Introduktion til SharePoint-arbejdsproces

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Arbejdsprocesser hjælper brugere med at samarbejde om dokumenter og administrere projektopgaver ved at implementere forretningsgange for dokumenter og elementer på et SharePoint-websted. Arbejdsprocesser hjælper organisationer med at udarbejde ensartede forretningsgange, og de forbedrer også den organisatoriske effektivitet og produktivitet ved at administrere opgaver og trin for forretningsprocesserne. Derved kan de personer, der udfører disse opgaver, koncentrere sig om at udføre arbejdet i stedet for at administrere arbejdsprocessen.

I denne artikel

Hvad er arbejdsprocesser?

De to SharePoint-arbejdsprocesplatforme

Indbyggede arbejdsprocesser

Understøttelse af brugerdefinerede arbejdsprocesser

Trin til brug af arbejdsprocesser

Hvad er arbejdsprocesser?

En arbejdsproces beskrives nogle gange som en række opgaver, der producerer et resultat. Inden for SharePoint-produkter og teknologier defineres en arbejdsproces mere snævert som den automatiske bevægelse af dokumenter eller elementer gennem en bestemt rækkefølge af handlinger eller opgaver, som er relateret til en forretningsproces. Arbejdsprocesser kan bruges til konsekvent at administrere almindelige forretningsprocesser i en organisation ved at gøre det muligt for organisationen at anvende forretningslogik i dokumenter eller elementer på en liste eller i et bibliotek i SharePoint. Forretningslogik er dybest set et sæt instruktioner, der angiver og styrer handlinger, der udføres af et dokument eller element.

Arbejdsprocesser kan strømline den omkostning og tid, der skal til for at koordinere almindelige forretningsgange, f.eks. projektgodkendelse eller dokumentgennemsyn, ved at administrere og spore de brugeropgaver, der indgår i disse processer. For eksempel kan du på et SharePoint-websted tilføje en arbejdsproces til et dokumentbibliotek, som sender et dokument til en gruppe af personer med henblik på godkendelse. Når dokumentets forfatter starter arbejdsprocessen for et dokument i det pågældende bibliotek, opretter arbejdsprocessen dokumentgodkendelsesopgaver, tildeler disse opgaver til deltagerne i arbejdsprocessen og sender mails til deltagerne med opgavevejledning og et link til det dokument, der skal godkendes. Mens arbejdsprocessen er i gang, kan ejeren af arbejdsprocessen (i dette tilfælde dokumentforfatteren) eller deltagerne i arbejdsprocessen tjekke siden Status for arbejdsproces for at se, hvilke deltagere har færdiggjort deres arbejdsprocesopgaver. Når arbejdsprocessens deltagere har fuldført deres arbejdsprocesopgaver, slutter arbejdsprocessen, og ejeren af arbejdsprocessen modtager automatisk en meddelelse om, at arbejdsprocessen er fuldført.

Handlingerne i arbejdsprocessen til godkendelse i det foregående eksempel følger processen, som er vist på nedenstående illustration.

Rutediagram over arbejdsproces til godkendelse

Arbejdsprocesser understøtter ikke kun eksisterende HR-arbejdsprocesser, men udvider også måden, hvorpå folk kan samarbejde og arbejde med dokumenter, lister og biblioteker. Webstedets brugere kan starte og deltage i arbejdsprocesser ved hjælp af formularer, der kan brugertilpasses, som er tilgængelige i dokumentet eller elementet på en liste eller i et bibliotek i SharePoint. Desuden er arbejdsprocessens funktionalitet i SharePoint-produkter tæt forbundet med Microsoft Office 2013, så følgende arbejdsprocesopgaver kan udføres i begge produkter:

  • Få vist en liste med arbejdsprocesser, der er tilgængelige for et dokument eller element.

  • Start en arbejdsproces på et dokument eller element.

  • Få vist, rediger, eller tildel en arbejdsprocesopgave.

  • Fuldfør en arbejdsprocesopgave.

Toppen af siden

De to SharePoint-arbejdsprocesplatforme

SharePoint 2010-arbejdsprocesplatformen er blevet overført til Office 365 og SharePoint Server 2013. Alle dine arbejdsprocesser, der blev bygget på denne platform, fungerer fortsat. Denne platform er baseret på Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5). SharePoint 2013-arbejdsprocesplatformen er baseret på Windows Workflow Foundation 4 (WF) og er ændret væsentligt. Den måske mest fremtrædende funktion i denne nye arbejdsprocesplatform er brugen af Microsoft Azure som vært for udførelsen af arbejdsprocessen. Arbejdsprocessens udførselsmotor findes nu i Microsoft Azure, dvs. uden for Office 365 og SharePoint Server 2013.

Det betyder, at der er to platformtyper at vælge mellem, når du opbygger en arbejdsproces i SharePoint: SharePoint 2010-arbejdsprocessen og SharePoint 2013-arbejdsprocessen.

Toppen af siden

Indbyggede arbejdsprocesser

Et SharePoint-websted indeholder mange indbyggede arbejdsprocesser, der adresserer almindelige forretningsscenarier:

  • Godkendelse    Denne arbejdsproces dirigerer et dokument eller et element til en gruppe af personer til godkendelse. Som standard er arbejdsprocessen til godkendelse knyttet til dokumentindholdstypen, og dermed bliver den automatisk tilgængelig i dokumentbiblioteker.

  • Indsaml feedback    Denne arbejdsproces dirigerer et dokument eller et element til en gruppe af personer til feedback. Korrekturlæsere kan give feedback, som herefter samles og sendes til den person, som startede arbejdsprocessen. Som standard er arbejdsprocessen Indsaml feedback knyttet til dokumentindholdstypen, og dermed bliver den automatisk tilgængelig i dokumentbiblioteker.

  • Indsaml signaturer    Denne arbejdsproces dirigerer et Microsoft Office-dokument til en gruppe af personer med henblik på at indsamle deres digitale signaturer. Denne arbejdsproces skal startes i et Office 2013-program. Deltagerne skal gennemføre deres signaturopgaver ved at tilføje deres digitale signatur til dokumentet i det relevante Office-program. Som standard er Indsaml signaturer knyttet til dokumentindholdstypen, og dermed bliver den automatisk tilgængelig i dokumentbiblioteker. Men arbejdsprocessen Indsaml signaturer vises kun for et dokument i dokumentbiblioteket, hvis dokumentet indeholder en eller flere Microsoft Office-signaturlinjer.

  • Godkendelse af udgivelse     Denne arbejdsproces ligner arbejdsprocessen til godkendelse i det, at den automatiserer dirigeringen af indhold til emneeksperter og interessenter til gennemgang og godkendelse. Det, der gør arbejdsprocessen til godkendelse af udgivelse enestående, er, at den er designet specielt til publicering af websteder, hvor publiceringen af nye og opdaterede websider er strengt kontrolleret.

  • Tre-tilstandsarbejdsproces    Denne arbejdsproces kan bruges til at administrere forretningsgange, der kræver, at organisationer sporer et stort antal problemer eller elementer, f.eks. kundesupportproblemer, kundeemner eller projektopgaver.

Alle de ovenstående arbejdsprocesser kan tilpasses til organisationen på flere forskellige måder. Når du f.eks. tilføjer en arbejdsproces til en liste, et bibliotek eller en indholdstype for at gøre den tilgængelig til brug på dokumenter eller elementer, kan du tilpasse opgavelister og oversigtslister, hvor oplysningerne om arbejdsprocessen er gemt.

Når en bruger starter en arbejdsproces på et dokument eller et element, har brugeren mulighed for at tilpasse arbejdsprocessen yderligere ved at angive listen over deltagere, en forfaldsdato og opgavevejledning.

Toppen af siden

Understøttelse af brugerdefinerede arbejdsprocesser

Selvom de indbyggede arbejdsprocesser kan tilpasses en smule for at opfylde forskellige behov, kan din organisation vælge at designe og udvikle arbejdsprocesser, der er unikke for forretningsprocesserne i organisationen. Arbejdsprocesser kan være lige så enkle eller komplekse, som forretningsprocesserne kræver. Udviklere kan oprette arbejdsprocesser, der er startet af personer, som bruger et websted, eller de kan oprette arbejdsprocesser, der starter automatisk ud fra en hændelse, f.eks. når et listeelement oprettes eller ændres. Hvis din organisation har udviklet og implementeret brugerdefinerede arbejdsprocesser, kan disse arbejdsprocesser være tilgængelige ud over eller i stedet for de indbyggede arbejdsprocesser, som allerede er beskrevet.

Der er to måder at oprette brugerdefinerede arbejdsprocesser på:

  • Superbrugere kan designe arbejdsprocesser uden brug af kode til brug i en bestemt liste eller et bibliotek ved hjælp af Microsoft SharePoint Designer 2013 og Office Visio 2013     SharePoint Designer 2013-arbejdsprocesser oprettes ud fra en liste over tilgængelige arbejdsprocesaktiviteter, og den person, der opretter arbejdsprocessen, kan anvende arbejdsprocesserne direkte på den liste eller det bibliotek, hvor de skal bruges. SharePoint Designer 2013 fungerer også sammen med Visio 2013 og muliggør en visuel oplevelse af arbejdsprocessens udvikling ved at oprette diagrammer ved hjælp af figurer og forbindelser. Du kan også importere arbejdsprocesser fra Visio 2013 i SharePoint Designer 2013 og omvendt.

  • Professionelle softwareudviklere kan oprette arbejdsprocesser ved hjælp af Visual Studio 2012 eller nyere    Disse arbejdsprocesser indeholder brugerdefineret kode og arbejdsprocesaktiviteter. Når en professionel udvikler opretter brugerdefinerede arbejdsprocesser, kan en serveradministrator implementere dem på tværs af flere websteder.

Toppen af siden

Trin til brug af arbejdsprocesser

Der findes flere trin til at bruge en arbejdsproces på et dokument eller et element på en liste. Hvert trin kan udføres af personer i forskellige roller. Eksempelvis kan en webstedsadministrator gøre en arbejdsproces tilgængelig i et dokumentbibliotek, en indholdsforfatter kan starte en arbejdsproces eller ændre en igangværende arbejdsproces, og en tredjepart (f.eks. en dokumentkorrekturlæser eller en godkender) kan gennemføre arbejdsprocesopgaven.

Tilføje en arbejdsproces til en liste, et bibliotek eller en indholdstype

Før en arbejdsproces kan bruges, skal den føjes til en liste, et bibliotek eller en indholdstype, så den bliver tilgængelig for dokumenter eller elementer på et bestemt sted. Du skal have tilladelsen Administrer lister for at kunne føje en arbejdsproces til en liste, et bibliotek eller en indholdstype. I de fleste tilfælde udføres denne opgave af webstedsadministratorer eller enkeltpersoner, der administrerer bestemte lister eller biblioteker.

Tilgængeligheden af en arbejdsproces på et websted varierer, afhængigt af hvor den er tilføjet:

  • Hvis du tilføjer en arbejdsproces direkte til en liste eller et bibliotek, er den kun tilgængelig for elementer på den pågældende liste eller det pågældende bibliotek.

  • Hvis du føjer en arbejdsproces til en listeindholdstype (en forekomst af en webstedsindholdstype, der blev føjet til en bestemt liste eller et bestemt bibliotek), er den kun tilgængelig for elementer med den pågældende indholdstype i den specifikke liste eller det specifikke bibliotek, som den pågældende indholdstype er knyttet til.

  • Hvis du føjer en arbejdsproces til en indholdstype, bliver den pågældende arbejdsproces tilgængelig for andre elementer af den pågældende indholdstype i alle lister og biblioteker, som en forekomst af webstedsindholdstypen blev føjet til.

  • Hvis du vil have en arbejdsproces til at være alment tilgængelig på tværs af lister eller biblioteker på et websted, kan du oprette en arbejdsproces for et websted.

Når du føjer en arbejdsproces til en liste, et bibliotek eller en indholdstype, kan du tilpasse arbejdsprocessen til dens bestemte placering ved at angive forskellige indstillinger:

  • Navnet for denne forekomst af arbejdsprocessen

  • Listen over opgaver, hvor arbejdsprocesrelaterede opgaver gemmes

  • Oversigtslisten, der registrerer alle de hændelser, der er relateret til den pågældende arbejdsproces

  • Måden, hvorpå du ønsker, at arbejdsprocessen skal startes

  • Flere indstillinger, der er specifikke for den enkelte arbejdsproces, f.eks. hvordan opgaver distribueres til deltagere, hvilke omstændigheder fuldfører arbejdsprocessen, og hvilke handlinger, der foretages, når arbejdsprocessen er fuldført.

Når du føjer en arbejdsproces til en liste, et bibliotek eller en indholdstype, gør du den tilgængelig for dokumenter eller elementer på et bestemt sted. Du starter ikke selve arbejdsprocessen.

Starte en arbejdsproces på et dokument eller element

Når en arbejdsproces føjes til en liste, et bibliotek eller en indholdstype og derved gøres tilgængelig til brug, kan du starte arbejdsprocessen for et dokument eller et element (hvis arbejdsprocessen er konfigureret til at tillade, at den startes manuelt). For at starte en arbejdsproces skal du vælge arbejdsprocessen på listen over arbejdsprocesser, som er tilgængelige for dokumentet eller elementet. Hvis det er nødvendigt, skal du udfylde en formular med de oplysninger, som arbejdsprocessen kræver. Afhængigt af hvordan arbejdsprocessen er udviklet og konfigureret, skal du muligvis tilpasse arbejdsprocessen yderligere, når du starter den på et dokument eller et element. I så fald skal du tilpasse indstillinger som deltagere, forfaldsdato og opgavevejledning.

Ændre en igangværende arbejdsproces

Når en arbejdsproces er aktiv for et element, kan det være nødvendigt at ændre den måde, arbejdsprocessen fungerer på. Efter en arbejdsproces er startet, skal den person, der startede arbejdsprocessen, måske tilføje flere deltagere. Eller en arbejdsprocesdeltager skal måske tildele sin opgave til en anden person eller anmode om en ændring af et dokument eller et element, som er arbejdsprocessens fokus. Du kan ændre nogle af de indbyggede arbejdsprocesser, mens arbejdsprocessen er i gang. Hvis din organisation har udviklet og implementeret brugerdefinerede arbejdsprocesser, er det muligt, at ændringer i igangværende arbejdsprocesser er tilladt.

Fuldføre arbejdsprocesopgaver

Enhver hændelse i en arbejdsproces, der kræver menneskelig interaktion, er repræsenteret af en arbejdsprocesopgave. Når en arbejdsprocesopgave tildeles en arbejdsprocesdeltager, kan opgavemodtageren enten fuldføre opgaven eller anmode om ændringer af selve arbejdsprocessen ved at redigere arbejdsprocesopgaveformularen. Deltagerne kan fuldføre arbejdsprocesopgaver på SharePoint-webstedet eller direkte i et Office 2013-program. Når en arbejdsprocesdeltager fuldfører en arbejdsprocesopgave eller anmoder om en ændring af arbejdsprocessen, flyttes arbejdsprocessen til det næste relevante trin.

Registrere status for arbejdsprocesser

Arbejdsprocesejere og -deltagere kan følge fremdriften i en arbejdsproces ved at kontrollere den status, som er knyttet til arbejdsprocessen. Statussiden indeholder statusoplysninger om ikke afsluttede arbejdsprocesopgaver. Den indeholder også oversigtsoplysninger, der er relevante for arbejdsprocessen.

Rapporteringsværktøjerne kan levere en samlet analyse af arbejdsproceshistorikken. Organisationer kan bruge denne analyse til at finde flaskehalse i processer eller til at bestemme, om en gruppe lever op til målene for en given forretningsproces. Flere andre foruddefinerede Microsoft Office Excel-rapporter kan bruges sammen med alle arbejdsprocesser. Desuden er oplysninger om arbejdsproceshistorikken tilgængelige som en SharePoint-listedatakilde, der kan bruges og analyseres i andre programmer eller brugerdefinerede løsninger til overvågning af forretningsprocesser.

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Se også

Oversigt over arbejdsprocesser i SharePoint

Arbejdsprocesser i SharePoint 2013

Arbejdsprocesudvikling i SharePoint Designer 2013 og Visio 2013

Introduktion til SharePoint Server 2013-arbejdsproces

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×