Indsætte, tilføje eller oprette et nyt felt i en tabel

Når du opretter en database, gemmes data i tabeller – emnebaserede lister med rækker og kolonner. Kolonner kaldes også felter, der indeholder de oplysninger, du ønsker at registrere. Du definerer en tabel i form af felter, du ønsker at registrere for det pågældende emne.

Denne artikel forklarer, hvordan du kan oprette felter. Du skal lære at tilføje felter i en tabel i dataarkvisning og tilføje felter ved hjælp af en feltskabelon. Du skal også lære at tilføje et felt fra en anden tabel i den tabel, du arbejder med, og at indstille et felts datatype.

Hvad vil du foretage dig?

Føje felter til en tabel i dataarkvisning

Tilføje felter ved hjælp af feltskabeloner

Tilføje et felt fra en eksisterende tabel

Indstille et felts datatype i dataarkvisning

Føje felter til en tabel i dataarkvisning

De dataelementer, du vil registrere, gemmes i felter (også kaldet kolonner). I en tabel med kontaktpersoner kan du f.eks. oprette felterne Efternavn, Fornavn, Telefonnummer og Adresse. I en tabel med produkter kan du f.eks. oprette felterne Produktnavn, Produkt-id og Pris.

Du skal vælge felterne med omhu. Det er f.eks. en dårlig idé at oprette et felt til en beregnet værdi. Du kan normalt få Office Access 2007 til at beregne værdien efter behov. Når du vælger felter, skal du gemme oplysningerne i så små brugbare dele som muligt. I stedet for feltet FuldeNavn bør du gemme feltet Efternavn og Fornavn. Generelt set skal du, hvis du har brug for at rapportere, sortere, søge efter eller beregne et element med oplysninger, placere det i en kolonne for sig. Yderligere oplysninger om design af en database og udvælgelse af felter finder du i artiklen Grundlæggende oplysninger om databasedesign.

Til hvert felt er der defineret visse egenskaber. Hvert felt har f.eks. et navn, der entydigt identificerer feltet i en tabel. Et felt har også en datatype, der passer til de oplysninger, der skal gemmes. Datatypen bestemmer de værdier, der kan gemmes, og de handlinger, der kan udføres, samt mængden af lagerplads for hver værdi. Hvert felt er også knyttet til en række indstillinger, der kaldes for egenskaber, og som definerer feltets udseende eller funktionsmåde. Egenskaben Format definerer f.eks. feltets visningslayout, som er dets udseende på skærmen.

Når du opretter en ny tabel, åbnes den i dataarkvisning. Du kan straks tilføje et felt ved at skrive oplysninger i kolonnen Tilføj nyt felt.

Dataark i Access med kolonnen Tilføj et nyt felt

Føje et nyt felt til en eksisterende tabel

  1. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Åbn.

  2. Vælg og åbn databasen i dialogboksen Åbn.

  3. Dobbeltklik på en af de tilgængelige tabeller i navigationsruden for at åbne den.

  4. Skriv dataene i cellen under kolonneoverskriften Tilføj nyt felt.

Føje et nyt felt til en ny tabel

  1. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Åbn.

  2. Vælg og åbn databasen i dialogboksen Åbn.

  3. Klik på Tabel i gruppen Tabeller på fanen Opret.

    Billede af Access-båndet

    Der indsættes og åbnes en ny tabel i databasen i dataarkvisning.

  4. Skriv dataene i cellen under kolonneoverskriften Tilføj nyt felt.

Når du indtaster data i den nye kolonne, bruger Office Access 2007 de indtastede oplysninger til at fastlægge feltets datatype. Hvis du f.eks. skriver en dato i kolonnen som f.eks. 11-11-2006, kan Office Access 2007 se, at der er tale om en dato og indstiller feltets datatype til Dato og klokkeslæt. Hvis Access ikke kan bruge de oplysninger, du har indtastet, til at genkende datatypen, indstilles datatypen til Tekst.

I nedenstående tabel vises, hvordan den automatiske genkendelse af datatypen fungerer i dataarkvisning.

Hvis du skriver:

Opretter Office Access 2007 et felt med datatypen:

John

Tekst

http://www.contoso.com

Du kan bruge ethvert gyldigt internetprotokolpræfiks som f.eks. http://, https:// og mailto:

Hyperlink

50000

Tal, Langt heltal

50.000

Tal, Langt heltal

50.000,99

Tal, Dobbelt reelt tal

50000,389

Tal, Dobbelt reelt tal

31-12-2006

De genkendte dato- og klokkeslætsformater er lig med brugerens landestandard.

Dato og klokkeslæt

31. december 2006

Dato og klokkeslæt

10:50:23

Dato og klokkeslæt

10:50

Dato og klokkeslæt

17:50

Dato og klokkeslæt

kr 12,50

Det genkendte valutasymbol er lig med brugerens landestandard.

Valuta

21,75

Tal, Dobbelt reelt tal

123,00%

Tal, Dobbelt reelt tal

3,46E+03

Tal, Dobbelt reelt tal

Foruden fastlæggelsen af datatypen kan Office Access 2007 også indstille egenskaben Format alt efter, hvad du indtaster. Hvis du f.eks. skriver 10:50, angives datatypen Dato og klokkeslæt, og egenskaben Format indstilles til Mellemlangt klokkeslætsformat.

Hvis du manuelt vil angive et felts datatype og format, skal du tilsidesætte det valg, som Office Access 2007 har foretaget, ved hjælp af kommandoerne i gruppen Datatype og -formatering under fanen Startside.

Angive datatypen manuelt

  1. Klik på pilen på rullelisten ud for Datatype på fanen Dataark i gruppen Datatype & formatering, og vælg derefter en datatype.

    Billede af gruppen for datatype og -formatering på båndet i Access

  2. Klik på den ønskede datatype.

Angive formatet manuelt

  1. Klik på pilen på rullelisten ud for Format på fanen Dataark i gruppen Datatype & formatering, og vælg derefter et format.

    Billede af gruppen for datatype og -formatering på båndet i Access

  2. Klik på det ønskede format.

Når du tilføjer et felt ved at skrive oplysninger i cellen under overskriften Tilføj nyt felt, tildeler Office Access 2007 automatisk feltet et navn. Navnet er Felt1 for det første felt, Felt2 for det andet felt osv. Det er en god idé at bruge mere sigende feltnavne. Du kan omdøbe et felt ved at højreklikke på dets overskrift og derefter klikke på Omdøb kolonne i genvejsmenuen.

Feltnavne kan bestå af op til 64 tegn (bogstaver eller tal), herunder mellemrum. Du bør give felter sigende navne, som du nemt kan identificere, når du læser og redigerer poster. Du kan f.eks. bruge feltnavnene Fornavn, Efternavn, Adresse og Telefonnummer.

Toppen af siden

Tilføje felter ved hjælp af feltskabeloner

Det kan være nemmere at foretage valg på en foruddefineret liste over felter, når du vil oprette et felt manuelt. Du kan bruge opgaveruden Feltskabeloner til at vælge foruddefinerede felter på en liste. Office Access 2007 er leveret med et sæt indbyggede feltskabeloner, som kan spare dig for en masse tid, når du opretter felter. Hvis du vil oprette et nyt felt ved hjælp af en feltskabelon, skal du få vist ruden Feltskabeloner og derefter trække en eller flere skabeloner til den tabel, der er åben i dataarkvisning.

En feltskabelon er et foruddefineret sæt indstillinger og egenskaber, der beskriver feltet. Feltskabelonens definition omfatter et feltnavn, en datatype, en indstilling for feltets formategenskab og en række andre feltegenskaber, der tilsammen danner en model, der er udgangspunktet for oprettelsen af et nyt felt.

  1. Sørg for, at tabellen er åben i dataarkvisning.

  2. Klik på Nyt felt i gruppen Felter & kolonner på fanen Dataark.

    Billede af Access-båndet

    Ruden Feltskabeloner vises.

  3. Marker et eller flere felter i ruden Feltskabeloner, og træk dem til tabellen. Når indsætningslinjen vises, skal du slippe felterne på den ønskede plads.

    Felterne vises i dataarket.

Feltskabeloner er modeller. De skaber et grundlag, som du kan oprette et nyt felt ud fra. Men de er ikke alene et grundlag for oprettelsen af et nyt felt. Du kan også bruge en feltskabelon til at oprette et nyt felt ud fra et eksisterende felt i en anden tabel.

Toppen af siden

Tilføje et felt fra en eksisterende tabel

Hvis du bruger en database, der indeholder mere end én tabel, kan du tilføje et felt fra en anden tabel. Nogle af tabellerne vil typisk være relateret. I en relationsdatabase gemmes oplysninger i separate emnebaserede tabeller, og du skal definere relationerne for at give databasestyringssystemet de oplysninger, det skal bruge for at kunne sammensætte oplysningerne på den ønskede måde. I Office Access 2007 kan du oprette et nyt felt ved at tilføje det fra en anden relateret tabel eller ved at tilføje det fra en anden tabel, som du endnu ikke har oprettet en relation for. Du skal tilføje feltet i ruden Feltliste, hvor du kan se de felter, der er tilgængelige i andre tabeller i databasen.

Ruden Feltliste

Åbne ruden Feltliste

  • Klik på Tilføj eksisterende felter i gruppen Felter & kolonner på fanen Dataark.

    Billede af Access-båndet

    Ruden Feltliste vises.

I ruden Feltliste vises alle de andre tabeller i databasen, og de er inddelt i kategorier. Når du arbejder med en tabel i dataarkvisning, vises kategorier i ruden Feltliste: Tilgængelige felter i relaterede tabeller og Tilgængelige felter i andre tabeller. I den første kategori vises alle de tabeller, der har en relation til den åbne tabel. I den anden kategori vises alle de tabeller, som tabellen ikke har en relation til.

Når du klikker på plustegnet (+) ud for en tabel, vises en liste over alle de felter, der er tilgængelige i denne tabel. Hvis du vil tilføje et felt i tabellen, skal du trække det ønskede felt fra ruden Feltliste til tabellen i dataarkvisning.

Tilføje et felt fra ruden Feltliste

  1. Klik på Tilføj eksisterende felter i gruppen Felter & kolonner på fanen Dataark.

    Billede af Access-båndet

    Ruden Feltliste vises.

  2. Klik på plustegnet (+) ud for en tabel for at få vist listen over felterne i denne tabel.

  3. Træk det ønskede felt fra ruden Feltliste til tabellen i dataarkvisning.

  4. Når indsætningslinjen vises, skal du slippe feltet på den ønskede plads.

    Indsætningslinje til at indsætte et felt fra ruden Feltliste

    Guiden Opslag starter.

  5. Følg vejledningen på skærmen for at fuldføre guiden Opslag.

    Når du har fuldført guiden, vises feltet i tabellen i dataarkvisning.

Bemærk: Når du trækker et felt fra en ikke-relateret tabel og derefter fuldfører guiden Opslag, oprettes automatisk en ny en-til-mange-relation mellem tabellen i ruden Feltliste og den åbne tabel.

Toppen af siden

Indstille et felts datatype i dataarkvisning

Office Access 2007 er god til automatisk at genkende datatypen for et felt, du opretter i dataarkvisning. Du kan dog få brug for at tilsidesætte det valg, som Access har foretaget. Du har måske eksisterende produkt-id'er, der identificerer de produkter, du sælger. Hvis du skriver et numerisk id som f.eks. 1003 i en tabel i dataarkvisning, indstiller den automatiske genkendelse af datatypen en numerisk datatype for feltet. Du bør dog kun bruge en numerisk datatype til felter, der skal bruges i matematiske beregninger. Normalt skal identifikatorer som f.eks. produkt-id gemmes som datatypen Tekst.

Hvis du manuelt vil angive et felts datatype og format, skal du tilsidesætte det valg, som Office Access 2007 har foretaget, ved hjælp af kommandoerne i gruppen Datatype og -formatering under fanen Startside.

Angive datatypen manuelt

  1. Klik på pilen på rullelisten ud for Datatype på fanen Dataark i gruppen Datatype & formatering, og vælg derefter en datatype.

    Billede af gruppen for datatype og -formatering på båndet i Access

  2. Klik på den ønskede datatype.

Brug nedenstående tabel til at fastlægge den korrekte datatype.

Angive formatet manuelt

  1. Klik på pilen på rullelisten ud for Format på fanen Dataark i gruppen Datatype & formatering, og vælg derefter et format.

    Billede af gruppen for datatype og -formatering på båndet i Access

  2. Klik på det ønskede format.

I nedenstående tabel beskrives de datatyper, der er tilgængelige for felter i Office Access 2007.

Datatype

Beskrivelse

Størrelse

Tekst

Alfanumeriske tegn.

Bruges til tekst eller tekst og tal, der ikke anvendes i beregninger (f.eks. produkt-id).

Op til 255 tegn.

Notat

Alfanumeriske tegn (længere end 255 tegn) eller tekst med RTF-formatering.

Bruges til tekst, der er længere end 255 tegn, eller til tekst med RTF-formatering. Notatfelter kan f.eks. bruges til noter, længere beskrivelser og tekstafsnit med formatering som f.eks. fed eller kursiv skrift.

Op til 1 gigabyte tegn eller 2 gigabyte lagerplads (2 byte pr. tegn), hvoraf du kan få vist 65.535 tegn i et kontrolelement.

Tal

Numeriske værdier (heltal og brøker).

Bruges til at gemme tal, der skal medtages i beregninger, bortset fra valutabeløb (brug datatypen Valuta til valutabeløb).

1, 2, 4 eller 8 byte eller 16 byte til replikerings-id.

Dato og klokkeslæt

Datoer og klokkeslæt.

Bruges til at gemme dato- og klokkeslætsværdier. Bemærk, at alle de gemte værdier både har en datokomponent og en klokkeslætskomponent.

8 byte.

Valuta

Valutabeløb.

Bruges til at gemme valutabeløb.

8 byte.

Autonummerering

En entydig numerisk værdi, som Office Access 2007 automatisk indsætter, når der tilføjes en post.

Bruges til at oprette entydige værdier, der kan bruges som primær nøgle. Bemærk, at autonummereringsfelter kan stige med et bestemt interval eller udvælges vilkårligt.

4 byte eller 16 byte til replikerings-id.

Ja/Nej

Booleske værdier.

Bruges til Sand/Falsk-felter, der kan indeholde den ene af to mulige værdier: f.eks. Ja/Nej eller Sand/Falsk.

1 bit (8 bit = 1 byte).

OLE-objekt

OLE-objekter eller andre binære data.

Bruges til at gemme OLE-objekter fra andre Microsoft Windows-baserede programmer.

Op til 1 gigabyte.

Vedhæftet fil

Billeder, grafikfiler, binære filer, Office-filer.

Dette er den foretrukne datatype til lagring af digitale billeder og alle former for binære filer.

2 gigabyte til komprimerede vedhæftede filer. Ca. 700 KB til ikke-komprimerede vedhæftede filer, afhængig af omfanget af komprimeringen.

Hyperlink

Hyperlinks.

Bruges til at gemme hyperlinks, så et enkelt klik giver adgang til websider via URL-adresser (Uniform Resource Locator) eller filer med et navn i UNC-format (Universal Naming Convention). Du kan også oprette hyperlinks til Access-objekter, der er gemt i en database.

Op til 1 gigabyte tegn eller 2 gigabyte lagerplads (2 byte pr. tegn), hvoraf du kan få vist 65.535 tegn i et kontrolelement.

Guiden Opslag

Egentlig ikke en datatype. Den kalder guiden Opslag.

Bruges til at starte guiden Opslag, så du kan oprette et felt, der bruger en kombinationsboks til at slå en værdi op i en anden tabel, forespørgsel eller værdiliste.

Tabel- eller forespørgselsbaseret: Størrelsen af den bundne kolonne.

Værdibaseret: Størrelsen af det tekstfelt, der bruges til at gemme værdien.

Tip: Til telefonnumre, varenumre og andre numre, der ikke skal bruges i matematiske beregninger, skal du vælge datatypen Tekst i stedet for datatypen Tal.

Til datatyperne Tekst og Tal kan du angive feltstørrelsen eller datatypen mere specifikt ved at indstille egenskaben Feltstørrelse.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×