Hvordan virker versionsstyring for lister og -biblioteker?

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Når versionsstyring er aktiveret for en liste eller et bibliotek, kan du gemme, spore og gendanne elementer på en liste og filer i et bibliotek, når de ændres. Hvis du kombinerer versionsstyring med andre indstillinger, f.eks. udtjekning, får du fuld kontrol over det indhold, der er udgivet på dit websted, og det kan have stor værdi at have mulighed for at se i eller gendanne en ældre version af et element eller en fil.

Oversigt over versionsstyring

Alle med tilladelse til at administrere lister kan slå versionsstyring til eller fra for et bibliotek. Versionsstyring er tilgængelig for listeelementer i alle standard listetyper – herunder kalendere, registrering problemlister og brugerdefinerede lister. Det er også tilgængelig for alle de filtyper, som kan gemmes i biblioteker, herunder webdelssider. Se aktivere og konfigurere versionsstyring for en liste eller bibliotek for at få flere oplysninger om oprettelse og brug af versionsstyring.

Bemærk: Hvis du er Office 365-kunde, er versionsstyring nu slået til som standard, når du opretter nye OneDrive for Business-biblioteker, og den vil automatisk gemme de sidste ti versioner af et dokument. På denne måde kan du undgå at miste vigtige dokumenter eller data. Hvis du har eksisterende biblioteker på dit OneDrive for Business-websted eller på dit teamwebsted, som ikke har versionsstyring aktiveret, kan du når som helst slå versionsstyring til for dem.

Du kan bruge versionsstyring til følgende:

  • Spore historikken for en version    Når versionsstyring er aktiveret, kan du se, hvornår et element eller en fil er blevet ændret og af hvem. Du kan også se, hvornår filens egenskaber (oplysninger om filen) blev ændret. Hvis nogen f.eks. ændrer et listeelements forfaldsdato, vises de pågældende oplysninger i versionshistorikken. Du kan også se de kommentarer, der skrives til de filer, der tjekkes ind i biblioteker.

  • Gendanne en tidligere version    Hvis du har lavet en fejl i en aktuel version, hvis den aktuelle version bliver beskadiget, eller hvis du ganske enkelt bare synes bedre om en tidligere version, kan du erstatte den aktuelle version med en tidligere version. Den gendannede version bliver dermed den aktuelle version.

  • Få vist en tidligere version    Du kan få vist tidligere versioner uden at overskrive den aktuelle version. Hvis du får vist versionshistorikken i et Microsoft Office-dokument, f.eks. en Word- eller Excel-fil, kan du sammenligne de to versioner for at se forskellene.

Når versionsstyring er aktiveret, oprettes versioner i følgende situationer:

  • Når et listeelement eller en fil oprettes indledningsvist, eller når en fil overføres.

    Bemærk:  Hvis udtjekning af filer er påkrævet, skal du tjekke filen ind for at oprette den første version.

  • Når der overføres en fil, der har samme navn som en eksisterende fil, og afkrydsningsfeltet Føj til eksisterende filer som en ny version er markeret.

  • Når egenskaberne for et listeelement eller en fil ændres.

  • Når en fil åbnes, redigeres og gemmes. Der oprettes en version, første gang du klikker på Gem. Den bevarer det nye versionsnummer i resten af den aktuelle redigeringssession, også selvom du eventuelt gemmer den flere gange. Når du lukker den og åbner den igen i en anden redigeringssession, oprettes der en ny version.

  • Under samtidig redigering af et dokument, når en anden bruger begynder at arbejde på dokumentet, eller når en bruger klikker på Gem for at overføre ændringerne til biblioteket. Standard er tidsperiode til oprettelse af nye versioner under samtidig redigering 30 minutter. Dette kan konfigureres per webprogram i SharePoint lokalt. Denne indstilling kan ikke konfigureres i SharePoint Online.

Der kan til enhver tid være op til tre aktuelle versioner af en fil: den version, der er tjekket ud, den seneste underordnede version (kladdeversion) og den seneste publicerede version (overordnet version). Alle andre versioner betragtes som værende historiske versioner. Nogle af de aktuelle versioner kan kun ses af de brugere, der har tilladelse til at få dem vist.

Nogle organisationer sporer både overordnede og underordnede versioner af filer i deres biblioteker. Andre sporer kun de overordnede versioner. Overordnede versioner kan genkendes på det hele tal, f.eks. 5.0, mens underordnede versioner kan genkendes på decimaltallet, f.eks. 5.1.

De fleste organisationer bruger underordnede version til de filer, der er under udvikling, og de bruger overordnede versioner, når der nås bestemte milepæle, eller når filerne er klar til at blive publiceret for et større publikum. I mange organisationer er kladdesikkerheden indstillet til, at det kun er ejeren af en fil samt personer med tilladelser til at godkende filer, der har adgang til versionerne. Det betyder, at underordnede versioner ikke kan ses af alle, før der publiceres en overordnet version.

Du kan bruge overordnede versioner for lister, men underordnede versioner vil ikke være tilgængelige. Hver version af et listeelement tildeles et helt tal. Hvis organisationen kræver, at elementerne på en liste skal godkendes, vil elementerne have statussen Afventer, indtil de godkendes af en person med de nødvendige tilladelser. Når en fil har statussen Afventer, er den stadig nummeret med et decimaltal, men kaldes en kladde.

Der tilføjes automatisk versionsnumre, hver gang du opretter en ny version. På en liste eller i et bibliotek, hvor overordnet versionsstyring er aktiveret, har versionerne hele tal, f.eks. 1.0, 2.0, 3.0 osv. I biblioteker kan administratoren aktivere versionsstyring for både overordnede og underordnede versioner. Når der spores underordnede versioner, har de decimaltal, f.eks. 1.1, 1.2, 1.3 osv. Når en af disse versioner publiceres som en overordnet version, bliver dens nummer 2.0. Efterfølgende underordnede versioner nummereres 2.1, 2.2, 2.3 osv.

Når du fjerner en udtjekning, ændres versionsnummeret ikke. Hvis den seneste version var 3.0, vil den fortsat være 3.0, efter at du har fjernet udtjekningen.

Når du sletter en version, går versionen til papirkurven og dens tal går med den. Versionshistorik, vises de resterende version tal. Andre version tallene ændres ikke. Hvis du har et dokument, som har underordnede versioner 4.1 og 4.2, og du beslutter dig for at slette version 4.1, vises den resulterende versionshistorik eksempelvis kun version 4.0 og 4.2. Følgende billede viser, at dette.

Versionshistorik, hvor én underordnede version er slettet

Nogle organisationer tillader et ubegrænset antal versioner af filer og andre definerer begrænsninger. Når du tjekker en fil ind, opdager du muligvis, at der mangler en ældre version af filen. Hvis den seneste version er 26.0, og der ikke længere findes en version 1.0, skyldes det, at administratoren har konfigureret biblioteket til kun at tillade 25 overordnede versioner af en fil. Når den 26.version tilføjes, bliver den første version slettet. Det er kun version 2.0 til og med 26.0, der gemmes. Når der tilføjes en version 27,er det kun version 3.0 til og 27.0, der gemmes.

Administratoren kan også beslutte at begrænse antallet af underordnede versioner, så der kun gemmes underordnede versioner for et bestemt antal overordnede versioner. Hvis der f.eks. er tilladt 25 overordnede versioner, kan administratoren beslutte, at der kun skal gemmes underordnede versioner for de seneste fem overordnede versioner. Som standard kan der være 512 underordnede versioner for hver overordnede version. Hvis du forsøger at gemme en ekstra underordnet version, vises der en fejlmeddelelse om, at du først skal publicere dokumentet. Webstedsadministratoren kan ændre standardværdien, hvis der skal tillades færre underordnede versioner.

Det er som regel en god ide at begrænse antallet af versioner. Det medfører, at der spares plads på serveren, og det bliver nemmere at overskue for brugerne. Men, hvis organisationen kræver, at alle versioner gemmes, f.eks. af hensyn til lovgivningen eller af andre årsager, skal du ikke angive nogen begrænsninger.

Versionsstyring er ikke automatisk slået til, når der oprettes en liste eller et bibliotek, men alle, der har tilladelse til at administrere lister, kan slå funktionen til. På mange websteder vil det være den samme person, som administrerer webstedet, fordi lister og biblioteker nedarver tilladelser fra webstedet. Foruden at aktivere versionsstyring, bestemmer webstedsejeren (eller en anden person, der administrerer listen eller biblioteket), om der kræves godkendelse af indhold eller ej, hvem der kan se kladdeelementer, og om udtjekning er påkrævet. Hver af disse beslutninger har en betydning for, hvordan versionsstyring fungerer. Hvis den person, der administrerer et bibliotek, f.eks. beslutter, at der skal kræves udtjekning, oprettes der kun versionsnumre, når en fil tjekkes ind. Hvis godkendelse af indhold er påkrævet, tildeles der ikke overordnede versionsnumre, før alle filer er godkendt af en person med de nødvendige tilladelser,

Vigtigt:  Hvis de personer, der arbejder i dit bibliotek, planlægger at gøre brug af samtidig redigering af dokumenter, skal du ikke konfigurere biblioteket til at udtjekning er påkrævet. Det er ikke muligt at arbejde flere personer i et dokument, hvis dokumentet skal være tjekket ud.

For at lære at aktivere versionsstyring for en liste eller et bibliotek, skal du se aktivere og konfigurere versionsstyring for en liste eller bibliotek.

Hvis versionsstyring er aktiveret i biblioteket, bestemmer den person, der konfigurerer det, om der skal spores både overordnede og underordnede versioner, og hvem der kan se de underordnede versioner. Hvis indhold skal godkendes, er det som regel kun ejeren af filen, og den person, der har tilladelse til at godkende indhold, der kan se de underordnede versioner. I andre biblioteker kan alle dem, der kan redigere filer i biblioteket, eller alle med læsetilladelser til biblioteket, se alle versioner. Når en version er godkendt, kan alle med læsetilladelser til listen eller biblioteket se versionen.

Selvom lister ikke har overordnede og underordnede versioner, betragtes alle elementer med statussen Afventer som en kladde. I de fleste tilfælde er det kun den person, der har oprettet elementet, samt de personer, der har tilladelserne Fuld kontrol eller Design, der kan se kladder. En kladde vises med statussen Afventer for disse personer, men andre kan kun se den seneste version med statussen Godkendt i versionshistorikken. Hvis filen afvises, beholder den statussen Afventer, indtil en person med de nødvendige tilladelser sletter den.

Bemærk: Kladdesikkerheden i nogle lister og biblioteker, er konfigureret til at tillade alle brugere kan se både Afventer og godkendt versioner.

Når du tjekker en fil ud fra et bibliotek, hvor versionsstyring er aktiveret, oprettes der en ny version, hver gang du tjekker den ind igen. Hvis overordnede og underordnede versioner er slået til, kan du ved indtjekning bestemme, hvilken type version der tjekkes ind. I de biblioteker, hvor udtjekning er påkrævet, oprettes der kun versioner, når der tjekkes ind.

I de biblioteker, hvor udtjekning ikke er påkrævet, oprettes der en ny version den første gang, du åbner filen. Hver gang du gemmer filen, overskrives den version, som blev oprettet den første gang, du gemte filen. Hvis du lukker programmet og derefter åbner dokumentet igen, vil der igen blive oprettet en ny version, når du gemmer første gang. Dette kan medføre, at der hurtigt bliver oprettet mange versioner.

Vigtigt:  Hvis I er flere, der redigerer et dokument på samme tid, skal du ikke tjekke filen ud, medmindre du har en god grund til at forhindre andre i at arbejde i dokumentet.

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×