Oplysningerne i denne artikel beskriver, hvordan du bruger Datacenter til at administrere og gemme dine poster. I Microsoft SharePoint Server 2010 er poster elementer eller dokumenter, der er blevet angivet som poster i systemet. Du kan finde en generel vejledning i denne artikel, der hjælper dig med at forstå fordelene ved at bruge webstedsskabelonen Datacenter. Du kan få flere detaljerede oplysninger om at oprette og bruge Datacenter i linkene under Se også.
Denne artikel indeholder
Oversigt
Datacenteret fungerer som et centralt lager, hvor en virksomhed kan gemme og styre alle sine poster, f.eks. juridiske eller økonomiske dokumenter. Datacenteret understøtter hele poststyringsprocessen, fra indsamling af poster, til poststyring og fordeling af poster. Et websted for et datacenter designes og konfigureres typisk af en virksomheds poststyrings- og it-medarbejdere som et led i understøttelsen af virksomhedens filplan.
Bemærk!: Microsoft Office SharePoint Server 2010 giver mulighed for at administrere poster "på stedet". Med administration af poster på stedet kan du bruge alle de funktioner, der er tilgængelige i Datacenter, som f.eks. håndhævelse af informationsstyringspolitikker, dirigering og venteposition, for at administrere poster på et hvilket som helst SharePoint-websted. Du kan få mere at vide om poststyring på stedet i linkene under Se også.
Webstedsskabelonen Datacenter i Microsoft Office SharePoint Server 2010 ligner andre SharePoint-websteder i den henseende, at den fungerer som et generelt lager for dokumenter og muliggør samarbejde blandt webstedsbrugere. Webstedsskabelonen Datacenter er imidlertid et forudkonfigureret websted, der er udviklet specifikt til at hjælpe organisationer med at implementere deres poststyring og opbevaringsprogrammer. Versionering, revidering, metadatastyring, eDiscovery og postdirigering, der kan tilpasses, er indbyggede funktioner, der hjælper dig med at administrere poster mere effektivt.
Funktioner i webstedsskabelonen til et datacenter
Webstedsskabelonen til datacenteret kombinerer nogle standardfunktioner, som er tilgængelige i Microsoft Enterprise Project Management (EPM) Solution, med flere specialiserede poststyringsfunktioner, og tilsammen giver de følgende muligheder:
Boksmuligheder Datacenteret har flere forskellige funktioner, som er med til at sikre integriteten af de poster, der er gemt i det:
-
Poster ændres aldrig automatisk af systemet. Dette sikrer, at poster, som overføres til et websted til datacenteret og derefter hentes igen senere, altid er identiske.
-
Webstedsadministratorer kan konfigurere datacenteret med indstillinger for at forhindre direkte forfalskning af poster. Dette sker ved at versionere eventuelle ændringer til dokumentet og ved at overvåge bestemte typer af ændringer.
-
I datacenteret kan postadministratorer tilføje og vedligeholde metadata for elementer adskilt fra en posts metadata, så de oplysninger, der er relevante for poststyringsopgaver, kan opdateres, uden at den underliggende post skal ændres. Ændringer af metadata versioneres også.
Gennemtvingelse af politikker for administration af oplysninger Microsoft Office SharePoint Server 2010 indeholder flere politikfunktioner, der er nyttige ved poststyring:
-
Overvågning Denne funktion logfører hændelser og handlinger, der udføres på filer. Overvågning er nyttig for at registrere, hvem der ser og har adgang til data i datacenteret.
-
Udløb Denne funktion angiver, hvor længe en post skal opbevares, og hvilken handling der skal udføres, når opbevaringsperioden slutter, f.eks. om den skal slettes, eller om der skal iværksættes en arbejdsproces til godkendelse af fordeling. Opbevaringsperioden for en post begynder sædvanligvis, når den sendes til datacenteret.
-
Stregkoder Denne funktion forsyner hver post med et entydigt stregkodebillede og en numerisk værdi. Værdien af stregkoden gemmes og indekseres sammen med den elektroniske version af posten. Stregkoder er velegnede til opbevaring og sporing af fysiske poster. Når posterne i et bibliotek har fysiske versioner, kan stregkoder bruges til at koordinere de fysiske versioner med deres elektroniske modstykker.
Programmerbar brugergrænseflade til postindsamling Datacenteret understøtter et sæt af tjenester, som letter postindsamlingen. Datacenterets programmerbare brugergrænseflade gør det muligt for virksomheder at konfigurere både dokumentstyring og e-mail-systemer, så de automatisk sender filer til webstedet til datacenter. Indhold kan sendes til datacenteret via en webtjeneste ved hjælp af SOAP-protokollen (Simple Object Access Protocol) eller via e-mail ved hjælp af SMTP-protokollen (Simple mail Transfer Protocol). Du kan også bruge arbejdsprocesser, der er udviklet i Microsoft SharePoint Designer 2010, til at sende poster til Datacenter. Du kan få mere at vide om at sende poster til Datacenter i linkene under Se også.
Postdistribution Datacenteret indeholder en Liste over indhold, som automatisk kan distribuere indgående poster (uanset om de sendes automatisk eller manuelt) til deres korrekte placering ud fra deres posttype. Når en post sendes til datacenteret, følges den ofte af flere relaterede oplysninger, som f.eks. revisionshistorik og metadata. En posts revisionshistorik gemmes i datacenteret som en XML-fil, og en posts metadata gemmes i både en XML-fil og i metadatakolonner på webstedet til datacenteret. Du kan få mere at vide om at konfigurere og dirigere poster ved hjælp af Liste over indhold ved at følge linkene under Se også.
Venteposition Som en del af det, der kaldes e-Discovery, gør datacenteret det muligt for virksomheder at tage poster, som er underlagt juridisk udforskning som et led i en procesførelse eller af relevans for en revision eller undersøgelse, og placere dem i venteposition på en liste. Når poster placeres i venteposition, er de midlertidigt ikke underlagt nogen gældende udløbspolitikker, og de er således beskyttede mod ødelæggelse. Hvis en virksomhed f.eks. ved en procesførelse fremfører relevante poster, som den evt. skal sætte i venteposition, er disse poster tilgængelige, indtil procesførelsen er afsluttet. Poster kan sættes i mere end én venteposition ad gangen. Postadministratorer kan også søge i datacenteret efter poster, som skal sættes i venteposition. Du kan få flere oplysninger om e-Discovery ved at følge linkene under Se også.
Et eksempel på at bruge Datacenter til at administrere poster
Virksomheder skal ofte jævnligt generere og levere økonomiske rapporter til skatteformål. En virksomhed kan til enhver tid blive bedt om at levere økonomiske oplysninger f.eks. som del af en overvågningsproces, og økonomiske oplysninger skal frigives med kravet om, at dataene ikke på nogen måde er ændret. For at overholde dette krav søger virksomhedens økonomiafdeling efter de økonomiske rapporter og dirigerer dem til et specifikt ventepositionsbibliotek i et Datacenter-websted. Ved at sende rapporter til et ventepositionsbibliotek udelades de fra foruddefinerede politikker, der kan være i kraft, og adgang til disse rapporter blokeres indtil en specifik dato eller et specifikt tidspunkt, eller indtil den korrekte godkendelse foreligger. De økonomiske rapporter gemmes på Datacenter-webstedet sammen med den tilknyttede overvågningshistorik og andre metadata.
Designe et websted til et datacenter
På det højeste niveau designes et websted til et datacenter i to overordnede trin, som implementerer et poststyringsprogram:
-
En virksomhed må udvikle en poststyringsstrategi og en formel poststyringsplan. Dette er et fælles tiltag, som involverer koordination mellem postadministratorer, medarbejdere, som arbejder med at sikre overholdelse af eksisterende lovgivning, it-medarbejdere og informationsmedarbejdere.
-
En organisation skal derefter konfigurere et eller flere Datacenter-websteder for at implementere sin poststyringsplan.
Afsnittene nedenfor indeholder beskrivelser af de primære elementer i hvert af disse trin.
Planlægning af poststyring
Når en virksomhed vil konfigurere et websted til et datacenter som sin poststyringsløsning, skal den først udarbejde en formel plan for sin poststyringsstrategi. Elementerne i en formel poststyringsplan er i de fleste tilfælde entydige for den enkelte virksomhed eller forretning. Ikke desto mindre indeholder næsten alle poststyringsplaner følgende dokumenter og processer:
Filplan En filplan beskriver de typer af dokumenter eller elementer, som en virksomhed anerkender som officielle forretningsposter. Den angiver, hvor disse poster er lagret, og den indeholder oplysninger, som adskiller én posttype fra en anden. Filplanen tjener som en omfattende samling af politikker, processer og retningslinjer til oprettelse, lagring og styring af poster. En filplan skal omfatte alle poster, uanset medier, herunder papir, blogs, wikis, e-mail og elektroniske filer. Den skal også angive, hvordan hver post klassificeres, sikres og i sidste ende destrueres. Den skal desuden indeholde oplysninger om særlige kategorier af poster, f.eks. fortrolige, særligt vigtige, forretningshemmelige eller privilegerede poster. Endelig skal en filplan angive, hvilke personer der er ansvarlige for administrationen af hver posttype.
Postbiblioteker I SharePoint er postbiblioteker grundlæggende dokumentbiblioteker, som du kan oprette for at klassificere og gemme vigtige poster. Du opretter et postbibliotek for hver type post, du vil opbevare. Poster dirigeres automatisk til det korrekte bibliotek baseret på de indstillinger, der er konfigureret i Liste over indhold.
Indholdstyper I SharePoint opretter du indholdstyper for at definere de typer af poster, som organisationen skal gemme, og identificerer entydige egenskaber for hver posttype. Ved at definere indholdstyper for bestemte typer af poster, kan en organisation sikre, at hver af disse indholdsgrupper administreres på en konsistent måde. Office-dokumenter, PDF-filer, TFF-filer (scannede billeder), e-mail, onlinesamtaler, videoer og fysiske poster kan alle klassificeres og gemmes med de indholdstyper, du opretter. En post, der kaldes "kontrakt", vil f.eks. blive behandlet på samme måde og på en konsistent måde i SharePoints poststyringssystem. At bruge indholdstyper til at klassificere og gemme poster er en alternativ måde at bruge postbiblioteker på.
Opbevaringsplan En opbevaringsplan angiver, hvor længe hver posttype i filplanen skal opbevares (dens opbevaringsperiode) samt fremgangsmåden for dens anbringelse, når udløbet af denne periode nås (dens fordelingsproces). Retningslinjerne i en opbevaringsplan er normalt baseret på juridiske krav, risici for virksomheden og forretningsmæssige behov. Herudover beskriver en opbevaringsplan almindeligvis det risikostyringsberedskab, som bestemmer opbevaringsperioden for hver posttype..
Dokument med overholdelseskrav Et dokument med overholdelseskrav definerer de regler, som it-systemer for poststyring skal henholde sig til, de egenskaber, de skal have, og de former for regelmæssig overvågning, de skal understøtte for at sikre overholdelse.
-
Formel proces til annullering af fordelingen af poster Denne proces, som ofte kaldes en venteposition, beskriver, hvordan en virksomhed annullerer fordelingen af poster, når der udføres aktiviteter som procesførelse, revision eller undersøgelser.
-
System til overvågning og rapportering af håndteringen af poster For at sikre at medarbejdere arkiverer, får adgang til og administrerer poster ud fra definerede politikker og processer, skal et poststyringsprogram have en proces eller et system til overvågning og rapportering af håndteringen af poster.
Bemærk!: Som med et hvilket som helst andet SharePoint-websted kan du manuelt overføre filer op til 2 GB til Datacenter. Hvis du bruger Liste over indhold til at dirigere poster til Datacenter, er grænsen for filstørrelsen for hver post 50 MB.
Du kan få mere detaljerede oplysninger om planlægning af poststyringsløsningen ved at følge linkene under Se også.
Oversigt over konfiguration af et Datacenter-websted
Når en virksomhed begynder på en detaljeret planlægning af poststyring og udarbejder en formel plan for poststyringen, kan den oprette og konfigurere et websted til et datacenter som hjælp til at implementere dette program.
Det kræver følgende at konfigurere et websted til et datacenter:
-
Opret postbiblioteker eller lister til administration og lagring af hver posttype, der er angivet i filplanen.
-
Vi anbefaler, at du opretter ét postbibliotek for hver indholdstype i postplanen.
-
Når poster sendes til datacenteret, distribueres de til den relevante liste eller det relevante bibliotek.
-
-
Opret kolonner til de relevante dokumentbiblioteker, lister eller indholdstyper, som kan indeholde og vise metadataene for hver posttype, der er angivet i filplanen.
-
Angiv informationsstyringspolitikkerne for hver posttype på webstedet til datacenteret. Disse politikker skal afspejle de opbevaringsperioder og overvågningskrav, der er angivet i virksomhedens filplan og opbevaringsplan.
-
Konfigurer Liste over indhold for at distribuere hver posttype til den korrekte placering. Når poster sendes til webstedet til datacenteret, enten manuelt eller programstyret, bruger Microsoft Office SharePoint Server 2010 denne funktion til at bestemme, hvordan posten på webstedet til datacenteret skal klassificeres, og hvor den skal sendes hen.
Du kan få mere detaljerede oplysninger om at konfigurere og tilpasse poststyringsløsningen ved at følge linkene under Se også.
