Introduktion til arbejdsprocesser

Arbejdsprocesser gør det lettere at samarbejde om dokumenter og administrere projektopgaver ved at implementere forretningsprocesser for dokumenter og elementer på et Microsoft Office SharePoint Server 2007-websted. Arbejdsprocesser hjælper virksomheder med konsekvent at følge forretningsprocesser, og de forbedrer desuden virksomhedens effektivitet og produktivitet ved at styre opgaver og fremgangsmåder, som indgår i forretningsprocesser. Herved kan de personer, som udfører disse opgaver, koncentrere sig om at udføre arbejdet frem for at administrere arbejdsprocessen.

Denne artikel indeholder

Hvad er arbejdsprocesser?

Arbejdsprocesser, som indgår i Office SharePoint Server 2007

Understøttelse af brugerdefinerede arbejdsprocesser

Trin i brugen af arbejdsprocesser

Hvad er arbejdsprocesser?

Arbejdsprocesser beskrives sommetider som en række opgaver, der resulterer i et produkt. I forbindelse med Microsoft SharePoint Products and Technologies defineres en arbejdsproces mere snævert som: Den automatiserede bevægelse af dokumenter eller elementer gennem en række af handlinger eller opgaver, som er relaterede til en forretningsproces. Arbejdsprocesser kan bruges til at styre forretningsprocesser konsekvent i en virksomhed ved at sætte virksomheden i stand til at vedhæfte forretningsfunktioner i dokumenter eller elementer på en SharePoint-liste eller i et SharePoint-bibliotek. Forretningsfunktioner er grundlæggende et sæt af instruktioner, som angiver og styrer handlinger, der udføres på et dokument eller et element.

Arbejdsprocesser kan strømline udgifter og tid, som går med at koordinere fælles forretningsprocesser, som f.eks. projektgodkendelse eller dokumentgennemsyn, ved at styre og spore de medarbejderopgaver, der er en del af disse processer. På et Office SharePoint Server 2007-websted kan du f.eks. føje en arbejdsproces til et dokumentbibliotek, som distribuerer et dokument til en gruppe af personer til godkendelse. Når forfatteren til dokumentet starter denne arbejdsproces på et dokument i biblioteket, opretter arbejdsprocessen dokumentgodkendelsesopgaver, tildeler disse opgaver til deltagerne i arbejdsprocessen og sender derefter e-mail-meddelelser til deltagerne med opgavevejledninger og et hyperlink til det dokument, der skal godkendes. Mens arbejdsprocessen kører, kan ejeren af (i dette tilfælde forfatteren til dokumentet) eller deltagere i arbejdsprocessen se på siden Status for arbejdsproces, hvilke deltagere der har fuldført deres arbejdsprocesopgaver. Når arbejdsprocesdeltagerne fuldfører deres arbejdsprocesopgaver, slutter arbejdsprocessen, og arbejdsprocesejeren får automatisk besked om, at arbejdsprocessen er fuldført.

Handlingerne i arbejdsprocessen til godkendelse i dette eksempel følger den proces, som følgende illustration viser:

Rutediagram over arbejdsproces til godkendelse

Arbejdsprocesser understøtter ikke kun eksisterende arbejdsprocesser for medarbejdere, men udvider også de måder, som medarbejdere kan samarbejde og arbejde med dokumenter, lister og biblioteker på. Brugere af websteder kan starte og deltage i arbejdsprocesser ved at bruge formularer, som kan tilpasses, og som er tilgængelige fra dokumentet eller elementet på en SharePoint-liste eller i et SharePoint-bibliotek. Desuden er arbejdsprocesfunktionaliteten i Office SharePoint Server 2007 tæt integreret med 2007 Microsoft Office-system. Følgende arbejdsprocesopgaver kan udføres i et Office SharePoint Server 2007-websted eller direkte fra bestemte klientprogrammer, som indgår i 2007 Office-udgivelse:

  • Vise listen over arbejdsprocesser, som er tilgængelige for et dokument eller et element

  • Starte en arbejdsproces på et dokument eller et element

  • Vise, redigere eller gentildele en arbejdsprocesopgave

  • Fuldføre en arbejdsprocesopgave

Toppen af siden

Arbejdsprocesser, som indgår i Office SharePoint Server 2007

Et Office SharePoint Server 2007-websted indeholder flere forskellige arbejdsprocesser, som drejer sig om fælles forretningssituationer:

  • Godkendelse     Denne arbejdsproces distribuerer et dokument eller et element til en gruppe af personer til godkendelse. Som standard tilknyttes godkendelsesarbejdsprocessen indholdstypen Dokument og er således automatisk tilgængelig i dokumentbiblioteker. En version af godkendelsesarbejdsprocessen tilknyttes som standard også biblioteker af typen Sider på et udgivelseswebsted, og den kan bruges til at administrere godkendelsesprocessen for udgivelse af websteder.

  • Indsaml tilbagemelding     Denne arbejdsproces distribuerer et dokument eller et element til en gruppe af personer for tilbagemelding. Korrekturlæsere kan give tilbagemeldinger, som så samles og sendes til den person, der har igangsat arbejdsprocessen. Som standard tilknyttes arbejdsprocessen Indsaml tilbagemelding indholdstypen Dokument og er således automatisk tilgængelig i dokumentbiblioteker.

  • Indsaml signaturer     Denne arbejdsproces distribuerer et Microsoft Office-dokument til en gruppe af personer for at indsamle deres digitale signaturer. Denne arbejdsproces skal startes i et klientprogram, som er en del af 2007 Office-udgivelse. Deltagere skal fuldføre deres signaturopgaver ved at føje deres digitale signatur til dokumentet i det relevante Microsoft Office-program. Som standard tilknyttes arbejdsprocessen Indsaml signaturer indholdstypen Dokument og er således automatisk tilgængelig i dokumentbiblioteker. Arbejdsprocessen Indsaml signaturer vises dog kun for et dokument i dokumentbiblioteket, hvis dette dokument indeholder en eller flere Microsoft Office-signaturlinjer.

  • Godkendelse af fordeling     Denne arbejdsproces, som understøtter datastyringsprocesser, styrer dokumentudløb og -opbevaring ved at gøre det muligt for deltagere at beslutte, om de udløbne dokumenter skal opbevares eller slettes. Arbejdsprocessen Godkendelse af fordeling er hovedsagelig beregnet til brug sammen med et websted til et datacenter.

  • Tre-tilstands     Denne arbejdsproces kan bruges til at styre forretningsprocesser, som kræver, at virksomheder sporer en stor mængde spørgsmål eller elementer, som f.eks. kundesupportspørgsmål, salgsemner eller projektopgaver.

  • Gruppegodkendelse     Denne arbejdsproces svarer til arbejdsprocessen Godkendelse, men den bruger et angivet dokumentbibliotek og viser den godkendelsesproces, en bruger deltager i, i tilpasset form. Denne arbejdsproces indeholder et hierarkisk organisationsdiagram, som godkenderne kan vælges fra, og som gør det muligt for godkenderne at bruge et stempel i stedet for en signatur. Denne løsning er kun tilgængelig for østasiatiske versioner af Office SharePoint Server 2007.

  • Oversættelsesstyring     Denne arbejdsproces styrer den manuelle dokumentoversættelsesproces ved at oprette kopier af det dokument, der skal oversættes, og tildele oversættelsesopgaver til oversættere. Arbejdsprocessen er kun tilgængelig for biblioteker for oversættelsesstyring.

Hver af ovennævnte arbejdsprocesser kan tilpasses virksomheden på flere forskellige måder. Når du f.eks. føjer en arbejdsproces til en liste, et bibliotek eller en indholdstype for at gøre det muligt at bruge den på dokumenter eller elementer, kan du tilpasse de opgave- og oversigtslister, som indeholder oplysninger om arbejdsprocessen.

Når en bruger af et websted starter en arbejdsproces på et dokument eller et element, kan vedkommende evt. tilpasse arbejdsprocessen yderligere ved at angive listen over deltagere, en forfaldsdato og opgaveinstruktioner. Du kan finde hyperlinks til flere oplysninger om at arbejde med de foruddefinerede arbejdsprocesser, som beskrives ovenfor i afsnittet Se også.

Toppen af siden

Understøttelse af brugerdefinerede arbejdsprocesser

Selvom de foruddefinerede arbejdsprocesser, som er tilgængelige i Office SharePoint Server 2007, i nogen grad kan tilpasses, så de opfylder forskellige behov, kan virksomheden vælge at designe og udvikle brugerdefinerede arbejdsprocesser, som gælder specifikt for forretningsprocesserne i virksomheden. Arbejdsprocesser kan være simple eller komplekse, alt afhængigt af forretningsprocesserne. Udviklere kan oprette arbejdsprocesser, som startes af personer, som bruger et websted, eller de kan oprette arbejdsprocesser, som starter automatisk, ud fra en hændelse, f.eks. når et listeelement oprettes eller ændres. Hvis virksomheden har udviklet og implementeret brugerdefinerede arbejdsprocesser, kan disse være tilgængelige i tillæg til eller i stedet for de foruddefinerede arbejdsprocesser, der allerede er beskrevet.

Brugerdefinerede arbejdsprocesser kan oprettes på to måder for Office SharePoint Server 2007:

  • Professionelle softwareudviklere kan oprette arbejdsprocesser ved hjælp af Visual Studio 2005-udvidelser til Windows Workflow Foundation     Disse arbejdsprocesser indeholder brugerdefineret kode og arbejdsprocesaktiviteter. Når en professionel udvikler har oprettet brugerdefinerede arbejdsprocesser, kan en serveradministrator installere dem flere steder.

  • Webdesignere kan designe arbejdsprocesser uden kode til brug på en bestemt liste eller i et bestemt bibliotek ved hjælp af et webdesignprogram, f.eks. Microsoft Office SharePoint Designer 2007     Disse arbejdsprocesser oprettes på basis af en liste med tilgængelige arbejdsprocesaktiviteter, og den webdesigner, der opretter arbejdsprocessen, kan installere arbejdsprocesserne direkte på den liste eller i det bibliotek, hvor de skal anvendes.

Hvis du vil udvikle en brugerdefineret arbejdsproces, skal du kontakte webstedsadministratoren for at få oplysninger om, hvilke ressourcer der er tilgængelige i virksomheden til dette formål. Du kan finde flere oplysninger om udvikling af brugerdefinere arbejdsprocesser for Office SharePoint Server 2007 i Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK, som findes på SharePoint Server 2007 Developer Portal på MSDN.

Toppen af siden

Trin i brugen af arbejdsprocesser

Brugen af en arbejdsproces på et dokument eller et listeelement involverer flere forskellige trin. Hvert trin kan udføres af personer i forskellige roller. En webstedsadministrator kan f.eks. gøre en arbejdsproces tilgængelig til brug i et dokumentbibliotek, en, der opretter indhold, kan starte en arbejdsproces eller ændre en igangværende arbejdsproces, mens en tredje person (f.eks. en korrekturlæser eller en dokumentgodkender) kan fuldføre arbejdsprocesopgaven.

Toppen af siden

Føje en arbejdsproces til en liste, et bibliotek eller en indholdstype

Før en arbejdsproces kan implementeres, skal den tilføjes på en liste, i et bibliotek eller i en indholdstype for at blive tilgængelig for dokumenter eller elementer på bestemte steder. Du skal have Tilladelser til at administrere lister for at kunne tilføje en arbejdsproces på en liste, i et bibliotek eller i en indholdstype. I de fleste tilfælde udfører webstedsadministratorerne eller de personer, som administrerer bestemte lister eller biblioteker, denne opgave.

Tilgængeligheden af en arbejdsproces på et websted afhænger af, hvor den tilføjes:

  • Hvis du tilføjer en arbejdsproces direkte på en liste eller i et bibliotek, er den kun tilgængelig for elementerne på den pågældende liste eller i det pågældende bibliotek.

  • Hvis du føjer en arbejdsproces til en listeindholdstype (en forekomst af en webstedsindholdstype, der er føjet til en bestemt liste eller et bestemt bibliotek), er den kun tilgængelig for de elementer af denne indholdstype på den pågældende liste eller i det pågældende bibliotek, som denne indholdstype er knyttet til.

  • Hvis du føjer en arbejdsproces til en webstedsindholdstype, er denne arbejdsproces tilgængelig for alle elementer af denne indholdstype på alle lister og i alle biblioteker, hvortil en forekomst af denne webstedsindholdstype er føjet. Hvis en arbejdsproces skal være frit tilgængelig på alle lister eller i alle biblioteker i en gruppe af websteder for elementer af en bestemt indholdstype, er den mest effektive måde at opnå dette resultat på at tilføje den pågældende arbejdsproces direkte til en webstedsindholdstype.

Når du føjer en arbejdsproces til en liste, et bibliotek eller en indholdstype, kan du tilpasse arbejdsprocessen til stedet, hvor den er placeret, ved at angive forskellige indstillinger:

  • Navnet på denne forekomst af arbejdsprocessen

  • Den opgaveliste, hvor opgaver med relation til arbejdsprocessen placeres

  • Den oversigtsliste, hvor alle hændelser med relation til arbejdsprocessen registreres

  • Den måde, arbejdsprocessen skal starte på

  • Flere indstillinger, som er specifikke for den enkelte arbejdsproces (f.eks. hvordan opgaver distribueres til deltagere, under hvilke omstændigheder arbejdsprocessen fuldføres, og hvilke handlinger der skal udføres, når arbejdsprocessen er fuldført).

Når du føjer en arbejdsproces til en liste, et bibliotek eller en indholdstype, gør du den tilgængelig for dokumenter eller elementer på et bestemt sted. Du starter ikke selve arbejdsprocessen. Du kan finde hyperlinks til flere oplysninger om, hvordan du føjer arbejdsprocesser til lister, biblioteker eller indholdstyper, i afsnittet Se også.

Toppen af siden

Starte en arbejdsproces på et dokument eller et element

Når en arbejdsproces er tilføjet på en liste, i et bibliotek eller i en indholdstype og derved gjort tilgængelig for brug, kan du starte denne arbejdsproces på et dokument eller et bestemt element (hvis arbejdsprocessen er konfigureret, så den kan startes manuelt). Du starter en arbejdsproces ved at vælge den på listen over arbejdsprocesser, som er tilgængelige for dokumentet eller elementet. Du skal evt. også udfylde en formular med oplysninger, som kræves ved arbejdsprocessen. Afhængigt af hvordan arbejdsprocessen er designet og konfigureret, kan du evt. tilpasse den yderligere, når du starter den på et dokument eller et element, ved at tilpasse indstillinger som f.eks. deltagere, forfaldsdato og opgavevejledninger.

Toppen af siden

Redigere en igangværende arbejdsproces

Når der er startet en arbejdsproces på et element, vil du i nogle tilfælde skulle udføre ændringer af den måde, arbejdsprocessen fungerer på. Når en arbejdsproces f.eks. er gået i gang, skal den person, der startede den, måske tilføje flere deltagere. Eller også skal en arbejdsprocesdeltager gentildele sin opgave til en anden person eller anmode om en ændring af det dokument eller element, som er genstand for arbejdsprocessen. Du kan redigere nogle af de foruddefinerede arbejdsprocesser, som findes i Office SharePoint Server 2007, mens arbejdsprocessen er i gang. Hvis virksomheden har udviklet og implementeret brugerdefinerede arbejdsprocesser, kan der evt. også gives tilladelse til ændringer af arbejdsprocesser.

Toppen af siden

Fuldføre arbejdsprocesopgaver

Enhver arbejdsproces, som kræver en brugerhandling, repræsenteres af en arbejdsprocesopgave. Når en arbejdsprocesopgave tildeler en opgave til en arbejdsprocesdeltager, kan modtageren af opgaven enten fuldføre opgaven eller anmode om ændringer af selve arbejdsprocessen ved at redigere arbejdsprocesopgaveformularen. I Office SharePoint Server 2007 kan arbejdsprocesdeltagere fuldføre arbejdsprocesopgaver på SharePoint-webstedet eller direkte i et klientprogram, som indgår i 2007 Office-udgivelse. Når en arbejdsprocesdeltager fuldfører en arbejdsprocesopgave eller anmoder om en ændring af arbejdsprocessen, sendes en besked til serveren om at føre arbejdsprocessen videre til det næste relevante trin.

Toppen af siden

Spore status for arbejdsprocesser

Arbejdsprocesejere og -deltager kan følge udviklingen af en arbejdsproces ved at kontrollere den statusside, der er knyttet til arbejdsprocessen. Statussiden indeholder statusoplysninger om udestående arbejdsprocesopgaver. Den indeholder også historikoplysninger, som er relevante for arbejdsprocessen.

Office SharePoint Server 2007 indeholder endvidere rapporteringsværktøjer, som kan give en samlet analyse af arbejdsproceshistorikken. Virksomheder kan bruge denne analyse til at finde flaskehalse i processer eller til at bestemme, om en gruppe opfylder målene for en given forretningsproces. Office SharePoint Server 2007 indeholder flere foruddefinerede Microsoft Office Excel-rapporter, som kan bruges sammen med alle arbejdsprocesser. Desuden findes arbejdsproceshistorikdata som en SharePoint-listedatakilde, der kan bruges og analyseres i andre programmer, f.eks. Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, eller i brugerdefinerede overvågningsløsninger til forretningsprocesser.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×