Introduktion til Microsoft Office InfoPath 2003

Gælder for

Microsoft Office InfoPath 2003 Service Pack 1

De fleste personer i virksomheder udfylder formularer, f.eks. udgiftsbilag, timesedler, medarbejderundersøgelser eller forsikringsformularer. Andre personer har ansvaret for at udvikle, distribuere og vedligeholde disse formularer. Du kan bruge det nye program InfoPath i Microsoft Office System til både at udvikle og udfylde elektroniske formularer, for eksempel udgiftsbilaget nedenfor.

En InfoPath-formular

Bemærk:  Oplysningerne i denne artikel forudsætter, at du har installeret Microsoft Office InfoPath 2003 Service Pack 1 på computeren, og at funktionerne i servicepakken er aktiveret i InfoPath. Yderligere oplysninger om servicepakken, og hvordan du henter den, finder du under hyperlinkene i boksen Se også øverst i denne artikel.

Hvad er InfoPath?

Du kan gøre to ting i InfoPath:

  • Designe formularer    Du kan udvikle og udgive interaktive, brugervenlige formularer i designtilstand. Ud over at indsætte tekstbokse og andre almindelige kontrolelement i en formular kan du i InfoPath også indsætte kontrolelementer, der gør det muligt for brugerne at tilføje, fjerne, udskifte eller skjule sektion i en formular. De formularer, du udvikler, kan være alt lige fra simple dataindsamlingsformularer til komplekse formularer, der udgør en del af en større forretningsproces. InfoPath-formularer kan bruge alene, eller du kan udvikle dem til at fungere sammen med eksisterende databaser eller webtjenester. Formularer kan udgives til og benyttes fra en fælles placering på firmaets netværk, f.eks. en delt mappe, en webserver eller et formularbibliotek på et Microsoft Windows® SharePoint™ Services-websted. Brugerne skal have InfoPath installeret på deres computere for at kunne udfylde formularer.

  • Udfylde formularer    InfoPath-brugere kan udfylde formularer ved hjælp af velkendte, dokumentlignende funktioner. De kan for eksempel udføre stavekontrol i felter, benytte værktøjet Formatpensel til at kopiere og indsætte formatering eller indsætte formateret tekst og grafikelementer i nogle felter i formularen. Afhængigt af formularens udformning kan brugerne muligvis også flette data fra flere formularer til en enkelt formular, eller de kan eksportere data til andre programmer. Brugerne kan også gemme formularer på deres computere, arbejde med dem offline og derefter sende dem til virksomhedens netværk, når de har forbindelse igen. Dette er især nyttigt for brugere, der har ustabil eller begrænset adgang til netværksressourcerne, f.eks. medarbejdere, der rejser meget.

InfoPath er baseret på Extensible Markup Language (XML). Når du udvikler en formular, opretter InfoPath en .xsn-fil, der ganske enkelt er en kabinetfil (.cab), som indeholder almindelige XML-filer, f.eks. XML-skema og XSL Transformation (XSLT) Når en bruger udfylder en formular i InfoPath, bliver dataene i formularen gemt eller sendt i standard-XML-format. Du behøver imidlertid ikke at have kendskab til XML for at udvikle eller udfylde en InfoPath-formular. Det vigtigste er, at formularens XML-format kan gøre det meget lettere for en virksomhed at benytte data til nye formål. En enkelt rejseafregningsformular fra InfoPath kan for eksempel bruges til at overføre XML-data til et CRM-system (Customer Relationship Management), et økonomistyringssystem og et rejseplanlægningssystem.

Hvorfor bruge InfoPath?

InfoPath-formularer kan være simple og ukomplicerede formularer, der benyttes af mange personer i en arbejdsgruppe for at indsamle oplysninger. Et salgsteam på 10 personer kan f.eks. bruge en formular til at udfylde og dele oplysninger om salgsopkald. Dataene i formularerne kan derefter samles i en enkelt opsummerende rapport, der sendes til ledelsen hver måned.

Men InfoPath-formularer kan også være mere avancerede formularer, der er knyttet til eksisterende databaser eller integreret i eksisterende virksomhedssystemer. Hvis din virksomhed for eksempel bruger Microsoft BizTalk® Server 2004 til at administrere behandlingen af udgiftsbilag, kan udviklerne i it-afdelingen udvikle en InfoPath-udgiftsformular, som brugerne kan benytte til at sende data direkte til BizTalk, der derefter sender dataene videre til den korrekte afdeling til godkendelse eller viderebehandling.

På nedenstående liste opsummeres nogle af de vigtigste fordele ved at bruge InfoPath:

Data, der kan bruges igen    Med XML er data, som gemmes i en InfoPath-formular, ikke låst til formularen. Det er let at udskille dataene fra formularen og omformatere eller genbruge dem på forskellige måder. Denne fleksibilitet gør det muligt for formularudviklere at integrere formulardata i eksisterende virksomhedsprocesser, der er baseret på XML. Det mindsker også behovet for tidskrævende og gentagne dataindtastningsopgaver, f.eks. indtastning af data fra papirformularer i en database eller manuel kopiering af data mellem forskellige programmer.

Nøjagtige data    De data, brugerne indtaster i en InfoPath-formular, kan kontrolleres for datavalidering mens de indtastes. Hvis formularen er knyttet til en database eller webtjeneste, kan brugerne ikke sende data, før fejlene er rettet. Det hjælper dig med at sikre, at de data, som du indsamler, er nøjagtige og fri for fejl, og at de overholder de standarder, som du angiver. Denne illustration viser, hvordan en datavalideringsfejl ser ud for den bruger, der udfylder formularen.

Datavalideringsfejl

Du kan også bruge formularer til automatisk at beregne matematiske værdier for brugerne, eller du kan aktivere stavekontrollen, så brugerne kan udføre stavekontrol, inden de sender deres formularer.

Mindre ekstraarbejde    I modsætning til papirbaserede formularer, der skal genoptrykkes, når de ændres, er InfoPath-formularer lette at ændre og genudgive. InfoPath opdager også automatisk, når en formular er opdateret, så brugerne altid har den seneste version.

Offline-understøttelse    I modsætning til webbaserede formularer skal InfoPath-formularer ikke udfyldes, mens brugeren har forbindelse til et netværk. Brugerne kan udfylde formularer offline og derefter sende dem på et senere tidspunkt, når deres computere er sluttet til netværket.

Flere visninger    Du kan oprette InfoPath-formularer med flere visning. Hvis du f.eks. vil gøre en lang projektstatusformular lettere at bruge, kan du oprette en oversigtsvisning på overordnet niveau ved siden af den detaljerede standardvisning. Du kan oprette en regel der automatisk skifter visning, når brugerne åbner formularen, sender formularen eller klikker på en knap i formularen. Brugerne kan også selv skifte visninger med kommandoerne i menuen Vis som angivet i denne illustration.

Menuen Vis som den ser ud for den bruger, der udfylder formularen

Fleksible kontrolelementer    Ud over standardkontrolelementerne som tekstbokse og lister indeholder InfoPath et antal nye kontrolelementer, f.eks. gentaget tabel, valggruppe og valgfri sektion. Du kan bruge disse kontrolelementtyper til at oprette en fleksibel formular, der passer til dine brugeres behov. I et udgiftsbilag kan du for eksempel bruge en gentaget tabel til at lade brugerne indtaste netop det antal udgiftsposter, de har brug for.

En gentaget tabel i et udgiftsbilag

Understøttelse af Tablet PC    Hvis du bruger en Tablet PC, kan du benytte en tablet-pen til at skrive direkte i formularens felter. InfoPath konverterer automatisk håndskriften til tekst efter et kort tidsrum. Afhængigt af formularens design kan du også skrive eller tegne i visse kontrolelementer og derefter gemme håndskriften sammen med formularen.

Brug af InfoPath i andre programmer

Da InfoPath understøtter standard-XML, fungerer programmet effektivt sammen med andre programmer og teknologier, for eksempel dem, der er beskrevet i nedenstående tabel.

Program eller teknologi

Sådan fungerer det sammen med InfoPath

Microsoft Office Excel 2003

Brugerne kan eksportere data fra en eller flere formularer til et nyt Excel-regneark. Formulardata, der er gemt i et SharePoint Services-formularbibliotek, kan også eksporteres til et Excel-regneark.

Microsoft Office Outlook® 2003

Brugerne kan sende en kopi af en formular i brødteksten i en Outlook-e-mail. Dette er en nyttig måde at dele en udfyldt formular med brugere, der ikke har InfoPath installeret på computeren. Selve formularen vedhæftes også i e-mailen, så brugere, der har InfoPath installeret, kan åbne den direkte i InfoPath.

Formularudviklere kan også benytte e-mail til at distribuere formularer til brugerne. Desuden kan formularudviklere gøre det muligt for brugerne at sende udfyldte formularer som vedhæftede filer i e-mail.

Microsoft Access 2000 eller nyere

Du kan knytte formularen til en eksisterende Access-database. Brugerne kan derefter bruge formularen til at sende data til og forespørge i databasen. Du kan også udfylde lister med værdier fra databasen eller indbind kontrolelementer til felter og grupper, der er knyttet til databasen.

Microsoft SQL Server™ 2000

Du kan udvikle en formular, der er knyttet til en SQL Server-database. Brugerne kan derefter bruge formularen til at sende data til og forespørge i databasen. På samme måde kan du udfylde lister med værdier fra databasen eller binde kontrolelementer til felter og grupper, som der knyttet til databasen.

Microsoft Windows® SharePoint™ Services

Dit team kan udgive filer direkte til et formularbibliotek i Windows SharePoint Services, så alle relaterede formularer gemmes på ét praktisk sted. Brugerne kan benytte formularbiblioteket til at udfylde formularer, eksportere formulardata til Excel eller flette data fra flere formularer til én formular.

Du kan også oprette en dataforbindelse i formularen, der modtager data fra et SharePoint-websted eller sender formularen til et SharePoint Services-formularbibliotek.

Microsoft Script Editor

Du behøver ikke at have kendskab til programmering for at kunne udvikle en effektiv formular. Hvis du imidlertid har kendskab til at skrive kode, kan du bruge Microsoft JScript eller Visual Basic Scripting Edition (VBScript) i formularen ved at åbne Microsoft Script Editor (MSE) fra designtilstand.

Microsoft Visual Studio® .NET 2003

Hvis du vil bruge InfoPath sammen med Visual Studio .NET 2003, kan du vælge at hente Microsoft Office InfoPath™ 2003 Toolkit for Visual Studio® .NET. Med disse værktøjer kan du bruge Visual Studio .NET til at oprette, rette fejl i og bygge InfoPath-projekter, der benytter Microsoft Visual C#- eller Microsoft Visual Basic® .NET-administreret kode. Oplysninger om at hente værktøjerne finder du i boksen Se også øverst i denne artikel.

Webtjenester

Du kan knytte dine formularer til en webtjeneste for at udveksle XML-data med andre programmer eller systemer. Du kan f.eks. bruge en webtjeneste til at modtage data fra eller sende data til en Oracle-database, hvilket ikke understøttes direkte i InfoPath. Du kan også udfylde lister med værdier fra en webtjeneste eller binde kontrolelementer til felter og grupper, som er knyttet til webtjenesten.

XML-skemaer

Du kan basere dine formularer på XML-filer, der allerede benyttes i organisationen. Hvis organisationen for eksempel bruger en bestemt XML-skemafil (.xsd) til indkøbsordrer, kan du basere en InfoPath-indkøbsordreformular på denne .xsd-fil. Hvis du ikke har et eksisterende skema, opretter InfoPath et skema for dig, efterhånden som du føjer kontrolelementer til formularen.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×