Håndtere mails ved hjælp af regler

En regel er en handling, som automatisk køres i Microsoft Outlook ved indgående eller udgående meddelelser på baggrund af betingelser, du har angivet. Du kan oprette en regel ud fra en skabelon, fra en meddelelse eller ved hjælp af dine egne betingelser.

Bruge Outlook Web App i stedet? Se Indbakkeregler for at få mere at vide om oprettelse og administration af regler, der også virker sammen med Outlook på computeren.

I denne artikel

Hvordan regler hjælper dig med at administrere meddelelser

Oprette en regel

Importere eller eksportere regler

Køre regler manuelt

Serverbaserede regler kontra regler, der kun gælder for klienter

Anvende regler på andre Outlook-elementer

Videresende meddelelser uden for organisationen

Hvordan regler hjælper dig med at administrere meddelelser

En regel er en handling, som Microsoft Outlook automatisk udfører, når der ankommer eller afsendes en meddelelse, som opfylder de betingelser, du angiver i reglen. Du kan vælge mange betingelser og handlinger ved hjælp af guiden Regler.

Regler er opdelt i to kategorier – organisation og besked. Regler virker ikke på meddelelser, der er blevet læst, kun på ulæste meddelelser.

Regelskabeloner i Guiden Regler

Guiden Regler indeholder skabeloner til de mest anvendte regler, herunder:

  • Hold orden i dine meddelelser    Disse regler gør det muligt at arkivere og følge op på meddelelser. Du kan f.eks. oprette en regel til meddelelser fra en bestemt afsender, f.eks. Bobby Moore, med ordet "salg" i linjen Emne, som skal afmærkes til opfølgning, kategoriseres som Salg og flyttes til mappen Bobbys salg.

  • Hold dig opdateret    Disse regler giver dig besked på en eller anden måde, når du modtager en bestemt meddelelse. Du kan f.eks. oprette en regel, som automatisk sender en besked til din mobilenhed, når du modtager en meddelelse fra et familiemedlem.

  • Start fra en tom regel    Dette er regler, du har oprettet uden hjælp fra en regelskabelon, og som kan tilpasses fuldstændigt.

Toppen af siden

Oprette en regel

Outlook omfatter regelskabeloner til almindelige situationer. Brug disse regelskabeloner, eller opret dine egne brugerdefinerede regler.

Brug af Outlooks regelskabeloner

  1. Klik på fanen Filer.

  2. Klik på Administrer regler og beskeder.

  3. Klik på Ny regel i dialogboksen Regler og beskeder under fanen Regler for mail.

  4. I Trin 1:Vælg en skabelon skal du vælge den ønskede skabelon fra skabelonsamlingerne Hold orden i dine meddelelser eller Hold dig opdateret.

  5. I Trin 2:Rediger beskrivelsen af reglen skal du klikke på en understreget værdi. Hvis du f.eks. klikker på linket person eller offentlig gruppe, åbnes adressekartoteket.

  6. Klik på Næste.

  7. I Trin 1:Vælg betingelse(r) skal du vælge de betingelser, som meddelelserne skal opfylde, før reglen gælder.

  8. I Trin 2:Rediger beskrivelsen af reglen skal du klikke på en understreget værdi for de betingelser, du har tilføjet, og derefter angive værdien.

  9. Klik på Næste.

  10. I Trin 1:Vælg handlinger(er) skal du vælge den handling, som reglen skal udføre, når de angivne betingelser er opfyldt.

  11. I Trin 2:Rediger beskrivelsen af reglen skal du klikke på en understreget værdi for de handlinger, du har tilføjet, og derefter angive værdien.

  12. Klik på Næste.

  13. I Trin 1:Vælg eventuelle undtagelser skal du vælge eventuelle undtagelser og derefter klikke på Næste.

  14. I Trin 2:Rediger beskrivelsen af regler skal du klikke på en understreget værdi for de undtagelser, du har tilføjet, og derefter angive værdien.

  15. Klik på Næste.

  16. I Trin 1:Angiv et navn for denne regel skal du angive et navn.

  17. I Trin 2:Konfigurer indstillingerne for reglen skal du markere afkrydsningsfelterne ud for de ønskede indstillinger.

    • Hvis reglen skal køres på de meddelelser, der allerede findes i indbakken, skal du markere afkrydsningsfeltet Kør denne regel nu på de meddelelser, der allerede findes i "Indbakke".

    • Den nye regel aktiveres som standard. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Aktivér reglen for at deaktivere reglen.

    • Hvis du vil anvende denne regel på alle dine mailkonti i Outlook, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret denne regel for alle konti.

  18. Klik på Udfør.

Toppen af siden

Designe en brugerdefineret regel

  1. Klik på fanen Filer.

  2. Klik på Administrer regler og beskeder.

  3. Klik på Ny regel i dialogboksen Regler og beskeder under fanen Regler for mail.

  4. Klik på Undersøg meddelelser, når de ankommer eller Undersøg meddelelser, når de er afsendt under Start fra en tom regel.

  5. Klik på Næste.

  6. I Trin 1:Vælg betingelse(r) skal du vælge de betingelser, som meddelelserne skal opfylde, før reglen gælder.

  7. I Trin 2:Rediger beskrivelsen af reglen skal du klikke på en understreget værdi for de betingelser, du har tilføjet, og derefter angive værdien.

  8. Klik på Næste.

  9. I Trin 1:Vælg handlinger(er) skal du vælge den handling, som reglen skal udføre, når de angivne betingelser er opfyldt.

  10. I Trin 2:Rediger beskrivelsen af reglen skal du klikke på en understreget værdi for de handlinger, du har tilføjet, og derefter angive værdien.

  11. Klik på Næste.

  12. I Trin 1:Vælg eventuelle undtagelser skal du vælge eventuelle undtagelser og derefter klikke på Næste.

  13. I Trin 2:Rediger beskrivelsen af regler skal du klikke på en understreget værdi for de undtagelser, du har tilføjet, og derefter angive værdien.

  14. Klik på Næste.

  15. I Trin 1:Angiv et navn for denne regel skal du angive et navn.

  16. I Trin 2:Konfigurer indstillingerne for reglen skal du markere afkrydsningsfelterne ud for de ønskede indstillinger.

    • Hvis reglen skal køres på de meddelelser, der allerede findes i indbakken, skal du markere afkrydsningsfeltet Kør denne regel nu på de meddelelser, der allerede findes i "Indbakke".

    • Den nye regel aktiveres som standard. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Aktivér reglen for at deaktivere reglen.

    • Hvis du vil anvende denne regel på alle dine mailkonti i Outlook, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret denne regel for alle konti.

  17. Klik på Udfør.

Toppen af siden

Oprette en regel baseret på afsendere eller modtagere af en meddelelse

En regel kan hurtigt oprettes fra en meddelelse. Fordelen ved at oprette en regel på denne måde er, at reglerne foreslås på baggrund af meddelelsens afsender eller modtagere. Når du åbner en meddelelse, er der f.eks. en regel, der foreslår, at alle meddelelser fra den pågældende afsender flyttes til en mappe, som du angiver.

  1. Klik på den meddelelse, du vil oprette en regel for, og klik derefter på Regler i gruppen Flyt under fanen Startside.

    Anbefalede regler vises på baggrund af meddelelsens afsender og modtagere.

  2. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Klik på en af de anbefalede regler, klik på en destinationsmappe, og klik derefter på OK.

    • Klik på Opret regel for at få flere regelindstillinger, der er baseret på afsender, modtagere eller meddelelsens emne.

Hvis du har valgt Opret regel i trin 2, vises dialogboksen Opret regel. Fortsæt med følgende trin.

  1. Markér afkrydsningsfelterne for de ønskede betingelser under Når jeg modtager mails, der opfylder alle de valgte betingelser.

  2. Markér afkrydsningsfelterne for den handling, som reglen skal foretage, når de angivne betingelser opfyldes, under Gør følgende.

  3. Markér afkrydsningsfeltet Flyt emne til mappe.

  4. Klik på en eksisterende mappe, eller klik på Ny for at oprette en mappe, hvor meddelelserne skal gemmes.

    Hvis du vil føje flere betingelser, handlinger eller undtagelser til reglen, skal du klikke på Avancerede indstillinger og følge resten af instruktionerne i Guiden Regler. Dette er den samme guide, der vises, når du klikker på Administrer regler og beskeder i Backstage-visningen (ved at klikke på fanen Filer). Se Designe en brugerdefineret regel for at få flere oplysninger.

  5. Klik på OK.

Toppen af siden

Importere eller eksportere regler

Se Importere eller eksportere et regelsæt for at få mere at vide om at importere eller eksportere regler, så andre kan bruge dem.

Køre regler manuelt

Hvis du vil køre en eller flere regler manuelt, skal du benytte følgende fremgangsmåde:

  1. Klik på fanen Filer.

  2. Klik på Administrer regler og beskeder.

  3. Klik på Kør regler nu.

  4. Markér afkrydsningsfeltet ud for den regel, du vil køre, under Marker de regler, der skal køres i dialogboksen Kør regler nu.

  5. Hvis du vil markere en anden mappe, skal du klikke på Gennemse i feltet Kør i mappe og derefter klikke på mappen og på OK.

    Markér afkrydsningsfeltet Medtag undermapper for at medtage alle mapper under den mappe, der blev angivet i trin 5.

  6. Standarden på listen Anvend regler på er alle meddelelser. Du kan ændre dette til læste eller ulæste meddelelser.

  7. Klik på Kør nu.

Toppen af siden

Serverbaserede regler kontra regler, der kun gælder for klienter

Der er to typer af regler i Outlook – serverbaserede regler og regler, der kun gælder for klienter.

  • Serverbaserede regler    Hvis du bruger en Microsoft Exchange Server-konto, er nogle regler, som du opretter, serverbaserede regler. Disse regler køres i din postkasse på Exchange-mailserveren, også hvis Outlook ikke kører på din computer. Serverbaserede regler skal anvendes på meddelelser, når de leveres til din Indbakke første gang, og reglerne skal kunne køres, indtil de gennemføres på serveren. En regel, der angiver, at en meddelelse skal udskrives, kan f.eks. ikke køres, før den gennemføres på serveren. Hvis en regel ikke kan anvendes på serveren, anvendes den, når du starter Outlook, og den bliver en regel, der kun gælder for klienter.

  • Regler, der kun gælder for klienter    Regler, der kun gælder for klienter, er regler, der kun køres på computeren. Disse regler kan ikke køres, før de er gennemført på serveren, f.eks. angivelse af, at bestemte meddelelser skal udskrives. Regler, der kun gælder for klienter, kan kun køres, når Outlook kører.

Hvis din liste over regler indeholder begge slags regler, anvendes de serverbaserede regler først og derefter de regler, der kun gælder for klienter.

Toppen af siden

Anvende regler på andre Outlook-elementer

Kvitteringer for modtagelse, afstemningssvar og automatiske svar

Når regler anvendes, behandles kvitteringer for modtagelse, kvitteringer for læsning, afstemningssvar og automatiske svar (Ikke til stede-beskeder), som om de var meddelelser. En regel, der flytter elementer med ordet "møde" i emnefeltet til en bestemt mappe, flytter f.eks. også alle kvitteringer for modtagelse, afstemningssvar eller automatiske svar, der indeholder ordet "møde" i emnefeltet.

Bemærk:  Når en regel flytter afstemningssvar fra indbakken til en anden mappe, påvirkes din registrering af afstemningen. Når du åbner en sendt meddelelse, som indeholdt en responsknap, vil registreringsoplysningerne ikke indeholde en opgørelse for svar, som er blevet flyttet af en regel. Hvis et svar flyttes eller slettes manuelt, har det ikke indflydelse på registreringen.

Toppen af siden

Mødeindkaldelser, opgaveanmodninger og dokumenter

Når regler anvendes, behandles mødeindkaldelser, opgaveanmodninger og dokumenter som meddelelser. Når du f.eks. opretter en regel, der flytter elementer med ordet "møde" i feltet Emne til en bestemt mappe, bliver alle opgaveanmodninger eller mødeindkaldelser, der opfylder denne betingelse, også flyttet. Du skal dog være opmærksom på følgende begrænsninger, når du opretter regler, som har indflydelse på disse typer elementer:

  • Et element, der flyttes til en mappe, som ikke er beregnet til mail, virker ikke altid efter hensigten, efter det er flyttet. Der oprettes f.eks. ikke en ny aftale, hvis en meddelelse flyttes til mappen Kalender.

  • Hvis en regel flytter et møde eller en opgavebesvarelse til mappen Slettet post, registreres besvarelsen ikke i det oprindelige element.

  • Hvis en mødeindkaldelse automatisk flyttes til mappen Slettet post, føjes mødet ikke til Kalender.

  • Regler, som påvirker meddelelser, du sender, anvendes ikke på opgaveanmodninger og mødeindkaldelser.

Toppen af siden

Kontaktpersongrupper

En regel, der indeholder en kontaktpersongruppe, kan fungere anderledes, alt efter hvordan reglen oprettes.

  • Flyt meddelelser, der er sendt til en Kontaktgruppe-mappe    Denne regel er kun tilgængelig, hvis du bruger en Exchange Server-konto. Det er kun de meddelelser, der sendes til kontaktgruppen, der flyttes til den angivne mappe. Meddelelser fra personer, der er medlem af kontaktgruppen, flyttes ikke til den angivne mappe.

Toppen af siden

Videresende meddelelser uden for organisationen

Hvis du bruger en Microsoft Exchange Server 2010-konto, kan du som standard ikke bruge reglerne til at videresende meddelelser til mailadresser uden for din organisation. Denne indstilling hjælper med at forhindre fortrolige og private oplysninger om organisationen i at blive offentliggjort. Denne indstilling kan kun ændres af en Exchange-administrator.

Se Fastslå den version af Microsoft Exchange Server, som min konto opretter forbindelse til for at få flere oplysninger.

Toppen af siden

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×