Implementere datastyring

Du kan administrere data "direkte", hvilket betyder, at du kan lade et dokument være på den aktuelle placering på et websted eller lagre data i et bestemt arkiv, f.eks. et datacenterwebsted.

Før du implementerer administration af data, anbefales det, at du først opretter en plan for administration af data for organisationen. Du kan få hjælp til at vælge det rette datastyringssystem til organisationen i Vælge, hvordan du vil gemme og administrere poster.

Oprette og konfigurere et datacenterwebsted

Dette afsnit giver et overblik over de overordnede trin, du skal gennemføre for at oprette og konfigurere et Datacenter-websted. Klik på linkene for at få specifik vejledning på hvert trin.

  1. Opret datacenterwebsted ved hjælp af webstedsskabelonen Datacenter.

  2. Opret postbiblioteker eller -lister for at administrere og gemme hver enkelt af de datatyper, der er angivet i filplanen (definition: En filplan beskriver de typer af dokumenter eller elementer, som en organisation godkender som officielle forretningsposter. Den angiver, hvor disse data er gemt, og den indeholder oplysninger, som adskiller én posttype fra en anden).

  3. Føj en tilknyttet indholdstype til dine biblioteker og lister.

  4. Opret og føj webstedskolonner til de relevante indholdstyper, så de indeholder og viser metadataene for hver af de posttyper, der er angivet i filplanen.

  5. Føj en politik til administration af oplysninger for en indholdstype på datacenterwebstedet.

  6. Konfigurer Liste over indhold for at distribuere hver datatype til den korrekte placering.

Toppen af siden

Oprette et datacenterwebsted

Vi anbefaler, at du opretter et datacenterwebsted på øverste niveau, ikke som et underordnet websted. Hvis du vil oprette en gruppe af websteder, skal du være medlem af Farm Administrators SharePoint-gruppen på den computer, der kører webstedet Central administration af SharePoint.

  1. Start central administration af SharePoint 2013.

    • For Windows Server 2008 R2:

      • Klik på Start, klik på Microsoft SharePoint 2013-produkter, og klik derefter på Central administration af SharePoint 2013.

    • For Windows Server 2012:

      • På skærmen Start skal du klikke på Central administration af SharePoint 2013.

        Hvis Central administration af SharePoint 2013 ikke er angivet på skærmen Start:

      • Højreklik på Computer, klik på Alle apps, og klik derefter på Central administration af SharePoint 2013.

  2. På webstedet Central administration i sektionen Programadministration skal du klikke på Opret grupper af websteder.

  3. På siden Opret grupper af websteder i sektionen Webprogram – hvis webprogrammet, hvor du vil oprette gruppen af websteder, ikke er valgt – skal du i menuen Webprogram klikke på Skift webprogram og derefter klikke på webprogrammet, hvor du ønsker at oprette gruppen af websteder.

  4. I sektionen Titel og beskrivelse skal du skrive gruppen af websteders titel og beskrivelse.

  5. I afsnittet Adresse på websted skal du vælge stien, der skal bruges til URL-adressen (f.eks. en sti med medtagelse af jokertegn såsom /websteder/ eller rodmappen (/).

    Hvis du vælger en sti med medtagelse af jokertegn, skal du også skrive navnet på webstedet, der skal bruges i dit websteds URL-adresse.

  6. I sektionen Valg af skabelon på listen Vælg version skal du vælge SharePoint-versionen af skabelonen, du ønsker at bruge.

    Vælg 2010-versionen, hvis gruppen af websteder skal se ud og køre som en gruppe af websteder i SharePoint Server 2010. En gruppe af websteder, der anvender 2010-versionen, kører i SharePoint 2013, men brugergrænsefladen og brugeroplevelsen knyttet til gruppen af websteder er identisk med den i SharePoint Server 2010. En gruppe af websteder, der anvender 2010-versionen, kan når som helst opgraderes til 2013-versionen.

  7. I sektionen Valg af skabelon skal du vælge fanen Enterprise og derefter klikke på Datacenter.

  8. I sektionen Primær administrator af gruppen af websteder skal du indtaste brugernavnet (i formatet domæne\brugernavn) tilhørende den bruger, der skal være administrator af gruppen af websteder.

  9. I sektionen Sekundær administrator af gruppen af websteder skal du indtaste brugernavnet tilhørende den sekundære administrator af websteder. Det er bedste praksis at angive en sekundær administrator af websteder, så du sikrer, at en person kan administrere gruppen af websteder, når den primære administrator af gruppen af websteder ikke er til stede.

  10. Hvis du bruger kvoter til at administrere lagerpladsen i grupper af websteder, skal du i sektionen Kvotaskabelon klikke på en skabelon på listen Vælg en kvotaskabelon.

  11. Klik på OK.

Oprette biblioteker eller lister til datastyring

Biblioteker og lister er vigtige elementer i datastyring. De fungerer som arkiver for hver af de posttyper, du vil gemme eller administrere. Tilknytning af indholdstyper (gennemgås senere) til biblioteker og lister er med til at kategorisere posterne. Vi anbefaler, at du opretter ét dokumentbibliotek eller én dokumentliste for hver indholdstype i datafilplanen.

Føje en eksisterende indholdstype til en liste eller et bibliotek

Når du føjer en indholdstype til en liste eller et bibliotek, gør du det muligt for listen eller biblioteket at indeholde elementer af den pågældende type. Når poster sendes til datacenteret, dirigeres de til den relevante liste eller det relevante bibliotek baseret på dokumentets indholdstype.

Toppen af siden

Oprette eller føje webstedskolonner til lister, biblioteker eller indholdstyper

Kolonner er med til at gruppere, kategorisere og registrere poster eller andre elementer. En webstedskolonne definerer et element af metadata, som kan knyttes til en indholdstype, en liste eller et bibliotek. Du kan f.eks. tilføje webstedskolonner for at definere "forfatter" eller "fuldførelsesdato". Føj en webstedskolonne til en indholdstype for poster for enten at gemme et element med metadata, som blev indsendt sammen med en post, eller for at tilføje metadata for at gøre det nemmere at håndtere posten.

Oprette en webstedskolonne

  1. På webstedet Datacenter skal du klikke på Indstillinger Knappen Indstillinger for Office 365 og derefter på Indstillinger for websted.

  2. Klik på Webstedskolonner under Gallerier på siden Indstillinger for websted.

  3. Klik på Opret på siden Webstedskolonner.

  4. Skriv navnet i feltet Kolonnenavn i sektionen Navn og type på siden Ny webstedskolonne.

  5. Vælg den type af oplysninger, der skal gemmes i kolonnen – f.eks. valuta, dato og klokkeslæt eller tekst.

  6. Vælg den eksisterende gruppe, hvor du vil gemme den nye webstedskolonne, i sektionen Gruppe, eller vælg Ny gruppe for at oprette en ny gruppe, hvor kolonnen skal gemmes. Grupper er en måde at organisere kolonner på, og de gør det nemmere at finde kolonnerne.

Vælg eventuelt andre relevante indstillinger i sektionen Yderligere indstillinger for kolonne. Hvilke indstillinger, der er tilgængelige i denne sektion, afhænger af den type af kolonne, du har valgt i sektionen Navn og type. Hvis du f.eks. vil gemme oplysninger af typen Valg i en kolonne, kan du definere de valg, der skal specificeres, i sektionen Yderligere indstillinger for kolonne.

  1. Klik på OK.

Føje en webstedskolonne til en indholdstype

  1. Klik på Webstedshandlinger fra startsiden i Datacenter, og klik derefter på Indstillinger for websted.

  2. Klik på Webstedsindholdstyper i sektionen Gallerier.

  3. Klik på den webstedsindholdstype, du vil konfigurere, på siden Webstedsindholdstyper.

  4. Efter at du enten har valgt en webstedsindholdstype fra det overordnede websted, eller du har oprettet en ny webstedsindholdstype, skal du klikke på Tilføj fra eksisterende webstedskolonner i sektionen Kolonner på den valgte side med webstedsindholdstyper.

  5. Markér den gruppe, du vil filtrere efter, på listen Vælg kolonner fra i sektionen Vælg kolonner på siden Føj kolonner til indholdstype.

  6. Markér den kolonne, du vil tilføje, på listen Tilgængelige kolonner, og klik derefter på Tilføj.

  7. Angiv, om de underordnede indholdstyper, der arver fra denne webstedsindholdstype, skal opdateres med dine ændringer, i sektionen Opdater liste- og webstedsindholdstyper.

  8. Klik på OK, når du har tilføjet de relevante kolonner.

Bemærk:  Hvis den indholdstype, du vil vælge, ikke vises som et link (nedtonet) på siden, tilhører indholdstypen et overordnet websted på datacenterwebstedet, og den skal derfor vælges og konfigureres fra det overordnede websted. Det kan du gøre ved at klikke på linket under kolonnenKildeud for den nedtonede webstedsindholdstype under kolonnenWebstedsindholdstype.

Toppen af siden

Oprette politikker til administration af oplysninger for poster

En politik til administration af oplysninger er et sæt regler for en indholdstype. Politikker for administration af oplysninger gør det muligt for organisationer at styre og registrere oplysninger som, hvor lang tid indhold opbevares, eller hvad brugerne kan bruge indholdet til.

Bemærk: Du skal være medlem af gruppen Ejere for datacenterwebstedet for at udføre denne opgave.

Tilføje en politik til administration af oplysninger for en indholdstype

Bemærk: Du kan ikke angive en politik for administration af oplysninger for en grundlæggende indholdstype. Grundlæggende indholdstyper installeres, når der oprettes en gruppe af websteder. Du skal oprette en indholdstype, der er afledt af en grundlæggende indholdstype og anvende en politik for administration af oplysninger på den afledte indholdstype.

  1. Klik på Indstillinger for websted i menuen Webstedshandlinger på webstedet.

  2. Klik på Indholdstyper for websted på siden Indstillinger for websted i sektionen Gallerier.

  3. Klik på den indholdstype, du vil føje en politik til administration af oplysninger til, på siden Webstedsindholdstyper.

  4. Klik på Indstillinger for politik til administration af oplysninger på siden Indholdstype.

  5. Skriv en beskrivelse af politikken på siden Rediger politik, og skriv derefter en kort politikerklæring, som forklarer formålet med politikken over for brugere. En politikerklæring kan være på op til 512 tegn.

  6. Derefter skal du føje en eller flere politikfunktioner til politikken til administration af oplysninger.

Føje politikfunktioner til politikken til administration af oplysninger

De politikfunktioner, du kan føje til en informationspolitik, er etiketter, overvågning, udløbsdato og stregkoder.

Føj en opbevaringspolitikfunktion til en politik for administration af oplysninger

  1. Markér afkrydsningsfeltet Aktivér opbevaring på siden Rediger politik.

  2. Klik på Tilføj en opbevaringsfase, og vælg en af følgende indstillinger for opbevaringsperiode for at angive, hvornår et dokument udløber: Hvis du vil angive udløbsdatoen ud fra en datoegenskab, skal du vælge Denne fase er baseret på en datoegenskab på elementet og derefter vælge handlingen (Oprettet eller Ændret) samt tidsperioden (dage, måneder eller år).

  3. Skriv en værdi i feltet mellem listerne for at angive tidsperioden.

  4. Vælg den handling, der skal udføres, når dokumentet udløber.

  5. Hvis den valgte handling skal gentages, skal du markere afkrydsningsfeltet i sektionen Gentagelse og derefter vælge gentagelsesperioden.

  6. Klik på OK.

Toppen af siden

Føj en overvågningspolitikfunktion til en politik for administration af oplysninger

  1. Vælg Aktivér overvågning i sektionen Overvågning på siden Rediger politik, og markér derefter afkrydsningsfelterne ud for de hændelser, du vil føre en overvågningslog for.

  2. Klik på OK.

    Bemærk: Du kan få vist overvågningsloggene ved at klikke på Overvågningslograpporter på siden Overvågningsindstillinger for gruppe af websteder og derefter markere den rapport, der skal vises.

Føj en stregkodepolitikfunktion til en politik for administration af oplysninger

  1. Vælg Aktivér stregkoder i sektionen Stregkoder på siden Rediger politik.

  2. Markér afkrydsningsfeltet Spørg brugerne, om der skal indsættes en stregkode‎…, hvis brugerne skal indsætte en stregkode i deres dokumenter i Office-klientprogrammerne.

Føje en navnepolitikfunktion til en politik til administration af oplysninger

  1. Markér afkrydsningsfeltet Aktivér navne i sektionen Navne på siden Rediger politik.

  2. Hvis brugerne skal indsætte et navn, før de gemmer eller udskriver et dokument, skal du markere afkrydsningsfeltet Spørg brugerne, om der skal indsættes et navn, før der gemmes eller udskrives.

  3. Hvis du vil forhindre, at navne ændres, efter at de er blevet tilføjet, skal du markere afkrydsningsfeltet Bloker for ændringer af navne, efter at de er tilføjet.

  4. Skriv den tekst, der skal vises som navn, i feltet Navneformat. Du kan bruge en hvilken som helst kombination af fast tekst eller dokumentegenskaber, undtagen beregnede eller indbyggede egenskaber som f.eks. en GUID eller Oprettet af. Du kan oprette en ny linje ved at angive de to tegn \n.

  5. Vælg skrifttype, skriftstørrelse, skrifttypografi og justering til navneteksten.

  6. Skriv en navnehøjde i feltet Højde og en navnebredde i feltet Bredde.

  7. Klik på Opdater for at få vist ændringerne.

  8. Klik på OK.

Konfigurere direkte datastyring

Når du bruger Datacenter, arbejder du i et låst lager og kan bruge en Send til-handling til at hente poster til det pågældende lager. Et hvilket som helst websted kan aktiveres til direkte datastyring og konfigureres som et datastyringssystem. I et system af denne type kan du gemme poster sammen med aktive dokumenter i et samarbejdsområde, hvilket ikke er muligt i Datacenter. Nogle af de andre fordele ved et system med direkte datastyring omfatter:

  • Poster kan findes og administreres på tværs af flere websteder.

  • Med versionsstyring aktiveret ajourføres versioner af poster automatisk.

  • eDiscovery-søgning kan udføres på både poster og aktive dokumenter på samme tid.

  • Bredere styring med, hvad en post er i organisationen, og hvem der kan oprette en post.

Der er tre overordnede trin i konfigurationen af direkte datastyring:

  1. Aktiver direkte datastyring på niveauet for grupper af websteder.

  2. Konfigurer indstillinger for definition af poster på niveauet for grupper af websteder.

  3. Konfigurer indstillinger for definition af poster på liste- eller biblioteksniveau.

    Bemærk: Du skal være en listebidrager eller -administrator for manuelt at kunne definere elementer som poster.

Toppen af siden

Aktivere direkte datastyring på niveauet for grupper af websteder

Det første trin i konfigurationen af et system til direkte datastyring er at aktivere funktionen på niveauet for grupper af websteder. Ved aktivering aktiveres kommandoen til at definere som en post/fjerne definition som en post på båndet.

Bemærk: Du skal være administrator af gruppen af websteder for at udføre denne opgave.

  1. Klik på menuen Webstedshandlinger på det øverste webstedsniveau, og klik på Indstillinger for websted.

  2. Klik på Funktioner på gruppen af websteder under Administration af gruppe af websteder.

  3. Klik på Aktivér ud for Direkte datastyring.

Konfigurere indstillinger for definition af poster på niveauet for grupper af websteder

  1. Klik på menuen Webstedshandlinger på det øverste webstedsniveau, og klik på Indstillinger for websted.

  2. Klik på Administration af gruppe af websteder under Indstillinger for definitioner af poster.

  3. Hvis du vil definere en begrænsning for, hvad der kan gøres ved de elementer, der defineres som poster, skal du vælge en af indstillingerne i sektionen Begrænsninger for poster på siden Indstillinger for definitioner af poster.

  4. I sektionen Mulighed for definition af poster skal du vælge, hvorvidt manuel definition af poster skal være tilgængelig for lister og biblioteker som standard. Hvis du vælger indstillingen Ikke tilgængelig alle steder som standard, kan poster kun defineres via en politik eller arbejdsproces.

  5. Vælg de roller, der manuelt kan definere og fjerne definitionen af poster, i sektionen Definitionsroller.

  6. Vælg OK.

Konfigurere indstillinger for definition af poster på liste- eller biblioteksniveau

Du kan have mere kontrol over, hvor elementer kan defineres som poster, hvis du konfigurerer postdefinitioner for en liste eller et bibliotek. Når du konfigurerer en liste eller et bibliotek til definition af poster, kan du angive, at elementer automatisk skal defineres som poster, når de føjes til listen eller biblioteket.

  1. Klik på fanen Bibliotek eller Liste på båndet fra den liste eller det bibliotek, hvor du vil konfigurere indstillingerne for definition af poster.

  2. Klik på Indstillinger for bibliotek for biblioteker, og klik på Listeindstillinger for lister.

  3. Klik på Indstillinger for definitioner af poster under Tilladelser og administration under Dokumentbibliotek/Listeindstillinger.

  4. Vælg følgende i sektionen Mulighed for manuel definition af post:

  5. Om de standardindstillinger for definition af poster, der anvendes af gruppen af websteder, skal anvendes af listen eller biblioteket.

  6. Om brugerne altid skal have lov til manuelt at definere elementer som poster for listen eller biblioteket, eller

  7. Om brugerne kan eller aldrig manuelt kan definere poster på listen eller i biblioteket.

  8. Markér afkrydsningsfeltet, hvis alle de elementer, der er føjet til listen eller biblioteket, automatisk erklæres som poster, i sektionen Automatisk definition.

  9. Klik på OK.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×