Importere eller oprette en kæde til data i en anden Access-database

Du kan overføre data mellem Access-databaser på flere forskellige måder. Den enkleste metode er at kopiere og indsætte de data, der skal overføres. Hvis du vælger at importere og sammenkæde dataene, har du imidlertid flere muligheder for at styre de data, der overføres, og hvordan de overføres til destinationsdatabasen.

Denne artikel indeholder en beskrivelse af, hvordan du kan importere eller oprette en kæde til data i en anden Access-database.

Hvad vil du foretage dig?

Få oplysninger om at importere og oprette en kæde til fra en anden Access-database

Importere data fra en anden Access-database

Oprette en kæde til data i en anden Access-database

Få oplysninger om at importere og oprette en kæde til fra en anden Access-database

Når du importerer fra en anden database, opretter Access en kopi af dataene eller objektet i destinationsdatabasen uden at ændre kilden. Under importhandlingen har du bl.a. mulighed for at vælge de objekter, der skal kopieres, styre importen af tabeller og forespørgsler og angive, om relationer mellem tabeller skal importeres.

Almindelige scenarier, hvor der importeres data eller objekter fra en Access-database

Du importerer typisk data af følgende grunde:

  • Du ønsker at sammenflette to databaser ved at kopiere alle objekterne fra den ene database til den anden. Hvis du anvender importfunktionen, kan du kopiere alle tabeller, forespørgsler, formularer, rapporter, makroer og moduler sammen med tabelrelationerne til en anden database med en enkelt handling.

  • Du har brug for at oprette nogle tabeller, der ligner tabellerne i en anden database. Derfor vil du gerne kopiere hele tabellen eller blot tabeldefinitionen for at undgå at skulle udforme hver enkelt tabel manuelt. Hvis du vælger at importere tabeldefinitionen, får du en tom tabel. Det vil sige, at felterne og feltegenskaberne kopieres til destinationsdatabasen, men dataene i tabellen bliver ikke kopieret. I forhold til kopieringsmetoden har denne fremgangsmåde yderligere den fordel, at du kan vælge at importere relationerne mellem tabellerne sammen med tabellerne.

  • Du har brug for at kopiere et sæt relaterede objekter til en anden database. Det kan f.eks. være tabellen Medarbejdere og formularen Medarbejdere, der skal kopieres til en anden database. Hvis du anvender importfunktionen, kan du kopiere et objekt og alle dets relaterede objekter til en anden database med en enkelt handling.

Bemærk: Hvis du vil overføre poster fra en database til en eksisterende tabel i en anden database, kan du med fordel importere posterne til en ny tabel og derefter oprette en tilføjelsesforespørgsel. Du kan ikke føje poster til en eksisterende tabel i forbindelse med en importhandling. Du kan finde flere oplysninger om tilføjelsesforespørgsler i artiklen Oprette en tilføjelsesforespørgsel.

Almindelige scenarier, hvor der oprettes en kæde til en tabel i en Access-database

Du kan vælge at oprette en kæde til data i følgende situationer:

  • Din organisation bruger flere Access-databaser, men dataene i nogle af tabellerne, f.eks. tabellen Medarbejdere, skal deles mellem forskellige databaser. I stedet for at duplikere denne tabel i hver enkelt database kan du oprette kæder til tabellen fra databaserne.

  • En anden arbejdsgruppe eller afdeling skal have adgang til at tilføje og bruge dataene i din database, men du vil gerne beholde ejerskabet til tabellernes struktur.

Fremgangsmåderne i de følgende afsnit forklarer, hvordan du importerer og opretter kæde til databaseobjekter.

Toppen af siden

Importere data fra en anden Access-database

Benyt følgende grundlæggende fremgangsmåde for at importere data:

  • Forberede importen

  • Kør importguiden

  • Gemme importindstillingerne som en importspecifikation til senere brug

I det følgende beskrives fremgangsmåden.

Forberede importhandlingen

  1. Find kildedatabasen, og identificer de objekter, der skal importeres.

    Hvis kildedatabasen er en .mdb- eller .accdb-fil, kan du importere tabeller, forespørgsler, formularer, rapporter, makroer og moduler. Hvis kildefilen er en .mde- eller .accde-fil, kan du kun importere tabeller.

  2. Hvis det er første gang, du skal importere data fra en Access-database, kan du få nyttige tip i tabellen nedenfor.

Element

Beskrivelse

Flere objekter

Du kan importere flere objekter ved hjælp af en enkelt importhandling.

Nyt objekt

Hver importhandling opretter et nyt objekt i destinationsdatabasen. Du kan ikke overskrive et eksisterende objekt eller føje poster til en eksisterende tabel ved hjælp af en importhandling.

Importere en sammenkædet tabel

Hvis kildetabellen (f.eks. Medarbejdere 1 i databasen Salg) er en sammenkædet tabel (en tabel, der er kædet sammen med tabellen Medarbejdere i databasen lønudgifter), udføres der en sammenkædning i stedet for importhandlingen. Når handlingen er udført, vises der en sammenkædet tabel (f.eks. med navnet Medarbejdere 1), som er kædet sammen med den oprindelige kildetabel (Medarbejdere i databasen Lønudgifter).

Ignorere felter og poster

Du kan ikke ignorere bestemte felter og poster, når du importerer data fra en tabel eller forespørgsel. Hvis du ikke vil importere nogen af posterne i en tabel, kan du imidlertid nøjes med at importere tabeldefinitionen.

Relationer

Du kan vælge at importere relationerne mellem kildetabellerne.

Tabeldefinition

Du kan vælge at importere en hel tabel eller kun tabeldefinitionen. Hvis du importerer tabeldefinitionen, opretter Access en tabel med de samme felter som kildetabellen, men uden data.

Postkildeobjekter

Når du importerer en forespørgsel, formular eller rapport, importeres de underliggende postkilder ikke automatisk. Du skal importere de underliggende postkilder, ellers kan den pågældende forespørgsel, formular eller rapport ikke bruges.

Opslagsfelter

Hvis et felt i kildetabellen søger efter værdier i en anden tabel eller en anden forespørgsel, skal du importere den relaterede tabel eller forespørgsel, hvis opslagsværdierne skal vises i destinationsfeltet. Hvis du ikke importerer den relaterede tabel eller forespørgsel, er det kun opslags-id'erne, der vises i destinationsfeltet.

Underformularer, underrapporter

Når du importerer en formular eller rapport, bliver de underformularer og underrapporter, som formularen eller rapporten indeholder, ikke importeret automatisk. Du skal importere hver enkelt underformular og underrapport samt deres underliggende postkilder, hvis formularen eller rapporten skal kunne bruges i destinationsdatabasen.

Forespørgsler

Du kan importere en forespørgsel enten som en forespørgsel eller en tabel. Hvis du importerer en forespørgsel som en forespørgsel, skal du importere de underliggende tabeller.

  1. Luk kildedatabasen. Kontroller, at databasen ikke er åbnet med udelt adgang af en anden bruger.

  2. Åbn destinationsdatabasen. Databasen må ikke være skrivebeskyttet, og du skal have de nødvendige tilladelser til at føje objekter og data til databasen.

    Hvis kildedatabasen er beskyttet med en adgangskode, bliver du bedt om at angive adgangskoden, hver gang du bruger databasen som kilde i forbindelse med en importhandling.

    Bemærk: Hvis du vil importere dataene til en ny database, skal du oprette en tom database, der ikke indeholder nogen tabeller, formularer eller rapporter, før du starter importen. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Ny.

    De eksisterende tabeller og objekter overskrives eller ændres ikke under importhandlingen. Hvis der allerede findes et objekt med samme navn som kildeobjektet i destinationsdatabasen, føjer Access et tal (1, 2, 3 osv.) til navnet på importobjektet. Hvis du f.eks. importerer tabellen Problemer til en database, der allerede indeholder en tabel med navnet Problemer, får den importerede tabel navnet Problemer1. Hvis navnet Problemer1 allerede er i brug, får den nye tabel navnet Problemer2 osv.

    Hvis du vil føje posterne i kildetabellen til en tabel i destinationsdatabasen, skal du bruge en tilføjelsesforespørgsel i stedet for at køre en eksport. Flere oplysninger om tilføjelsesforespørgsler finder du i artiklen Oprette en tilføjelsesforespørgsel

Importere data

  1. Klik på Access på fanen Eksterne data i gruppen Importer. Knapflade

    Bemærk: Fanen Eksterne data er kun tilgængelig, når databasen er åben.

  2. Skriv navnet på kildedatabasen i tekstboksen Filnavn, og klik på Gennemse for at få vist dialogboksen Åbn fil.

  3. Klik på Importer tabeller, forespørgsler, formularer, rapporter, makroer og moduler i den aktuelle database, og klik på OK.

  4. Klik på fanerne i dialogboksen Importer objekter, og vælg de ønskede objekter.

    Hvis du vil annullere valget af et objekt, skal du klikke på objektet igen.

  5. Klik på Indstillinger for at angive yderligere indstillinger.

    I tabellen nedenfor kan du se, hvordan de enkelte indstillinger påvirker resultatet af handlingen.

Element

Beskrivelse

Afkrydsningsfeltet Relationer

Vælg denne indstilling for at importere relationerne mellem de valgte tabeller.

Afkrydsningsfeltet Menuer og værktøjslinjer

Marker dette afkrydsningsfelt for at importere brugerdefinerede menuer og værktøjslinjer, der evt. findes i kildedatabasen. Menuerne og værktøjslinjerne vises under fanen Tilføjelsesprogrammer.

Afkrydsningsfeltet Import-/eksportspecifikationer

Marker dette afkrydsningsfelt for at importere gemte import- eller eksportspecifikationer, der evt. findes i kildedatabasen.

Afkrydsningsfeltet Navigationsrudegrupper

Marker dette afkrydsningsfelt for at importere brugerdefinerede navigationsrudegrupper, der evt. findes i kildedatabasen.

Alternativknappen Definition og data

Vælg denne indstilling for at importere strukturen og dataene fra alle de valgte tabeller.

Alternativknappen Kun definition

Vælg denne indstilling for kun at importere felterne i de valgte tabeller. Kildeposterne importeres ikke.

Alternativknappen Som forespørgsler

Vælg denne indstilling for at importere de valgte forespørgsler som forespørgsler. Husk at importere alle de underliggende tabeller sammen med forespørgslerne.

Alternativknappen Som tabeller

Vælg denne indstilling for at importere forespørgsler som tabeller. Du behøver ikke at importere de underliggende tabeller.

  1. Klik på OK for at afslutte handlingen.

    Access kopierer dataene og viser fejlmeddelelser, hvis der opstår problemer. Når importen er udført, kan du på sidste side i guiden gemme oplysninger om handlingen som en importspecifikation, der kan bruges på et senere tidspunkt. I den næste fremgangsmåde forklares det, hvordan du gemmer oplysningerne om handlingen som en specifikation.

Gemme importspecifikationen

  1. Klik på Gem importtrin for at gemme oplysningerne om handlingen.

    De gemte oplysninger gør det muligt at udføre handlingen på et senere tidspunkt, uden at du skal gentage trinnene i guiden.

  2. Skriv navnet på importspecifikationen i dialogboksen Gem som, og angiv eventuelt en beskrivelse i boksen Beskrivelse.

  3. Hvis du vil udføre handlingen med bestemte intervaller (f.eks. en gang om ugen eller en gang om måneden), skal du markere afkrydsningsfeltet Opret Outlook-opgave.

    Herved oprettes der en Microsoft Office Outlook 2007-opgave, som gør det muligt at køre specifikationen.

  4. Klik på Gem import.

    Hvis du ikke har markeret afkrydsningsfeltet Opret Outlook-opgave, gemmer Access importspecifikationen og importerer de angivne objekter. Du kan nu gennemgå de importerede tabeller og andre objekter for at sikre, at de er blevet importeret korrekt.

Hvis du har markeret afkrydsningsfeltet Opret Outlook-opgave, starter Access Outlook. Benyt følgende fremgangsmåde til at udføre de næste trin.

Bemærk: Hvis Outlook ikke er installeret, vises der en fejlmeddelelse. Hvis Outlook ikke er konfigureret korrekt, startes guiden Outlook-start. Følg anvisningerne i guiden for at konfigurere Outlook.

  1. Få vist, og rediger opgaveindstillingerne i Outlook, f.eks. Forfaldsdato og Påmindelse.

    Klik på Gentagelse, hvis opgaven skal gentages. I følgende figur vises opgavestyring med almindelige indstillinger:

    Outlook-opgavestyring

    Oplysninger om planlægning af Outlook-opgaver finder du i artiklen Planlægge en import- eller eksport.

  2. Klik på Gem og luk.

    Hvis du på et senere tidspunkt vil køre specifikationen, skal du åbne opgaven i Outlook og klikke på Kør import Knapflade i gruppen Microsoft Office Access under fanen Opgave.

  3. Gennemse de importerede tabeller og andre objekter i Access for at kontrollere, at alle dataene og objekterne er blevet kopieret.

Toppen af siden

Oprette en kæde til data i en anden Access-database

Sammenkædningsfunktionen giver dig mulighed for at få adgang til data i en anden database, uden at du skal importere dataene. Du kan således få adgang til at gennemse og redigere de nyeste data i både kilde- og destinationsdatabasen uden at skulle oprette og vedligeholde to kopier af de samme data. Du kan således få adgang til at gennemse og redigere de nyeste data i både kilde- og destinationsdatabasen uden at skulle oprette og vedligeholde to kopier af de samme data.

Når du opretter en kæde til en tabel i en Access-database, opretter Access en ny tabel (en såkaldt sammenkædet tabel), der etablerer en kæde til kildeposterne og felterne. Eventuelle ændringer af dataene i kildedatabasen afspejles i den sammenkædede tabel i destinationsdatabasen og omvendt. Du kan imidlertid ikke ændre strukturen af en sammenkædet tabel i destinationsdatabasen. Det er med andre ord ikke muligt at foretage ændringer i en sammenkædet tabel (som f.eks. at tilføje eller slette et felt eller redigere datatypen for et felt).

Forberede oprettelse af kæder til tabeller i en Access-database

  1. Find kildedatabasen.

    Filformatet kan være MDB, MDE, ACCDB eller ACCDE. Hvis kildedatabasen er beskyttet med en adgangskode, bliver du bedt om at angive adgangskoden, når sammenkædningen udføres.

  2. Identificer de tabeller, der skal oprettes en kæde til.

    Du kan oprette kæder til tabeller, men ikke til forespørgsler, formularer, rapporter, makroer og moduler.

    Hvis det er første gang, du opretter kæder til tabeller i en anden Access-database, kan du få nyttige tip i tabellen nedenfor.

Element

Beskrivelse

Flere objekter

Du kan oprette kæder til flere tabeller ved hjælp af en enkelt sammenkædning. Der oprettes en sammenkædet tabel for hver kildetabel.

Sammenkædede tabeller som kilde

Du kan ikke oprette en kæde til en tabel, der allerede er en sammenkædet tabel i kildedatabasen.

Hvis du f.eks. vil oprette en kæde til tabellen Medarbejdere1 i databasen Salg, men denne tabel allerede er kædet sammen med tabellen Medarbejdere i databasen Lønudgifter, kan du ikke bruge tabellen Medarbejdere1 i databasen Salg som kildetabel. Du skal i stedet for oprette en kæde direkte til tabellen Medarbejdere i databasen Lønudgifter.

Ny eller eksisterende tabel

Hver gang du udfører en sammenkædning, oprettes der en ny sammenkædet tabel for hver kildetabel. Du kan ikke overskrive eller føje elementer til en eksisterende tabel i forbindelse med en sammenkædning.

Relationer

Hvis du vælger flere kildetabeller, bliver relationerne mellem tabellerne automatisk overført til destinationsdatabasen. Du kan imidlertid ikke ændre eller slette relationerne i destinationsdatabasen.

Opslagsfelter

Hvis et felt i kildetabellen søger efter værdier i en anden tabel, skal du huske at oprette en kæde til den relaterede tabel, hvis opslagsværdierne skal vises i destinationsfeltet. Hvis du ikke opretter en kæde til den relaterede tabel eller forespørgsel, er det kun opslags-id'erne, der vises i destinationsfeltet.

  1. Luk kildedatabasen. Kontroller, at databasen ikke er åbnet med udelt adgang af en anden bruger.

  2. Åbn destinationsdatabase. Kontroller, at destinationsdatabasen ikke er skrivebeskyttet, og at du har de nødvendige tilladelser til at føje objekter og data til databasen.

    Bemærk: Hvis du vil oprette kæderne i en ny database, skal du oprette en tom database (uden tabeller, formularer eller rapporter), inden du starter importen.

    Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Ny.

    De eksisterende tabeller og objekter overskrives og ændres ikke under handlingen. Hvis der allerede findes et objekt med samme navn som kildeobjektet i destinationsdatabasen, føjer Access et tal (1, 2, 3 osv.) til navnet på den sammenkædede tabel. Hvis du f.eks. opretter en kæde til tabellen Problemer fra en database, der indeholder en tabel med navnet Problemer, får den sammenkædede tabel navnet Problemer1. Hvis navnet Problemer1 allerede er i brug, får den nye tabel navnet Problemer2 osv.

    Hvis du vil føje posterne i kildetabellen til en tabel i destinationsdatabasen, skal du bruge en tilføjelsesforespørgsel i stedet for at køre en sammenkædning.

    Yderligere oplysninger om tilføjelsesforespørgsler finder du i artiklen Oprette en tilføjelsesforespørgsel.

Kæde til data

  1. Klik på Access på fanen Eksterne data i gruppen Importer. Knapflade

    Bemærk: Fanen Eksterne data er kun tilgængelig, når databasen er åben.

  2. Skriv navnet på kildedatabasen i tekstboksen Filnavn, og klik på Gennemse for at få vist dialogboksen Åbn fil.

  3. Klik på Opret en kæde til datakilden ved at oprette en sammenkædet tabel, og klik derefter på OK.

  4. Vælg de tabeller, der skal sammenkædes, i dialogboksen Sammenkæd tabeller.

    Hvis du vil annullere valget, skal du klikke på tabellen igen.

  5. Klik på OK for at afslutte handlingen.

    De sammenkædede tabeller oprettes.

  6. Åbn de sammenkædede tabeller i datavisningen for at kontrollere, om dataene ser korrekte ud.

Toppen af siden

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×