Introduktion til arbejdsprocesser

Arbejdsprocesser hjælper brugere med at samarbejde om dokumenter og administrere projektopgaver ved at implementere specifikke forretningsgange for dokumenter og elementer på et Windows SharePoint Services 3.0-websted. Arbejdsprocesser hjælper organisationer med at overholde konsistente forretningsgange, og de forbedrer også den organisatoriske effektivitet og produktivitet ved at administrere de opgaver og trin, der indgår i specifikke forretningsgange. Dette gør det muligt for de personer, der udfører disse opgaver, at koncentrere sig om at udføre arbejdet i stedet for at administrere arbejdsprocessen.

Denne artikel indeholder

Hvad er arbejdsprocesser?

En arbejdsproces, der er foruddefineret for et websted

Understøttelse af brugerdefinerede arbejdsprocesser

Trin, der indgår i brug af arbejdsprocesser

Hvad er arbejdsprocesser?

En arbejdsproces beskrives sommetider som en række opgaver, der frembringer et resultat. I sammenhæng med Microsoft SharePoint-produkter og -teknologier defineres en arbejdsproces mere snævert som: Dokumenters eller elementers automatiserede bevægelse gennem en specifik sekvens af handlinger eller opgaver, der relaterer til en forretningsgang. Arbejdsprocesser kan bruges til at administrere almindelige forretningsgange konsistent i en organisation ved at gøre det muligt for organisationen at knytte forretningslogik til dokumenter eller elementer på en SharePoint-liste eller i et SharePoint-bibliotek. Forretningslogik er dybest set et sæt instruktioner, der angiver og styrer handlinger, der udføres på et dokument eller element.

Arbejdsprocesser kan strømline den omkostning og tid, der skal til for at koordinere almindelige forretningsgange, som f.eks. projektgodkendelse eller dokumentgennemsyn, ved at administrere og spore de brugeropgaver, der indgår i disse processer. Ved f.eks. at bruge Windows SharePoint Services 3.0 kan en organisation oprette og installere en grundlæggende, brugerdefineret arbejdsproces for at administrere godkendelsesprocessen for dokumentkladder i et bibliotek. Arbejdsprocessen kan dirigere et dokument til en angivet person eller grupper af personer til gennemsyn og godkendelse. Arbejdsprocessen kan derefter udføre specifikke handlinger på dokumentet baseret på resultatet af arbejdsprocessen. Hvis dokumentet godkendes, kan dets status opdateres fra Kladde til Endelig, og dokumentet kan automatisk kopieres til et andet dokumentbibliotek. Hvis et dokument afvises, beholder det statussen Kladde, og der forekommer ikke yderligere handlinger.

Når denne godkendelsesarbejdsproces starter, kan den oprette dokumentgodkendelsesopgaver, tildele disse opgaver til de angivne arbejdsprocesdeltagere og derefter sende e-mail-beskeder til deltagerne med opgaveinstruktioner og et hyperlink til det dokument, der skal godkendes. Mens arbejdsprocessen er i gang, kan ejeren (i dette tilfælde forfatteren til dokumentet) af eller deltagerne i arbejdsprocessen tjekke siden Status for arbejdsproces for at se, hvilke deltagere, der har færdiggjort deres arbejdsprocesopgaver. Når arbejdsprocesdeltagerne færdiggør deres arbejdsprocesopgaver ved at godkende eller afvise dokumentet, slutter arbejdsprocessen. Arbejdsprocessen udfører automatisk de relevante handlinger på dokumentet og giver ejeren af arbejdsprocessen besked om resultatet af arbejdsprocessen.

Handlingerne i godkendelsesarbejdsprocessen i eksemplet følger denne proces:

Brugerdefineret rutediagram for godkendelsesarbejdsproces

Toppen af siden

En arbejdsproces, der er foruddefineret for et websted

Et Windows SharePoint Services 3.0-websted indeholder en foruddefineret tre-tilstandsarbejdsproces. Tre-tilstandsarbejdsprocessen understøtter forretningsgange, der kræver, at organisationer sporer statussen for et problem eller et element gennem forskellige faser. Arbejdsprocessen sporer især et listeelement gennem tre forskellige tilstande, der omfatter to overgange. Med hver overgang mellem tilstande tildeler arbejdsprocessen en opgave til en person og sender personen en e-mail-besked om opgaven. Når denne opgave er færdiggjort, opdaterer arbejdsprocessen statussen for elementet tilsvarende og går videre til næst tilstand. Tre-tilstandsarbejdsprocessen er beregnet til at arbejde med listeskabelonen Problemsporing, men den kan bruges til enhver liste, der er konfigureret til at indeholde en valgkolonne med tre eller flere værdier. Værdierne i denne valgkolonne tjener som de tilstande, som arbejdsprocessen sporer.

Tre-tilstandsarbejdsprocessen kan bruges til at administrere forretningsgange, der kræver, at organisationer sporer et stort antal problemer eller elementer, f.eks. kundesupportproblemer, kundeemner eller projektopgaver. Du kan finde flere oplysninger om arbejde med en tre-tilstandsarbejdsproces i Bruge en tre-tilstandsarbejdsproces.

Toppen af siden

Understøttelse af brugerdefinerede arbejdsprocesser

Din organisation vælger måske at udvikle og installere helt brugerdefinerede arbejdsprocesser, der er særskilte i forhold til forretningsgangene i organisationen. Arbejdsprocesser kan være så enkle eller så komplekse, som forretningsgangene i en organisation kræver. Udviklere kan oprette arbejdsprocesser, der startes af personer, som bruger et websted, eller de kan oprette arbejdsprocesser, der starter automatisk på basis af en bestemt hændelse, som f.eks. når et listeelement oprettes eller ændres. Hvis din organisation har udviklet og installeret brugerdefinerede arbejdsprocesser, kan disse arbejdsprocesser være tilgængelige for brug på dit websted.

Der er to måder, hvorpå brugerdefinerede arbejdsprocesser kan oprettes for Windows SharePoint Services 3.0:

  • Professionelle softwareudviklere kan oprette arbejdsprocesser ved hjælp af Microsoft Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation    Disse arbejdsprocesser indeholder brugerdefineret kode og arbejdsprocesaktiviteter. Når en professionel udvikler har oprettet brugerdefinerede arbejdsprocesser, kan serveradministratorer installere dem på tværs af flere websteder.

  • Webdesignere kan designe arbejdsprocesser uden kode til brug på en bestemt liste eller i et bestemt bibliotek ved hjælp af et webdesignprogram, der er kompatibelt med Windows SharePoint Services, f.eks. Microsoft Office SharePoint Designer 2007    Disse arbejdsprocesser oprettes fra en liste over tilgængelige arbejdsprocesaktiviteter, og den webdesigner, der opretter arbejdsprocessen, kan installere den direkte på den liste eller i det dokumentbibliotek, hvor den skal bruges.

Hvis du vil have udviklet en brugerdefineret arbejdsproces, skal du kontakte webstedsadministratoren for at få oplyst, hvilke ressourcer der eventuelt er til rådighed i organisationen for udvikling af brugerdefinerede arbejdsprocesser. Du kan finde flere oplysninger om udvikling af brugerdefinerede arbejdsprocesser til Windows SharePoint Services 3.0 i Windows SharePoint Services Developer Center på MSDN.

Toppen af siden

Trin, der indgår i brug af arbejdsprocesser

Der indgår flere trin i brug af en arbejdsproces for et dokument eller listeelement. Hvert af disse trin kan udføres af personer i forskellige roller. En webstedsadministrator kan f.eks. gøre en arbejdsproces tilgængelig for brug i et bestemt dokumentbibliotek, en listeejer eller dokumentforfatter kan starte en arbejdsproces for et dokument eller element, og en helt anden person (f.eks. en korrekturlæser eller godkender af et dokument) kan færdiggøre en arbejdsprocesopgave.

Toppen af siden

Føje en arbejdsproces til en liste, et bibliotek eller en indholdstype

Selvom en arbejdsproces uden kode, som er oprettet i et webdesignprogram, der er kompatibelt med Windows SharePoint Services, f.eks. Office SharePoint Designer 2007, kan installeres direkte på den liste eller i det bibliotek, hvor den skal bruges, skal enhver brugerdefineret arbejdsproces, der installeres på serveren, føjes til en liste, et bibliotek eller en indholdstype for at gøre den tilgængelig for dokumenter eller elementer på et bestemt sted. Du skal have Tilladelser Administrer lister for at kunne føje en arbejdsproces til en liste, et bibliotek eller en indholdstype. For det meste udfører webstedsadministratorer eller personer, som administrerer bestemte lister eller biblioteker, denne opgave. Tilgængeligheden af en arbejdsproces på et websted varierer, afhængigt af hvor den tilføjes:

  • Hvis du føjer en arbejdsproces direkte til en liste eller et bibliotek, er den kun tilgængelig for elementer på den pågældende liste eller i det pågældende bibliotek. Du kan føje en arbejdsproces direkte til en liste eller et bibliotek, hvis den pågældende arbejdsproces kun skal bruges af et bestemt team eller til helt bestemte typer indhold.

  • Hvis du føjer en arbejdsproces til en listeindholdstype (en forekomst af en webstedsindholdstype, der er blevet føjet til en bestemt liste eller et bestemt bibliotek), er den kun tilgængelig for elementer af den pågældende indholdstype på netop den liste eller i netop det bibliotek, som indholdstypen er knyttet til. Du kan føje en arbejdsproces direkte til en listeindholdstype, hvis den pågældende arbejdsproces kun skal bruges på helt bestemte typer indhold.

  • Hvis du føjer en arbejdsproces til en webstedsindholdstype, er den pågældende arbejdsproces tilgængelig for ethvert element af den indholdstype på enhver liste og ethvert bibliotek, hvortil en forekomst af indholdstypen er blevet tilføjet. Hvis du ønsker, at en arbejdsproces skal være bredt tilgængelig på tværs af lister eller biblioteker i en gruppe af websteder for elementer med en bestemt indholdstype, er den mest effektive måde at opnå dette på at føje den pågældende arbejdsproces direkte til en webstedsindholdstype. Det kan være en god ide at føje en arbejdsproces til en webstedsindholdstype, hvis den skal være bredt tilgængelig for forskellige team på tværs af forskellige websteder.

Når du føjer en arbejdsproces til en liste, et bibliotek eller en indholdstype, kan du tilpasse den til dens specifikke placering ved at angive forskellige indstillinger:

  • Navnet på arbejdsprocessen

  • Den opgaveliste, hvor arbejdsprocesrelaterede opgaver gemmes

  • Den oversigtsliste, hvori alle hændelser, der relaterer til arbejdsprocessen, registreres

  • Hvordan arbejdsprocessen skal startes

  • Yderligere indstillinger, som er specifikke for den enkelte arbejdsproces (f.eks. hvordan opgaver distribueres til deltagere, hvilke omstændigheder, der færdiggør arbejdsprocessen, og hvilke handlinger, der forekommer, når arbejdsprocessen er udført).

Når du føjer en arbejdsproces til en liste, et bibliotek eller en indholdstype, gør du den simpelthen tilgængelig for dokumenter eller elementer på et bestemt sted. Du starter ikke selve arbejdsprocessen. Du kan finde hyperlinks til flere oplysninger om tilføjelse af arbejdsprocesser til lister, biblioteker eller indholdstyper i afsnittet Se også.

Toppen af siden

Starte en arbejdsproces for et dokument eller et element

Når en arbejdsproces er blevet føjet til en liste, et bibliotek eller en indholdstype og dermed er gjort tilgængelig for brug, kan du starte arbejdsprocessen for et bestemt dokument eller element (hvis arbejdsprocessen er konfigureret til at måtte startes manuelt). Hvis du vil starte en arbejdsproces, skal du vælge den ønskede arbejdsproces på listen over arbejdsprocesser, der er tilgængelige for dokumentet eller elementet. Du skal eventuelt også udfylde en formular med de oplysninger, som er nødvendige for arbejdsprocessen. Afhængigt af, hvordan arbejdsprocessen er udformet og konfigureret, har du måske mulighed for at tilpasse den yderligere, når du starter den for et dokument eller element ved at tilpasse indstillinger, f.eks. deltagere, forfaldsdato og opgaveinstruktioner.

Toppen af siden

Færdiggøre arbejdsprocesopgaver

Enhver arbejdsproceshændelse, der kræver personlig interaktion, repræsenteres ved en arbejdsprocesopgave. Når en arbejdsproces tildeler en opgave til en arbejdsprocesdeltager, kan opgavemodtageren enten færdiggøre opgaven eller (afhængigt af arbejdsprocessen) anmode om ændringer til selve arbejdsproceselementet ved at redigere arbejdsprocesopgaveformularen. Når en arbejdsprocesdeltager færdiggør en arbejdsprocesopgave, beder denne serveren om at flytte arbejdsprocessen til det næste relevante trin.

Toppen af siden

Spore statussen for arbejdsprocesser

Arbejdsprocesejere og -deltagere kan følge arbejdsprocessens status ved at tjekke den statusside, der er knyttet til arbejdsprocessen. Statussiden indeholder statusoplysninger om udestående arbejdsprocesopgaver. Den indeholder også historikoplysninger, som er relevante for arbejdsprocessen.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×