Introduktion til autoarkivering i Outlook

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Din Microsoft Outlook-postkasse vokser i takt med, at du opretter og modtager emner. Du kan administrere pladsen i din postkasse eller på den postserver, du bruger, ved at flytte gamle emner, der er vigtige, men som du sjældent bruger, til en arkivplacering. Denne lagringsproces udføres automatisk med Autoarkiver, men du kan tilpasse de fleste af standardindstillingerne.

Bemærk: Emnerne i din postkasse kan være underlagt virksomhedens opbevaringspolitikker eller datastyring for meddelelser. Når disse politikker anvendes på en Microsoft Exchange-konto, har de forrang for indstillingerne for autoarkivering.

Autoarkivering er aktiveret som standard og køres automatisk med planlagte intervaller. Gamle og udløbne emner (emner, der har nået slutningen af deres tidsgrænse) slettes fra mapperne.

  • Gamle emner er emner, der når den arkiveringsalder, du angiver, og de kan indeholde ting som den oprindelige mail for et projekt, du er knyttet til.

  • Udløbne emner er mails og mødeemner, hvis indhold ikke længere er gyldigt efter en bestemt dato, f.eks. et møde, som du havde for fire måneder siden, og som stadig vises i din kalender. Selvom en udløbsdato er valgfri, kan du definere den på det tidspunkt, hvor du opretter emnet, eller på et senere tidspunkt. Når emnet udløber, bliver det utilgængeligt, og det bliver gennemstreget.

Arkivering er også en god metode til at sikkerhedskopiere og gemme Outlook-emner på en anden placering. Autoarkiver gør det for dig automatisk, eller du kan vælge at arkivere emner manuelt.

Få yderligere oplysninger

Sådan behandles emner med Autoarkiver

Ændring af indstillingerne for Autoarkiver

Brug af tidsgrænser og datoer til arkivering af emner

Sådan behandles emner med Autoarkiver

Med Autoarkiver flyttes emner fra deres oprindelige placering i Outlook til en arkivfilmappe, når de udløber, dvs. når de passerer tidsgrænsen. Du kan også angive indstillinger for emner, der skal slettes, når de udløber. Arkivfilen er en særlig type datafil.

Gemme eller slette emner

  • Emnerne gemmes det sted, de arkiveres, medmindre du ændrer en eller flere indstillinger for Autoarkiver, så de slettes, når de udløber. Emnerne slettes ikke fra det sted, de arkiveres. De kan kun slettes automatisk, inden de flyttes til deres arkiveringssted. Når de er arkiveret, kan de kun slettes manuelt.

  • Vælges en indstilling, hvor emnerne slettes permanent, slettes de automatisk, når de udløber. De arkiveres ikke. Hvis du f.eks. klikker på Slet udløbne emner (kun e-mail-mapper), slettes alle meddelelser i alle e-mail-mapper, f.eks. Indbakke, Sendt post eller Kladder, når deres aldersgrænse er nået. Meddelelserne arkiveres ikke.

Arkivplacering

Outlook opretter automatisk arkivfilerne på følgende placering:

  • Windows 7 og Windows Vista    

    C:\Brugere\brugernavn\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst

  • Windows XP    

    C:\Documents and Settings\brugernavn\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst

Hvis du ikke får mappen Lokale indstillinger eller Lokal vist, kan det skyldes, at den er skjult.

Hvordan får jeg vist skjulte mapper?

  • Windows 7 og Windows Vista    

    1. Klik på knappen Start, og klik derefter på Kontrolpanel i Windows.

    2. Klik på Udseende og personlige indstillinger.

      Bemærk: Hvis du bruger klassisk visning i Kontrolpanel, skal du dobbeltklikke på Mappeindstillinger og derefter fortsætte til trin 4.

    3. Klik på Mappeindstillinger.

    4. Marker Vis skjulte filer og mapper under Skjulte filer og mapper under Filer og mapper under indstillingerne Avanceret på fanen Vis.

  • Microsoft Windows XP    

    1. Klik på knappen Start, og klik derefter på Kontrolpanel.

    2. Klik på Mappeindstillinger.

      Dialogboksen Mappeindstillinger

    3. Klik på fanen Vis, og klik derefter på indstillingen Vis skjulte filer og mapper.

Adgang til arkiverede emner

Du kan få adgang til arkiverede emner via Arkivmapper i Mappeliste i Outlook, som er placeret i Navigationsrude. Hvis du ønsker det, kan du oprette separate arkivfiler til de enkelte mapper.

Når du åbner Arkivmapper, kan du se, at Outlook har kopieret mappestrukturen for de arkiverede emner. Hvis der er en overordnet mappe over den mappe, du vil arkivere, oprettes den overordnede mappe i arkivfilen, men emner i den overordnede mappe arkiveres ikke. Mappestrukturen i arkivfilen og postkassen er således den samme. Mapper bibeholdes, efter at de er blevet arkiveret, også selvom de er tomme. Du kan arbejde med emnerne på samme måde, som du arbejder med emner i hovedpostkassen. Hvis du beslutter, at de arkiverede emner skal flyttes tilbage til hovedpostkassen, kan du importere alle emnerne fra arkivfilen til de oprindelige mapper eller til de angivne mapper, eller du kan flytte eller kopiere emner manuelt.

Toppen af siden

Ændring af indstillingerne for Autoarkiver

Der findes to sæt indstillinger for Autoarkiver:

  • Globale indstillinger (Funktioner > Indstillinger > fanen Andet > Autoarkiver)

  • Indstillinger pr. mappe (højreklik på en mappe, og vælg Egenskaber > fanen Autoarkiver)

De globale indstillinger, også kaldet standardindstillinger, bestemmer, om Autoarkiver overhovedet kører, og hvad funktionen som standard gør med emnerne i Outlook-mapperne (undtagen Kontaktpersoner, der ikke er påvirket af Autoarkiver). De individuelle mappeindstillinger tilsidesætter standardindstillingerne, så du automatisk kan arkivere de enkelte mapper individuelt. Hvis du ikke angiver nogen Autoarkiver-indstillinger for en bestemt mappe, arkiveres mappen ikke. Standardindstillingerne og de individuelle mappeindstillinger gælder kun for den aktuelle postkasse. Du kan også arkivere emner manuelt, hvis du ønsker det.

Indstillinger for autoarkivering

1. Kør Autoarkiver for hver   Vælg, hvor ofte Autoarkiver skal køre. Hvis du arkiverer mange emner samtidig, kan det nedsætte computerens ydeevne. Det er derfor en god ide at vælge en periode, der forkorter autoarkiveringsprocessen. Overvej, hvor mange emner du typisk modtager inden for en given tid, og juster tidsrammen derefter. Spørg før autoarkivering    Vælg denne indstilling, hvis Outlook skal vise en påmindelse, før Autoarkiver behandler dine Outlook-emner. Når du ser meddelelsen, kan du klikke på Nej for at annullere den pågældende autoarkiveringssession.

2. Slet udløbne emner (kun e-mail-mapper)   Denne indstilling er ikke valgt som standard. Du kan vælge at få e-mails slettet, når tidsgrænsen er nået. Standardperioden for emner i Kladder og Indbakke er seks måneder og tre måneder for Sendt post. Du kan dog ændre disse perioder med indstillingen Fjern emner, der er ældre end.

3. Arkiver eller slet gamle emner   Du skal vælge denne indstilling, hvis Autoarkiver skal slette nogle af eller alle emner, når de udløber. Denne indstilling aktiverer andre indstillinger, som giver dig mulighed for at bestemme, hvilke emner der skal arkiveres, og hvilke emner der skal slettes, når tidsgrænsen nås. Vælg derefter yderligere indstillinger for at anvende både arkivering og sletning.

Bemærk: I dialogboksen Autoarkiver refererer "mapper" til hovedfunktionsområderne i Outlook, f.eks. mappen Kalender og mappen Opgaver samt individuelle e-mail-mapper. Grunden til dette er, at kalender- og opgaveemner gemmes i hhv. mappen Kalender og mappen Opgaver.

4. Vis arkivmappe i mappelisten    Vælg at få mappen Arkivering vist sammen med dine øvrige arbejdsmapper i navigationsruden. I hovedmappen Arkiv kan du åbne undermapper og få dine arkiverede emner vist. Når du får arkiverede emner vist, kan du kontrollere, at det er de rette emner, der blev arkiveret, og du kan trække og slippe emner, du vil have tilbage i en arbejdsmappe.

5. Fjern emner, der er ældre end    Vælg standardindstillingen for, hvornår emner skal arkiveres, angivet i dage, uger eller måneder. Du kan angive en periode fra én dag op til en periode på 60 måneder. "Fjern" vil sige at arkivere – gemme – emner. Det betyder ikke "slet", medmindre du har angivet denne indstilling for mapperne et andet sted.

6. Flyt gamle emner til    Standardindstillingen for denne placering er anderledes for computere, der kører operativsystemet Microsoft Windows Vista eller Windows XP.

Windows 7 og Windows Vista: C:\Brugere\bruger\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

Windows XP: C:\Documents and Settings\bruger\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

Hvis du vil angive en anden destination til de arkiverede emner, kan du søge efter og angive en anden placering. Emnerne flyttes til denne placering, når tidsgrænsen er passeret.

Bemærk: Emner, der er arkiveret på en brugerdefineret placering, slettes ikke, medmindre du åbner mapperne og sletter dem manuelt.

7. Slet gamle emner permanent   Denne indstilling sletter straks udløbne emner i stedet for at flytte dem til standardplaceringen, en anden mappe, du har angivet, eller mappen Slettet post.

8. Anvend disse indstillinger på alle mapper nu    Med denne indstilling anvendes indstillingerne for Autoarkiver, inklusive dine ændringer, til alle dine mapper. Hvis du vil vælge andre indstillinger til en eller flere mapper, må du ikke vælge denne indstilling. Følg i stedet vejledningen under knappen, der forklarer, hvordan der angives indstillinger til individuelle mapper. Ændringer, der foretages til specifikke mapper, gælder kun for disse mapper.

9. Oplysninger om opbevaringspolitik    Systemadministratoren i din organisation kan have oprettet opbevaringspolitikker, der bestemmer, hvornår og hvordan postemner skal autoarkiveres. Du kan få disse politikker vist her, men du kan ikke ændre dem uden de nødvendige tilladelser.

Toppen af siden

Brug af tidsgrænser og datoer til arkivering af emner

Bemærk: Udover Autoarkiver-indstillingerne kan emner i din postkasse også være underlagt en beskyttelsespolitik fra virksomhedens side. En beskyttelsespolitik opfordrer brugere til kun at opbevare dokumenter og emner i en fastsat periode, der er defineret i forhold til virksomhedens politik. Denne politik tilsidesætter Autoarkiver-indstillingerne.

Standardtidsgrænsen for mapper er:

  • Indbakke, Kalender, Opgaver, Noter, Journal, Kladder: 6 måneder

  • Sendt post, Slettet post: 2 måneder

  • Udbakke: 3 måneder

    Bemærk: De mapper, du opretter, som indeholder den samme type emner som Indbakke, Kalender, Opgaver, Noter eller Journal har også en tidsgrænse på seks måneder.

Den måde, Microsoft Outlook bestemmer alderen på et emne på, varierer, afhængigt af emnetypen.

Mail    Afsendelses- eller modtagelsesdatoen, afhængigt af hvilken dato der er den seneste, eller den dato og det klokkeslæt, hvor den blev ændret sidst.

Kalenderemne    Datoen for aftalen, hændelsen eller mødet eller redigeringsdatoen og -klokkeslættet, afhængigt af hvilket tidspunkt er det seneste. Tilbagevendende emner autoarkiveres ikke.

Opgave    Færdiggørelsesdatoen eller den dato og det klokkeslæt, hvor opgaven blev ændret sidst. Opgaver, der ikke er markeret som fuldført, autoarkiveres ikke. Opgaver, der er tildelt andre, arkiveres kun, hvis de er markeret som fuldført.

Note    Datoen eller klokkeslættet for den seneste redigering af noten.

Journaloptegnelse    Datoen for, hvornår journaloptegnelsen blev oprettet, eller datoen og klokkeslættet for, hvornår journaloptegnelsen sidst blev redigeret.

Kontaktpersoner    Ikke arkiverede.

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Se også

Arkivere emner manuelt

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×