Integrere sporing af afvigelse i dit projekts proces til håndtering af ændringer

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Af Karen Suchan, PMP

Projektstyring handler om at finde ud af, hvad du vil opnå, oprette en opgaveliste med arbejde, der skal udføres for at nå dertil, afgøre, hvor lang tid det tager, og beregne, hvor meget det kommer til at koste.     Lyder det ikke enkelt? Men det sværeste er at holde styr på det hele. Holder projektet tidsplanen? Bliver tingene gjort forud for tidsplanen? Holder budgettet? Vil budgettet stadig holde, når projektet er helt færdigt?

En måde at evaluere et projekts tilstand på er at registrere forskellen mellem den oprindelige projektplan og det, der rent faktisk sker. Denne forskel er bedre kendt som afvigelse, en sammenligning af tilsigtede eller budgetterede og det faktiske brugte beløb. Afvigelsesanalyser er den praksis, der sammenligner faktiske projektresultater med det, der var planlagt eller forventet. Det er en metode til at anslå, hvor godt – eller hvor skidt – et projekt skrider frem.

Planlægning af afvigelser: Oprette oprindelige planer

For at finde ud af projektafvigelser kan du først foretage en vurdering som udgangspunkt: Dette er den oprindelige plan. Uden denne plan søger du efter og forsøger at kontrollere et mål i bevægelse. To vigtige oprindelige planer, du skal udarbejde, før du kan sætte afvigelsesregistrering og rapportering i spil, er omkostninger og tidsplan. Men før du kan komme dertil, skal du have styr på projektets omfang.

Bruge en arbejdsopdelingsstruktur til at oprette omfang

Omfanget i den oprindelige plan omfatter alle projektleverancer. Det identificerer f.eks. alt det arbejde, der skal udføres. En måde at dokumentere omfanget på er at oprette en arbejdsopdelingsstruktur, en hierarkisk visning af projektleverancer. Hvert niveau ned i hierarkiet repræsenterer en mere detaljeret beskrivelse af leverancer. En arbejdsopdelingsstruktur til konstruktion af et nyt hus ville medtage fundament, ramme, tag og elektriske og sanitære systemer samt tegninger af matriklen, arkitekttegninger og inspektionstilladelser.

Oprette tidsplan og oprindelige omkostningsplaner

Tidsplanen og oprindelige omkostningsplaner etableres først, når omfanget er bestemt. Uden et klart billede af, hvor meget projektet medfører, kan du ikke fastslå, hvor lang tid det vil tage, eller hvor meget det vil koste.

Den oprindelige tidsplan er den godkendte projektplan, som er udgangspunktet for måling og rapportering af tidsplanen. Den oprindelige omkostningsplan er det godkendte tidsfaseinddelte budget, som omkostningernes resultat måles imod. Det fastsættes ved at tilføje omkostningerne for en bestemt projektperiode eller -fase, hvilket kræver tildeling af omkostninger til projektopgaver. Det kan være tidskrævende at tildele omkostninger til projektkomponenter, men det gør det muligt for dig at udføre en mere detaljeret og præcis rapportering af forholdet mellem omkostninger og resultat, som er noget, interessenter og projektsponsorer er meget interesseret i.

Sådan opretter du tidsplan og oprindelige omkostningsplaner:

  1. Udarbejd tidsplanen ved at identificere de aktiviteter og opgaver, der er nødvendige for at opnå de ønskede resultater i WBS.

  2. Identificer ressourcer for hver opgave. Overvej begrænsninger, eller hvor meget tid hver person i realiteten kan bruge på dette projekt.

  3. Anslå, hvor lang tid (i timer eller dage) det tager at udføre hver enkelt opgave.

  4. Anslå omkostningerne for hver opgave ved hjælp af en gennemsnitlig time- eller dagsløn for hver ressource plus eventuelle faste omkostninger, der er knyttet til opgaven.

  5. Afgør, hvilke opgaver der afhænger af andre, og udarbejd derefter den kritiske vej.

  6. Udarbejd den oprindelige omkostningsplan. Dette er et tidsfaseinddelt budget for at måle, om projektet overholder budgettet. Hvis du vil gøre det, skal du tilføje de estimerede omkostninger efter opgave eller tidsperiode.

Toppen af siden

Reaktion på afvigelse: Ændringskontrol

Når du har oprettet omfang, tidsplan og oprindelig omkostningsplan, skal du angive, hvordan teamet skal håndtere afvigelser fra disse planer. Disse oplysninger bliver din plan til administration af projektændringer. Denne plan definerer, hvornår en anmodning om projektændring er påkrævet, hvordan afvigelser skal dokumenteres og indsendes til godkendelse, og hvad der sker, når en anmodning om ændring er godkendt.

Beregninger af afvigelser bruges til at bestemme, om en anmodning om projektændring er nødvendig, og om projektplanen eller den oprindelige omkostningsplan skal ændres. Afvigelser kan være positive eller negative:

  • En positiv afvigelse angiver, at projektet er forud for tidsplanen eller under budgettet. Positive scenarier kan gøre det muligt for dig at gentildele penge og ressourcer til scenarier med negative afvigelser.

  • En negativ afvigelse er din indikator for, at projektet er bagud for tidsplanen eller ikke holder budgettet, og at du skal reagere. Det kan være nødvendigt at øge dit budget eller acceptere reducerede overskudsgrader.

Afvigelsesgrænser er en vigtig komponent i en hvilken som helst plan til administration af projektændringer. De udgør de væsentlige ændringer af projektet og kræver derfor dokumentation og godkendelse i en PCR. Ikke alle PCR'er medfører udarbejdelse af nyt omfang, ny tidsplan eller nyt budget. Dette er en vigtig opgave, en, der kan kræve lang tid at gennemføre, så du er nødt til at få godkendelse fra hele organisationen.

Sporing af afvigelser i omkostninger og plan i hele projektets livscyklus hjælper dig med at identificere svage punkter – områder med gentagne ændringer – og reagere på dem. Hvis du f.eks. ser, at testteamet oplever gentagne forsinkelser, skal du muligvis tildele flere ressourcer for at holde tidsplanen.

Toppen af siden

Et skridt længere: Analyse af oparbejdet værdi

I forbindelse med projektafvigelser er det vigtigt at nævne oparbejdet værdi, en projektleders teknik til at beregne omkostninger og tidsplan på et givet tidspunkt. I en analyse af oparbejdet værdi sammenlignes udført arbejde med de udarbejdede oprindelige planer. Det hjælper med at evaluere de aktuelle projektresultater, så kursen kan ændres, hvor det er nødvendigt.

Hvis du vil udføre en analyse af oparbejdet værdi, du skal have en WBS, en detaljeret projektplan og et budget (dækker fase eller periode) for planlagt arbejde.

Spørgsmål om oparbejdet værdi

Analyse af oparbejdet værdi måler på et hvilket som helst tidspunkt projektets status ved at stille tre spørgsmål:

  • Planlagt værdi: Hvad er det beløb, der skal bruges til arbejdet?

  • Oparbejdet værdi: Hvad har du rent faktisk fuldført?

  • Faktiske omkostninger: Hvor meget kostede det at udføre arbejdet?

Planlagt værdi (PV) er budgetterede omkostninger for planlagte opgaver. Oparbejdet værdi (OV) er summen af alle de budgetterede omkostninger ved udført arbejde. Faktiske omkostninger (FO) er det, der blev brugt på det fremstillede arbejde.

Lære om analyse af oparbejdet værdi

Den nemmeste måde at beskrive oparbejdet værdi er via eksempel. Antag, at du selv administrerer et 4-måneders projekt med et budget på $100.000. Du er tre måneder henne i projektet, og du finder ud af, at teamet kun har færdiggjort halvdelen af arbejdet, og dermed bliver OV $50.000. Baseret på tidsplanen for projektet skulle ca. 75 % af arbejdet være udført nu, altså en OV på $75.000. Du ved også, at teamet hidtil har brugt $90.000, så FO er dermed $90.000.

Ved hjælp af disse tal kan du beregne omkostninger og planlægge afvigelser. Omkostningsafvigelsen måler forskellen mellem de faktiske omkostninger ved udført arbejde og projektets budget:

OA = OV - FO    

Afvigelsen fra tidsplanen (AT) måler det faktiske fremskridt i forhold til tidsplanen for projektet:

AT = OV - PV    

I eksemplet ovenfor er omkostningsafgivelsen for projektet $50.000 - $90,000 = $40.000. Afvigelse fra tidsplan er $50.000 - $75.000 = $25.000.

Enhver projektleder kan se, at projektet har brugt 90 % af budgettet og kun færdiggjort 50 % af arbejdet. Projektet er bagud i forhold til tidsplanen og vil overstige budgettet ved projektets afslutning, så der skal ske ændringer. Projektlederen bør reducere omfanget, udvide tidsplanen eller hente flere midler ind for at fuldføre arbejdet.

Toppen af siden

Introduktion til sporing af afvigelser

Det er enkelt at integrere sporing af afvigelser i projektstyringen, men det kræver en systematisk tilgang. Når du har udarbejdet din projekttildeling, skal du sammen med din sponsor fastsætte omfang, budget og tidsplan. Derefter skal du sammen med dit team oprette en solid plan for håndtering af ændringer, der identificerer afvigelsesgrænser og beskriver, hvordan du skal håndtere afvigelser, hvis de overskrider disse grænseværdier. Når du har udviklet WBS og defineret en detaljeret tidsplan for projektet, kan du udarbejde projektets tidsplan og budget. Når alle komponenter er på plads, er du klar til at starte sporing af afvigelser og sætte dine planer for håndtering af ændringer i værk.

Toppen af siden

Om forfatteren     Jane Suchan er program manager med erfaring i tilsyn med forretningsinitiativer på virksomhedsniveau og udvikling af projektledelsesmetoder. Jane bor i Seattle, Washington, USA.

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×