Introduktion til biblioteker

Biblioteket Delte dokumenter er allerede oprettet, når Microsoft Windows SharePoint Services opretter et nyt websted. Du kan begynde at bruge dette bibliotek med det samme, tilpasse det eller oprette andre biblioteker.

Her er nogle måder at arbejde med biblioteker på og gøre dem mere anvendelige for gruppen:

• Oprette og administrere visninger     Du kan bruge en visning til at se de elementer i et bibliotek, der er vigtigst eller bedst passer til et formål. Indholdet af det faktiske bibliotek ændres ikke, men filerne er organiseret eller filtreret, så de er nemmere at finde og gennemse på en logisk måde.

• Kræve dokumentgodkendelse     Du kan angive, at der kræves godkendelse af et dokument. Dokumenters status er midlertidig, indtil de godkendes eller afvises af en person med tilladelse hertil. Du kan styre, hvilke brugergrupper der kan se et dokument, inden det godkendes.

• Holde styr på versioner     Hvis du vil bevare tidligere versioner af filer, kan biblioteker hjælpe dig med at registrere, gemme og gendanne filerne. Du kan vælge at holde styr på alle versioner på samme måde. Eller du kan vælge at angive nogle versioner som overordnede, såsom at føje et nyt kapitel til et manuelt, og nogle versioner som underordnede som rette en stavefejl. For at administrere lagerplads, kan du også vælge antallet af hver type version, du vil gemme.

  Et rejsebureau kan f.eks. bruge et dokumentbibliotek til at administrere sine filer. Når teammedlemmer udvikler et nyt salgsforslag, kan de spore underordnede versioner af filen. Hvis de laver en fejl i én version, kan de gendanne en tidligere version. Når de er færdige med forslaget, kan de oprette en overordnet version og derefter udgive den til godkendelse af den juridiske afdeling og deres leder. Når filen er godkendt, kan andre medarbejdere få vist den.

• Kræve udtjekning af filer     Når du kræver udtjekning af en fil, sikrer du, at kun én person kan redigere filen, indtil det er tjekket ind. Kræver, at dokumenter tjekkes ud, forhindrer flere personer i at foretage ændringer på samme tid, hvilket kan medføre redigeringskonflikter og føre til forvirring. At kræve udtjekning kan også hjælpe med at minde teammedlemmer at tilføje en kommentar, når de tjekke en fil, så du nemmere kan følge, hvad der er ændret i hver version.

• Være informeret om ændringer     Biblioteker i Windows SharePoint Services 3.0 understøtter RSS-teknologi, så medlemmer af arbejdsgruppen automatisk kan modtage opdateringer. Med RSS kan personer modtage og få vist opdateringer af nyheder og oplysninger på et konsolideret sted. Du kan også oprette e-mail-beskeder, så du bliver underrettet, når filerne ændres.

• Redigere filer offline     Hvis du foretrækker at arbejde med filer på harddisken, kan du tjekke dem ud og arbejde offline, hvis du bruger et program, der er kompatibelt med Windows SharePoint Services 3.0, f.eks. 2007 Microsoft Office-system.

• Arbejde med et bibliotek fra et e-mail-program     Ved at bruge et e-mail-program, der er kompatibelt med Windows SharePoint Services 3.0, f.eks. Microsoft Office Outlook 2007, kan du tage vigtige oplysninger med dig. Du kan læse, redigere og søge i filerne offline fra e-mail-programmet.

• Kopiere dokumenter til en anden placering på en let måde     Du kan nemt sende en fil til en anden placering på et Windows SharePoint Services 3.0-websted. Når du opdaterer det oprindelige dokument, kan du vælge at blive bedt om at opdatere filen på de andre placeringer.

• Definere indholdstyper     Hvis din gruppe arbejder med flere typer filer, som regneark, præsentationer og dokumenter, kan du udvider funktionaliteten i biblioteket ved at aktivere og definere flere indholdstyper. Indholdstyper Tilføj fleksibilitet og konsistens på tværs af flere biblioteker. Hver indholdstype kan angive en skabelon og arbejdsproces processer.

  En salgsafdeling kan f.eks. have skabeloner til salgsrapporter, standarddokumenter, budgetter og præsentationer. Hver skabelon indeholder firmaets logo og idegrundlag. Når personer opretter en ny fil fra dokumentbiblioteket, kan de vælge, hvilken skabelon der skal bruges.

• Angive entydige tilladelser     Du kan angive entydige tilladelser for et bibliotek eller selv en fil i et bibliotek.

• Oprette arbejdsprocesser     Et dokumentbibliotek eller en indholdstype kan benytte arbejdsprocesser, som organisationen har defineret for erhvervsprocesser, f.eks. administration af dokumentgodkendelse eller -evaluering.

Typen bibliotek, du bruger, afhænger af typer af filer, du vil dele:

• Dokumentbibliotek     For mange filtyper, herunder dokumenter og regneark, kan bruge et dokumentbibliotek. Du kan gemme andre typer af filer i et dokumentbibliotek, selvom nogle filtyper der blokeres af sikkerhedsmæssige årsager. Når du arbejder med programmer, der er kompatible med Windows SharePoint Services, kan du oprette filerne i biblioteket. Teamet marketing kan for eksempel har sin egen bibliotek til planlægning materialer, nyheder og publikationer.

• Billedbibliotek     For at dele en samling af digitale billeder eller grafik, skal du bruge et billedbibliotek. Selvom billeder kan være gemt i andre typer SharePoint-biblioteker, har flere fordele ved billedbiblioteker. For eksempel fra et billedbibliotek kan du få vist billeder i et diasshow, overføre billeder til din computer og redigere billeder med grafikprogrammer, der er kompatible med Windows SharePoint Services. Overvej at oprette et billedbibliotek, hvis dit team genbruger masser af grafik, som logoer og virksomhedens billeder, eller hvis du vil gemme billeder af gruppebegivenheder eller produkt starter.

• Wikisidebibliotek     For at oprette en samling af forbundne wikisider, skal du bruge et wikisidebibliotek. En wiki gør det muligt for flere personer til at indsamle rutinemæssige oplysninger i et format, der er nemt at oprette og redigere. Du kan føje til dit bibliotek wikisider, der indeholder billeder, tabeller, links og interne links. Eksempelvis hvis dit team opretter et websted med Virksomhedswiki for et projekt, kan webstedet gemme tip og tricks i en serie af sider, der har forbindelse til hinanden.

• Formularbibliotek     Hvis du vil administrere en gruppe af XML-baserede forretningsformularer, skal du bruge et formularbibliotek. For eksempel kan din organisation vil bruge et formularbibliotek til udgiftsrapporter. Konfiguration af et formularbibliotek kræver en XML-editor eller XML-designprogram, der er kompatibelt med Windows SharePoint Services, som Microsoft Office InfoPath.

Toppen af siden