Introduktion til biblioteker

Hvis du lige har brug for at oprette eller arbejde med biblioteker og har brug for disse oplysninger, er her almindelige og nyttige opgaver, du kan udføre.

• Oprette, tilføje, få vist og omdøbe dokumentbiblioteker

• Video: konfigurere lagring og deling af dokumenter i Microsoft 365

• Åbne SharePoint-filer i Stifinder

• Opret en mappe i et dokumentbibliotek

• Slet en fil, mappe eller et link fra et SharePoint-dokumentbibliotek

• Overføre, oprette eller slette filer i et bibliotek

• Opret en kolonne på en liste eller i et bibliotek

• Opret, rediger eller slet en visning af en liste eller et bibliotek

• Aktivér og konfigurer versionsstyring for en liste eller et bibliotek

• Angive en skabelon for et dokument‑ eller formularbibliotek

• Synkroniser filer med OneDrive i Windows

• Bruge arbejdsprocesser med et bibliotek

• Angive tilladelser og avancerede indstillinger for et bibliotek om tilladelsesniveauer i SharePoint

• Arbejde med fotos i et billedbibliotek

• Konfigurere et aktivbibliotek til lagring af billed-, lyd- og videofiler

• Administrere lister og biblioteker med mange elementer

• Administrer store dokument-og post biblioteker ved hjælp af metadata (Se Introduktion til administrerede metadata)

Et marketingteam på contoso opretter et teamwebsted, hvor de planlægger at administrere projekter og dokumenter. De vælger en webstedsejer til at administrere webstedet. Ejeren af webstedet får tilladelsesniveauet Fuld kontrol, når hun føjes til gruppen ejere for webstedet. Hun deler webstedet og giver alle tilladelse til at bidrage til det. Teamet beslutter at bruge biblioteket dokumenter til at administrere presse udgivelser, budget filer, kontrakter, forslag og andre team dokumenter.

Ejeren af webstedet overfører vigtige dokumenter for at få teamet i gang med at bruge biblioteket som en central placering. Derefter slår hun versionsstyring til, så teamet har en oversigt over, hvordan filer udvikles og kan gendanne en tidligere version, hvis det er nødvendigt. Ejeren af webstedet tilføjer også standardskabeloner til biblioteket til marketing rapporter, salgs kontrakter, kampagne planer og budgetregneark. Hver skabelon indeholder et firmalogo og et format, som alle har aftalt at bruge. Når medlemmer opretter en ny fil fra dokumentbiblioteket, kan de nemt vælge, hvilken skabelon de vil bruge.

Når teammedlemmer tilføjer filer og samarbejder om dokumenter, organiserer de biblioteket ved at tilføje kolonner og oprette visninger for hurtigt at finde dokumenter. For eksempel tilføjer webstedsejeren kolonnen "projektnavn", så medlemmerne kan filtrere eller sortere efter den pågældende kolonne. Andre teammedlemmer tilføjer offentlige visninger, der grupperer efter regnskabskvartal, og filtrerer efter kontrakter, der udløber inden for seks måneder. Hvert medlem opretter også personlige visninger for hurtigt at finde oplysninger og udføre deres arbejde.

Efter en lang diskussion på et personale møde beslutter teamet at konfigurere beskeder på biblioteksniveau for at rapportere opdateringer én gang om ugen. Hvert medlem kan beslutte, hvordan du vil konfigurere yderligere beskeder eller RSS-feeds på bestemte filer efter behov.

Teamet er også bekræftet med en vigtig "bedste praksis" i denne nye verden af samarbejde. Når medlemmer vil dele et dokument, kan de tilhøre Temptation for at vedhæfte det til en mail og i stedet sende et link til dokumentet i stedet for at sende et link til dokumentet. Det er nemt at sende et link fra biblioteket, og det peger personer i den nyeste version på teamwebstedet.

Et vigtigt ansvar for dette team er at foreslå marketingkampagner til at skabe salg og omsætning. Når teammedlemmer udvikler en ny kampagne plan, kan de samtidig redigere dokumenter og spore underordnede versioner af filerne. Samtidig redigering gør det muligt for flere personer at redigere et dokument på samme tid uden at skulle bekymre dig om at afstemme ændringer. Hvis de laver en fejl i én version af et dokument, kan de gendanne en tidligere version. Når de afslutter kampagne planen, kan de oprette en overordnet version og derefter sende den til godkendelse af deres juridiske afdeling og deres chef. Når filen er godkendt, kan andre medarbejdere i firmaet se filen.

Ejeren af webstedet undersøger onlinedokumentationen og-kurser og får mere at vide om, hvordan du konfigurerer en arbejdsproces, knytter den til biblioteket og automatiserer processen med at indsamle feedback, indsamle signaturer og udgive det endelige dokument.

Efter tre måneder efter brug er biblioteket dokumenter og dit websted blevet afgørende for marketing holdet og hjalp med at forbedre deres produktivitet og synlighed i hele virksomheden. De kan ikke forestille sig arbejde uden det og udforskning af andre måder at bruge SharePoint-teknologier på til at samarbejde bedre.

Her er nogle måder at arbejde med biblioteker på og gøre dem mere nyttige for din gruppe (organiseret løses fra grundlæggende til mere avanceret):

Bruge og oprette visninger     Du kan bruge en visning til at se de filer i et bibliotek, der er vigtigst for dig, eller som passer bedst til et formål. Indholdet af biblioteket ændres ikke, men hver visning organiserer eller filtrerer filerne for at gøre dem nemmere at finde og gennemse på en beskrivende måde. Du kan finde flere oplysninger om visninger under oprette, ændre eller slette en visning af en liste eller et bibliotek.

Holde styr på versioner     Hvis du vil bevare tidligere versioner af filer, kan biblioteker kan hjælpe dig med at registrere, gemme og gendanne filerne. Du kan vælge at holde styr på alle versioner på samme måde. Eller du kan vælge at angive nogle versioner som større, f.eks tilføje et nyt kapitel til en manual, og nogle versioner som mindre, f.eks. rette en stavefejl. Hvis du vil administrere lagerplads, kan du også vælge at vælge antallet af hver type version, du vil gemme.

Du kan finde flere oplysninger om versionsstyring under aktivere og konfigurere versionsstyring for en liste eller et bibliotek.

Samtidig redigering eller udtjekning af filer     Når du redigerer et Microsoft Word-eller PowerPoint-dokument fra et bibliotek uden at tjekke det ud, kan andre personer redigere det på samme tid (det er samtidig redigering). Når du check ud en fil, sikrer du, at kun én person kan redigere filen, før den er tjekket ind. Du kan kræve, at dokumenter er tjekket ud i biblioteker, der indeholder følsomme dokumenter, eller når du vil holde styr på udviklingen af dokumenter nøje. Men vær opmærksom på, at det kan være umuligt for andre at redigere dokumenter, hvis de kræver udtjekning. Ved hjælp af udtjekning bliver det muligt at skrive en kommentar om, hvad de har ændret i dokumentet, men udtjekningen vil også reducere redigerings-og gennemsyns processerne. Hvis du vil have mere at vide, skal du se dokument samarbejde og samtidig redigering, tjekke ind eller slette ændringer i filer i et bibliotek.

Rediger filer fra computerprogrammer    Når du gemmer dokumenter på et SharePoint-websted, kan du oprette, redigere og samtidig redigere dokumenter direkte fra kompatible computerprogrammer, såsom Microsoft Word eller PowerPoint, uden at gå til webstedet. Du kan for eksempel redigere en PowerPoint-præsentation på samme tid, som andre personer redigerer den (også kaldet samtidig redigering). Du kan også administrere check ind og Checkout direkte fra PowerPoint. Du kan også bruge OneDrive til arbejde eller skole eller Outlook til at tage indholds indhold offline, arbejde med dem fra en fjernplacering og derefter synkronisere ændringer, når du vender tilbage online.

Få besked om ændringer    Du kan holde dig opdateret, når dokumenter i et bibliotek ændres, konfigurere påmindelser, abonnere på RSS-feeds eller følge dokumenter. Den vigtigste forskel mellem vigtige beskeder, RSS og følgende er, hvor du modtager meddelelserne. Både beskeder og RSS-feeds informerer dig om opdateringer, og begge giver dig mulighed for at tilpasse, hvor mange oplysninger du modtager. Du kan konfigurere beskeder eller RSS for at finde ud af, hvornår noget ændres i et bibliotek. Hvis du kun har et bestemt dokument, skal du konfigurere en besked eller følge dokumentet. Beskeder kan ankomme som mail eller SMS'er. RSS-meddelelser ankommer i et konsolideret feed, som du kan læse i Outlook eller en anden feed-læser. Hvis du følger et dokument, modtager du en meddelelse i din nyheds opdatering (hvis din organisation bruger en nyhedsstrøm). Du kan finde flere oplysninger om meddelelser under oprette en besked eller abonnere på et RSS-feed.

Kræve dokumentgodkendelse     Du kan kræve, at dokumenter godkendes, før alle kan se dem. Dokumenter forbliver i en afventende tilstand, indtil de godkendes eller afvises af en person, der har tilladelse til at gøre dette. Du kan styre, hvilke grupper af brugere, der kan få vist et dokument, før det godkendes. Denne funktion kan være nyttig, hvis biblioteket indeholder vigtige retningslinjer eller procedurer, som skal være endelige, før andre kan se dem.

Angive tilladelser    SharePoint-grupper og tilladelsesniveauer hjælper dig med effektivt at administrere adgang til indhold. Tilladelser til biblioteker, mapper i biblioteker og dokumenter nedarves som standard fra webstedet. Tildeling af entydige tilladelser til et bestemt bibliotek eller dokument kan hjælpe dig med at beskytte følsomt indhold som f. eks kontrakter eller budgetoplysninger uden at begrænse adgangen til resten af webstedet. Hvis du vil have mere at vide om tilladelser, skal du se om tilladelsesniveauer i SharePoint.

Oprette arbejdsprocesser     Et dokumentbibliotek eller en indholdstype kan bruge arbejdsprocesser, som din organisation har defineret til forretningsprocesser, f.eks. at administrere dokumentgodkendelse eller sagsbehandling. Din gruppe kan anvende forretningsprocesser til dokumenter, der kaldes som arbejdsprocesser, som angiver de handlinger, der skal udføres i en sekvens, f. eks godkende dokumenter. En SharePoint-arbejdsproces er en automatiseret måde at flytte dokumenter eller elementer til via en række handlinger eller opgaver. Tre arbejdsprocesser er tilgængelige for biblioteker som standard: Godkendelse, som sender et dokument til en gruppe af personer til godkendelse; Indsaml Feedback, som sender et dokument til en gruppe af personer til feedback og returnerer dokumentet til den person, der har startet arbejdsprocessen som en samling, samt Indsamling af Signaturer, som sender et dokument til en gruppe af personer for at indsamle deres digitale signaturer.

Du kan finde flere oplysninger om arbejdsprocesser i om de arbejdsprocesser, der følger med SharePoint.

Definere indholdstyper     Hvis din gruppe arbejder med flere typer filer, f.eks. regneark, præsentationer og dokumenter, kan du udvide dit biblioteks funktionalitet ved at aktivere og definere flere indholdstyper. Indholdstyper tilføjer fleksibilitet og ensartethed på tværs af flere biblioteker. Hver indholdstype kan angive en skabelon og endda arbejdsproces processer. Skabelonerne fungerer som et udgangspunkt for formatering og alle standard-sms-beskeder, og for egenskaber der gælder for dokumenter af den pågældende type, f.eks. afdelingsnavn eller kontraktnummer.

Revisionsregistrering    Hvis du har en gruppe af følsomme filer, og det er praktisk at vide, hvordan dokumenterne blev brugt, kan du definere en politik, der giver dig mulighed for at aktivere overvågning af hændelser, f. eks. fil ændringer, kopier eller sletning.

Angive politikker    Politikindstillinger aktiverer dokument udløb, automatisk sletning eller periodisk gennemsyn (via en arbejdsproces) for dokumenter, der er nået en bestemt alder. Efterhånden som biblioteker udvikler sig, kan du spare tid og kræfter over at forsøge at rydde op på harddiskplads, der er pakket, eller du kan undgå at få adgang til kvotagrænser ved hjælp af disse indstillinger for disposition.

Brug af et dokumentcenter    Du kan bruge et dokument Center websted, når du vil oprette, administrere og gemme et stort antal dokumenter. Et dokument Center er udviklet til at fungere som et centralt lager til administration af mange dokumenter. Funktioner som metadata og træstruktur navigation, indholdstyper og webdele kan hjælpe dig med at organisere og hente dokumenter. "Indholds beholdere" kan hurtigt konfigurere metadata baseret navigation til at fungere godt i de fleste biblioteker uden eksplicit at oprette indekser. Eller indholds beholdere kan oprette indeks for at forbedre ydeevnen over en bredere række af filtre og visninger. Du kan bruge et dokument Center websted som et oprettelses miljø (hvor brugerne tjekker filer ind og ud og opretter mappestrukturer for disse filer) eller et som indholds arkiv (hvor brugere kun får vist eller overfører dokumenter).

Den måde, du organiserer dine filer i et bibliotek på, afhænger af behovene i din gruppe og om, hvordan du foretrækker at gemme og søge efter dine oplysninger. Nogle planlægninger kan hjælpe dig med at konfigurere den struktur, der fungerer bedst for din gruppe. Biblioteker har flere funktioner, der kan hjælpe dig med at arbejde med flere filer i ét bibliotek. Det kan dog være, at flere biblioteker passer bedre til din gruppe.

Der er flere måder at organisere filer i et bibliotek på. Du kan tilføje kolonner, definere visninger og oprette mapper. Hver tilgang har sine egne fordele, og du kan kombinere hver enkelt tilgang, så de passer til dine Biblioteks specifikke behov og dit team.

Nogle biblioteker oprettes til dig, når du opretter et nyt websted, f. eks dokumentbiblioteket på et teamwebsted. Du kan tilpasse disse biblioteker til dine formål, eller du kan oprette dine egne ekstra biblioteker. Hver typebibliotek har et bestemt formål, og nogle har et forskelligt sæt funktioner og funktioner.

Aktiv bibliotek     Hvis du vil dele og administrere digitale medie aktiver som billed-, lyd-og videofiler, skal du bruge et aktiv bibliotek. Et aktiv bibliotek gør det nemmere for brugerne at finde og genbruge digitale mediefiler, som andre allerede har oprettet, f. eks logoer og virksomheds billeder. Et aktiv bibliotek leverer også indholdstyper med egenskaber og visninger til administration og gennemsyn af medie aktiver som f. eks. miniaturer og metadata nøgleord. F. eks. vil du muligvis administrere og gemme billeder og genanvendelige indholds fragmenter fra programmer, så de er tilgængelige i hele virksomheden og bruges med det samme.

Dashboardbibliotek    Indeholder webdelssider, webdelssider med status lister og dashboards installeret i PerformancePoint.

Bibliotek for dataforbindelser     Hvis du vil forenkle vedligeholdelsen og administrationen af dataforbindelser, skal du bruge et bibliotek til dataforbindelser. Et bibliotek til dataforbindelser er et centralt sted, hvor du kan gemme ODC-filer (Office Data Connection). Hver af disse filer (. odc) indeholder oplysninger om, hvordan du finder, logger på, opretter en forespørgsel og får adgang til en ekstern datakilde. Centralisering af ODC-filer i et bibliotek med dataforbindelser gør det også muligt at dele, administrere og søge i dataforbindelsesfiler fra et SharePoint-websted, og det er med til at sikre, at firmadata og-rapporter, især regneark, bevarer et ensartet sæt af værdier og formelresultater som "en version af sandheden".

Dokumentbibliotek     Til mange filtyper, herunder dokumenter og regneark, skal du bruge et dokumentbibliotek. Du kan gemme andre typer af filer i et dokumentbibliotek, selvom nogle filtyper er blokeret af sikkerhedsmæssige årsager. Når du arbejder med programmer, der ikke er blokeret, kan du oprette disse filer fra biblioteket. For eksempel kan dit marketingteam have sit eget dokumentbibliotek til planlægning af materialer, nyheds udgivelser og publikationer.

Formularbibliotek    Hvis du har brug for at administrere en gruppe XML-baserede forretningsformularer, skal du bruge et formularbibliotek. Din organisation kan for eksempel bruge et formularbibliotek til udgiftsrapporter. Konfiguration af et formularbibliotek kræver en XML-editor eller et XML-formulardesignprogram, f. eks Microsoft InfoPath. Den formular, som brugerne udfylder, er blot en. XML-fil, der indeholder de data (og kun de data), der blev angivet i formularen, såsom udgifts datoen og beløbet. Alt andet, der udgør udgiftsrapporten, leveres af formularskabelonen. Når folk udfylder formularer, kan du flette formulardataene eller eksportere dem til analyse.

Billedbibliotek    Hvis du vil dele en samling af digitale billeder eller grafik, skal du bruge et billedbibliotek. Selvom billeder kan gemmes i andre typer SharePoint-biblioteker, har billedbiblioteker flere fordele. For eksempel fra et billedbibliotek kan du få vist billeder i et slideshow, downloade billeder til din computer og redigere billeder med kompatible grafikprogrammer som Microsoft Paint. Overvej at oprette et billedbibliotek, hvis du vil gemme billeder af teambegivenheder eller produkt starter. Du kan også oprette et link til billeder i dit bibliotek fra et andet sted på dit websted, f. eks fra wikier og blogge.

Post bibliotek     Hvis du vil beholde et centralt lager til lagring og administration af din organisations poster eller vigtige forretningsdokumenter, skal du bruge et post bibliotek. For eksempel skal din organisation muligvis overholde overholdelses regler, som kræver en organiseret proces for at administrere relevante dokumenter. Et data Center-websted kan indeholde et antal post biblioteker til lagring af forskellige typer poster. For hvert bibliotek kan du angive politikker, der bestemmer, hvilke poster der skal gemmes, hvordan du distribuerer og administrerer dokumenter, og hvor længe disse poster skal bevares.

Rapportbibliotek     Hvis du vil forenkle oprettelsen, administrationen og leveringen af websider, dokumenter og KPI'er (Key Performance Indicators) for målinger og mål, skal du bruge et rapportbibliotek. Rapport biblioteket er et centralt sted, hvor du kan oprette og gemme rapporter, f. eks Excel-projektmapper og dashboardsider. Når du publicerer en Excel-projektmappe i et bibliotek med rapporter, er det enkelt klik for at åbne i browser visningen, hvilket er en nem måde at få vist projektmappen på uden at føje den til en webdelsside.

Bibliotek for proces diagram (metriske og amerikanske enheder)    Hvis du vil gemme og dele diagram proces dokumenter som dem, der er oprettet i Microsoft Visio, skal du bruge et procesdiagram bibliotek. Metric-og US-enheds bibliotekerne er skræddersyet til deres respektive mål.

Wiki sidebibliotek    Hvis du vil oprette en samling af forbundne wikisider, skal du bruge et wikiside bibliotek. En wiki gør det muligt for flere personer at indsamle oplysninger i et format, der er nemt at oprette og redigere. Du kan også tilføje wikisider, der indeholder billeder, tabeller, links og interne links, til dit bibliotek. Hvis dit team for eksempel opretter et wikiwebsted til et projekt, kan webstedet gemme tips og tricks i en række sider, der har forbindelse til hinanden.