Hente supplerende oplysninger i en projektplan

Gælder for

Microsoft Office Project 2003


Der kan let samles en række oplysninger i forskellige formater ved starten af et projekt og i løbet af dets levetid. Hvis du vil medtage disse supplerende oplysninger direkte i Project, kan du vedhæfte dem til opgaver, ressourcer eller hele projektet.

Hvilken type oplysninger kan vedhæftes?

Hvordan vedhæftes oplysningerne?

Hvor kan oplysningerne placeres?

Hvordan kan de vedhæftede oplysninger findes?

Hvilken type oplysninger kan vedhæftes?

Du kan vedhæfte følgende typer oplysninger for at afklare, udvide eller forbedre projektplanen:

  • Bemærkninger med påmindelser, URL-adresser eller andre relaterede oplysninger for at gøre dem let tilgængelige.

  • Planer, kontrakter, fremdriftsrapporter, diagrammer og andre relaterede filer.

  • LINK til websider på virksomhedens intranet eller WWW.

  • Grafik fra et vilkårligt Microsoft Windows®-program, der illustrerer processer og leveringsmængder i projektet.

  • Firmaets logo for at give rapporterne et professionelt udseende.

  • Fotografier af medarbejderne for at sætte ansigter på ressourcenavnene.

  • Organisationsdiagrammer.

  • Microsoft Office PowerPoint 2003-dias eller hele præsentationer.

  • Lyd- eller videofiler.

Hvordan vedhæftes oplysningerne?

Du kan bruge følgende hovedfremgangsmåder, når der skal vedhæftes supplerende oplysninger:

  • Føje en bemærkning til en opgave, ressource eller tildeling     Du kan tilføje oplysninger om det pågældende element, f.eks. tekstpåmindelser, hyperlinks eller kæder til andre filer. Du kan f.eks. tilføje en bemærkning for at angive en bestemt ressources kvalifikationer eller en påmindelse om, hvornår lejet udstyr skal afleveres. Eller du kan oprette en kæde til en fil fra en bemærkning for at medtage en ressources foto, tilføje et diasshow, der forklarer en proces, eller for at medtage andre relaterede oplysninger.

  • Oprette et hyperlink til supplerende oplysninger     Du kan oprette et hyperlink til en fil eller en mappe på en netværkscomputer eller til et websted. Når du klikker på hyperlinket, vises de sammenkædede oplysninger i et browservindue. Et hyperlink øger ikke størrelsen på projektfilen, og det sikrer, at opdateringer af de sammenkædede oplysninger er til rådighed med det samme. Hvis du arbejder offline, vil du dog sandsynligvis ikke kunne få adgang til oplysninger via hyperlinks

  • Kopiere og indsætte data     Kopier data fra et andet Windows-baseret program, og indsæt dem i projektfilen. Indsatte data bliver en del af projektfilen, hvilket øger størrelsen på filen. Du kan bruge metoden med at kopiere og indsætte data til små mængder tekst og grafik, der ikke opdateres hyppigt, f.eks. et firmalogo, der er indsat i et sidehoved.

  • Integrere oplysningerne     Integrer et objekt, f.eks. et billede, en hel fil eller en del af en fil, i projektfilen ved hjælp af OLE. Et integreret objekt kan opdateres i det tilhørende kilde Et integreret objekt bliver en del af projektfilen, hvilket øger filstørrelsen. Hvis kildefilen ændres, ændres oplysningerne i projektfilen ikke.

  • Sammenkæde et objekt ved hjælp af OLE     Når du sammenkæder et objekt, vises selve objektet eller et ikon i projektfilen. Opdateringer af det oprindelige område afspejles automatisk i filen. Da sammenkædede data lagres i kildefilen, øger et sammenkædet objekt ikke størrelsen på projektfilen.

  • Bruge Microsoft Windows SharePoint Services til dokumenthåndtering     Hvis du bruger Microsoft Project Professional 2003, kan du udnytte funktionerne til dokumenthåndtering i Windows SharePoint Services. Du bruger derefter Microsoft Office Project Web Access 2003 til at kæde dokumenter sammen med opgaver og til at få vist oplysningerne.

Hvor kan oplysningerne placeres?

Typen af oplysninger og den måde, du vælger at vedhæfte oplysningerne til projektet på, er afgørende for, hvor du kan placere dem. Du kan f.eks.:

  • Knytte bemærkninger til enhver opgave, ressource eller tildeling. Ud over tekstmeddelelser i bemærkninger kan du indsætte hyperlinks til webbaserede oplysninger eller kæder til filer, der er lagret et andet sted.

  • Indsætte et enkelt hyperlink, der vises i feltet Symboler i en ark Du kan placere flere hyperlinks i en bemærkning. Du kan også bruge ekstra tekstkolonner i projektet til hyperlinks.

  • Indsætte objekter i et diagramområde i Project. Integrerede eller sammenkædede objekter: Du kan placere objekter i et grafikområde eller en arkvisning.

  • Sammenkæde eller integrere hele filer eller dele af filer i et grafikområde.

Hvordan kan de vedhæftede oplysninger findes?

I arkvisninger vises symboler for hyperlinks Knapflade og bemærkninger knapflade i feltet Symboler. Hvis du har brugt feltet Hyperlink eller et ekstra felt, kan disse hyperlinks også ses i arkvisninger. Hvis du vil se, hvor et hyperlink fører hen, eller hvad en bemærkning indeholder, kan du holde markøren over symbolet.

Oplysninger, der er føjet til et sidehoved, en sidefod eller en signaturforklaring vises på den udskrevne side.

Du kan få vist hyperlinks i boksen Objekter i formularer. Du kan bruge filteret Opgaver med vedhæftede filer til hurtigt at finde dem.

Du kan også udskrive bemærkninger, når du udskriver rapporter og nogle visninger.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×