Introduktion til at sende og modtage InfoPath-e-mail-formularer med Outlook

Denne artikel indeholder

Introduktion til InfoPath-e-mail-formularer

Forudsætninger for at bruge InfoPath-e-mail-formularer

Introduktion til InfoPath-e-mail-formularer

Hvis du allerede bruger Microsoft Office InfoPath-formularer til opgaver som f.eks. at sende ugentlige statusrapporter, og hvis du bruger Microsoft Office Outlook 2007 til at administrere e-mail-meddelelser, kan InfoPath-e-mail-formularer hjælpe med at strømline de processer, du bruger til at samarbejde og dele data med andre. Dette skyldes, at du kan åbne, udfylde og sende InfoPath-formularer fra Office Outlook 2007, uden at skulle åbne InfoPath. Hvis du modtager en InfoPath-e-mail-formular, kan du besvare den, videresende den og gemme den, ligesom du gør med alle andre elementer i Office Outlook 2007.

Om InfoPath-formularer og -formularskabeloner

InfoPath er et program, der bruger åbne XML-standarder til at give brugerne en fleksibel og alligevel struktureret måde at indsamle data på. Da InfoPath er baseret på XML-standarder, kan de data, der er indsamlet ved hjælp af InfoPath-formularer, genbruges i en hel organisation. De data, der er gemt i en udgiftsrapportformular, kan f.eks. vises på en webside, der fremhæver budgettendenser for en afdeling.

Når en formulardesigner opretter en ny InfoPath-formular, opretter han eller hun faktisk det, der kaldes en formularskabelon. En formularskabelon definerer datastrukturen, udseendet og funktionsmåden for de formularer, brugere udfylder. En formularskabelon kan betragtes som en plan — et udgangspunkt, der gør det muligt for brugere at oprette nye formularer, hvori data bruges og lagres på den samme måde. Da en formularskabelon skal være tilgængelig, før du kan udfylde en formular, skal formularskabelonerne installeres på et sted, hvorfra brugere kan få adgang til dem. Formularskabeloner installeres normalt på placeringer på et firmanetværk, f.eks. i delte mapper, på webservere eller i biblioteker på Windows SharePoint Services 3.0 eller Microsoft Windows SharePoint Services 2.0-websteder.

Hvis brugere har adgang til det sted, hvor en formularskabelon er gemt, kan de udfylde en formular på basis af den pågældende skabelon ved hjælp af InfoPath, en webbrowser, en mobil enhed eller Office Outlook 2007. Det afhænger af flere faktorer, om en formular kan udfyldes ved hjælp af InfoPath eller en af de andre metoder, bl.a. hvordan formularskabelonen er designet og installeret. Hvis en formular f.eks. skal udfyldes i en browser, skal den være designet til at køre i en browser, og formularskabelonen til formularen skal installeres på en server, der kører InfoPath Forms Services.

Du kan bruge InfoPath-e-mail-formularer til at dele dine egne data eller til at samle data fra andre Office Outlook 2007-brugere.

Dele data med InfoPath-e-mail-formularer

Du kan bruge InfoPath-e-mail-formularer til at dele data. Hvis du f.eks. med jævne mellemrum udfylder en ugentlig statusrapportformular i InfoPath og derefter sender den udfyldte formular til din chef som en vedhæftet fil i en e-mail, kan du bruge Office Outlook 2007 til at strømline denne proces. Åbn statusrapporten fra det udgivne sted som en InfoPath-e-mail-formular, udfyld den og send derefter dataene til din chef ved brug af Office Outlook 2007 – alt uden at åbne InfoPath. Hvis formularen desuden er konfigureret til at sende data til en datakilde, vil fremsendelse af formularen ved brug af Outlook sende dataene til denne datakilde. Når du har sendt dine data, kan du eventuelt gemme en kopi af InfoPath-e-mail-formularen og de data, den indeholder, i den aktuelle mappe.

Saml data med InfoPath-e-mail-formularer

Du kan bruge InfoPath-e-mail-formularer til at samle data fra andre. Hvis du eksempelvis er chef, som sender ugentlige e-mails til dit team for at erindre dem om at udfylde en udgiftsrapportformular, kan du bruge Office Outlook 2007 til at sende denne udgiftsrapportformular som en InfoPath-e-mail-formular. Hvis dine teammedlemmer tilføjer din e-mail-adresse til Til-boksen i InfoPath-e-mailen, hvor de sender deres data, vil du modtage kopier af deres udgiftsrapportformularer i din indbakke i Office Outlook 2007. Når du samler data ved brug af InfoPath-e-mail-formularer, kan du også administrere disse data ved udførelse af følgende opgaver:

  • Gemme data i mapper    I Office Outlook 2007 kan du bruge en ny type mappe, der hedder en InfoPath Forms-mappe, til at gemme samlinger af beslægtede Office InfoPath 2007 formularer. Hvis du eksempelvis indsamler statusrapportformularer fra din gruppe ved brug af Office Outlook 2007, kan du gemme de udfyldte statusrapporter i en InfoPath-formularmappe i din indbakke. Du kan også vælge at vise data fra hver formular i kolonner i den mappe. Dermed kan du hurtigt gruppere, filtrere og sortere data fra flere formularer.

    Før du kan få vist data fra en formular i en visning fra en InfoPath-formularmappe, skal formularskabelonen, der er knyttet til denne formular, konfigureres til at bruge egenskabsoverførsel. Egenskabsoverførsel gør felter i en formular i stand til at vise værdier i InfoPath-formularmapper i Office Outlook 2007 eller på en server, der kører Windows SharePoint Services 3.0 eller InfoPath Forms Services. Det er kun en designer af en formularskabelon, der kan aktivere egenskabsoverførsel for en formularskabelon ved brug af InfoPath.

  • Flette data    Du kan konsolidere data fra mange InfoPath-e-mail-formularer til en formular. Hvis du f.eks. samler statusrapportformularer fra dit team ved brug af Office Outlook 2007, kan du flette dataene fra deres formularer til en enkelt oversigtsformular til din chef.

  • Eksportere data    Hvis du ønsker at udføre en detaljeret analyse af formulardata, kan du eksportere den fra din formularmappe i Outlook til en Microsoft Office Excel 2007 projektmappe. Du kan også eksportere individuelle InfoPath-e-mail-formularer som .xml filer til skrivebordet.

Toppen af siden

Forudsætninger for at bruge InfoPath-e-mail-formularer

For vellykket brug af InfoPath-e-mail-formularer, bør du sikre, at du og de personer, som du samarbejder med, har det korrekte software installeret og konfigureret.

Forudsætninger for installation

Hvis du vil sende InfoPath-e-mail-formularer i Microsoft Office Outlook 2007, skal Microsoft Office InfoPath 2007 være installeret på computeren, og Office Outlook 2007 skal være konfigureret til at sende og modtage InfoPath-e-mail-formularer. Hvis disse programmer er installeret på computeren, og Office Outlook 2007 er konfigureret til at sende InfoPath-e-mail-formularer, men dette ikke gælder for modtagere af dine InfoPath-e-mail-formularer, vises de formularer, du sender, for disse modtagere som filer, der er vedhæftet e-mail-meddelelser. Modtagerne kan derefter gemme de vedhæftede formularer og åbne dem ved hjælp af InfoPath. Office Outlook 2007 er konfigureret til at sende og modtage InfoPath-e-mail-formularer som standard. InfoPath-e-mail-formularer aktiveres og deaktiveres ved at klikke på Avancerede indstillinger på fanen Andre indstillinger i dialogboksen Indstillinger i Office Outlook 2007, og derefter markere eller fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Aktiver e-mail-formularer i InfoPath i dialogboksen Avancerede indstillinger.

Forudsætninger for installation for modtagere

Hvis modtagerne af dine InfoPath-e-mail-formularer ikke har Microsoft Office Outlook 2007 og Microsoft Office InfoPath 2007 installeret og konfigureret til at bruge InfoPath-e-mail-formularer, modtager de en e-mail, der indeholder en HTML-fremstilling af standardformularvisningen, og der er vedhæftet en InfoPath-formular til e-mail-meddelelsen. Hvis modtagerne har en tidligere version af InfoPath installeret, og formularen indeholder bagudkompatible funktioner, kan de gemme den vedhæftede formularfil og åbne den i den tidligere version af InfoPath.

Formularskabelon afhængigheder

Hvis brugere skal udfylde InfoPath-e-mail-formularer og sende dataene tilbage til dig, og formularens tilknyttede formularskabelon ikke er gemt på en delt placering, som brugerne har adgang til, kan du medtage formularskabelonen sammen med InfoPath-e-mail-formularen ved at klikke på indstillingen Inkluder formularskabelon i opgaveruden Indstillinger for e-mail. Opgaveruden vises, når du videresender en InfoPath-e-mail-formular eller besvarer den, eller når du sender den ved at klikke på Send på formularen. Du kan også sende en skrivebeskyttet version af formularen.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×