Indstille den rette grænse for projektomkostninger og planlægningsafvigelser

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Af Bonnie Biafore

Hvis du tidligt finder ud af, at din projektplan er overskredet, eller omkostninger fosser ud af budgettet, kan du hjælpe med at få projektet på rette spor.    Mange af dine mål kan koges ned til, hvor lang tid vil det tage, og hvor meget koster det. Så projektledere holder normalt øje med, hvordan de faktiske projektomkostninger og tidsplaner er i forhold til den tilknyttede plan. Forskellene mellem faktiske og planlagte værdier kaldes afvigelse. Problemet er, at disse ikke altid fortæller hele historien. Afvigelsesværdier, der måske vil karakterisere et projekt som en fiasko, kender måske kun toppen af isbjerget.

Overvågning af projektets tilstand ved at registrere afvigelser er meget nemmere, hvis du ved, hvad du skal lede efter. I stedet for at skulle bekymre dig om de mindste overskridelser, bør du tage dig tid under planlægning til at afgøre, hvor meget afvigelse dit projekt kan håndtere. Ved at angive tærskelværdier for omkostninger og planlægge afvigelse, ved du, hvornår du skal tage korrigerende handlinger. Løsningen er at vælge de rigtige tærskelværdier for din projektafvigelse, så du ikke skal bekymre dig unødvendigt eller handle for sent.

Hvordan afvigelse angiver projektydelse

Når interessenterne afmelder sig en projektplan, har du et komplet billede af det anslåede projektresultat. Fra det anslåede arbejde, den anslåede varighed og de anslåede omkostninger for individuelle opgaver til budgettet og den foreslåede tidsplan for hele projektet er grundlinjeværdier standarden, som du sammenligner den faktiske ydeevne mod. Så snart du begynder at udføre projektplanen, starter de faktiske værdier imidlertid med at rulle ind, og i virkeligheden er det sjældent det samme som den oprindelige plan, alle forudsagde. Afvigelser i omkostninger og tidsplanen hjælper dig med at afgøre, om hele projektet holder budgettet eller er bagud i forhold til tidsplanen. Du kan bruge disse oplysninger til at fastlægge, hvad du skal gøre for at få projektet på rette spor.

Microsoft Office Project 2007 beregner afvigelser ved at trække de oprindelige værdier fra de aktuelle anslåede værdier i din tidsplan. Når du går i gang med at spore faktiske værdier, beregner Office Project 2007 de aktuelle anslåede værdier (planlagte værdier) ved at føje de faktiske værdier for arbejde, der er udført, til de oprindelige værdier for det arbejde, der mangler. Antag f.eks, den oprindelige grundlinjevarighed er 20 dage, og dit team har taget 15 dage til at fuldføre 50 procent af arbejdet. Den planlagte varighed er nu 25 dage: 15 dage for den faktiske varighed på de 50 procent, der er udført, og grundlinjen på 10 dage for de resterende 50 procent.

Hvis en afvigelsesværdi er positiv, er den planlagte værdi større end værdien i den oprindelig plan, og dit projekt er over budgettet eller bagud i forhold til tidsplanen. Negative afvigelser repræsenterer en situation under budget eller foran tidsplanen. Bundlinjen er, at afvigelser på nul eller mindre er godt; dem, der er større end nul kan være årsag til bekymringer.

Toppen af siden

Spor afvigelser med Project 2007

Office Project 2007 har felter for ofte anvendte afvigelser:

  • Omkostninger    Denne afvigelse er forskellen mellem de planlagte og oprindelige grundlinjeomkostninger. Den viser, om du er over eller under budgettet.

  • Varighed    Det er forskellen mellem den planlagte varighed af en opgave eller et projekt og den oprindelige varighed. Den angiver, om opgaver tager længere tid end planlagt, hvilket igen påvirker tidsplanen for projektet.

  • Arbejde    Bestemmer afstanden mellem planlagte og oprindelige arbejdstider. En positive arbejdsafvigelse angiver, at teammedlemmer bruger længere tid, end du har beregnet til at afslutte arbejdet. Når arbejdsafvigelser er positive, er der en god chance for, at alle de andre felter for afvigelse også er positive.

  • Start    Det er tidsforskellen mellem den planlagte (eller faktiske) og den oprindelige startdato. Hvis startafvigelsen er positiv, er den faktiske startdato for sen, eller de foregående opgaver forsinker den planlagte startdato.

  • Afslut    Viser, hvordan de planlagte (eller faktiske) og oprindelige slutdatoer variere. Hvis afvigelsen Afslut er positivt, forsinkes slutdatoen for opgaven.

Toppen af siden

Fastslå tærskelværdier for projektafvigelser

Selvom positive afvigelser i Office Project 2007 ikke er gode nyheder, behøver du ikke nødvendigvis at starte handlingerne. Nogle er også for trivielle for din værdifulde tid. Det er mere risikabelt at bruge tid rette mindre afvigelser, mens du ignorerer potentielt besværligt problemer. I stedet for at forsøge at huske det vigtige, eller hvornår overskridelser virkelig er et problem, kan du angive tærskler for afvigelser i projektomkostningerne og tidsplaner som påmindelser. Du kan derefter hurtigt kontrollere, om afvigelserne har overskredet deres tilsvarende tærskelværdier og derefter handle.

Toppen af siden

Ændring af størrelsen på tærskelværdier for afvigelser

Det, at din hund vejer 5 pund mere, er muligvis ikke et problem – medmindre det er en Chihuahua. Størrelsen på et projekt er på samme måde en indlysende faktor ved angivelse af tærskelværdier for afvigelsen. Da projekter kommer i alle former og størrelser ― som hunderacer ― producerer procenter til at beregne tærskelværdier pålidelige indikatorer, uanset størrelsen af projektet. En 10 % afvigelse kan f.eks. være en advarsel om, din tidsplan er 5 eller 50 uger over forfaldsdatoen. På den anden side er et $10 millioner budget, der er $30.000 over budgettet, blot 0,3 % fra de reserver, som ledelsen har sat til side; men $30.000 over på et projekt, der er beregnet til kun at have omkostninger på $20.000 er imponerende 150 % over budgettet.

Toppen af siden

Retningslinjer for fastlæggelse af tærskelværdier for afvigelsen

Tærskelværdier for afvigelsen varierer fra firma til firma og er baseret på risikostrategier og ledelsens reserver, som en organisation bruger. Typisk er det 10-15 %. Tærskelværdier kan også variere fra projekt til projekt, afhængigt af hvor kritiske virksomhedens mål er.

Her er nogle almindelige tærskelværdiprocenter, som du kan bruge som retningslinjer; men du skal måske ændre dem, så de passer til dit projekt.

  • Mindre end 5 % (lav risikotolerance)    Afvigelser i omkostninger eller tidsplanen på mindre end 5 % er en tidlig advarsel om potentielle problemer.

  • Mellem 5 og 10 % (mellem risiko)    Dette område kræver, at du skal handle.

  • Større end 10 % (høj risiko)    Alt, som er større end 10 % kræver øjeblikkelig og betydelige handling.

Disse retningslinjer fungerer bedst for afvigelser i tidsplanen på projektets kritiske vej, fordi de direkte påvirker slutdatoen. Retningslinjerne er også relevante for afvigelser i omkostninger, da omkostningerne for opgaver bidrager til de endelige udgifter af et projekt. Du kan angive højere tærskelværdier (f.eks føje 5 % til værdierne ovenfor) for afvigelser i tidsplanen på opgaver på en ikke-kritisk vej. De højere tærskelværdier betyder, at du ikke skal handle så hurtigt, men du ønsker heller ikke, at disse opgaver skal udskydes så lang tid, at de påvirker dem på den kritiske vej.

Bemærk: Office Project 2007 indeholder felter for afvigelser, men du har noget hjemmearbejde at gøre for at identificere disse for tærskelværdierne. Du kan oprette brugerdefinerede felter til at gemme værdier og beregne forskellen mellem dine tærskelværdier og afvigelsen. Funktionen Visuelle rapporter i Microsoft Office Excel 2007 og Office Project 2007 har også funktioner til beregning af og evaluering af afvigelser og tærskelværdier.

Toppen af siden

Hvad driver projektets tærskelværdier i afvigelsen?

Afvigelsesværdierne, der giver problemer, varierer ikke blot fra projekt til projekt, men også fra opgave til opgave. Hvert projekt er entydigt og opnår forskellige mål. Desuden er nogle målene vigtigere end andre, hvilket kan medføre strengere tærskelværdier for nogle afvigelser. Virksomhedsmål som f.eks tid-til-markedet, et stramt budget eller knappe ressourcer kan føre til forskellige tærskelværdier for afvigelser i omkostninger og tidsplaner. Arbejde med dine interessenter for at identificere mål i planlægningsfasen. På samme tid kan du diskutere prioriteten for projektmål for at afgøre tørskelværdier for afvigelser.

Eksempel: For nogle år siden kunne Y2K-softwareprojekter ikke acceptere en forsinkelse efter d. 31. december 1999. Tærsklen for afvigelser i tidsplanen ville måske være blevet nul, mens tærsklen for afvigelser i omkostningerne var 20 % af projektets budget. Så hvis du bor i en campingvogn på din ejendom, mens du opbygger dit nye hjem, vil tærskelværdien for tidsplanen muligvis ikke være så meget af et problem, som omkostninger vil være. Du sætter 10 % af budgettet til side for uforudsete udgifter, og der er ikke penge til andet. Måske har din ægtefælle andre ideer om at bo i en campingvogn i én uge længere end nødvendigt.

Toppen af siden

Større end nul

Selvom Office Project 2007 beregner afvigelsen for flere projektmål, er disse tal ikke nok til at hjælpe dig med at bestemme, hvordan du bruger din tid bedst. En mere effektiv måde at måler projektresultater på er at bestemme tærskelværdier for afvigelser i omkostninger og tidsplanen. Det er godt at holde øje med afvigelser, der er større end nul, men du ved, at du skal handle, hvis en afvigelse overskrider dens tærskel.

Toppen af siden

Om forfatteren    Bonnie Biafore er PMI (Project Management Institute) – certificeret PMP (Project Management Professional). Hun er en konsulent, underviser, taler og prisvindende forfatter til flere bøger om investering af personlig økonomi og projektstyring, herunder On Time! On Track! On Target! Managing Your Projects Successfully with Microsoft® Project (Microsoft Press, 2006).

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×