Introduktion til Enterprise Content Management i SharePoint Server 2007

I de seneste årtier har computere og produktivitetssoftware gjort det lettere end nogensinde for organisationer at oprette alsidige former for indhold, som f.eks. dokumenter, regneark, præsentationer, e-mail-meddelelser, videoklip og websider. At det er blevet så let at oprette indhold har ført til en eksplosion i omfanget af ustruktureret indhold, som organisationer skal administrere. Da dette indhold typisk ikke administreres eller organiseres på en konsistent måde, er oplysningerne i dette indhold ikke tilgængeligt for medarbejdere. Dette forhindrer organisationer i at forbedre medarbejderproduktiviteten, proceseffektiviteten og kundekommunikationen.

ECM og indholdets livscyklus

ECM (Enterprise Content Management) fra Microsoft hjælper organisationer med at overvinde de udfordringer, som ikke-administreret indhold udgør. Microsoft Office SharePoint Server 2007 er en central del af Microsoft ECM-løsningen, der udvider indholdsstyring til alle medarbejdere i en organisation gennem integration med velkendte værktøjer, som f.eks. Microsoft Office-systemet. Microsoft ECM-løsningen har funktioner til styring af hele indholdets livscyklus – fra oprettelse, til redigering og samarbejde til udløb – alt sammen på en enkelt samlet platform.

Diagram over dokumentlivscyklus

Office SharePoint Server 2007 hjælper organisationer med at administrere hele indholdets livscyklus ved at tilvejebringe særskilte sæt af funktioner, der sætter organisationer i stand til at opnå følgende mål:

  • Administrere alsidigt indhold    Dokumentstyringsfunktionerne i Office SharePoint Server 2007 kan hjælpe organisationer med at konsolidere alsidigt indhold fra flere steder på et centralt styret lager med konsistent kategorisering. Integrerede søgefunktioner kan hjælpe personer med at finde, dele og bruge disse oplysninger. Indhold kan også beskyttes mod uautoriseret adgang. Samarbejdsværktøjer, som f.eks. arbejdsprocesser, hjælper personer med at arbejde bedre sammen om at oprette, gennemse og godkende dokumenter på en struktureret måde.

  • Tilfredsstille overholdelse og juridiske krav    De integrerede poststyringsfunktioner i Office SharePoint Server 2007 sætter organisationer i stand til at gemme og beskytte forretningsposter i deres endelige tilstand. Organisationer kan anvende udløbspolitikker på disse poster for at sikre, at de bibeholdes inden for en passende tidsperiode for at overholde bestemmelser eller virksomhedspolitikker og derved overflytte juridisk risiko til organisationen. Revisionsspor giver interne og eksterne revisorer bevis for, at poster er blevet bibeholdt korrekt. Bestemte poster kan sættes i venteposition under juridisk fremlæggelse for at forhindre deres destruktion.

  • Administrere flere websteder effektivt    Funktionerne for webindholdsstyring i Office SharePoint Server 2007 sætter personer i stand til at udgive webindhold med et letanvendeligt indholdsdesignværktøj og en indbygget godkendelsesproces. Medarbejdere kan overføre indhold til websteder til tiden uden omfattende support fra IT-personalet. Skabeloner i form af mastersider og sidelayout gør det muligt for organisationer at anvende konsistent branding på sider. Office SharePoint Server 2007 tilbyder også en enkelt anvendelses- og styringsinfrastruktur for intranet, ekstranet og internetwebsider samt flersprogede websteder.

Se de følgende afsnit for at lære mere om funktionerne i ECM.

Hvad du kan gøre med ECM

Bemærk: Denne artiken henviser til et eksempel på et SharePoint-websted, der er oprettet af Adventure Works, en fiktiv virksomhed, der fremstiller cykler, cykeldele og tilbehør til cykler.

Virksomheden Adventure Works bruger næsten alle de ECM-funktioner, der tilbydes af Office SharePoint Server 2007 til at styre specifikke indholdsbehov.

Dokumentstyring

Adventure Works' tekniske dokumentationsteam bruger et dokumentcenterwebsted som et centralt lager til at oprette, organisere, redigere og gennemse alle kundeorienterede eksterne udgivelser, som f.eks. brugermanualer og produktspecifikationsark. Forfatterne hos Adventure Works bruger arbejdsprocesser på indholdet i Dokumentcenter til at styre gennemsyns- og redigeringsprocessen for de dokumenter, de opretter.

Dokumentstyringsfunktionerne i Office SharePoint Server 2007 sætter dig i stand til at gøre følgende:

  • Spare tid og genbruge oplysninger på en let måde    Du kan organisere og klassificere indholdet med et dokumentcenterwebsted for at tilvejebringe en konsistent metode til at organisere, kategorisere, navigere gennem og hurtigt søge efter oplysninger.

  • Hjælpe med at beskytte følsomme oplysninger    Du kan hjælpe med at beskytte dokumenter med integreret styring af rettigheder, der følger med dokumenter, uanset hvor de kommer hen, når de hentes fra et websted. Du kan angive brugeradgangsrettigheder for individuelle elementer i et bibliotek. Du kan også bruge Dokumentinspektion i skrivebordsprogrammer for 2007 Microsoft Office-system til at fjerne metadata fra dokumenter, præsentationer og regneark før den endelige udgivelse.

  • Optimere samarbejde omkring dokumentoprettelse    Med indbyggede dokumentarbejdsprocesser kan du initiere, spore og samarbejde om dokumentorienterede processer direkte fra skrivebordsprogrammer for 2007 Office-udgivelse. Oplysninger om arbejdsprocesopgaver vises i skrivebordsprogrammet, hvilket hjælper med at sikre, at arbejdsprocesdeltagerne følger arbejdsprocessens trin korrekt.

Datastyring

Adventure Works' juridiske afdeling bruger webstedskabelonen Datacenter til at arkivere vigtige dokumenter, som f.eks. lejeaftaler, kontrakter og licensaftaler. Webstedet Datacenter er kun tilgængeligt for en håndfuld medarbejdere i den juridiske afdeling. Dette hjælper med at sikre, at vigtige forretningsposter holdes sikre.

Datastyringsfunktionerne i Office SharePoint Server 2007 sætter dig i stand til at gøre følgende:

  • Forbedre juridisk og lovmæssig overensstemmelse    Du kan bibeholde oplysninger, beskyttelses- og overvågningspolitikker på forretningsdata for at sikre, at disse data bibeholdes korrekt.

  • Hjælpe med at sikre forretningsdata og vitale data    Et sikkerhedsforbedret lager, der kaldes et datacenterwebsted, hjælper med at sikre, at data gemmes i en låst, endelig tilstand.

  • Sikre let retslig fremlæggelse    Du kan hjælpe med at sikre, at oplysninger, der er påkrævet ved retslig fremlæggelse, kan hentes på en omkostningsbesparende måde og sættes i venteposition i overensstemmelse med fremlæggelseskrav.

Webindholdsstyring

Adventure Works' personaleafdeling bruger de udgivelsesfunktioner, der er del af funktionerne til webindholdsstyring i Office SharePoint Server 2007 til at oprette og opdatere oplysninger, der udgives for alle medarbejdere på personaleafdelingens intranetportal.

Funktionerne til webindholdsstyring i Office SharePoint Server 2007 sætter dig i stand til at gøre følgende:

  • Oprette og udgive indhold hurtigt og let    Forretningsgrupper kan oprette og udgive webindhold i tide med letanvendelige designværktøjer og integrerede arbejdsprocesser.

  • Vedligeholde et konsistent udseende og en konsistent funktionalitet på alle websteder    Du kan tilvejebringe godkendte mastersider og sidelayout, der muliggør branding og navigering på webstedet, der skal angives en gang og genbruges af indholdsforfattere.

  • Sænke anvendelses- og administrationsomkostninger for webstederne    Du kan implementere en enkelt infrastruktur i et lag til udgivelse af indhold på intranet, ekstranet og websteder.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×