Introduktion til Access 2007

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Der er flere måder at komme i gang med at bruge Microsoft Office Access 2007 på, afhængigt af, om det er første gang, du bruger Access, om du vil flytte data fra en anden database eller et andet regneark til Access, eller om du opgraderer fra en tidligere version af Access. I denne artikel er der svar på nogle spørgsmål, som du kunne have i hver af disse situationer.

Hvad vil du foretage dig?

Bruge Access for første gang

Importere data fra et regneark eller et andet program

Bruge en tidligere version af en database i flere versioner i Access

Bruge Access for første gang

Office Access 2007 indeholder et antal forbedringer, der gør det lettere end nogensinde at oprette en database. Brugere, der tidligere har oprettet databaser i Access, vil forstå at værdsætte, hvordan disse nye og forbedrede funktioner gør oprettelsen af en database endnu hurtigere.

Når du starter Office Access 2007, er det første skærmbillede, der vises, siden Introduktion til Microsoft Office Access (medmindre du starter Access ved at dobbeltklikke på en specifik Access-databasefil - i så fald åbnes den pågældende database i stedet). Siden Introduktion til Microsoft Office Access er det udgangspunkt, hvorfra du kan oprette en ny database, åbne en eksisterende database eller få vist interessant indhold fra Microsoft Office Online.

Oprette en database ved hjælp af en skabelon

Hente en skabelon fra Microsoft Office Online

Oprette en database helt fra bunden

Oprette en tom database

Tilføje en tabel

Indsætte data i en Access-tabel fra en anden kilde

Importere data fra en anden kilde

Åbne en eksisterende Access-database

Access 2010 har adgang til avancerede værktøjer, som gør det nemmere at registrere, rapport, og dele dine data.

Oprette en database ved hjælp af en skabelon

Access indeholder mange forskellige skabeloner, som du kan bruge til at oprette en database hurtigere. En skabelon er en færdig database med alle de tabeller, forespørgsler, formularer og rapporter, du skal bruge til at udføre en bestemt opgave. Der er f.eks. skabeloner, som kan bruges til følge op på problemer, styre kontaktpersoner eller registrere udgifter. Nogle skabeloner indeholder nogle enkelte poster som eksempler for at vise, hvordan de bruges. Skabelondatabaser kan bruges, som de er, eller du kan tilpasse dem, så de bedre svarer til dine behov.

  1. Start Access, hvis det ikke allerede kører.

    Hvis en database allerede er åben, skal du benytte følgende fremgangsmåde for at få vist siden Introduktion til Microsoft Office Access:

    • Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Luk Database. Knapflade

      Siden Introduktion til Microsoft Office Access

  2. Der vises adskillige skabeloner under Interessante onlineskabeloner på siden Introduktion til Microsoft Office Access, og du får adgang til flere, hvis du klikker på en af kategorierne under Skabelonkategorier i venstre side af Access-vinduet. Du kan hente flere skabeloner fra Microsoft Office-webstedet. Yderligere oplysninger om dette finder du i næste afsnit, Hente en skabelon fra Microsoft Office Online.

  3. Klik på den skabelon, du vil bruge.

  4. Access foreslår et filnavn til databasen i boksen Filnavn i højre side af Access-vinduet. Du kan redigere filnavnet og angive en anden mappe, eller du kan oprette databasen og sammenkæde den med et Windows SharePoint Services 3.0-websted.

  5. Klik på Opret (eller på Hent, hvis der er tale om en Office Online-skabelon).

    Access opretter og åbner derefter databasen. Der vises en formular, hvor du kan begynde at indtaste data.

    Hvis skabelonen indeholder eksempeldata, kan du slette posterne ved at benytte følgende fremgangsmåde:

    • Klik på rækkeoverskriften for den post, du vil slette (rækkeoverskriften er boksen eller bjælken lige til venstre for posten).

    • Klik på Slet i gruppen poster under fanen Startside. Knapflade

  6. Klik på den første tomme celle i formularen, og begynd at indtaste data. Når du har indtastet et par poster, kan du bruge navigationsruden til at se, om der er andre formularer eller rapporter, du kunne tænke dig at bruge.

Hente en skabelon fra Microsoft Office Online

Hvis du ikke kan finde en skabelon, der passer til dine behov, på siden Introduktion til Microsoft Office Access, kan du søge på Office Online-webstedet, hvor der er et større udvalg.

  1. Start Access, hvis det ikke allerede kører.

    Hvis en database allerede er åben, skal du benytte følgende fremgangsmåde for at få vist siden Introduktion til Microsoft Office Access:

    • Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Luk Database. Knapflade

  2. Klik på Skabeloner under Mere om Office Online nederst på siden Introduktion til Microsoft Office Access.

    Office Online-webstedet vises i et nyt browservindue.

  3. Du kan bruge søgeværktøjerne på Office Online-webstedet til at finde og hente den ønskede skabelon.

  4. Når du har hentet en skabelon, gemmes den nye database i en af følgende mapper:

    • Windows Vista    c:\Users\user name\Documents

    • Microsoft Windows Server 2003 eller Microsoft Windows XP    c:\Documents and Settings\user name\My dokumenter

      Næste gang, du vil arbejde med databasen, skal du bruge Access eller Windows Stifinder til at åbne den fra den pågældende placering.

Starten af afsnittet

Oprette en database helt fra bunden

Hvis ingen af skabelonerne opfylder dine behov, eller hvis der er data i et andet program, som du vil importere til Access, kan du beslutte, at det er bedre at oprette en ny database helt fra bunden. For de fleste programmer betyder det normalt, at du skal benytte en af følgende fremgangsmåder eller begge:

  • Oprette nye tabeller og derefter indtaste, indsætte eller importere vigtige data i tabellerne.

  • Importere data fra andre kilder, hvor der automatisk oprettes nye tabeller under processen.

Yderligere oplysninger om, hvordan du planlægger og designer en database, og hvordan du opretter relationer, formularer, rapporter eller forespørgsler, finder du ved hjælp af hyperlinkene i afsnittet Se også i denne artikel.

Oprette en tom database

  1. Start Access.

  2. Klik på Tom database på siden Introduktion til Microsoft Office Access.

    Knappen Tom database

  3. Skriv et filnavn i boksen Filnavn i ruden Tom database. Hvis du ikke skriver et filtypenavn, tilføjer Access det for dig. Standardfilplaceringen er en af følgende:

    • Windows Vista    c:\Users\user name\Documents

    • Microsoft Windows Server 2003 eller Microsoft Windows XP    c:\Documents and Settings\user name\My dokumenter

      Hvis du vil ændre placeringen af fil, skal du klikke på Gennemse Knapflade ud for feltet Filnavn, Find og Markér den nye placering og klik derefter på OK.

  4. Klik på Opret.

    Access opretter databasen og åbner en tom tabel (med navnet Tabel1) i dataarkvisning.

  5. Access anbringer markøren i den første, tomme celle i kolonnen Tilføj et nyt felt.

    En ny, tom tabel i en ny database

    Begynd at skrive for at tilføje data - eller indsæt data fra en anden kilde, som beskrevet i afsnittet Indsætte data i en Access-tabel fra en anden kilde senere i denne artikel.

    Bemærkninger: 

    • Indtastning af data i dataarkvisning minder meget om indtastning af data i et Excel-regneark. Den vigtigste begrænsning er, at data skal indtastes i sammenhængende rækker og kolonner, startende i regnearkets øverste venstre hjørne. Du bør undgå at formatere dataene ved at indsætte tomme rækker og kolonner, som du kan gøre i et Excel-regneark, da det spilder plads i tabellen. Tabellen indeholder blot selve dataene. Al visuel præsentation og visning af data foretages i de formularer og rapporter, som du udformer senere.

    • Tabelstrukturen oprettes, mens du indtaster data. Når du føjer en ny kolonne til tabellen, oprettes et nyt felt. Access indstiller feltets datatype i overensstemmelse med den type data, du indtaster. Hvis du f.eks. har en kolonne, hvor du kun har indtastet datoværdier, indstiller Access det pågældende felts datatype til Dato og klokkeslæt. Hvis du senere forsøger at indtaste en værdi, der ikke er en datoværdi, i dette felt, viser Access en meddelelse om, at værdien ikke svarer til kolonnens datatype. I den udstrækning, det er muligt, bør du planlægge tabellen, så hver kolonne indeholder én type data, enten tekst, datoer, tal eller andre typer. Det gør det meget lettere at oprette forespørgsler, formularer og rapporter til udvælgelse af netop de data, du er interesseret i.

    • Yderligere oplysninger om arbejde med dataark finder du i artiklen Åbne et tomt dataark.

Hvis du ikke ønsker at indtaste data på dette tidspunkt, skal du klikke på Luk Knapflade .

Tilføje en tabel

Du kan føje en ny tabel til en eksisterende database ved hjælp af værktøjerne i gruppen Tabeller under fanen Opret.

Billede af Access-båndet

Klik på Tabel, hvis du vil oprette en tom tabel i dataarkvisning. Du kan bruge dataarkvisning til at begynde at indtaste data med det samme og få Access til at oprette tabelstrukturen for dig undervejs, eller du kan bruge designvisning til at oprette tabelstrukturen først og derefter skifte tilbage til dataarkvisning for at indtaste data. Uanset, hvilken visning du starter med, kan du altid skifte til den anden visning ved hjælp af visningsknapperne på statuslinjen i Access-vinduet.

Indsætte en tabel med dataarkvisning som udgangspunkt    I dataarkvisning kan du med det samme indtaste data og lade Access oprette tabelstrukturen i baggrunden. Feltnavnene tildeles numerisk (Felt1, Felt2 og så videre), og Access bestemmer feltets datatype på basis af den type data, du indtaster.

  1. Klik på tabel i gruppen tabeller under fanen Opret. Knapflade

  2. Access opretter tabellen og placerer markøren i den første tomme celle i kolonnen Tilføj et nyt felt.

    Bemærk: Hvis du ikke ser en kolonne med navnet Tilføj et nyt felt, arbejder du måske i designvisning og ikke i dataarkvisning. Hvis du vil skifte til dataarkvisning, skal du dobbeltklikke på tabellen i navigationsruden. Access beder dig om et navn til den nye tabel og skifter derefter til dataarkvisning.

  3. Klik på Nyt felt under fanen dataark i gruppen felter og kolonner. Knapflade

    Access viser ruden Feltskabeloner, som indeholder en liste over almindeligt brugte felttyper. Hvis du trækker et af disse felter over i dataarket, tilføjer Access et felt med det pågældende navn og indstiller dets egenskaber til en passende værdi for den pågældende felttype. Du kan ændre egenskaberne senere. Du skal trække feltet til det område af dataarket, der indeholder data. Der vises en lodret indsætningslinje, så du kan se, hvor feltet placeres.

  4. Tilføj data ved at skrive i den første tomme celle for at tilføje data – eller indsæt data fra en anden kilde, som beskrevet senere i denne artikel.

    • Hvis du vil omdøbe en kolonne (et felt), kan du dobbeltklikke på kolonneoverskriften og derefter skrive det nye navn. Det er en god idé at give felterne beskrivende navne, så du kan se, hvad de indeholder, når de vises i ruden Feltliste.

    • Hvis du vil flytte en kolonne, skal du markere den ved at klikke på kolonneoverskriften og derefter trække den til den ønskede placering. Du kan også markere flere sammenhængende kolonne og trække dem samlet til en ny placering.

Indsætte en tabel, startende med designvisning    I designvisning opretter du først den nye tabels struktur. Derefter skifter du til dataarkvisning for at indtaste data, eller du kan indsætte data på en anden måde, f.eks. ved indsætning eller tilføjelse.

  1. Klik på Tabeldesign i gruppen Tabeller under Opret. Knapflade

  2. Skriv et navn i kolonnen Feltnavn for hvert felt i tabellen, og vælg derefter en datatype på listen Datatype.

    Bemærk: Hvis du ikke ser kolonnerne Feltnavn og Datatype, arbejder du måske i dataarkvisning og ikke i designvisning. Klik på knappen designvisning på statuslinjen i Access-vinduet for at skifte til designvisning. Access beder dig om et navn til den nye tabel og skifter derefter til designvisning.

  3. Du kan eventuelt indtaste en beskrivelse af felterne i kolonnen Beskrivelse. Den beskrivelse, du indtaster, vises på statuslinjen, når indsætningspunktet er i dette felt, og bruges som statuslinjetekst for de kontrolelementer, du opretter ved at trække feltet fra ruden Feltliste til en formular eller rapport, og for eventuelle kontrolelementer, der er oprettet for det pågældende felt af guiden Formular eller guiden Rapport.

  4. Gem tabellen, når du er færdig med at tilføje felterne:

    • Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade og derefter klikke på Gem eller tryk på CTRL + S.

  5. Du kan når som helst begynde at indtaste data i tabellen ved at skifte til dataarkvisning, klikke på den første tomme celle og skrive de ønskede data. Du kan også indsætte data fra en anden kilde som beskrevet i næste afsnit.

Hvis du vil føje et eller flere felter til tabellen, efter at du har indtastet nogle data, kan du enten begynde at skrive i kolonnen Tilføj et nyt felt i dataarkvisning, eller du kan tilføje nye felter ved hjælp af kommandoerne i gruppen Felter og kolonner under fanen Dataark.

Yderligere oplysninger om oprettelse af tabeller, herunder brug af tabelskabeloner, finder du i artiklen Oprette tabeller i en database.

Starten af afsnittet

Indsætte data i en Access-tabel fra en anden kilde

Hvis dataene aktuelt er gemt i et andet program, som f.eks. Office Excel 2007, kan du kopiere og indsætte dem i en Access-tabel. Det fungerer normalt bedst, hvis dataene allerede er adskilt i kolonner på samme måde som i et Excel-regneark. Hvis dataene findes i et tekstbehandlingsprogram, er det bedst at adskille datakolonnerne ved hjælp af tabuleringer eller ved at konvertere dataene til en tabel i tekstbehandlingsprogrammet, før du kopierer dem. Hvis dataene skal redigeres eller manipuleres (f.eks. opdele navne i for- og efternavne), kan det være en god idé at gøre det, før du kopierer dem, især hvis du ikke har erfaring med at bruge Access.

Når du indsætter data i en tom tabel, indstiller Access det enkelte felts datatype i overensstemmelse med dataenes karakter. Hvis et indsat felt f.eks. kun indeholder datoværdier, anvendes datatypen Dato og klokkeslæt på feltet. Hvis det indsatte felt kun indeholder ordene "ja" og "nej", anvendes datatypen Ja/Nej på feltet.

Access navngiver felterne afhængigt af, hvad der findes i den første række med indsatte data. Hvis den første række med indsatte data har en type, der ligner andre rækkers, afgør Access, at den første række er en del af dataene og tildeler felterne generiske navne (F1, F2 osv). Hvis den første indsatte række ikke minder om de efterfølgende rækker, afgør Access, at den første række består af feltnavne. Access navngiver felterne i overensstemmelse hermed og medtager ikke den første række i dataene.

Hvis Access tildeler generiske feltnavne, skal du omdøbe felterne så hurtigt som muligt for at undgå forvirring. Benyt følgende fremgangsmåde:

  1. Gem tabellen.

    • Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade og derefter klikke på Gem eller tryk på CTRL + S.

  2. Dobbeltklik på hver kolonneoverskrift i dataarkvisning, og skriv derefter et gyldigt feltnavn til hver kolonne. Det kan se ud som om, at du overskriver data, men rækken med kolonneoverskrifter indeholder feltnavne, og ikke data.

  3. Save the table again.

Bemærk: Du kan også omdøbe felter ved at skifte til designvisning og redigere feltnavnene der. Du kan skifte til designvisning ved at højreklikke på tabellen i navigationsruden og derefter klikke på Designvisning. Du kan skifte tilbage til dataarkvisning ved at dobbeltklikke på tabellen i navigationsruden.

Starten af afsnittet

Importere data fra en anden kilde

Måske er der data, der er indsamlet i et andet program, som du ønsker at importere til Access. Eller måske arbejder du sammen med andre, som lagrer data i andre programmer, og du ønsker at arbejde med deres data i Access. I begge tilfælde er det let at importere data fra andre programmer til Access. Du kan importere data fra et Excel-regneark, fra en tabel i en anden Access-database, fra en SharePoint-liste eller fra mange andre kilder. Processen varierer lidt afhængigt af kilden, men generelt gælder følgende:

  1. Klik på kommandoen for den filtype, du importerer fra i gruppen Importer under fanen Eksterne data.

    Billede af Access-båndet

    Hvis du f.eks. importerer data fra et Excel-regneark, skal du klikke på Excel. Klik på Flere, hvis du ikke kan se den ønskede programtype

    Bemærk: Hvis du ikke kan finde den ønskede formattype i gruppen Importer, skal du muligvis starte det program, du oprindeligt oprettede dataene i, og derefter bruge det pågældende program til at gemme dataene i et almindeligt filformat (f.eks. en afgrænset tekstfil), før du kan importere dataene i Access.

  2. Klik på Gennemse for at finde kildedatafilen, eller skriv den fulde sti til kildedatafilen i boksen Filnavn, i dialogboksen Hent eksterne data.

  3. Klik på den ønskede indstilling under Angiv, hvor og hvordan dataene skal gemmes i den aktuelle database. Du kan oprette en ny tabel med de importerede data, føje dataene til en eksisterende tabel eller oprette en sammenkædet tabel med en kæde til datakilden.

  4. Klik på OK.

    Access starter guiden Import.

  5. Følg anvisningerne i guiden Import. Den nøjagtige fremgangsmåde afhænger af de indstillinger for import eller sammenkædning, du vælger.

  6. Klik på Udfør på den sidste side af guiden.

    Access spørger, om du vil gemme oplysningerne om den import, du lige har udført.

    • Hvis du mener, at du vil komme til at udføre denne importhandling igen, skal du klikke på Gem importtrin og derefter angive detaljerne.

      Du kan derefter nemt gentage importhandlingen ved at klikke på Gemte importer i gruppen Importer under fanen Eksterne data, klikke på importspecifikationen og derefter klikke på Kør.

    • Klik på Luk, hvis du ikke vil gemme oplysningerne om importen.

Access importerer dataene til en ny tabel og viser derefter tabellen under Tabeller i navigationsruden.

Yderligere oplysninger om, hvordan du importerer data til Access, finder du ved hjælp af hyperlinkene i afsnittet Se også i denne artikel.

Starten af afsnittet

Åbne en eksisterende Access-database

  1. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Åbn.

  2. Klik på en genvej i dialogboksen Åbn – eller klik på det drev eller den mappe, der indeholder den ønskede database, i boksen Søg i.

  3. Dobbeltklik på mapperne på mappelisten, indtil du åbner den mappe, der indeholder databasen.

  4. Benyt en af følgende fremgangsmåder, når du har fundet databasen:

    • Dobbeltklik på databasen for at åbne den i standardtilstand.

    • Hvis du vil åbne databasen for delt adgang i et flerbrugermiljø, så både du og andre brugere kan både læse og skrive til databasen samtidigt, skal du klikke på Åbn.

    • Hvis du vil åbne databasen som skrivebeskyttet, så du kan se den, men ikke redigere i den, skal du klikke på pilen ud for knappen Åbn og derefter klikke på Åbn som skrivebeskyttet.

    • Hvis du vil åbne databasen med udelt adgang, så ingen andre kan åbne den, mens du har den åben, skal du klikke på pilen ud for knappen Åbn og derefter klikke på Åbn med udelt adgang.

    • Hvis du vil åbne databasen som skrivebeskyttet, skal du klikke på pilen ud for knappen Åbn og derefter klikke på Åbn udelt og skrivebeskyttet. Andre brugere kan fortsat åbne databasen, men kun som skrivebeskyttet.

Hvis du ikke kan finde den database, du vil åbne   

  1. Klik på genvejen Denne computer i dialogboksen Åbn – eller klik på Denne computer i boksen Søg i.

  2. Højreklik på det drev, du mener kan indeholde databasen, på listen over drev, og klik derefter på Søg.

  3. Skriv søgekriterierne, og tryk på ENTER for at søge efter databasen.

  4. Hvis du finder databasen, kan du åbne den ved at dobbeltklikke på den i dialogboksen Søgeresultater.

  5. Da søgningen blev startet fra dialogboksen Åbn, skal du klikke på Annuller i den pågældende dialogboks, før databasen åbnes.

Bemærk: Du kan åbne en datafil direkte i et eksternt filformat (f.eks. dBASE, Paradox, Microsoft Exchange eller Excel). Du kan også åbne en ODBC-datakilde direkte, f.eks. Microsoft SQL Server eller Microsoft FoxPro. Access opretter automatisk en ny Access-database i samme mappe som datafilen og tilføjer hyperlinks til hver tabel i den eksterne database.

Tip!

  • Hvis du vil åbne en af de sidste af flere databaser, du har haft åbnet, skal du klikke på filnavnet på listen Åbn en database, der har været åbnet for nyligt på siden Introduktion til Microsoft Office Access. Databasen åbnes med de indstillinger, den havde, sidste gang du åbnede den. Hvis listen over de senest åbnede filer ikke vises, skal du klikke på Microsoft Office-knappen Office-knapflade og derefter klikke på Access-indstillinger. Dialogboksen Access-indstillinger åbnes. Klik på kategorien Avanceret, og marker derefter afkrydsningsfeltet Vis senest åbnede filer under afsnittet Vis. Du kan også angive det antal senest åbnede filer (maksimalt ni), du ønsker at få vist på listen.

  • Hvis du åbner en database ved at klikke på Microsoft Office-knappen Office-knapflade og bruge kommandoen Åbn, kan du få vist en liste over genveje til de databaser, som du tidligere har åbnet ved at klikke på Seneste dokumenter i dialogboksen Åbn.

Starten af afsnittet

Øverst på siden

Importere data fra et regneark eller et andet program

Hvis du har arbejdet med andre database- eller regnearksprogrammer, ved du sikkert, hvordan disse programmer grundlæggende fungerer, og hvad databaser anvendes til. Access skiller sig ud fra mange andre databaseprogrammer, idet du har mulighed for at oprette relationsdatabaser. Access indeholder også mange indstillinger til arbejde med andre databaseprogrammer, f.eks. SQL Server.

Dette afsnit indeholder

Importere et Excel-regneark til Access

Importere et Excel-regneark som en tabel i en ny Office Access 2007-database

Bruge guiden Tabelanalyse til at organisere data

Arbejde med data fra andre programmer

Importere et Excel-regneark til Access

Mange brugere begynder at blive interesseret i Access efter at have oprettet en liste i Excel. Excel er et godt sted at starte en liste, men når listen vokser, bliver den sværere at strukturere og holde opdateret. Ofte er det næste logiske skridt at flytte listen til Access.

En databasetabel ligner af struktur et regneark på den måde, at data opbevares i rækker og kolonner. Derfor er det som regel nemt at importere et regneark i en databasetabel. Hovedforskellen mellem at gemme data i et regneark og i en database ligger i den måde, dataene organiseres på. Ved simpelthen at importere hele regnearket som en ny tabel i en database løses de problemer, der er forbundet med at organisere og opdatere dataene, ikke, især hvis regnearket indeholder redundante data. Hvis du vil løse disse problemer, skal du opdele regnearksdataene i separate tabeller, så hver tabel indeholder relaterede data. Yderligere oplysninger om, hvordan du arrangerer dataene i tabeller, finder du i artiklen Grundlæggende oplysninger om databasedesign.

Access indeholder guiden Tabelanalyse, som kan være en hjælp til at gennemføre denne proces. Når du har importeret dataene til en tabel, hjælper guiden dig med at opdele tabellen i separate tabeller, som hver indeholder data, der ikke er duplikeret i nogen af de andre tabeller. Guiden opretter også de nødvendige relationer mellem tabellerne.

Importere et Excel-regneark til en tabel i en ny Office Access 2007-database

  1. Klik på knappen Microsoft Office Office-knapflade , og klik derefter på Ny.

  2. Skriv et navn til den nye database i boksen Filnavn, og klik derefter på Opret.

  3. Luk Tabel1.

    Klik på Nej, når du bliver spurgt, om du vil gemme designændringerne for Tabel1.

  4. Klik på fanen Eksterne Data i gruppen ImporterExcel. Knapflade

  5. Klik på Gennemse i dialogboksen Hent eksterne data.

  6. Brug dialogboksen Åbn fil til at finde filen.

  7. Marker filen, og klik derefter på Åbn.

  8. Sørg for, at indstillingen Importer kildedataene til en ny tabel i den aktuelle database er markeret i dialogboksen Hent eksterne data.

  9. Klik på OK.

    Guiden Importer regneark starter og stiller nogle spørgsmål om dataene.

  10. Følg anvisningerne, og brug knapperne Næste og Tilbage til at navigere gennem siderne. Klik til sidst på Udfør på den sidste side.

    Bemærk: Access spørger, om du vil gemme oplysningerne om den import, du lige har udført. Klik på Ja, og skriv oplysningerne om importen, hvis du vil udføre samme import igen senere. Du kan derefter nemt gentage handlingen senere ved at klikke på Gemte importer i gruppen Importer under fanen Eksterne data. Klik på Luk, hvis du ikke vil gemme oplysningerne om importen.

Access importerer dataene til en ny tabel og viser den derefter under Alle tabeller i navigationsruden.

Bruge guiden Tabelanalyse til at organisere data

Når dataene er importeret i en Access-tabel, kan du bruge guiden Tabelanalyse til hurtigt at identificere gentagne data. Guiden tilvejebringer derefter en nem metode til at organisere de gentagne data i separate tabeller, så de gemmes på den mest effektive måde. Access bevarer den oprindelige tabel som reserve og opretter derefter nye tabeller, som du kan bruge som basis for databaseprogrammet.

  1. Åbn den Access-database, der indeholder den tabel, du vil analysere.

  2. Klik på Analyser tabel i gruppen Analyser under fanen Databaseværktøjer.

    Guiden Tabelanalyse starter.

    Hvis begrebet normalisering er nyt for dig, er der to introduktionssider i guiden med et kort selvstudium – endda med knapper, som du kan klikke på for at få vist eksempler. Hvis du ikke får vist disse introduktionssider men i stedet et afkrydsningsfelt med teksten Vis introduktionssider, skal du markere afkrydsningsfeltet og derefter klikke to gange på Tilbage for at få vist introduktionen. Hvis du ikke ønsker at få vist introduktionssiderne igen, efter at du har læst dem, kan du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet.

  3. Marker den tabel, du vil analysere, på den side, der starter med sætningen Hvilken tabel indeholder felter med værdier, der gentages i mange poster?, og klik derefter på Næste.

  4. Du kan lade guiden bestemme, hvilke felter der skal i hvilke tabeller, eller du kan selv tage den beslutning. Selvom du følger guidens forslag, kan du godt foretage ændringer af tabellens layout på den næste side i guiden.

    Bemærk: Hvis du lader guiden bestemme, hvilke felter det skal placeres i hvilke tabeller, er det ikke altid, at guidens valg passer til de aktuelle data, især ikke, hvis der er tale om store mængder data. Du bør kontrollere guidens resultater omhyggeligt. På den anden side kan guiden også foreslå en mere effektiv organisering end den, du selv ville komme frem til, så det er en god ide at prøve guidens forslag i det mindste én gang. Hvis du ikke er tilfreds med guidens forslag, kan du blot flytte felterne rundt manuelt, og du kan altid klikke på Tilbage og placere alle felterne selv.

  5. Klik på Næste. På denne side angiver du, hvilke tabeller der indeholder hvilke felter. Hvis du lader guiden bestemme, skulle du få vist et antal tabeller forbundet med relationslinjer. Ellers opretter Access kun én tabel med alle felterne. I begge tilfælde kan du foretage ændringer på denne side.

    • Du kan trække felter fra en tabel til et tomt område på siden for at oprette en ny tabel med de pågældende felter. Access beder dig angive et navn til tabellen.

    • Du kan trække felter fra én tabel til en anden, hvis du mener, de er bedre placeret der.

    • De fleste tabeller tildeles et id-felt (Id eller Genereret entydigt id). Du kan få yderligere oplysninger om id-felterne ved at klikke på Tip! i guidens øverste højre hjørne.

    • Du kan fortryde en ændring ved at klikke på knappen Fortryd.

    • Hvis du vil omdøbe en tabel, kan du dobbeltklikke på titellinjen, skrive det nye navn og derefter klikke på OK.

  6. Klik på Næste, når alle felterne er placeret på den ønskede måde.

  7. Hvis guiden finder poster med næsten ens værdier, identificerer den de pågældende værdier som mulige typografiske fejl og viser et skærmbillede, hvor du kan bekræfte, hvad du vil gøre med dem. Rul gennem listen for at finde dem, der har værdier i kolonnen Rettelse, og klik derefter på den ønskede handling på rullelisten. Vælg (Ingen ændringer) for at forhindre guiden i at ændre værdien. Klik på Næste, når du er færdig.

  8. Guiden spørger, om du vil oprette en forespørgsel, der minder om den oprindelige tabel. Hvis du allerede har oprettet formularer og rapporter, som er baseret på den oprindelige tabel, kan det være en god ide at oprette sådan en forespørgsel. Hvis du vælger Ja, opret forespørgslen, omdøber guiden den oprindelige tabel ved at føje "_GL" til tabelnavnet og giver den nye forespørgsel samme navn som den oprindelige tabel. De formularer og rapporter, der tidligere var baseret på tabellen, bruger nu forespørgslen til at få data og fortsætter med at fungere som tidligere.

  9. Klik på Udfør.

    Guiden opretter de nye tabeller som angivet og åbner dem. Luk dem, når du er færdig med at kontrollere resultatet.

Starten af afsnittet

Arbejde med data fra andre programmer

Office Access 2007 indeholder funktioner, der bruges til at arbejde med data, der er lagret i andre programmer.

  • Oprette en ny Access-database, der er sammenkædet med data i et andet filformat    Du kan bruge Access til at åbne en fil i et andet filformat, f.eks tekst, dBASE eller et regneark. Access opretter automatisk en Access-database og sammenkæder filen.

    1. Start Access.

    2. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Åbn.

    3. Klik på den filtype, du vil åbne, på listen i dialogboksen Åbn. Klik på Alle filer (*.*), hvis du ikke er sikker på filtypen.

    4. Brug eventuelt Gennemse til at finde mappen med den fil, du vil åbne. Dobbeltklik på filen for at åbne den.

    5. Følg anvisningerne i guiden. Klik til sidst på Udfør på den sidste side.

  • Importere data fra eller sammenkæde data med en eksisterende Access-database    Du kan enten importere data fra andre kilder eller programmer til Access-tabeller, så dataene bliver en del af Access-filen, eller du kan oprette en kæde til dataene fra Access, så dataene forbliver i den oprindelige fil (uden for Access-filen).

    Importere eller sammenkæde data

    1. Klik på det format, som dataene gemmes i, i gruppen Importer under fanen Eksterne data.

      Du kan importere eller sammenkæde data i følgende formater:

      • Microsoft Office Access

      • Microsoft Office Excel

      • Microsoft Windows SharePoint Services

      • Tekstfiler

      • XML-filer

      • ODBC-databaser

      • HTML-dokumenter

      • Microsoft Office Outlook

      • dBase

      • Paradox

      • Lotus 1-2-3

        Dialogboksen Hent eksterne data vises.

    2. Følg anvisningerne i dialogboksen.

      Access importerer data til eller sammenkæder data med databasen. For de fleste formater skal du angive placeringen af dataene og derefter vælge, hvordan dataene skal lagres i databasen.

Starten af afsnittet

Øverst på siden

Bruge en tidligere version af en database i flere versioner af Access

Hvis Access-databasen eller Access-projektet er oprettet i Access 2000 eller en nyere version, kan du bruge databasen eller projektet i den version af Access, den eller det blev oprettet i, eller i enhver nyere version - også selvom der er tale om en sikret fil. Access 2000-filer kan f.eks. bruges i Access 2000 til og med Office Access 2007, og Access 2002-2003-filer kan bruges i Access 2002-2003 til og med Office Access 2007.

Du kan komme i en situation, hvor du vil beholde dataene i en tidligere version af Access, men du har brugere med en nyere version af Access, som ønsker at oprette en kæde til de pågældende data og alligevel drage fordel af nogle af funktionerne i den nyere version. Løsningen er at oprette en ny "frontenddatabase" i den nyere version (indeholdende formularer, rapporter, forespørgsler og makroer, men ingen tabeller) og kæde den til tabellerne i den tidligere versionsfil. Benyt en af følgende fremgangsmåder, afhængigt af, om din database er indeholdt i én fil eller allerede er opdelt i et front end-/back end-program.

Bruge en Access-database, der består af én fil, i flere versioner af Access

Bruge en front-end/back-end-database i flere versioner af Access

Bruge en Access-database, der består af én fil, i flere versioner af Access

Hvis alle tabellerne, formularerne og andre objekter i din Access-database er indeholdt i én .mdb-fil, og du vil bruge databasen i flere versioner af Access, kan du oprette en ny frontenddatabase i en nyere version og kæde den til den oprindelige fil. Brugere, som har den tidligere version af Access, kan fortsat bruge den oprindelige database. Brugere, som har den nyere version, kan bruge den nye frontenddatabase til at oprette en kæde til de samme data.

  1. Benyt følgende fremgangsmåde til at konvertere databasen til ethvert af de tre seneste formater: Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Denne kommando bevarer den oprindelige database i dens oprindelige format og opretter en kopi i det format, du angiver.

    • Luk Access-filen. Hvis filen er en Access-flerbrugerdatabase, der er placeret på en server eller i en delt mappe, skal du sikre dig, at ingen anden har den åben.

    • Start Access 2007.

    • Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Åbn.

    • Benyt Gennemse til at finde placeringen af den fil, der skal konverteres, og dobbeltklik på den for at åbne den.

      Hvis dialogboksen Databaseforbedringer åbnes, og du bliver spurgt, om du vil forbedre databasen, skal du klikke på Nej.

    • Hvis der vises en formular, når du åbner databasen, skal du lukke formularen.

    • Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , peg på Gem som, og klik derefter på det filformat, du vil konvertere under Gem database i et andet format.

    • Skriv et navn til den nye database i dialogboksen Gem som.

      Bemærk: Medmindre du vil gemme den nye database et andet sted, skal navnet være forskelligt fra navnet på den oprindelige database. Under alle omstændigheder er det normalt bedst at bruge et andet navn, så det er let at skelne mellem frontenddatabasen og backenddatabasen. Hvis du konverterer til Access 2007-format, ændres filtypenavnet fra .mdb til .accdb, så du kan godt bruge det samme filnavn.

    • Klik på Gem.

  2. Benyt følgende fremgangsmåde til at opdele den konverterede database i et frontend-/backendprogram:

    • Klik på Access-database i gruppen Flyt data under fanen Databaseværktøjer. Knapflade

    • Klik på Opdel database i dialogboksen Databaseopdeling.

    • Skriv et navn til backenddatabasen, og klik derefter på Opdel.

  3. Slet den back-end-database, som blev oprettet med værktøjet Databaseopdeling – men pas på ikke at slette den oprindelige database.

  4. Sammenkæd nye front end-databasen med tabellerne i den oprindelige database: Klik på Styring af sammenkædede tabeller i gruppen Databaseværktøjer under fanen Databaseværktøjer. Knapflade

  5. Klik på Marker alt, og marker derefter afkrydsningsfeltet Spørg altid efter ny placering.

  6. Klik på OK, benyt Gennemse til at finde databasen i formatet fra den tidligere version, og dobbeltklik på den.

    Om alt går vel, viser Access en meddelelse om, at alle de valgte, sammenkædede tabeller er blevet opdateret.

    Nu kan du udvide den nye frontenddatabase til at understøtte de nye funktioner for brugere, der har opgraderet til Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Brugere, som har tidligere versioner, kan fortsat bruge den tidligere version af databasen.

    Hvis du vil, kan du også konvertere den nye frontenddatabase til endnu en version. Hvis den oprindelige database f.eks. var i Access 2000-format, kunne du oprette en Access 2002-2003-frontend til brugere med den version, og en Access 2007-frontend til brugere med den version. Begge frontendversioner kunne sammenkæde til dataene i Access 2000-filen.

Starten af afsnittet

Bruge en front-end/back-end-database i flere versioner af Access

Hvis din Access-database i forvejen er et front end-/back end-program, skal du kun konvertere din frontend til Access 2000-, Access 2002-2003- eller Access 2007-filformatet. Det er ikke nødvendigt at foretage ændringer for backenddatabasen.

Følgende fremgangsmåde viser dig, hvordan du kan bruge kommandoen Gem database som til at konvertere frontenddatabasen til ethvert af de tre nyeste formater: Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Med denne kommando bevares den oprindelige database i dens oprindelige format, og der oprettes en kopi i det format, du angiver.

  1. Luk frontenddatabasen. Hvis filen er en Access-flerbrugerdatabase, der er placeret på en server eller i en delt mappe, skal du sikre dig, at ingen anden har den åben.

  2. Start Access 2007.

  3. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Åbn.

  4. Benyt Gennemse til at finde placeringen af front-end-databasen, og dobbeltklik på den for at åbne den.

    Hvis dialogboksen Databaseforbedringer åbnes, og du bliver spurgt, om du vil forbedre databasen, skal du klikke på Nej.

  5. Hvis der vises en formular, når du åbner databasen, skal du lukke formularen.

  6. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , peg på Gem som, og klik derefter på det filformat, du vil konvertere under Gem database i et andet format.

  7. Skriv et navn til den nye database i dialogboksen Gem som.

  8. Klik på Gem.

Nu kan du udvide den nye frontenddatabase til at understøtte de nye funktioner for brugere, der har opgraderet til Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007.

Starten af afsnittet

Øverst på siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×