Introduktion til brug af arbejdsprocesser sammen med InfoPath-formularer

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Denne artikel indeholder

Hvad er arbejdsprocesser?

Anvendelsesmetoder for arbejdsprocesser sammen med InfoPath-formularer

Arbejdsprocesser, som indgår i Office SharePoint Server 2007

Understøttelse af brugerdefinerede arbejdsprocesser i Windows SharePoint Services 3.0 eller Office SharePoint Server 2007

Trin, der indgår i brug af arbejdsprocesser

Starte en arbejdsproces for et dokument eller et element

Hvad er arbejdsprocesser?

En arbejdsproces kan også beskrives som en række opgaver, der frembringer et resultat. I Microsoft SharePoint Products and Technologies er en arbejdsproces nærmere defineret som den automatiserede håndtering af dokumenter eller elementer via en bestemt sekvens af handlinger eller opgaver, der er relateret til en forretningsproces. Arbejdsprocesser kan bruges til gennemført styring af almindelige forretningsprocesser i en virksomhed, der kan knytte forretningslogik til dokumenter eller elementer på en SharePoint-liste eller i et SharePoint-bibliotek. Forretningslogik er grundlæggende et sæt instruktioner, der angiver og styrer de handlinger, der sker med et dokument eller et element.

Arbejdsprocesser kan strømline omkostninger og tidsforbrug på koordineringen af almindelige forretningsprocesser, f.eks. projektgodkendelse eller dokumentgennemgang, ved at styre og registrere medarbejderopgaver i disse processer. På et Microsoft Office SharePoint Server 2007-websted kan du f.eks. føje en arbejdsproces til et dokumentbibliotek, der overfører et dokument til en gruppe personer, der skal godkende det. Når dokumentets forfatter starter denne arbejdsproces for et dokument i biblioteket, opretter arbejdsprocessen dokumentgodkendelsesopgaver, tildeler deltagerne i arbejdsprocessen disse opgaver og sender derefter en e-mail til deltagerne med opgavevejledning og et hyperlink til det dokument, der skal godkendes. Mens arbejdsprocessen foregår, kan dens ejer (i dette tilfælde dokumentets forfatter) eller arbejdsprocessens deltagere åbne siden med status for arbejdsprocessen for at se, hvilke deltagere der har fuldført deres opgaver. Du kan åbne siden med status for arbejdsprocessen ved at klikke på arbejdsprocesstatus for et dokument eller element i dokumentbiblioteket. Når deltagerne har gennemført deres arbejdsprocesopgaver, afsluttes arbejdsprocessen, og ejeren modtager automatisk besked om, at arbejdsprocessen er fuldført.

På nedenstående illustration vises arbejdsprocessen Godkendelse.

Rutediagram over arbejdsprocessen Godkendelse

Arbejdsprocesser understøtter ikke kun eksisterende manuelle arbejdsprocesser, men kan også udvide brugernes muligheder for at samarbejde omkring og arbejde med dokumenter, lister og biblioteker. Brugere af websteder kan starte og deltage i arbejdsprocesser via redigerbare formularer, der er tilgængelig fra dokumentet eller elementet på en SharePoint-liste eller i et SharePoint-bibliotek. Disse redigerbare formularer er SharePoint-sider, der gør det nemmere for brugerne at gennemgå eller ændre arbejdsprocessen. Desuden er funktionaliteten af arbejdsprocessen i Office SharePoint Server 2007 tæt integreret med 2007 Microsoft Office-system. Følgende arbejdsprocesopgaver kan udføres enten på et Office SharePoint Server 2007-websted eller direkte i visse 2007 Office-udgivelse-programmer:

  • Se listen over arbejdsprocesser, der er tilgængelige for et dokument eller element.

  • Starte en arbejdsproces på et dokument eller et element

  • Vise, redigere eller gentildele en arbejdsprocesopgave

  • Fuldføre en arbejdsprocesopgave

Øverst på siden

Anvendelsesmetoder for arbejdsprocesser sammen med InfoPath-formularer

Du kan oprette Microsoft Office InfoPath-formularer, der viser bestemte data, der svarer til den aktuelle status for en arbejdsproces. Du kan gøre dette ved at designe en formularskabelon til at bruge regler, der starter handlinger i den formular, der er baseret på status for arbejdsprocessen. Dette kan strømline processer, som bruges til at udfylde formularer. Du kan for eksempel designe formularer til at få vist en skrivebeskyttet visning, når status for en arbejdsproces er fuldført, og derfor dataene i formularen skal ikke ændres.

Du kan også bruge regler til at få formularer til at reagere på arbejdsprocesser på andre måder. Du kan f.eks. bruge en regel til at få vist en meddelelse i en dialogboks med instruktioner, der gælder specifikt for en bestemt arbejdsprocesstatus.

Bemærk: Dialogbokse vises ikke automatisk i browserkompatible formularskabeloner, som brugerne udfylder i en webbrowser.

Arbejdsprocesser skal føjes til en liste, et bibliotek eller en indholdstype, før de kan bruges i InfoPath-formularer. De tilgængelige arbejdsprocestyper på et websted afhænger af webstedets type, om arbejdsprocesser er aktiveret, og om der er oprettet brugerdefinerede arbejdsprocesser ved hjælp af Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Kontakt farmens administrator for at finde ud af, hvilke arbejdsprocesser der er installeret og klar til brug på webstedet.

Hver arbejdsprocessen er defineret af forskellige statusangivelser med beskrivende navne, som I gang. Navne for statusser variere, alt efter typen af arbejdsproces. For eksempel en arbejdsproces for godkendelse – som er tilgængelig på servere, der kører Microsoft Office SharePoint Server 2007 – indeholder en status for I gang, annulleret og fuldført. Status for en tre-tilstandsarbejdsprocessen – som er tilgængelig i Windows SharePoint Services 3.0 – kan defineres af den person, der tilføjer arbejdsprocessen til et bibliotek eller liste, mens andre arbejdsprocesser Brug standard statusser som nævnt tidligere I gang status. Selvom det beskrivende navn er synligt for brugeren, repræsenteres statusser, som arbejdsprocessen ved hjælp af programmering af numeriske værdier. Hvis du vil designe en formularskabelon til at reagere på en bestemt arbejdsprocesstatus, skal du kende den numeriske værdi for den status for arbejdsproces, du vil bruge. Dette skyldes, at InfoPath bruger den numeriske værdi af arbejdsprocessen til at starte en handling, som skifte mellem visningerne.

Arbejdsprocesser, der er inkluderet i SharePoint-websteder

Følgende arbejdsprocesser håndterer almindelige forretningsscenarier og er inkluderet i Windows SharePoint Services 3.0 og Office SharePoint Server 2007.

Arbejdsprocesser, der er inkluderet i Windows SharePoint Services 3.0

Tre-tilstandsarbejdsprocessen er inkluderet i Windows SharePoint Services 3.0- og Office SharePoint Server 2007-websteder. Tre-tilstandsarbejdsprocessen kan bruges til at styre forretningsprocesser i virksomheder, der skal registrere mange problemer eller elementer som f.eks. spørgsmål til kundesupport, kundeemner eller projektopgaver.

Øverst på siden

Arbejdsprocesser, der er inkluderet i Office SharePoint Server 2007

Et Office SharePoint Server 2007-websted inkluderer også følgende arbejdsprocesser, der håndterer almindelige forretningsscenarier:

  • Godkendelse     Denne arbejdsproces overfører en formular til en gruppe af personer, der skal godkende den. Som standard er arbejdsprocessen Godkendelse knyttet til indholdstypen Dokument, så den automatisk er tilgængelig i dokumentbiblioteker. Der findes også en version af arbejdsprocessen Godkendelse, der som standard er knyttet til biblioteket Sider på et udgivelseswebsted, så arbejdsprocessen kan bruges til at styre godkendelsesprocessen for udgivelsen af websider.

  • Indsaml tilbagemelding     Denne arbejdsproces overfører en formular til en gruppe af personer, der skal give feedback. Korrekturlæsernes feedback indsamles og sendes til den person, der har startet arbejdsprocessen. Som standard er arbejdsprocessen Indsaml tilbagemelding knyttet til indholdstypen Dokument, så denne indholdstype automatisk er tilgængelig i dokumentbiblioteker.

  • Indsamling af signaturer    Arbejdsprocessen distribuerer et dokument fra Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 eller Microsoft Office Excel 2007 til en gruppe af personer til at indsamle deres digitale signaturer. Arbejdsprocessen skal startes i et 2007 Microsoft Office-system program. Arbejdsprocessen for indsamling af signaturer er knyttet til dokumentindholdstypen, hvilket betyder, at den er automatisk tilgængelig i dokumentbiblioteker som standard. Men arbejdsprocessen for indsamling af signaturer er kun tilgængelig for Office-dokumenter, der indeholder en eller flere Microsoft Office-signaturlinjer.

    Bemærk: Denne arbejdsproces kan ikke bruges sammen med InfoPath-formularer.

  • Godkendelse af fordeling     Denne arbejdsproces, som understøtter datastyringsprocesser, styrer dokumentudløb og -opbevaring ved at gøre det muligt for deltagere at beslutte, om de udløbne dokumenter skal opbevares eller slettes. Arbejdsprocessen Godkendelse af fordeling er hovedsagelig beregnet til brug sammen med et websted til et datacenter.

  • Gruppegodkendelse     Denne arbejdsproces ligner arbejdsprocessen Godkendelse, men den bruger et angivet dokumentbibliotek og tilbyder en personlig visning af de godkendelsesprocesser, som brugeren deltager i. Denne arbejdsproces har et hierarkisk organisationsdiagram, hvor godkendere kan vælges, og godkenderne kan bruge arbejdsprocessen til at indsætte et kontrolstempel i stedet for en signatur. Denne løsning er kun tilgængelig i østasiatiske versioner af Office SharePoint Server 2007.

  • Styring af oversættelse    Denne arbejdsproces håndterer den manuelle dokumentoversættelsesproces ved at oprette kopier af det dokument, der skal oversættes, og tildele oversættere oversættelsesopgaver. Denne arbejdsproces er kun tilgængelig for biblioteker til oversættelsesstyring.

Alle ovenstående arbejdsprocesser kan tilpasses virksomhedens behov på mange måder. Når du f.eks. føjer en arbejdsproces til en liste, et bibliotek eller en indholdstype, så den kan bruges sammen med dokumenter eller elementer, kan du tilpasse de opgavelister og oversigtslister, hvor oplysningerne om arbejdsprocessen gemmes.

Når en bruger starter en arbejdsproces for et dokument eller element, kan brugeren, alt efter arbejdsprocessens type, måske tilpasse den yderligere ved at angive listen med deltagere, en forfaldsdato og opgaveanvisninger.

Øverst på siden

Understøttelse af brugerdefinerede arbejdsprocesser i Windows SharePoint Services 3.0 eller Office SharePoint Server 2007

Din virksomhed kan vælge at udvikle og installere brugerdefinerede arbejdsprocesser, der er unikke for forretningsprocesserne i virksomheden. Arbejdsprocesser kan være lige så simple eller komplekse, som det kræves af forretningsprocesserne i virksomheden. Udviklere kan oprette arbejdsprocesser, der startes af webstedets brugere, eller de kan oprette arbejdsprocesser, der startes automatisk på bases af en bestemt hændelse, f.eks. når et SharePoint-listeelement eller en formular oprettes eller ændres i et dokumentbibliotek. Hvis virksomheden har udviklet og installeret brugerdefinerede arbejdsprocesser, kan disse arbejdsprocesser være tilgængelige på webstedet.

Alt efter de personer, der skal oprette arbejdsprocessen, findes der to måder at oprette brugerdefinerede arbejdsprocesser til Windows SharePoint Services 3.0 eller Office SharePoint Server 2007 på:

  • Professionelle programudviklere     Professionelle programudviklere kan oprette arbejdsprocesser ved hjælp af Microsoft Visual Studio 2005-udvidelser til Windows Workflow Foundation. Disse arbejdsprocesser indeholder brugerdefineret kode og arbejdsprocesaktiviteter. Når en professionel udvikler har oprettet en brugerdefineret arbejdsproces, kan en serveradministrator installere arbejdsprocessen flere steder.

  • Webdesignere    Webdesignere kan designe arbejdsprocesser uden kode til brug på en bestemt liste eller i et bestemt bibliotek ved hjælp af et webdesignprogram, der er kompatibelt med Windows SharePoint Services, f.eks. Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Disse arbejdsprocesser oprettes på basis af en liste med tilgængelige arbejdsprocesaktiviteter, og den webdesigner, der opretter en sådan arbejdsproces, kan installere den direkte på den liste eller i det dokumentbibliotek, hvor de skal anvendes.

Hvis du vil implementere en brugerdefineret arbejdsproces, skal du kontakte din farmadministrator for at få oplysninger om tilgængelige ressourcer i din organisation. Du kan finde flere oplysninger om udvikling af brugerdefinerede arbejdsprocesser for Windows SharePoint Services 3.0, Windows SharePoint Services Developer Center på MSDN. Du kan finde flere oplysninger om udvikling af brugerdefinerede arbejdsprocesser for Office SharePoint Server 2007, se i Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK, som er tilgængelige fra Microsoft Office SharePoint Server 2007 Developer Portal på MSDN.

Øverst på siden

Trin, der indgår i brugen af arbejdsprocesser

Det kræver flere trin at bruge en arbejdsproces sammen med et dokument eller element. Hvert trin skal udføres af personer med forskellige roller. En webstedsadministrator kan f.eks. føje en arbejdsproces til et dokumentbibliotek, en indholdsforfatter kan starte en arbejdsproces eller redigere en igangværende arbejdsproces, og en korrekturlæser eller godkender af et dokument kan fuldføre arbejdsprocesopgaven.

I næste afsnit beskrives følgende processer, der vedrører brugen af arbejdsprocesser:

  • Føje en arbejdsproces til en liste, et bibliotek eller en indholdstype

  • Starte en arbejdsproces for et dokument eller element

  • Redigere en igangværende arbejdsproces

  • Fuldføre arbejdsprocesopgaver

  • Registrere status for arbejdsprocesser

Føje en arbejdsproces til en liste, et bibliotek eller en indholdstype

Før en arbejdsproces kan bruges, skal den være føjet til en liste, et bibliotek eller en indholdstype. Du skal have Tilladelser Administrer lister for at kunne føje en arbejdsproces til en liste, et bibliotek eller en indholdstype. I de fleste tilfælde kan webstedsadministratorer eller personer, der administrerer bestemte lister eller biblioteker, udføre denne opgave.

Tilgængeligheden af en arbejdsproces på et websted varierer, afhængigt af hvor den tilføjes:

  • Hvis du tilføjer en arbejdsproces direkte på en liste eller i et bibliotek, er den kun tilgængelig for elementer på den pågældende liste eller i det pågældende bibliotek.

  • Hvis du tilføjer en arbejdsproces i en listeindholdstype (en forekomst af en webstedsindholdstype, der er blevet føjet til en bestemt liste eller et bestemt bibliotek), er den kun tilgængelig for elementer af den pågældende indholdstype på netop den liste eller i netop det bibliotek, som indholdstypen er knyttet til.

  • Hvis du føjer en arbejdsproces til en webstedsindholdstype, er denne arbejdsproces tilgængelig for alle elementer i indholdstypen på alle lister og i alle biblioteker, hvori der er tilføjet en forekomst af denne indholdstype. Hvis en arbejdsproces skal være tilgængelig på tværs af lister eller biblioteker i en gruppe af websteder for elementer af en bestemt indholdstype, opnår du bedst dette ved at tilføje denne arbejdsproces direkte i en webstedsindholdstype.

Når du føjer en arbejdsproces til en liste, et bibliotek eller en indholdstype, kan du tilpasse arbejdsprocessen efter dens konkrete placering eller ved at angive en af følgende indstillinger:

  • Navnet på forekomsten af arbejdsprocessen.

  • Den opgaveliste, hvor arbejdsprocesrelaterede opgaver gemmes.

  • Den oversigtsliste, der registrerer alle hændelser vedrørende arbejdsprocessen.

  • Den måde, som arbejdsprocessen skal startes på.

  • Flere indstillinger, der kun gælder for den enkelte arbejdsproces. Det kan f.eks. være, hvordan opgaver overføres til deltagere, hvilke omstændigheder der fuldfører arbejdsprocessen, og hvilke handlinger der skal udføres, når arbejdsprocessen er fuldført.

Bemærk: Når du føjer en arbejdsproces til en liste, et bibliotek eller en indholdstype, bliver den tilgængelig for dokumenter eller elementer med en bestemt placering. Du starter ikke den faktiske arbejdsproces. Du kan finde hyperlinks til flere oplysninger om tilføjelse af arbejdsprocesser på lister, i biblioteker og i indholdstyper i afsnittet Se også.

Starte en arbejdsproces for et dokument eller element

Når en arbejdsproces er føjet til en liste, et bibliotek eller en indholdstype, kan du starte arbejdsprocessen på et dokument eller element på denne placering (hvis arbejdsprocessen er konfigureret til at blive startet manuelt). Du kan starte en arbejdsproces ved at vælge den på listen over tilgængelige arbejdsprocesser for dokumentet eller elementet. Du skal evt. også udfylde en formular med de oplysninger, som arbejdsprocessen skal bruge. Alt efter arbejdsprocessens design og konfiguration kan du, når du starten den, tilpasse den ved at angive indstillinger som f.eks. deltagere, forfaldsdato og opgaveanvisninger.

Redigere en igangværende arbejdsproces

Når en arbejdsproces er startet, skal du måske foretage ændringer af den. Du skal måske tilføje flere deltagere, eller en deltager skal måske have omfordelt sin opgave til en anden person eller anmode om en ændring af det dokument eller element, der bruges i arbejdsprocessen. Du kan redigere nogle af de foruddefinerede arbejdsprocesser, der er inkluderet i Office SharePoint Server 2007, mens arbejdsprocessen kører. Hvis din virksomhed har udviklet og installeret en brugerdefineret arbejdsproces, vil muligheden for at ændre en igangværende arbejdsproces afhænge af dens design.

Fuldføre arbejdsprocesopgaver

Enhver arbejdsproceshændelse, der kræver manuel håndtering, er repræsenteret som en arbejdsprocesopgave. Når en deltager i arbejdsprocessen er tildelt en opgave, kan opgavens modtager enten fuldføre opgaven eller anmode om ændringer af selve arbejdsprocessen ved at redigere den tilhørende opgaveformular. I Office SharePoint Server 2007 kan deltagere i arbejdsprocesser fuldføre opgaver på SharePoint-webstedet eller direkte i et Microsoft Office 2007-program som f.eks. Microsoft Office InfoPath 2007. Når en deltager har fuldført en opgave i arbejdsprocessen eller anmoder om en ændring af arbejdsprocessen, bliver serveren bedt om at flytte arbejdsprocessens status til det næste trin. 

Registrere status for arbejdsprocesser

Arbejdsprocessers ejere og deltagere kan følge status for en arbejdsproces på den statusside, der er tilknyttet arbejdsprocessen, på SharePoint-webstedet. Statussiden indeholder oplysninger om arbejdsprocesopgaver, der ikke er fuldført. Den indeholder også en oversigt over arbejdsprocessen.

Office SharePoint Server 2007 inkluderer også rapporteringsværktøjer, der fremstiller en aggregatanalyse af arbejdsprocessens oversigt. Virksomheder kan bruge denne analyse til at finde frem til de steder i processerne, der skal forbedres, eller til at konstatere, om en gruppe opfylder målsætningerne for en given forretningsproces. Office SharePoint Server 2007 inkluderer en række foruddefinerede Microsoft Excel-rapporter, der kan bruges sammen med enhver arbejdsproces. Desuden findes arbejdsprocesoversigter i form af en SharePoint-listedatakilde, der kan bruges og analyseres i andre programmer som f.eks. Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 eller en skræddersyet løsning til overvågning af forretningsprocesser.

Øverst på siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×