Introduktion til InfoPath Forms Services

I denne artikel vil du lære noget om InfoPath Forms Services, og hvordan du kan bruge det til at være vært for Microsoft Office InfoPath-formularer, som kan udfyldes på internettet. Desuden vil du lære, hvordan InfoPath Forms Services kan bruges til at administrere, fordele og gemme formularskabeloner og deres tilknyttede formularer på et centraliseret sted.

Oversigt over InfoPath Forms Services

Kom i kontakt med kunder, partnere og leverandører med brugervenlige formularer

Strømline formulardrevne forretningsprocesser

Administrere formularer og formularskabeloner på et centraliseret sted

Oversigt over InfoPath Forms Services

InfoPath Forms Services er en serverteknologi, der gør det muligt for brugerne at udfylde InfoPath-formularer i en webbrowser. Brugerne behøver ikke at have InfoPath installeret på deres computere for at udfylde denne type formularer, de behøver heller ikke at hente ekstra programmer fra internettet. Alt, hvad de behøver, er adgang til en webbrowser som f.eks. Windows Internet Explorer, Apple Safari eller Mozilla Firefox.

InfoPath Forms Services gør det også muligt for dig at gemme og administrere formularer og formularskabeloner på et centraliseret sted. InfoPath Forms Services er bygget på og kræver Windows SharePoint Services 3.0, hvilket gør det muligt for dig at udgive formularskabeloner, som du designer til et fælles sted i organisationen. Desuden kan brugerne sende formularer til SharePoint- biblioteker, som er mapper, hvori en samling filer er gemt, og hvor filerne ofte bruger den samme formularskabelon. Det er også muligt at integrere formularer med dokumentstyrings- og livscyklusopgaver som f.eks. styring af arbejdsprocesser og rettigheder.

InfoPath Forms Services-teknologien er tilgængelig i Microsoft Office SharePoint Server 2007 samt separat i Microsoft Office Forms Server 2007.

Designoplevelsen

Formularskabeloner, som kan udfyldes i en webbrowser, kaldes webbrowseraktiverede formularskabeloner. Du opretter denne type formularskabeloner ved at designe en webbrowserkompatibel formularskabelon i InfoPath, udgive den til en server, der kører InfoPath Forms Services og aktivere den for brug på internettet.

I nogle tilfælde kan du aktivere formularskabelonen for brug på internettet ved at vælge afkrydsningsfeltet Aktiver denne formular til udfyldelse ved hjælp af en webbrowser i InfoPath-guiden Udgivelse. I andre tilfælde skal du udgive formularskabelonen til en delt adresse på virksomhedens netværk og derefter kontakte en serverfarmadministrator for assistance til at aktivere formularskabelonen og gøre den tilgængelig på serveren.

Administratorgodkendelse er nødvendig i de følgende scenarier:

  • Formularskabelonen indeholder administreret kode.

  • Formularskabelonen kræver et sikkerhedsniveau Fuld tillid, som giver oprettede formularer fuld adgang til systemressourcerne på brugernes computere som f.eks. filer og indstillinger.

  • Formularskabelonen bruger en dataforbindelse, som administreres af en administrator.

  • Formularskabelonen er aktiveret til at blive vist på en mobil enhed.

Hvis administratorgodkendelse er påkrævet, fører guiden Udgivelse dig igennem trinene med at forberede formularskabelonen til overgivelse til en administrator.

Når en webbrowserkompatibel formularskabelon er webbrowseraktiveret, kan brugerne bruge deres webbrowsere til at udfylde formularer, der er baseret på denne formularskabelon.

Brugeroplevelsen

Brugerens oplevelse ved at udfylde en formular i en webbrowser er næsten identisk med udfyldelse af en formular i InfoPath. Eksempelvis virker kontrolelementer som f.eks. gentagelse af sektioner og funktioner som f.eks. formler og betinget formatering ens i begge miljøer.

Selvom udfyldelse af en formular i en webbrowser sker på samme måde som udfyldelse af en formular i InfoPath, er der en væsentlig forskel. I en webbrowser erstattes InfoPath-menuer og værktøjslinjer af en værktøjslinje på tværs øverst i formularen, som viser indstillingerne for at gemme, lukke, udskrive og opdatere formularen. Denne værktøjslinje vises også nederst i en formular, så brugerne ikke behøver at rulle til toppen for at færdiggøre deres formular.

Hvis du aktiverer indstillingerne for Send i formularskabelonen, ser brugerne også en Send-knap på værktøjslinjen. Når de klikker på denne knap, sendes formulardataene direkte til datakilden, som du angav, da du designede formularskabelonen som f.eks. en webtjeneste eller Sharepoint-liste. Hvis formularskabelonen har mere end en visning, vil brugerne også se listen Visning på værktøjslinjen.

Formular åben i webbrowser

1. Brugerne sender data til eksterne datakilder ved at klikke på knappen Send på værktøjslinjen.

2. Brugerne skifter mellem visninger ved at klikke på et emne på listen Visning på værktøjslinjen.

Når du designer formularskabelonen, kan du tilpasse indstillingerne på værktøjslinjen i dialogboksen Formularindstillinger. Du kan eksempelvis fjerne en eller flere knapper eller skjule værktøjslinjen nederst på brugerens formular.

I de følgende sektioner vil du lære mere om fordelene ved at bruge InfoPath Forms Services.

Toppen af siden

Kom i kontakt med kunder, partnere og leverandører med brugervenlige formularer

Når du udgiver en formularskabelon på en server, der kører InfoPath Forms Services, kan du distribuere den ikke kun på virksomhedens intranet, men også på eksterne websteder som f.eks. ekstranetsteder eller virksomheders websteder. Dette gør det muligt for dig at indsamle data fra kunder, partnere, leverandører og andre, som er vigtige for din virksomheds succes. Et stort forsikringsselskab kan eksempelvis bruge en enkelt webbrowseraktiveret formularskabelon til at indsamle og behandle skadesanmeldelser. En forsikringskunde kan bruge en webbrowser til at udfylde skadesanmeldelsesformularen på virksomhedens websted. Alternativt hvis kunden ringer til forsikringsselskabet for at anmelde en skade, kan forsikringsagenten bruge InfoPath til at udfylde den samme skadesanmeldelsesformular på et intranet. Et offentligt kontor kan på samme måde indsamle data fra borgerne ved at udgive webbrowseraktiverede formularskabeloner på sit websted.

Når brugerne får adgang til formularen enten ved at navigere til et bibliotek eller ved at skrive en URL-adresse for formularen i deres webbrowser, kan en af to ting ske:

  • Formularen åbner i en webbrowser    Hvis brugerne ikke har InfoPath installeret på deres computere, åbnes formularen i en webbrowser, hvor de kan udfylde den, ligesom de vil gøre det med enhver anden webbaseret formular.

  • Formularen åbner i InfoPath    Hvis brugerne har InfoPath installeret på deres computer, åbner formularen i InfoPath, hvor de kan udfylde den, ligesom de ville gøre det med enhver anden InfoPath-formular. Eftersom de udfylder formularen i InfoPath, vil disse brugere få en ekstra fordel, fordi de har adgang til alle InfoPath-funktionerne for udfyldelse af formularer, hvoraf nogle ikke er tilgængelige i webbrowser formularer.

    Bemærk: Hvis du foretrækker det, kan du tilpasse indstillingerne for formularskabelonen, så den altid åbnes i en webbrowser, også selvom brugerne har InfoPath installeret på deres computere. Dette kan være nyttigt, hvis du ønsker, at oplevelsen med at udfylde en formular skal være ens for alle, eller når du ikke ønsker, at formularen skal åbnes i InfoPath, fordi du ikke ønsker at opmuntre brugerne til at åbne eller ændre den underliggende formularskabelon i designtilstand.

Hvis brugerne vil udfylde formularer på en mobil enhed som f.eks. en PDA (Personal Digital Assistant) eller smartphone, kan du designe den webbrowserkompatible formularskabelon, så den kan åbnes og udfyldes ved brug af en webbrowser på en mobil enhed. Når brugerne bruger en mobil enhed til at få adgang til formularen, åbner den på skærmen i et forenklet format.

Toppen af siden

Strømline formulardrevne forretningsprocesser

Formularer er center for mange forretningsprocesser. Ved at knytte webbrowseraktiverede formularskabeloner til en server, der kører InfoPath Forms Services, kan du integrere formulardata med eksisterende forretningsprocesser eller -programmer. Du kan eksempelvis:

  • Sende data til eksisterende forretningssystemer    Når du designer en webbrowserkompatibel formularskabelon, kan du oprette dataforbindelse til webtjenester eller andre eksterne datakilder. Dette gør det muligt for dig at sende data til eksisterende forretningssystemer, virksomhedsprogrammer eller virksomhedsdatabaser. En salgsafdeling kan eksempelvis designe en formular, som kan sende kundeemner og kundeinformationer til et eksisterende CRM-system (Customer Relationship Management).

  • Forespørge data fra eksisterende forretningssystemer    Det er også muligt at forespørge data fra eksisterende forretningssystemer, virksomhedsprogrammer eller virksomhedsdatabaser, når brugerne åbner en formular, der er baseret på formularskabelonen, kan du ønske at få data fra en ekstern kilde vist i navne- og adressefelterne på formularen. Du kan på denne måde drage fordel af eksisterende organisatoriske data og forenkle processen med at udfylde en formular.

  • Føje arbejdsgang til formularer    Du kan føje en arbejdsgang til en formularskabelon, som er gemt i et bibliotek. Dette gør dig i stand til konsekvent at administrere almindelige forretningsprocesser. Du kan eksempelvis som leder bruge en godkendelses arbejdsgang til at styre en udgiftsformular gennem listen af dem, som godkender. De, som godkender, kan godkende eller afvise udgiftsformularen, ændre godkendelsesopgaven eller bede om ændringer af formularen. I InfoPath klikker brugerne på kommandoer i menuen Filer for at deltage i arbejdsgangen. På serveren kan de pege på navnet på formularen i biblioteket, klikke på den pil, der vises og derefter klikke på Arbejdsgange for at deltage i arbejdsgangen.

    Kommando for arbejdsgang på genvejsmenu

Toppen af siden

Administrere formularer og formularskabeloner på et centraliseret sted

Du kan gemme dine formularskabeloner og deres tilknyttede formularer på et centraliseret opbevaringssted på en server, der kører InfoPath Forms Services. Dette gør det let at finde, dele og administrere formularer og formularskabeloner.

De væsentligste fordele omfatter mulighed for:

  • Gemme formularer og formularskabeloner på et centraliseret sted    Du kan knytte en formularskabelon til et bibliotek, som er placeret på et SharePoint-websted, hvor du kan oprette, samle, opdatere og administrere filer sammen med andre i din organisation. Når brugerne udfylder formularer, der er baseret på formularskabelonen i dette bibliotek, vises de udfyldte formularer i biblioteket sammen med nøgleinformationer fra selve formularerne. Afhængigt af hvordan SharePoint-biblioteket er designet, kan brugerne udfylde formularer, der er baseret på formularskabelonen, eksportere data fra udfyldte formularer til Microsoft Office Excel eller flette data fra flere formularer til en formular. Det følgende eksempel viser udgiftsrapporter gemt i et bibliotek.

    Udgiftsrapporter gemt i bibliotek

  • Bruge indholdstyper til at administrere formularskabeloner    Du kan bruge InfoPath-guiden Udgivelse til at udgive en formularskabelon som et websted indholdstype. En indholdstype definerer en formularskabelon, et sæt kolonner og indstillinger af dokumentadministration på serveren som f.eks. indstillinger for arbejdsgang eller politik.

    Ved oprettelse af indholdstyper kan du genbruge formularskabeloner og indstillinger på tværs af en grupper af websteder. Hvis du tidligere ønskede at bruge en formularskabelon i mange SharePoint biblioteker, skulle du udgive to forskellige kopier af formularskabelonen, en for hvert bibliotek. Hvis du ønskede at opdatere formularskabelonen, skulle du ændre formularskabelonen begge steder. Men nu kan du udgive en formularskabelon som en webstedsindholdstype. Når du opdaterer indholdstypen, indgår din ændring automatisk alle de steder, hvor indholdstype anvendes.

    Du kan tildele en enkelt indholdstype til mange biblioteker på tværs af gruppen af websteder eller tildele mange indholdstyper til et enkelt bibliotek. Du kan eksempelvis føje en indholdstype til statusrapportformularer til alle de biblioteker, der anvendes af salgsafdelingen i din virksomhed, således at hvert salgsteam samler og rapporterer de samme typer informationer til ledelsen. Alternativt forestil dig, at din afdeling anvender forskellige formularskabeloner til rejseansøgninger, rejserapporter og udgiftsrapporter. Du kan udgive de tre formularskabeloner som webstedsindholdstyper og føje dem til et enkelt bibliotek, der bruges til at gemme rejserelaterede informationer. Når folk opretter en ny formular fra biblioteket, kan de derefter vælge, hvilke af disse formularskabeloner de ønsker at bruge.

  • Administrere formularer og formularskabeloner    Serverfarmadministratorer kan styre, hvordan brugerne i organisationen får adgang til formularskabelonerne. De kan f.eks. styre, hvem der kan udgive formularskabeloner på webstedet eller beslutte, hvordan formularskabeloner skal opdateres på serveren med mindst mulig indvirkning på formularbrugerne.

  • Administrere dataforbindelser på et centralt sted    Hvis mange formularskabeloner bruger de samme dataforbindelse, kan du gemme indstillingerne for denne dataforbindelse i en dataforbindelsesfil i et dataforbindelsesbibliotek. Når en bruger åbner en formular, som er knyttet til en dataforbindelsesfil, bruger InfoPath-indstillingerne i denne fil til at knytte den til den eksterne datakilde. På denne måde kan mange formularskabeloner bruge den samme dataforbindelsesfil, og det er ikke nødvendigt manuelt at oprette den samme dataforbindelse for hver formularskabelon. Desuden hvis indstillingerne for stedet eller forbindelsen for en ekstern datakilde ændres, behøver du ikke at opdatere hver formularskabelon, som bruger dataforbindelsen. I stedet opdaterer du ganske enkelt dataforbindelsesfilen en gang, og alle formularskabelonerne fortsætter med at arbejde som forventet.

Bemærk: Fra InfoPath kan du udgive en formularskabelon til en server, som ikke kører InfoPath Forms Services. Du kan eksempelvis udgive formularskabelonen til en server, der kører Windows SharePoint Services. I dette scenario kan du drage fordel af nogle af de funktioner, der blev nævnt på den foregående liste som f.eks. muligheden for at udgive en formularskabelon i et bibliotek. Men hvis du ønsker at oprette en webbrowseraktiveret formularskabelon, eller hvis du ønsker at bruge funktioner som f.eks. dataforbindelsesbiblioteker, så skal du udgive formularskabelonen på en server, der kører InfoPath Forms Services.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×