Interaktive dashboards ved hjælp af PowerPoint og Excel

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Business Intelligence med stil og funktionalitet

Ved Glenna Shaw, PowerPoint MVP

Hvad er interaktive dashboards og hvordan kan du bruge dashboards til at kommunikere vigtige oplysninger til din målgruppe? I denne artikel beskrives, hvordan du designer og bruger interaktive dashboards og indsætter links til eksempelfiler og præsentationer.

Denne artikel indeholder

Introduktion til dashboards

Dashboard-baggrund

Dashboard-elementer

Interaktive dashboards

Dele dit dashboard

Konklusion

Andre artikler af samme forfatter

Introduktion til dashboards

Business Intelligence er en eftertragtet vare i vore dage, og dashboards er den mest anvendte metode til at formidle disse oplysninger.

Hvad er så præcis et dashboard? Mine foretrukne definition kommer fra Stephen par, "et dashboard er en visuel visning af de vigtigste oplysninger bruges til at opnå en eller flere målsætninger, der opfylder helt på en enkelt skærm, så den kan overvåges et hurtigt overblik." Dette ekkoer et tema, som jeg én gang modtaget i en session kundeemne ved David Paradi ved PowerPoint Live konference om at bruge GAR princippet (straks, Absorb og ENTER.). Rick Altman, vært for feltet Presentation Summit har elskværdig imødekommenhed accepteret Lad mig bruge data fra sin konferencen til at oprette eksempeldashboardet bruges til denne artikel. Bemærk, at jeg har brugt aliasser til emner og præsentationsværter til at beskytte følsomme forretningsoplysninger og talerens beskyttelse af personlige oplysninger.

SharePoint og Excel er de Microsoft-medier, der oftest anvendes til at oprette dashboards (se Microsoft Hjælp-artikel: Introduktion til Business Intelligence-funktioner). Selvom det generelt ikke bemærkes, er PowerPoint kombineret med Excel en nem løsning til at oprette elegante og funktionelle dashboards. Derudover har PowerPoint en interaktivitetsfunktion, der ikke er tilgængelig i andre programmer.

Når du opretter et dashboard, bør den første tommelfingerregel være, at dataene er hovedrolleindehaveren. At fylde skærmen op med unødvendige komponenter fjerner opmærksomheden fra de viste oplysninger, hvorfor en KISS-tilgang (Keep It Simple Stupid) er den bedste metode. Det er en god ide at finde en balance mellem at gøre dit dashboard attraktivt nok til at fastholde folks interesse, men ikke så smart, at det overstråler de viste oplysninger. Det er bedst at undgå 3D-diagrammer, og brug tabeller, hvis oplysningerne kan vises mere tydeligt i en tabel end i et diagram. Excel har en fantastisk funktion med betinget formatering, der giver dig mulighed for at have begge dele: En grafisk visning i en tabel.

Dashboard-baggrund

Det første, du skal gøre, er at oprette baggrunden til dine dashboard-elementer. Jeg har valgt at bruge en grå, brugerdefineret figur på en mørkeblå baggrund. Herudover har jeg anvendt skyggeeffekten Indvendig midt på figuren. Det får det til at ligne en forsænket felt, hvor jeg kan have mine dashboard-elementer. Fordelen ved det er, at øjet tiltrækkes til figurens indre, således at diassets fokus bliver dashboardets elementer.

Interaktivt dashboard

Dashboard-elementer

Når du har oprettet din baggrund, skal du beslutte, hvilke elementer, du vil medtage i dit dashboard. Husk på, at dit dashboard skal vise data, der opfylder et eller flere business målsætninger. Jeg har valgt at vise en sammenligning af omkostninger, fremmøde, emner og højttalere til feltet Presentation Summit i min eksempel. Når du kender din primære målsætninger kan du eksperimentere med elementerne, der bedste visning oplysningerne i et format, overskuelige ved dit publikum. Jeg har valgt at overholde enkle tabeller og diagrammer og udnytte Excel betinget formatering til min tabeller.

Tabel i dashboard

I denne tabel viser hyppigheden for sessioner grafisk og bedømmelser af sessioner og højttalere med symboler. Jeg vælger at bruge standardindstillingerne for betinget formatering indikatorer, som er løst baseret på en klokkekurve. Vil du måske gå lidt videre, og der er en fremragende MSDN blogindlæg til, hvordan du gør dette. Brug af funktionerne i Excel kan du få vist oplysninger om brug af komplekse statistiske analyser (se Microsoft Hjælp og vejledning til artikel), men du bør altid dit publikum. Et element på et dashboard har ingen formål, hvis dit publikum ikke kan forstå den.

Når du har besluttet dig for, hvilke elementer der skal med, kan du gruppere elementerne, så de bliver tydeligt for målgruppen, hvordan de hænger sammen. Der er flere metoder til at gøre dette. Jeg har valgt at bruge farve, nærhed og omslutning i mit eksempel. Elementerne grupperes ved at placere dem tæt på hinanden, bruge de samme farver i diagrammer og omslutte dem ved hjælp af en farvet disposition. Omkostninger er omsluttet med blåt, deltagelse med grønt, emner med lilla, talere med orange og specialiserede kontra generelle emner med turkis. Bemærk, at jeg ikke bruger både grøn og rød. En betydelig del af befolkningen er rød/grøn-farveblind og kan ikke skelne mellem de to farver.

Endelig skal du sørge for, at teksten i dit dashboard er nem at læse. Dashboards vises på en enkelt computerskærm, hvorfor du har mere fleksibilitet end med en traditionelt projiceret dias, men det kan stadig være en udfordring. Forsøg dig frem ved hjælp af knapperne Forøg skriftstørrelse/Formindsk skriftstørrelse på båndet, så det bliver lidt nemmere.

Skrifttypegruppe i Excel

Interaktive dashboards

En af de mest effektive funktioner i PowerPoint er muligheden for nemt at tilføje interaktivitet uden kompliceret programmering. Interaktivitet i et dashboard kan være et besværligt element. Interaktivitet tilføjes typisk som et "analysér ned"-element, så målgruppen kan se flere oplysninger om et bestemt element. Ulempen er, at det er meget svært at absorbere oplysningerne på en nem måde, når du skifter fra et vindue til et andet. Det kræver ofte, at målgruppen bladrer frem og tilbage. I PowerPoint er der en enestående mulighed til at overkomme denne begrænsning - noget, som jeg normalt kalder "dashboards i bevægelse".

Til mit eksempel har jeg oprettet knapper øverst på skærmen, så Rick kan analysere ned til dashboards, der viser de samme oplysninger for forskellige år. Disse knapper linker til et separat dias med de respektive årsoplysninger. Jeg har anvendt en skyggeeffekt for at angive, hvilken knap der er blevet aktiveret. Du kan også linke direkte fra dashboard-elementer (dvs. klikke på et diagram for at se flere oplysninger). Se finde flere oplysninger om interaktivitet i PowerPoint i mit selvstudium om Dynamisk PowerPoint.

Interaktivt dashboard

Jeg har med vilje vist præcis de samme data på alle dias med årsoplysninger, og alle diagrammer er omhyggeligt konfigureret, så de har præcis de samme akser. Målgruppen kan nu analysere ned for at se de specifikke årsoplysninger. Det er dog ikke det bedste. Ved at fokusere på et enkelt element i et dias med årsoplysninger kan målgruppen gå frem og tilbage mellem de forskellige dias (ved at bruge dashboard-knapperne, piletasterne, tasterne til Side op/Side ned eller rulleknappen) og se, hvordan oplysningerne ændrer sig år for år for det pågældende element. Diagrammerne er bogstavelig talt i bevægelse.

Sammenligning af diagrammer

Dette er en funktion, der er unik for PowerPoint, og som er praktisk til at løse problemet med at absorbere oplysninger på flere dias/i flere vinduer. Hvis du vælger at bruge denne metode, skal du sørge for at placere dine elementer nøjagtigt det samme sted på alle dias og at diagramakserne er ens på alle dias. Det sikrer, at du er sammenligner de samme ting på alle dias, da resultatet eller kan være misvisende.

Dele dit dashboard

Når dit dashboard er færdigt, kan du gemme det som et PowerPoint Show (*.ppsx.). Det åbner automatisk dashboardet, når målgruppen klikker på det. Du kan gemme filen på et delt netværksdrev eller sende den via mail. Hvis du ønsker, at dashboard skal være online, bliver det ikke meget bedre end det nye Office Online. Funktionen er indbygget i Gem og send-indstillingerne i PowerPoint 2010, men hvis du stadig bruger PowerPoint 2007, kræver det ikke andet end en Windows Live-konto. Med din Windows Live-konto har du adgang til OneDrive, hvor du kan publicere og dele dokumenter.

Konklusion

Et vilkårligt dashboard er kun værd værdien af de oplysninger, kan fås fra det, så hvad Rick's dashboard fortælle os? Ansvarlig viser dashboard, at feltet Presentation Summit er en sund konference, som har årlige vækst og en høj grad af kundetilfredshed samtidig med at omkostningerne lav. Det var ingen overraskelse til mig som en entusiastiske deltager og støtte af i mødet, men det var rart at give Rick dashboard, der viser, hvad vi allerede intuitivt vidste.

Foto af Glenna Shaw

Glenna Shaw er en MVP (Most Valued Professional) for PowerPoint og ejer af webstedet PPT Magic Web samt bloggen Visualology. Hun er uddannet inden for Accessible Information Technology, Graphic Design og Professional Technical Writing.

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×