Importere eller oprette en kæde til data i en tekstfil

Importere eller oprette en kæde til data i en tekstfil

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Du kan overføre data fra en tekstfil til Microsoft Office Access 2007 på to måder. Hvis du vil have mulighed for at redigere en kopi af dataene i Access, skal du importere filen til en ny eller eksisterende tabel ved hjælp af guiden Tekstimport. Hvis du blot vil have vist de nyeste kildedata i Access, hvor du har adgang til mere effektive forespørgsels- og rapporteringsfunktioner, skal du oprette en kæde til tekstfilen i databasen ved hjælp af guiden Sammenkæd tekst.

Denne artikel indeholder en beskrivelse af, hvordan du kan importere og oprette en kæde til en tekstfil ved hjælp af disse guider.

Denne artikel indeholder

Om tekstfiler og understøttede formater

Importere data fra en tekstfil

Foretage fejlfinding af manglende eller forkerte værdier i en importeret tabel

Oprette et link til en tekstfil

Fejlfinding af #Num! og forkerte værdier i en sammenkædet tabel


Om tekstfiler og understøttede formater

En tekstfil indeholder uformaterede læsbare tegn som f.eks. bogstaver og tal samt specialtegn som tabulatorer, linjeskift og vognretur. Access understøtter følgende filtypenavne – .txt, .csv, .asc og .tab.

Hvis du vil bruge en tekstfil som kildefil til import eller sammenkædning, skal indholdet i filen være organiseret på en sådan måde, at import- og sammenkædningsguiderne kan opdele indholdet i sæt af poster (rækker) og hver post i en række felter (kolonner). Tekstfiler, der er organiseret korrekt, er en af følgende to filtyper:

  • Afgrænsede filer    I en afgrænset tekstfil vises hver post på en separat linje, og felterne er adskilt af et enkelt tegn, der kaldes en feltafgrænser. Feltafgrænseren kan være et hvilket som helst tegn, der ikke forekommer i feltværdierne, f.eks. et tabulatortegn, semikolon, komma, mellemrum osv. Følgende er et eksempel på kommasepareret tekst.

    1,Company A,Anna,Bedecs,Owner
    2,Company C,Thomas,Axen,Purchasing Rep
    3,Company D,Christina,Lee,Purchasing Mgr.
    4,Company E,Martin,O’Donnell,Owner
    5,Company F,Francisco,Pérez-Olaeta,Purchasing Mgr.
    6,Company G,Ming-Yang,Xie,Owner
    7,Company H,Elizabeth,Andersen,Purchasing Rep
    8,Company I,Sven,Mortensen,Purchasing Mgr.
    9,Company J,Roland,Wacker,Purchasing Mgr.
    10,Company K,Peter,Krschne,Purchasing Mgr.
    11,Company L,John,Edwards,Purchasing Mgr.
    12,Company M,Andre,Ludo,Purchasing Rep
    13,Company N,Carlos,Grilo,Purchasing Rep
  • Filer med fast bredde    Hver post vises på en separat linje i en fil med fast bredde, og har samme bredde i hvert felt på tværs af poster. For eksempel det første felt i hver post altid syv tegn, og det andet felt i hver post er altid 12 tegn lang tid, og så videre. Hvis den faktiske længde af et felts værdi varierer post, skal de værdier, der falder altid foret med efterfølgende mellemrum. Følgende er et eksempel på tekst med fast bredde.

    1   Company A   Anna       Bedecs         Owner            
    2 Company C Thomas Axen Purchasing Rep
    3 Company D Christina Lee Purchasing Mgr.
    4 Company E Martin O’Donnell Owner
    5 Company F Francisco Pérez-Olaeta Purchasing Mgr.
    6 Company G Ming-Yang Xie Owner
    7 Company H Elizabeth Andersen Purchasing Rep
    8 Company I Sven Mortensen Purchasing Mgr.
    9 Company J Roland Wacker Purchasing Mgr.
    10 Company K Peter Krschne Purchasing Mgr.
    11 Company L John Edwards Purchasing Mgr.
    12 Company M Andre Ludo Purchasing Rep
    13 Company N Carlos Grilo Purchasing Rep

Toppen af siden

Importere data fra en tekstfil

Hvis du vil gemme alle eller nogle af dataene i en tekstfil i en Access-database, bør du importere indholdet i filen til en ny tabel eller føje dataene til en eksisterende tabel. Her kan du få vist og redigere de importerede data, og de ændringer, du foretager, påvirker ikke kildetekstfilen.

Under importhandlingen kan du angive, hvordan kildefilen er organiseret, og om du vil oprette en ny tabel eller føje dataene til en eksisterende tabel.

Tip: Hvis du ikke kender med tabeller, eller hvordan en database er struktureret, kan du se artiklerne oprette tabeller i en database eller databasedesign.

Ved importens afslutning kan du vælge at gemme oplysningerne om importen som en specifikation. En importspecifikation gør det muligt at udføre handlingen på et senere tidspunkt, uden at du skal gentage trinnene i guiden Tekstimport.

Almindelige scenarier, hvor der importeres en tekstfil til Access

Du importerer typisk tekstdata til Access af følgende grunde:

  • Nogle af dine data er i et format, der ikke genkendes af Access, og du vil gerne bruge disse data i en af databaserne. Du kan vælge at eksportere kildedataene som en tekstfil og derefter importere indholdet af tekstfilen til en Access-tabel.

  • Du bruger Access til datahåndtering, men du modtager jævnligt data i tekstformat fra personer, der bruger et andet program. Du importerer regelmæssigt dataene, og du vil gerne effektivisere importproceduren for at spare tid og ressourcer.

Bemærk: Når du åbner en tekstfil i Access (Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade skal klikke på Åbn, og Skift listen Filtype i dialogboksen Åbn til Alle filer og derefter vælge din tekstfil), adgang starter guiden Sammenkæd tekst, der gør det muligt at oprette en kæde til tekstfilen i stedet for at importere dens indhold. Oprette en kæde til en fil er forskellig fra importere dens indhold. Du kan finde flere oplysninger om sammenkædning, i afsnittet oprette kæde til en tekstfil, senere i denne artikel.

Forberede kildefilen

  1. Åbn kildefilen i en teksteditor, f.eks. Notesblok.

    Bemærk: Du kan kun importere én fil i forbindelse med en importhandling. Hvis du vil importere flere filer, skal du gentage importhandlingen for hver af disse filer.

  2. Gennemse indholdet i kildefilen, og benyt den fremgangsmåde, der beskrives i tabellen nedenfor.

Element

Beskrivelse

Afgrænset eller fast bredde

Kontroller, at filen overholder kravene til et af formaterne. Hvis filen er afgrænset, skal du identificere afgrænseren. Hvis filen har felter med fast bredde, skal det enkelte felt have samme bredde i hver post.

Tekstkvalifikatorer

Nogle afgrænsede filer indeholder feltværdier, der er omsluttet af enkelte eller dobbelte anførselstegn som vist nedenfor:

  • "Pernille Halberg",25,4/5/2006,"New York"

  • "Daniel Brunner",27,2000,"Chicago"

Det tegn, der omslutter en feltværdi, kaldes en tekstkvalifikator. Tekstkvalifikatorer er ikke obligatoriske, men de har afgørende betydning, hvis et af følgende er sandt:

  • Feltafgrænseren forekommer i feltværdierne. Hvis f.eks. komma bruges som feltafgrænser, og New York, Chicago er en gyldig feltværdi, skal du omslutte værdierne med et par kvalifikatorer som i dette eksempel: "New York, Chicago"

  • Du ønsker, at Access skal behandle ikke-tekstværdier, f.eks. 0452934 og 0034539, som tekstværdier og gemme dem i et tekstfelt.

Under importhandlingen kan du angive, om filen bruger en kvalifikator, og i givet fald angive kvalifikatortegnet.

Du skal bruge den samme tekstkvalifikator i hele filen, og det er kun tekstværdier, der må omsluttes med kvalifikatorer.

Antal felter

Antallet af kildefelter må ikke overstige 255 , da Access ikke understøtter mere end 255 felter i en tabel.

Ignorere poster og værdier

Hvis du kun er interesseret i en del af tekstfilen, skal du redigere kildefilen, inden importen startes. Du kan ikke ignorere bestemte poster under importhandlingen.

Hvis du føjer data til en ny tabel, kan du ignorere bestemte felter, men denne mulighed har du ikke, hvis du føjer indholdet til en eksisterende tabel. Hvis du føjer dataene til en eksisterende tabel, skal kildedataenes struktur og destinationstabellens struktur være identiske. Med andre ord: Kildedataene skal have samme antal kolonner som destinationstabellen, og kildedataenes datatyper skal svare til datatyperne i destinationstabellen.

Tomme linjer og felter

Slet alle overflødige tomme linjer i filen. Hvis der forekommer tomme felter, skal du prøve at tilføje de data, der mangler. Hvis posterne skal føjes til en eksisterende tabel, skal det tilsvarende felt i tabellen acceptere Null-værdier. Et felt accepterer Null-værdier, hvis feltegenskaben Obligatorisk er sat til Nej, og egenskabsindstillingen Valideringsregel ikke udelukker Null-værdier.

Overflødige tegn

Gennemse filen, og fjern ekstra tegn, f.eks. tabulatorer, linjeskift og vognretur.

Datatyper

Alle linjer i et kildefelt skal indeholde den samme datatype for at undgå fejl under importen. Access gennemsøger de første 25 rækker i en fil for at bestemme datatypen for felterne i tabellen. Det anbefales kraftigt, at der ikke indsættes værdier med forskellige datatyper i felterne i de første 25 kilderækker. Desuden skal de ikke-tekstværdier, der skal behandles som tekstværdier, omsluttes med enkelte eller dobbelte anførselstegn.

Hvis kildefilen indeholder blandede værdier i de rækker, efter den 25, kan importen stadig springe dem eller konvertere dem forkert. Oplysninger om fejlfinding, i afsnittet fejlfinding af manglende eller forkerte værdier, senere i denne artikel.

Feltnavne

I forbindelse med afgrænsede tekstfiler er det en god ide at placere feltnavnene i første række, hvis navnene ikke findes i filen. Under importen kan du angive, at Access skal behandle værdierne i første række som feltnavne. Når du importerer tekstfiler med fast bredde, har du ikke mulighed for at anvende værdierne i første række som feltnavne.

Bemærk: Når du føjer en afgrænset tekstfil til en eksisterende tabel, skal hver enkelt kolonnenavn være nøjagtigt det samme som navnet på det tilsvarende felt. Hvis et kolonnenavn ikke er identisk med navnet på det tilsvarende felt i tabellen, kan importhandlingen ikke udføres. Du kan få vist feltnavnene ved at åbne destinationstabellen i designvisning.

  1. Luk kildefilen, hvis den er åben. Hvis kildefilen er åben, kan der opstå datakonverteringsfejl under importen.

Start importproceduren i Access

  1. Åbn den Access-database, de importerede data skal gemmes i.

    Hvis du ikke vil gemme dataene i nogle af de eksisterende databaser, skal du oprette en tom database.

    Hvordan kan jeg oprette en tom database?

    Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Ny.

  2. Inden importhandlingen startes, skal du vælge, om dataene skal gemmes i en ny eller en eksisterende tabel i databasen.

    • Oprette en ny tabel    Hvis du vælger at gemme dataene i en ny tabel, opretter Access en tabel og indsætter de importerede data i den. Hvis der allerede findes en tabel med det angivne navn, overskriver Access indholdet i tabellen med de importerede data.

    • Føje til en eksisterende tabel    Hvis du føjer dataene til en eksisterende tabel, føjes dataene til den angivne tabel under importen.

      Vær opmærksom på, at de fejl, der opstår i forbindelse med tilføjelser, som regel skyldes, at kildedataene ikke passer til strukturen og feltindstillingerne i destinationstabellen. Du kan undgå disse fejl ved at åbne tabellen i designvisning og kontrollere følgende:

      • Første række    Hvis den første række i kildetekstfilen ikke indeholder feltnavne, skal den enkelte kolonnes placering og datatype være identisk med det tilsvarende felts placering og datatype i tabellen. Hvis den første række i en afgrænset tekstfil indeholder kolonneoverskrifter, behøver kolonnerne og felterne ikke at have samme rækkefølge, men den enkelte kolonnes navn og datatype skal svare nøjagtigt til det navn og den datatype, der gælder for det tilsvarende felt. Når du importerer tekstfiler med fast bredde, har du ikke mulighed for at bruge værdierne i første række som feltnavne.

      • Manglende eller ekstra felter    Hvis der mangler et eller flere felter i tabellen, skal du tilføje disse felter, inden importhandlingen startes. Hvis tabellen derimod indeholder felter, som ikke findes i kildefilen, behøver du ikke at slette disse felter fra tabellen, hvis de accepterer Null-værdier.

        Tip: Et felt accepterer Null-værdier, hvis feltegenskaben Obligatorisk er sat til Nej, og egenskabsindstillingen Valideringsregel ikke udelukker Null-værdier.

      • Primær nøgle    Hvis tabellen indeholder et primær nøgle-felt, skal kildefilen indeholde en kolonne med værdier, der er kompatible med primær nøgle-feltet. De importerede nøgleværdier skal desuden være entydige. Hvis en importeret post indeholder en primær nøgle-værdi, der allerede findes i destinationstabellen, vises der en fejlmeddelelse under importhandlingen. Du skal redigere kildedataene, så de indeholder entydige nøgleværdier og derefter starte importen igen.

      • Indekserede felter    Hvis egenskaben indekseret for et felt i tabellen er indstillet til Ja (Ingen dubletter), skal den tilsvarende kolonne i kildetekstfilen indeholde entydige værdier.

  3. Klik på fanen Eksterne Data i gruppen ImporterTekstfil. Knapflade

    Bemærk: Kommandoerne under Import er kun tilgængelige, når databasen er åben.

  4. Skriv Angiv navnet på kildefilen i boksen Filnavn i dialogboksen Hent eksterne data – Tekstfil.

  5. Angiv, hvor de importerede data skal gemmes.

    • Hvis du vil gemme dataene i en ny tabel, skal du vælge Importer kildedataene til en ny tabel i den aktuelle database. Du bliver bedt om at navngive tabellen senere.

    • Hvis du vil føje dataene til en eksisterende tabel, skal du vælge Vedhæft en kopi af posterne til tabellen og derefter vælge en tabel på rullelisten.

      Bemærk: Hvis du vil oprette en kæde til datakilden ved at oprette en sammenkædet tabel, i afsnittet oprette kæde til en tekstfil, senere i denne artikel.

  6. Klik på OK.

    Access undersøger indholdet af filen og anbefaler, hvor filen skal organiseres. Hvis filen bruger en afgrænser til at adskille felterne, kan du sikre dig, at indstillingen afgrænset er markeret. Hvis filen har felter med fast bredde, kan du sikre dig, at indstillingen Fast bredde er markeret. Hvis du er uklart om filen har fast bredde eller afgrænset felter, skal du se forrige afsnit, forberede kildefilen.

    Bemærk: Hvis kildetekstfilen indeholder tabulatorer eller andre specialtegn, repræsenteres disse i guiden Tekstimport som små bokse mellem datakolonnerne.

  7. Klik på Næste.

    Oplysningerne i guiden afhænger af, om du har valgt indstillingen Afgrænset eller Fast bredde.

    Afgrænset

    Vælg eller angiv det tegn, der adskiller feltværdierne. Hvis filen bruger en tekstkvalifikator, skal du vælge enten et dobbelt anførselstegn (") eller et enkelt anførselstegn (') i boksen Tekstkvalifikator. Hvis den første række i kildefilen indeholder feltnavne, skal du markere afkrydsningsfeltet Første række indeholder feltnavne. Klik derefter på Næste.

    Fast bredde

    Guiden viser indholdet i filen. Hvis Access registrerer en kolonnestruktur i dataene, indsættes der lodrette linjer i dataene for at adskille felterne. Gennemse den struktur, som guiden foreslår, og følg om nødvendigt guidens instruktioner for at tilføje, fjerne eller justere linjerne. Klik derefter på Næste.

  8. Hvis du vælger at tilføje dataene, skal du gå til trin 12. Hvis du importerer dataene til en ny tabel, skal du klikke på Næste. Gennemse nu de feltegenskaber, der vises i guiden.

    Bemærk: Den side i guiden, hvor du kan angive oplysninger om felter, du importerer, vises ikke, hvis du føjer poster til en eksisterende tabel.

  9. Klik på en kolonne i den nederste halvdel af guidesiden for at få vist de tilsvarende feltegenskaber. Kontroller destinationsfeltets navn og datatype, og foretag eventuelle ændringer.

    Access gennemser de første 25 rækker i hver kolonne for at bestemme standarddatatypen til det tilsvarende felt. Hvis der er forskellige typer værdier, som tekst og numeriske værdier i de første 25 rækker i en kolonne, guiden foreslår en datatype, der er kompatibelt med alle eller de fleste af værdierne i kolonnen – det er ofte datatypen tekst. Men du kan vælge en anden datatype, Husk, at værdier, der ikke er kompatibel med den datatype, du vælger enten ignoreret eller konverteret forkert. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du rette manglende eller forkerte værdier, skal du se afsnittet fejlfinding af manglende eller forkerte værdier, senere i denne artikel.

  10. Hvis du vil oprette et indeks for feltet, skal egenskaben Indekseret sættes til Ja. Hvis du helt vil ignorere en af kildekolonnerne, skal du markere afkrydsningsfeltet Importer ikke feltet (Spring over). Klik derefter på Næste.

  11. Hvis posterne føjes til en ny tabel, bliver du bedt om at angive en primær nøgle for tabellen. Hvis du vælger Lad Access tilføje en primær nøgle, tilføjer Access et autonummereringsfelt som første felt i destinationstabellen og udfylder det automatisk med entydige id-værdier (startende med værdien 1). Klik på Næste.

    Bemærk: Den side i guiden, hvor du kan angive oplysninger om felter, du importerer, vises ikke, hvis du føjer poster til en eksisterende tabel.

  12. Access viser den sidste side i guiden. Hvis du importerer poster til en ny tabel, skal du angive et navn til destinationstabellen. Skriv et navn til tabellen i boksen Importer til tabel. Hvis tabellen allerede findes, bliver du spurgt, om du vil overskrive indholdet i tabellen. Klik på Ja for at fortsætte eller på Nej, hvis du vil angive et andet navn til destinationstabellen.

    Hvad er knappen Avanceret bruges til?

    Knappen Avanceret i guiden Tekstimport giver dig mulighed for at oprette eller åbne en importspecifikation i et format, der er brugt i tidligere versioner af Access. Det anbefales, at du ikke bruger knappen Avanceret, medmindre du har importspecifikationer fra tidligere versioner af Access, som du vil bruge i Office Access 2007. Hvis du vil gemme oplysningerne om denne importhandling, skal du i stedet udføre trin 13 til 20. Importspecifikationer, der er oprettet i tidligere versioner af Access, er ikke kompatible med specifikationer, som er oprettet i Office Access 2007.

  13. Klik på Udfør for at importere dataene.

    Access forsøger at importere dataene. Hvis nogen af dataene bliver importeret, viser guiden en dialogboks med status for importhandlingen. Hvis derimod ingen af dataene importeres, viser Access fejlmeddelelsen Der opstod en fejl ved import af filen.

  14. Åbn destinationstabellen i dataarkvisning. Sammenlign dataene i tabellen med kildefilen, og kontroller, at dataene vises korrekt.

Gemme importindstillingerne som en specifikation

  1. På den sidste side i guiden Tekstimport skal du markere afkrydsningsfeltet Gem importtrin.

    Et sæt yderligere kontrolelementer vises.

  2. Skriv et navn på importspecifikationen i boksen Gem som.

  3. Du kan også angive en beskrivelse i boksen Beskrivelse.

  4. Klik på Gem import.

    Eller

    Hvis du vil køre importhandlingen med bestemte intervaller (f.eks. en gang om ugen eller en gang om måneden), skal du markere afkrydsningsfeltet Opret Outlook-opgave, og derefter klikke på Gem import. Der oprettes herefter en Microsoft Office Outlook 2007-opgave, som gør det muligt at køre specifikationen på en senere dato.

Hvis du ikke opretter en opgave i en Office Outlook 2007, gemmes specifikationen. Hvis du vælger at oprette en Outlook-opgave, og Outlook er installeret og konfigureret på din computer, gemmes specifikationen, og viser dialogboksen Importér-navn - opgave. Gå til næste trin for at få oplysninger om brug af dialogboksen.

Bemærk: Hvis Outlook ikke er installeret, vises der en fejlmeddelelse, når du klikker på Gem import. Hvis Outlook ikke er konfigureret korrekt, startes guiden til konfiguration af Outlook. Følg anvisningerne i guiden for at konfigurere Outlook.

Oprette en Outlook-opgave

  1. I dialogboksen Importér-navn - opgave i Outlook skal du gennemse og ændre opgaveindstillingerne for de, som Forfaldsdato og påmindelse.

    Hvis opgaven skal gentages, skal du klikke på Gentagelse. Denne figur viser Opgavestyring med nogle typiske indstillinger:

    Outlook-opgavestyring

    Hvis du vil have oplysninger om planlægning af Outlook-opgaver, skal du se artiklen Planlæg en import eller eksport.

  2. Klik på Gem og luk.

Køre en gemt opgave

  1. Klik på Opgaver i navigationsruden, og dobbeltklik derefter på den opgave, du vil køre.

  2. Klik på Kør Import Knapflade i gruppen Microsoft Office Access under fanen opgave.

  3. Åbn tabellen, og kontroller indholdet.

I næste afsnit kan du få hjælp til fejlfinding i forbindelse med manglende og forkerte værdier.

Toppen af siden

Fejlfinding af manglende eller forkerte værdier i en importeret tabel

Hvis meddelelsen Der opstod en fejl ved import af filen vises, blev der ikke importeret nogen data under importhandlingen. Hvis der derimod vises en side, hvor du kan vælge at gemme oplysningerne om handlingen, blev alle eller nogle af dataene importeret. Statusmeddelelsen angiver desuden navnet på den fejltabellog, der indeholder oplysninger om de eventuelle fejl, som opstod under importen.

Det er vigtigt, at du kontrollerer, at indholdet i tabellen og tabelstrukturen er korrekt, inden tabellen bruges, selvom statusmeddelelsen angiver, at importhandlingen er blevet gennemført.

Åbn destinationstabellen i dataarkvisningen for at kontrollere, om alle dataene blev føjet til tabellen. Åbn derefter tabellen i designvisningen for at kontrollere datatypen og andre egenskaber for felterne.

I tabellen nedenfor beskrives de trin, du kan udføre for at løse problemer med manglende eller forkerte værdier.

Tip: Hvis det kun er nogle få værdier, der mangler, kan du føje disse værdier direkte til tabellen i dataarkvisning. Hvis derimod hele kolonner eller et stort antal værdier mangler eller er importeret forkert, skal du foretage rettelserne i kildefilen. Når du har løst problemerne, skal du udføre importen igen.

Problem

Løsning

Værdierne -1 eller 0

Hvis kildefilen har et felt, der kun indeholder værdierne Sand eller Falsk, og du har valgt Ja/Nej som datatype for feltet, vises værdierne -1 og 0 i tabellen. Åbn tabellen i designvisning, og sæt egenskaben Format til enten Sand/Falsk eller Ja/Nej.

Felter med flere værdier

Access understøtter ikke import af felter med flere værdier. Listen med værdier behandles som en enkelt værdi og placeres i et tekstfelt adskilt af semikolon.

Afkortede data

Hvis der vises afkortede data i en kolonne, kan du prøve at gøre kolonnen bredere i dataarkvisningen. Hvis forøgelsen af bredden ikke løser problemet, skyldes det formentlig, at datatypen Langt heltal er valgt for et numerisk felt. Den korrekte datatype for det numeriske felt er Dobbelt reelt tal.

Der mangler data i primær nøgle eller indekserede felter

De importerede poster indeholder dublerede værdier, som hverken kan gemmes i destinationstabellens primær nøgle-felt eller i felter, hvor feltegenskaben Indekseret er sat til Ja - ingen dubletter i en Access-database. Fjern de dublerede værdier i kildefilen, og prøv at udføre importen igen.

Null-værdier

Nogle af felterne er muligvis tomme, når du åbner tabellen i dataarkvisningen. Benyt følgende fremgangsmåde for at minimere antallet af eller fjerne alle Null-værdier i tabellen:

  • Hvis de første 25 kilderækker indeholder værdier med forskellige datatyper, skal du åbne kildefilen og arrangere linjerne på en anden måde, så der ikke forekommer blandede værdier i nogen felter i de første 25 rækker. Udfør derefter importen igen.

  • Omslut alle ikke-tekstværdier, der skal gemmes som tekstværdier, med enkelte eller dobbelte anførselstegn.

  • Vælg den korrekte datatype til hvert felt under importhandlingen. Hvis datatypen ikke er korrekt, udfyldes kolonnen muligvis med Null-værdier eller forkerte værdier.

Du får muligvis brug for at gennemse fejllogtabellen på sidste side i guiden i dataarkvisningen. Tabellen har tre felter – Fejl, Felt og Række. Hver række indeholder oplysninger om en bestemt fejl, og du kan bruge oplysningerne i feltet Fejl til at udføre en fejlfinding.

Komplet liste over fejlstrenge og tip til fejlfinding

Fejl

Beskrivelse

Afkortning af felt

En værdi i filen er længere end egenskaben Feltstørrelse for dette felt tillader.

Typekonverteringsfejl

En værdi i tekstfilen eller regnearket er en datatype, der ikke passer til feltet. Denne værdi mangler eller vises muligvis forkert i destinationsfeltet. Flere oplysninger om fejlfinding af dette problem finder du i den forrige tabel.

Nøglekrænkelse

Den primære nøgle for denne post er en dublet, dvs. den findes allerede i tabellen.

Valideringsregelfejl

En værdi overholder ikke den regel, der angives med egenskaben Valideringsregel for feltet eller tabellen.

Null i obligatorisk felt

Der må ikke være en Null-værdi i dette felt, fordi feltegenskaben Obligatorisk er sat til Ja.

Null-værdi i feltet Autonummerering

De data, der importeres, indeholder en Null-værdi, som du har forsøgt at føje til et autonummereringsfelt.

Post kan ikke parses

En tekstværdi indeholder tekstafgrænsningstegnet (som regel dobbelte anførselstegn). Hvis en værdi indeholder afgrænsningstegnet, skal tegnet gentages to gange i tekstfilen, f.eks.:

10 - 3 1/2"" diske/boks


Toppen af siden

Oprette kæde til en tekstfil

Du kan bruge sammenkædning til at få adgang til data i en anden fil uden at importere den. På denne måde kan du få vist de nyeste data i både det oprindelige program og i Access-filen, uden at du skal oprette og vedligeholde en kopi i Access. Hvis du ikke vil kopiere indholdet i tekstfilen til Access-databasen, men gerne vil have mulighed for at køre forespørgsler og oprette rapporter, der er baseret på dataene i filen, skal du oprette en kæde i stedet for at importere tekstfilen.

Når du opretter en kæde til en tekstfil, opretter Access en ny tabel, som er kædet sammen med kildefilen. De eventuelle ændringer, du foretager i kildefilen, afspejles i den sammenkædede tabel, men du kan ikke redigere indholdet i den tilsvarende tabel i Access. Hvis du vil ændre dataenes indhold eller struktur, skal du åbne kildefilen og foretage ændringerne der.

Almindelige scenarier, hvor der oprettes en kæde til en tekstfil fra Access

  • Du anvender et program, der skriver data i tekstformat, men du skal bruge dataene til at udføre flere analyser og oprette rapporter i andre programmer, bl.a. Access.

  • De data, du skal arbejde med, opbevares af en anden afdeling eller arbejdsgruppe. Du vil gerne kunne se de nyeste data, men du vil ikke redigere eller vedligeholde din egen kopi af dataene.

Hvis det er første gang, du skal oprette en kæde til en tekstfil

  • Når du opretter en kæde til en tekstfil, opretter Access en ny tabel – en såkaldt sammenkædet tabel. Den sammenkædede tabel viser dataene i kildefilen, men dataene gemmes ikke i databasen.

  • Det er ikke muligt at kæde en tekstfil sammen med en eksisterende tabel i databasen. Du kan således ikke føje data til en eksisterende tabel ved hjælp af en sammenkædning.

  • En database kan indeholde flere sammenkædede tabeller.

  • De eventuelle ændringer, der foretages af dataene i kildefilen, afspejles automatisk i den sammenkædede tabel. Den sammenkædede Access-tabels indhold og struktur er imidlertid skrivebeskyttet.

  • Når du åbner en tekstfil i Access, opretter Access en tom database, og guiden Tekstkæde startes automatisk.

Sådan oprettes en kæde til en tekstfil

  1. Find tekstfilen, og åbn den i et tekstbehandlingsprogram som f.eks. Word eller Notesblok.

    Bemærk, at du kun kan oprette en kæde til en enkelt tekstfil, når du udfører en sammenkædning. Hvis du vil oprette kæder til flere filer, skal du gentage sammenkædningen for hver enkelt fil.

  2. Gennemse indholdet i kildefilen, og benyt den fremgangsmåde, der beskrives i tabellen nedenfor.

Element

Beskrivelse

Afgrænset eller fast bredde

Kontroller, at filen overholder kravene til et af formaterne. Hvis filen er afgrænset, skal du identificere afgrænsningstegnet. Hvis filen har felter med fast bredde, skal det enkelte felt have samme bredde i hver post.

Tekstkvalifikatorer

Nogle afgrænsede filer indeholder feltværdier, der er omsluttet af enkelte eller dobbelte anførselstegn som vist nedenfor:

"Pernille Halberg",25,4/5/2001,"New York"

"Daniel Brunner",27,2000,"Chicago"

Det tegn, der omslutter en feltværdi, kaldes en tekstkvalifikator. Tekstkvalifikatorer er ikke obligatoriske, men de har afgørende betydning, hvis:

  • Feltafgrænseren forekommer i feltværdierne. Hvis f.eks. komma bruges som feltafgrænser, og København, Roskilde er en gyldig feltværdi, skal du omslutte værdierne med et par kvalifikatorer som i dette eksempel: "København, Roskilde"

  • Du ønsker, at Access skal behandle ikke-tekstværdier, f.eks. 0452934 og 0034539, som tekstværdier og gemme dem i et tekstfelt.

Under sammenkædningen kan du angive, om filen bruger en kvalifikator, og i givet fald angive kvalifikatortegnet.

Den samme tekstkvalifikator skal bruges i hele filen, og det er kun tekstværdier, der må omsluttes med kvalifikatorer.

Antal felter

Antallet af kildefelter må ikke overstige 255 , da Access ikke understøtter mere end 255 felter i en tabel.

Ignorere poster og felter

Du kan ignorere bestemte felter, men du kan ikke ignorere poster.

Tomme linjer og felter

Slet alle overflødige tomme linjer i filen. Hvis der forekommer tomme felter, skal du prøve at tilføje de data, der mangler i kildefilen.

Overflødige tegn

Gennemse filen, og fjern ekstra tegn, f.eks. tabulatorer, linjeskift og vognretur.

Datatyper

Alle linjer i et kildefelt skal indeholde den samme datatype for at undgå fejl under sammenkædningen. Access gennemsøger de første 25 rækker i en fil for at bestemme datatypen for felterne i tabellen. Det anbefales kraftigt, at der ikke indsættes værdier med forskellige datatyper i felterne i de første 25 kilderækker. Sørg desuden for, at de ikke-tekstværdier, der skal behandles som tekstværdier, omsluttes med enkelte eller dobbelte anførselstegn.

Hvis kildefilen indeholder blandede værdier i de rækker, efter den 25, kan importen vise fejlværdier eller konvertere dem forkert. Finde oplysninger om fejlfinding, i afsnittet fejlfinding af #Num! og forkerte værdier i en sammenkædet tabelsenere i denne artikel.

Feltnavne

I forbindelse med afgrænsede tekstfiler er det en god ide at placere feltnavnene i første række, hvis navnene ikke findes i filen. Under sammenkædningen kan du angive, at Access skal behandle værdierne i første række som feltnavne. Når du importerer tekstfiler med fast bredde, har du dog ikke mulighed for at anvende værdierne i første række som feltnavne.

  1. Luk kildefilen, hvis den er åben.

  2. Åbn den database, hvori der skal oprettes en kæde. Databasen må ikke være skrivebeskyttet, og du skal have de nødvendige tilladelser til at foretage ændringer i den.

    Hvis du ikke vil gemme kæden i nogle af de eksisterende databaser, skal du oprette en tom database.

    Hvordan kan jeg oprette en tom database?

    Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Ny.

  3. Klik på fanen Eksterne Data i gruppen ImporterTekstfil. Knapflade

    Bemærk: Kommandoerne under Import er kun tilgængelige, når databasen er åben.

  4. Angiv navnet på tekstfilen med de data, der skal oprettes en kæde til, i boksen Filnavn i dialogboksen Hent eksterne data - Tekstfil.

  5. Vælg Opret en kæde til datakilden ved at oprette en sammenkædet tabel, og klik derefter på OK.

    Guiden Tekstkæde startes. Denne guide hjælper dig gennem sammenkædningsproceduren.

  6. Access undersøger indholdet i filen og foreslår, hvordan filen skal organiseres. Hvis der bruges et afgrænsningstegn til at adskille felterne i filen, skal indstillingen Afgrænset være valgt. Hvis filen har felter med fast bredde, skal indstillingen Fast bredde være valgt.

  7. Klik på Næste.

  8. Oplysningerne på næste side i guiden afhænger af, om du har valgt indstillingen Afgrænset eller Fast bredde.

    Afgrænsede filer     Vælg eller angiv det tegn, der adskiller feltværdierne. Hvis filen bruger en tekstkvalifikatorer, skal du vælge " eller ' i dialogboksen Tekstkvalifikator. Hvis den første række i kildefilen indeholder feltnavne, skal du markere afkrydsningsfeltet Første række indeholder feltnavne. Klik derefter på Næste.

    Filer med fast bredde    Guiden viser indholdet i filen. Hvis Access registrerer en kolonnestruktur i dataene, indsættes der lodrette linjer for at adskille felterne. Gennemse den struktur, som guiden foreslår, og følg om nødvendigt guidens instruktioner for at tilføje, fjerne eller justere linjerne. Klik derefter på Næste.

  9. Feltegenskaberne vises på næste side i guiden. Klik på en kolonne på den nederste halvdel af siden i guiden for at få vist de tilsvarende feltegenskaber. Kontroller destinationsfeltets navn og datatype, og foretag eventuelle ændringer.

    Access gennemser de første 25 rækker i hver kolonne for at bestemme standarddatatypen til det tilsvarende felt. Hvis der er forskellige typer værdier, som tekst og numeriske værdier i de første 25 rækker i en kolonne, foreslår guiden en datatype, der er kompatibelt med alle eller de fleste af værdierne i kolonnen. I de fleste tilfælde er, der datatypen tekst. Men du kan vælge en anden datatype, Husk, at værdierne, der ikke er kompatibel med den valgte datatype bliver enten resultatet i fejlværdier, eller få konverteret forkert. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet næste fejlfinding af #Num! og forkerte værdier i en sammenkædet tabel.

    Hvad er knappen Avanceret bruges til?

    Knappen Avanceret i guiden Tekstimport giver dig mulighed for at oprette eller åbne en kæde i et format, der er brugt i tidligere versioner af Access. I Office Access 2007 kan du ikke gemme en specifikation med oplysningerne om en udført sammenkædning, ligesom du kan gemme import- og eksportoplysninger. Hvis du vil gemme oplysningerne om en sammenkædning, skal du derfor klikke på knappen Avanceret, angive de ønskede indstillinger og derefter klikke på Gem som.

  10. Klik på Næste.

  11. Angiv et navn til den sammenkædede tabel på sidste side i guiden, og klik på Udfør. Hvis der allerede findes en tabel med det angivne navn, bliver du spurgt, om den eksisterende tabel skal overskrives. Klik på Ja, hvis tabellen skal overskrives, eller klik på Nej, hvis du vil angive et andet tabelnavn.

    Access forsøger at oprette den sammenkædede tabel. Hvis tabellen oprettes, vises meddelelsen Tabellen [navn] er sammenkædet med filen.... Åbn den sammenkædede tabel, og kontroller, at der vises korrekte data i alle felterne.

Toppen af siden

Fejlfinding af #Num! og forkerte værdier i en sammenkædet tabel

Selvom meddelelsen Tabellen [navn] er sammenkædet med filen... vises, skal du åbne tabellen i dataarkvisningen og kontrollere, at der vises de korrekte data i rækkerne og kolonnerne.

Hvis der forekommer fejl eller forkerte værdier i tabellen, skal du benytte den fremgangsmåde, der beskrives i nedenstående tabel, og udføre sammenkædningen igen. Husk, at du ikke kan føje værdierne direkte til den sammenkædede tabel, fordi tabellen er skrivebeskyttet.

Problem

Løsning

Værdierne -1 eller 0

Hvis kildefilen har et felt, der kun indeholder værdierne Sand eller Falsk, og du har valgt Ja/Nej som datatype for feltet, vises værdierne -1 eller 0 i tabellen. Åbn tabellen i designvisning, og sæt egenskaben Format til Sand/Falsk eller Ja/Nej.

Felter med flere værdier

Når du importerer data til en ny tabel, understøtter Access ikke flere værdier i et felt. Listen med værdier behandles som en enkelt værdi og placeres i et tekstfelt adskilt af semikolon.

Afkortede data

Hvis der vises afkortede data i en kolonne, kan du prøve at gøre kolonnen bredere i dataarkvisningen. Hvis forøgelsen af bredden ikke løser problemet, skyldes det formentlig, at datatypen Langt heltal er valgt for et numerisk felt. Den korrekte datatype for det numeriske felt er Dobbelt reelt tal.

#Num!

Når du åbner tabellen i dataarkvisningen, er nogle af felterne muligvis tomme. Benyt følgende fremgangsmåde for at minimere antallet af eller fjerne alle Null-værdier i tabellen:

  • Omslut alle ikke-tekstværdier, der skal gemmes som tekstværdier, med enkelte eller dobbelte anførselstegn.

  • Vælg den rigtige datatype til hvert felt under sammenkædningen. Hvis datatypen ikke er korrekt, bliver rækkerne i kolonnen muligvis udfyldt med #Num! -værdier.

Tabellen nedenfor angiver situationer, hvor der stadig vil blive vist #Num!-fejl i felterne:

Hvis de værdier, der mangler, er af typen...

Og destinationsfelttypen er...

Skal du...

Tekst

Numerisk eller Dato

Erstatte alle tekstværdierne med værdier, der svarer til datatypen i destinationsfeltet, og prøve at udføre sammenkædningen igen.

Dato

Numerisk

Erstatte alle datoværdierne med numeriske værdier og prøve at udføre sammenkædningen igen.

Numerisk

Dato

Erstatte alle numeriske værdier med datoværdier og prøve at udføre sammenkædningen igen.

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×