Hvis du vil åbne en PDF-fil uden at konvertere den til et Word-dokument, skal du åbne filen direkte der, hvor den er gemt (dobbeltklik f.eks. på PDF-filen i mappen Dokumenter).
Men hvis du vil redigere PDF-filen, skal du åbne den i Word. Word laver en kopi af PDF-filen, konverterer den til et Word-dokument og forsøger at matche layoutet fra den originale PDF. Du vil altid have den oprindelige PDF-fil i tilfælde af, at du ikke ønsker at beholde den version, Word konverterer.
Konvertering fra PDF til Word fungerer bedst med filer, der hovedsagelig består af tekst – f.eks. forretningsdokumenter eller juridiske eller videnskabelige dokumenter. Men når du åbner en PDF-fil i Word, ser den muligvis ikke ud på helt samme måde som en PDF-fil.
Hvis en PDF hovedsageligt indeholder diagrammer eller grafik, vises hele siden måske som et billede. Når dette sker, kan teksten ikke redigeres.
Nogle gange kan Word ikke finde et element, så Word-versionen stemmer ikke overens med den oprindelige PDF-fil. Hvis Word f.eks. ikke kan genkende en fodnote, behandler den fodnoten som almindelig tekst, og den anbringes muligvis ikke nederst på siden.
Dokumentelementer, som ikke fungerer godt til konvertering
Nogle elementer er kendt for at være problematiske, når du konverterer en PDF-fil til Word-format. Hvis din PDF-fil indeholder følgende, kan det være en god ide at åbne den direkte i stedet for at konvertere den til et Word-dokument:
-
Tabeller med afstand mellem celler
-
Sidefarver og sidekanter
-
Registrerede ændringer
-
Rammer
-
Fodnoter, der strækker sig over mere end én side
-
Slutnoter
-
Lyd, video og PDF-aktive elementer
-
PDF-bogmærker
-
PDF-mærker
-
PDF-kommentarer
-
Skrifttypeeffekter som f.eks. skær eller skygge (i Word-filen repræsenteres effekterne af grafik)
Hvordan fungerer konvertering?
PDF er et fast filformat, hvilket betyder, at filen lagrer placeringen af tekst, billeder og vektorgrafik på en side, men ikke nødvendigvis relationerne mellem dem. De fleste PDF-filer inkluderer ikke oplysninger om strukturelle indholdselementer, f.eks. afsnit, tabeller eller kolonner. PDF gemmer f.eks. en tabel som et sæt streger uden relationer til indholdet i tabelcellerne.
Forskellige programmer repræsenterer det samme indhold vha. forskellige strukturer i PDF-filer. En PDF-fil kan f.eks. indeholde usynlig tekst og grafik og usynlige billeder. Den bruger muligvis forskellige tekstgrænser. Men du kan ikke se disse forskelle, når du kigger på PDF-filen i en læser.
Når du åbner en PDF-fil i Word, anvender Word et system af komplekse regler til at finde ud af, hvilke Word-objekter (f.eks. overskrifter, lister, tabeller osv.) der skal anvendes for at gengive den oprindelige PDF bedst, samt hvor disse objekter skal anbringes i Word-dokumentet.
