opgaven arbejdsproces.

I næste afsnit forklares de følgende processer, der er knyttet til brug af arbejdsprocesser:

• Tilføje en arbejdsproces til en liste, et bibliotek eller en indholdstype

• Starte en arbejdsproces på et dokument eller element

• Ændre en igangværende arbejdsproces

• Fuldføre arbejdsprocesopgaver

• Registrere status for arbejdsprocesser

Starte en arbejdsproces på et dokument eller element

Når en arbejdsproces er føjet til en liste, bibliotek eller en indholdstype for dokumentgrupper, kan du starte arbejdsprocessen for et dokument eller element i den nye placering (Hvis arbejdsprocessen er konfigureret til at tillade, at det skal startes manuelt). For at starte en arbejdsproces skal vælge du den arbejdsproces, du vil på listen over tilgængelige arbejdsprocesser for et dokument eller element. Hvis det er nødvendigt, du muligvis også udfylde en formular med de oplysninger, der kræver, at arbejdsprocessen. Når du starter arbejdsprocessen afhængigt af hvordan arbejdsprocessen blev udviklet og konfigureret, kan du har mulighed for at tilpasse det ved at angive disse indstillinger som deltagere, forfaldsdato og opgavevejledning.