Hold orden med Outlook

Hvis du er overvældet af mængden af opgaver, der hober sig op på din opgaveliste, kan du bruge disse teknikker til at tæmme det monster, der hedder opgavelisten.

Derfor bliver vi overvældet

Når vores opgaveliste vokser eksponentielt, forsøger vi ofte at nå en masse uden egentlig at opnå noget. De fleste af os, der let overvældes, er på den ene eller anden måde overpræsterende personer. Selvom hovedårsagen til vores overvældelse er ADHD, et indlæringshandicap, eller en kombination af udfordringer, er det frustrerende at se dagens opgaveliste blive morgendagens opgaveliste (osv.).

Problemet med traditionelle værktøjer

Lad os se det i øjnene. De fleste "påmindelser" er reelt kun sorte huller. Du er måske én af de personer, der har noter sat op forskellige steder. Du kender rutinen: du bliver vant til at stirre på dem, indtil de ikke længere fanger din opmærksomhed. En anden almindelig fælde ved påmindelser er at skrive dem ned på en serviet eller bagsiden af din hånd. Disse teknikker virker måske, forudsat at du ikke smider servietten væk eller vasker hænder. Noter, du lægger i lommen, ryger ofte i vaskemaskinen eller bliver placeret et sted, hvor du ikke ser dem. Du kan opgave en talebesked til dig selv, men derefter skal du huske at lytte til optagelsen og rent faktisk udføre opgaven. Alarmer kan være gode, men alt for ofte slås de fra og glemmes.

Den gode nyhed er, at med Microsoft Office Outlook og dit eget hoved har du alle de værktøjer, du skal bruge til at administrere din tid. Og du behøver ikke en gang tilmelde dig et kursus i tidsstyring for at lære, hvordan du bruger dem.

Sådan tæmmer du det monster, der hedder opgavelisten

Det første skridt på vejen til at få tæmmet det monster, der hedder opgavelisten, er at udtænke en måde at registrere og organisere alle dine opgaver på.

Få ro i sindet

Måske finder du det nyttigt at lave en liste over de ting, du skal gøre, inden du går i seng hver aften, så du kan få en god nattesøvn. Én måde at gøre det på, er at registrere dine opgaver til næste dag i Outlook. Dette hjælper med at holde styr på alle de opgaver, der farer rundt i dit hoved (eller spredt på forskellige stykker papir eller servietter) på ét sted.

Planlæg dine opgaver i Outlook

Nu, hvor du har dokumenteret alle opgaver, so har hobet sig op i dit hoved, skal du planlægge en tid, hvor opgaverne skal udføres. Outlook har to praktiske værktøjer til dette: Opgaver og kalender.

Hvert værktøj er nyttig og har sine fordele. Har flere indstillinger til opfølgning, og du kan angive start- og slutdatoer. Du kan endda angive påmindelser og markere ting med en bestemt farve, når de er forfaldne. Kalender tilbyder derimod en bekvem måde at planlægge din dag på.

I Outlook Kalender kan du markerede den mængde af tid, du vil bruge på din vigtigste opgave og derefter registrere opgaven i markeringen. Du kan fortsætte med at planlægge alle dine opgaver på denne måde, hvilket sikrer, at du har tilstrækkelig tid til hver opgave.

Der sker næsten altid noget uventet. Hvis en opgave kun tager et kvarter at udføre, skal du måske planlægge en halv time. Hvis opgaven tager en halv time, skal du måske planlægge en time. Ved at give dig selv ekstra tid, er der mindre sandsynlighed for at du bliver stresset, hvis du bliver tidligere færdig, kan du tage en lille pause, før du går til den næste opgave på listen.

Sådan håndterer du afbrydelser

Hvordan skal du håndtere opgaver, der virkelig kræver koncentration? Hvis du er en overspringsperson, kan du nemt blive distraheret af enhver "iøjnefaldende" forstyrrelse, der hjælper dig med at springe over, hvor gærdet er lavest. Du tager telefonen, når den ringer. Du sludrer med købmanden. Noget fanger din opmærksomhed på internettet. Og dine opgaver bliver ignoreret.

Hvis du har en opgave planlagt, der kræver din fulde opmærksomhed, hjælper det at slukke din telefon, lukke dit messenger-program og lukke din Indbakke. Det er imponerende, hvor meget du kan nå, når du fjerner de mest almindelige forstyrrende elementer. Du bliver muligvis distraheret af tilfældige tanker, stirrer ud af vinduet eller forstyrres af kreative idéer, der kræver din opmærksomhed. Hvis du oplever, at du ikke kan ryste dette af dig, kan det være nyttigt at bruge at øjeblik på at skrive disse tanker ned eller arbejde i et rum uden vinduer. Uanset hvad der distraherer dig, skal du prøve at fjerne det fra din opmærksomhed.

Hvis du arbejder hjemme, kan du fortælle de andre i huset at du arbejder, og at du er klar på et givent tidspunkt. Hvis din opgave f.eks. er planlagt mellem kl. 16 og 17, kan du fortælle din familie, at du ikke er tilgængelig i dette tidsrum, og at du ikke vil forstyrres. Hvis du giver dem en tidsramme, har de ofte nemmere ved at være tålmodige.

Sørg for at sætte tid af til dig selv

Det er vigtigt at planlægge tid til dig selv. Det har alle brug for. Stop med at arbejde, og gå uden for, også selv om du ikke er færdig med opgaven. Om et øjeblik forklarer vi, hvad du skal gøre med disse uafsluttede opgaver.

Af og til må tiden til at slappe af udskydes, og du må finde et andet tidspunkt, hvor du kan puste lidt ud. Alt for ofte opgiver vi imidlertid den tid, der er sat af til os selv, for at nå alle de ting, vi har planlagt. Lad vær med det. Hvis det sker for ofte, kan du opleve at brænde ud, hvilket er svært t komme tilbage fra.

Når du fuldfører en opgave

Én af de bedste ting ved denne teknik til at organisere din tid er, at du nemt kan holde styr på, hvor langt du er nået. Du ved også, hvor lang tid du har brugt på hver opgave, og hvad du stadig skal nå.

Når en opgave er fuldført, kan du f.eks. skrive (UDFØRT) i slutningen af opgavenavnet i din Kalender, eller hvis du bruger Opgaver, kan du klikke i afkrydsningsfeltet Fuldført. At føle du har nået noget, kan hjælpe dig med at være engageret i de andre ting, du har på din opgaveliste.

Når du ikke fuldfører en opgave

Kig på din kalender eller opgaveliste sidst på dagen. Alle opgaver, der ikke er fuldført, skal flyttes til næste dag. Disse opgaver bliver nu prioriterede opgaver. Hvis du har planlagt din tid korrekt, bør der være få opgaver, der skal flyttes over. Hvis du oplever, at du er nødt til at flytte mere end to opgaver over hver dag, planlægger du din dag for stramt.

I Opgaver vises elementer i farver for at indikere en overskredet deadline. Fordelen ved at bruge Opgaver er, at du ikke behøver flytte opgaven til næste dag, den forbliver på din opgaveliste, indtil den er udført.

Nye opgaver

Nu, hvor du er godt på vej til at blive ultra-organiseret, oplever du måske, at der ser ud til at være meget mere plads i din tidsplan. Ved at støtte dig til din kalender kan du nemt planlægge en fast dato for din nye opgave og unde overplanlægning. Hvis al din tid er optaget, kan du realistisk set ikke påtage dig mere arbejde. Du er ikke Superman eller Wonder Woman, du er et menneske, og du har dine grænser. Den eneste færdighed, du stadig mangler at lære, er at sige "Nej."

Opsummering

Nu, hvor du har alle detaljer om, hvordan du bliver mere effektiv, er du godt på vej til at udvikle en nyttig færdighed, der kan lette noget af stresset i dit liv. Hold fokus, og ret din opmærksomhed dér, hvor den skal være, også når de gælder din tid til at slappe af. Husk, at vandet i floden er stærkere end de klipper, det flyder over, ikke styrkemæssigt men på grund af udholdenhed. Brug dine værktøjer, og du vil besejre det monster, der hedder opgavelisten.

Øverst på siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×