Introduktion til InfoPath Forms Services

Oversigt over InfoPath Forms Services

Brugere har ikke har installeret på deres computer for at udfylde en browseraktiveret formularskabelon InfoPath, og er de nødvendige for at hente noget ekstra fra internettet. Alle de skal bruge er adgang til en browser, som Windows Internet Explorer, Apple Safari eller Mozilla Firefox. InfoPath Forms Services gør det også muligt at lagre og administrere formularer og formularskabeloner i et centralt sted. InfoPath Forms Services er bygget på og kræver Windows SharePoint Services 3.0, som gør det muligt at udgive formularskabeloner, som du udformer til en fælles placering på tværs af en organisation. Brugerne kan desuden sende formularer til SharePoint-biblioteker, som er mapper, hvor en samling af filer er gemt, og hvor filerne ofte bruger den samme skabelon. Det er også muligt at integrere formularer til dokumentstyring og livscyklus opgaver som arbejdsproces og rights management.

InfoPath Forms Services-teknologi findes i Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise CAL og også, separat, i Microsoft Office Forms Server 2007.

Gå til kunder, partnere og leverandører med brugervenlige formularer

Når du publicerer en formularskabelon til en server, der kører InfoPath Forms Services, kan du distribuere den, ikke kun på virksomhedens intranet, men også på eksterne websteder, som ekstranet eller virksomhedens websteder. Dette giver dig mulighed at indsamle data fra kunder, partnere, leverandører og andre der er vigtig for en vellykket din virksomhed. En stor forsikringsselskab kan for eksempel bruge en enkelt browseraktiveret formularskabelon til at indsamle og behandle forsikringskrav. En forsikring kunde kan bruge en browser til at udfylde formularen gør krav på virksomhedens websted. Hvis kunden ringer forsikringsselskab for at rapportere kravet, kan forsikringsagent også bruge InfoPath skal udfylde formularen samme gør krav på et websted på intranettet. På samme måde, en government kontoret kan Indsaml data fra borgere ved at skrive browseraktiverede formularskabeloner på deres websted.

Når brugere adgang til formularen, enten ved at navigere til et bibliotek eller ved at angive en URL-adresse til formularen i deres browser, kan der opstår en af to ting:

• Formularen åbnes i en browser    Hvis brugerne ikke har installeret på deres computer InfoPath, åbnes formularen i en browser, hvor de kan udfylde den samme måde, som enhver anden webbaseret form.

• Formularen åbnes i InfoPath    Hvis brugerne har installeret på deres computer InfoPath, åbnes formularen i InfoPath, hvor de kan udfylde den samme måde, som andre InfoPath-formular. Da de udfylder formularen i InfoPath, vil disse brugere har en ekstra fordel at kunne bruge de fulde område af InfoPath-funktioner til udfyldning af formularer, hvoraf nogle ikke er tilgængelige i Browserformularer.

  Bemærk!: Det du foretrækker, du kan tilpasse indstillingerne for formularskabelonen så den altid åbnes i en browser, selvom brugere har InfoPath installeret på deres computer. Det kan være praktiske, når du vil opleve udfylde en formular til at være ens for alle, eller når du ikke vil formularen skal åbnes i InfoPath, fordi du vil forhindre brugerne i at åbne eller redigere den underliggende formularskabelon i designtilstand.

Hvis brugerne kan udfylde formularer på en mobil enhed såsom en (PDA) personal digital assistant eller smartphone, kan du designe din browseraktiveret formularskabelon, så den kan åbnes og udfyldt ved hjælp af en mobilenhed browser. Når brugere bruger en mobilenhed til at få adgang til formularen, åbnes på skærmen i en forenklet format.

Strømline forretningsprocesser formularer-driven

Formularer er midt i mange forretningsprocesser. Du kan integrere formulardata med eksisterende forretningsprocesser eller -programmer ved at placere browseraktiverede formularskabeloner på en server, der kører InfoPath Forms Services. Det kan du f.eks.:

• Send data til eksisterende business-systemer    Når du designer en webbrowserkompatibel formularskabelon, kan du oprette dataforbindelser til webtjenester eller andre eksterne datakilder. Dette giver dig mulighed at sende data til eksisterende business-systemer, virksomhedens programmer eller virksomhedens databaser. En salg afdeling kan for eksempel designe en formular, der kan sende kundeemner og kunde salgsoplysninger til et eksisterende Customer Relationship Management (CRM)-system.

• Forespørgselsdata fra eksisterende business-systemer    Det er også muligt at forespørgselsdata i eksisterende business-systemer, virksomhedens programmer eller virksomhedens databaser. Når brugerne åbner en formular, der er baseret på skabelonen, kan du vil data fra en ekstern datakilde skal vises i felterne navn og adresse på formularen. Dette gør det muligt at drage fordel af eksisterende organisatoriske data og forenkler processen med at udfylde en formular.

• Tilføj arbejdsproces til formularer    Du kan føje en arbejdsproces til den formularskabelon, der er gemt i et bibliotek. Dette gør det muligt at administrere konsekvent almindelige forretningsprocesser. For eksempel som en chef, kan du bruge en arbejdsproces for godkendelse til at dirigere en udgiftsrapportform gennem en liste over godkendere. Godkendere kan godkende eller afvise udgiftsbilag, tildele godkendelsesopgaven eller anmode om ændringer til formularen. Klik på kommandoer i menuen filer for at deltage i arbejdsprocessen i InfoPath, brugere. På serveren, kan de peg på navnet på formularen i biblioteket, klik på pilen, der vises, og klik arbejdsprocesser for at deltage i arbejdsprocessen.

  

Toppen af siden

Administrere formularer og formularskabeloner i et centralt sted

Du kan gemme dine formularskabeloner og deres tilknyttede formularer i et centralt lager på en server, der kører InfoPath Forms Services. Dette gør det nemt at finde, dele og administrere formularer og formularskabeloner.

Vigtigste fordele omfatter muligheden for at:

• Store formularer og formularskabeloner i et centralt sted    Du kan knytte en formularskabelon til et bibliotek, som er en placering på et SharePoint-websted, hvor du kan oprette, indsamling, opdatere og administrere filer med andre personer i organisationen. Når brugerne udfylder formularer, der er baseret på formularskabelonen i det pågældende bibliotek, vises de udfyldte formularer i biblioteket sammen med vigtige oplysninger fra formularerne sig selv. Afhængigt af hvordan SharePoint-biblioteket er designet, kan brugere udfylde formularer, der er baseret på skabelonen, eksportere dataene fra udfyldte formularer til Microsoft Office Excel eller flette data fra flere formularer til en formular. I følgende eksempel viser udgiftsrapporter gemt i et bibliotek.

  

• Brug indholdstyper til at administrere formularskabeloner    Du kan bruge guiden Udgivelse i InfoPath til at udgive en formularskabelon som en gruppe indholdstype. En indholdstype definerer en formularskabelon, et sæt af kolonner og indstillinger for administration af dokumentet på serveren, som indstillinger for arbejdsproces eller politik.

  Du kan genbruge formularskabeloner og indstillinger på tværs af en grupper af websteder ved at oprette indholdstyper. Hvis du vil bruge en formularskabelon i flere SharePoint-biblioteker, tidligere havde du publicere to forskellige kopier af formularskabelonen, én for hvert bibliotek. Hvis du vil opdatere formularskabelonen, skulle du ændre formularskabelonen i begge steder. Men nu kan du udgive en formularskabelon som en webstedsindholdstype. Når du opdaterer den indholdstype, anvendes ændringerne automatisk, hvor denne indholdstype bruges.

  Du kan tildele en enkelt indholdstype til flere biblioteker på tværs af en gruppe af websteder eller tildele flere indholdstyper til et enkelt bibliotek. For eksempel kan du føje en indholdstype for webtjeneste til alle de biblioteker, der bruges af afdelingen salg i virksomheden, så hver salgsteam indsamling og rapportering den samme type oplysninger til administration. Du kan også Antag, at din afdeling bruger forskellige formularskabeloner for rejse anmodningen, forretningsrejse rapport og udgifter rapport formularer. Du kan udgive de tre formularskabeloner som webstedsindholdstyper og føje dem til et enkelt bibliotek, der bruges til at gemme team rejse-relaterede oplysninger. Når personer opretter en ny formular fra biblioteket, kan de derefter vælge, hvilken af disse formularskabeloner, de vil bruge.

• Administrere formularer og formularskabeloner    Farm serveradministratorer kan styre, hvordan formularskabeloner åbnes af brugere og implementeret i hele organisationen. Eksempelvis kan de styre, hvem der kan publicere formularskabeloner hele webstedet eller bestemme, hvordan du opgradere formularskabeloner på serveren med minimale virkning til formularbrugerne.

• Administrere dataforbindelser på et centralt sted    Hvis flere formularskabeloner anvender de samme dataforbindelser, kan du gemme indstillingerne for denne dataforbindelse i en dataforbindelsesfil i en dataforbindelsesbibliotek. Når en bruger åbner en formular, der opretter forbinder til en dataforbindelsesfil, bruger InfoPath indstillingerne i den pågældende fil til at oprette forbindelse til den eksterne datakilde. Flere formularskabeloner kan bruge den samme dataforbindelsesfil på denne måde, så det er ikke nødvendigt at manuelt oprette den samme dataforbindelse for hver formularskabelon. Hvis ændrer indstillingerne for placering eller forbindelse til en ekstern datakilde, kan du desuden ikke behøver at opdatere hver formularskabelon, der bruger dataforbindelsen. I stedet skal du blot opdatere dataforbindelsesfilen én gang, og alle formularskabeloner fortsat fungerer som forventet.

Toppen af siden