Håndtere meddelelser ved hjælp af regler

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Denne artikel beskriver, hvad regler er, og hvordan du kan bruge regler til at arbejde struktureret med aktiviteterne i din Indbakke.

Denne artikel indeholder

Bruge regler til at håndtere meddelelser

Oprette en regel ud fra en skabelon

Oprette en regel fra grunden

Oprette en regel ud fra en meddelelse

Køre en regel jævnligt, men ikke hele tiden

Serverbaserede regler og regler, der kun gælder for klienter

Kvitteringer for modtagelse, responser og ikke til stede-meddelelser

Mødeindkaldelser, opgaveanmodninger og dokumenter

Distributionslister

Videresende meddelelser uden for organisationen

Bruge regler til at håndtere meddelelser

En regel er en handling, som Microsoft Outlook udfører automatisk på en indgående eller udgående meddelelse, der opfylder de betingelser, du har angivet i reglen. Du kan vælge mange betingelser og handlinger i guiden Regler og beskeder. Regler fungerer ikke på meddelelser, der er blevet læst, kun meddelelser, der er ulæst.

Regler kan inddeles i to hovedkategorier: meddelelsesregler og organisationsregler. Guiden Regler og beskeder indeholder skabeloner til de mest almindelige regler.

  • Hold orden i dine meddelelser    Disse regler bruges til at arkivere og følge op på meddelelser. Du kan f.eks. oprette en regel til meddelelser fra en bestemt afsender, f.eks. Erik Andersen med ordet "salg" i linjen Emne. Reglen afmærker meddelelserne med opfølgningsflag, kategoriserer dem som Salg og flytter dem til mappen Eriks salg.

  • Hold dig opdateret    Disse regler giver dig på en eller anden måde besked, når du modtager en bestemt meddelelse. Du kan f.eks. oprette en regel, som automatisk sender en besked til din mobiltelefon, når du modtager en meddelelse fra et familiemedlem.

  • Start fra en tom regel    Disse regler skal du oprette fra grunden.

    Regelskabeloner
    Figur 1: I guiden regler og beskeder indeholder flere foruddefinerede regler, der kaldes skabeloner.

Undtagelser

Du kan føje undtagelser til reglerne, som kan bruges i særlige tilfælde, f.eks. når en meddelelse er markeret til opfølgning eller har prioriteten Høj. En regel anvendes ikke på en meddelelse, hvis bare én af de undtagelser, du har angivet, gør sig gældende.

Toppen af siden

Oprette en regel ud fra en skabelon

  1. Klik på Post i Navigationsrude.

  2. Klik på Regler og beskeder i menuen Funktioner.

  3. Hvis du har mere end én e-mail-konto, skal du vælge den ønskede Indbakke på listen Anvend ændringer på denne mappe.

  4. Klik på Ny regel.

  5. Under trin 1: Vælg en skabelon, Vælg den skabelon, du vil Holde orden i dine meddelelser eller Hold dig opdateret samling af skabeloner.

  6. Klik på en understreget værdi under Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen. Hvis du f.eks. klikker på en person eller distributionsliste, åbnes adressekartoteket.

  7. Vælg de betingelser, som meddelelserne skal opfylde, før reglen gælder, under Trin 1: Vælg betingelse(r).

  8. Klik på en understreget værdi under Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen, hvis du ikke allerede har gjort det, og klik derefter på Næste.

  9. Vælg den handling, som reglen skal udføre, når de angivne betingelser er opfyldt, under Trin 1: Vælg handling(er).

  10. Klik på en understreget værdi under Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen, hvis du ikke allerede har gjort det, og klik derefter på Næste.

  11. Vælg eventuelle undtagelser fra reglen under Trin 1: Vælg eventuelle undtagelser, og klik derefter på Næste.

  12. Afslut oprettelsen af reglen med at skrive dens navn, og vælg evt. andre indstillinger.

    • Hvis du vil køre denne regel på meddelelser, der allerede findes i en af dine mapper, skal du markere afkrydsningsfeltet Kør denne regel nu på de meddelelser, der allerede findes i "mappe".

    • Hvis du vil anvende denne regel på alle dine e-mail-konti og den Indbakke, der er tilknyttet hver enkelt konto, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret denne regel for alle konti.

  13. Klik på Udført.

Øverst på siden

Oprette en regel fra grunden

Hvis du vil oprette en regel ved at vælge egne betingelser, handlinger og undtagelser, skal du benytte følgende fremgangsmåde:

  1. Klik på Post i Navigationsrude.

  2. Klik på Regler og beskeder i menuen Funktioner.

  3. Hvis du har mere end én e-mail-konto, skal du vælge den ønskede Indbakke på listen Anvend ændringer på denne mappe.

  4. Klik på Ny regel.

  5. Vælg enten Undersøg meddelelser, når de ankommer eller Undersøg meddelelser, når de er afsendt under Start fra en tom regel, og klik derefter på Næste.

  6. Vælg de betingelser, som meddelelserne skal opfylde, før reglen gælder, under Trin 1: Vælg betingelse(r).

  7. Klik på en understreget værdi under Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen, hvis du ikke allerede har gjort det, og klik derefter på Næste.

  8. Vælg den handling, som reglen skal udføre, når de angivne betingelser er opfyldt, under Trin 1: Vælg handling(er).

  9. Klik på en understreget værdi under Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen, hvis du ikke allerede har gjort det, og klik derefter på Næste.

  10. Vælg eventuelle undtagelser fra reglen under Trin 1: Vælg eventuelle undtagelser, og klik derefter på Næste.

  11. Afslut oprettelsen af reglen med at skrive dens navn, og vælg evt. andre indstillinger.

    • Hvis du vil køre denne regel på meddelelser, der allerede findes i en af dine mapper, skal du markere afkrydsningsfeltet Kør denne regel nu på de meddelelser, der allerede findes i "mappe".

    • Hvis du vil anvende denne regel på alle dine e-mail-konti og den Indbakke, der er tilknyttet hver enkelt konto, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret denne regel for alle konti.

  12. Klik på Udført.

Øverst på siden

Oprette en regel ud fra en meddelelse

Du kan oprette en regel direkte ud fra en meddelelse. Du kan f.eks. oprette en regel, der flytter meddelelser fra andre til en bestemt mappe.

  1. Højreklik på den meddelelse, du vil basere reglen på, og klik derefter på Opret regel i genvejsmenuen.

    Markér afkrydsningsfelterne for de indstillinger, er allerede udfyldt med oplysninger fra den valgte meddelelse i dialogboksen Opret regel.

  2. Marker afkrydsningsfeltet Flyt emne til mappe.

  3. Klik på en eksisterende mappe, eller klik på Ny for at oprette en ny mappe, hvor meddelelserne skal gemmes.

  4. Hvis du vil føje flere betingelser, handlinger eller undtagelser til reglen, skal du klikke på Avancerede indstillinger og følge resten af instruktionerne i Guiden Regler og beskeder.

    Tip!     Hvis du vil køre reglen, straks efter den er oprettet, skal du markere afkrydsningsfeltet Kør denne regel nu på de meddelelser, der allerede findes i mappe på den sidste side i guiden Regler og beskeder.

    Alle meddelelserne i din Indbakke, eller den mappe, som du vælger, som opfylder betingelserne og undtagelser, der er knyttet til reglen, flyttes til den angivne mappe. Åbn den nye mappe for at teste den nye regel. Er de rigtige meddelelser flyttet?

Toppen af siden

Køre en regel jævnligt, men ikke hele tiden

Hvis reglen kun skal køres en gang imellem, skal du gøre følgende:

  1. Klik på Regler og beskeder i menuen Funktioner.

  2. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet ved siden af reglen i dialogboksen Regler og beskeder for at deaktivere reglen.

  3. Klik på Kør regler nu.

  4. Marker afkrydsningsfeltet ud for den regel, du vil køre, under Marker de regler, der skal køres i dialogboksen Kør regler nu.

  5. Marker den mappe, reglen skal køres i.

  6. Marker den kategori af meddelelser, reglen skal anvendes på.

    Du kan f.eks. vælge, at reglen kun skal køres på ulæste meddelelser i en mappe.

  7. Klik på Kør nu.

Toppen af siden

Serverbaserede regler og regler, der kun gælder for klienter

Serverbaserede regler    Hvis du har en Microsoft Exchange-konto, kan serveren anvende regler på dine meddelelser, også selvom Outlook ikke kører. Disse regler kaldes serverbaserede regler. Reglerne skal indstilles, så de kan anvendes på meddelelser, når du modtager dem i din Indbakke på serveren, og reglerne skal desuden kunne køres til ende på serveren. En regel kan f.eks. ikke køres til ende på serveren, hvis handlingen angiver, at en meddelelse skal udskrives. Hvis en regel ikke kan anvendes på serveren, anvendes den, når du starter Outlook.

Regler, der kun gælder for klienter    En "klient" er det e-mail-program, der kører på en brugers computer. En regel, som ikke kan anvendes på serveren, er en "regel, der kun gælder for klienter", fordi den kun kører på den enkelte brugers computer. Hvis din liste over regler både indeholder regler, som kan køres på serveren, og regler, som ikke kan, anvendes de serverbaserede regler først og derefter de regler, der kun gælder for klienter.

Toppen af siden

Kvitteringer for modtagelse, responser og ikke til stede-meddelelser

Kvitteringer for modtagelse, kvitteringer for læsning, responser og ikke til stede-meddelelser behandles som meddelelser. Hvis du f.eks. opretter en regel, som flytter emner med ordet "møde" i boksen Emne til en bestemt mappe, flyttes også alle kvitteringer for modtagelse, responser og ikke til stede-meddelelser, som opfylder denne betingelse.

Bemærk: Hvis responser flyttes og placeres uden for Indbakke, følges der ikke automatisk op på disse responser i den oprindelige meddelelse.

Toppen af siden

Mødeindkaldelser, opgaveanmodninger og dokumenter

Mødeindkaldelser, opgaveanmodninger og dokumenter behandles som meddelelser. Hvis du f.eks. opretter en regel, som flytter emner med ordet "møde" i boksen Emne til en bestemt mappe, flyttes også de opgaveanmodninger eller mødeindkaldelser, der opfylder betingelsen. Du skal dog have følgende begrænsninger i tankerne, når du opretter regler, som påvirker disse typer af emner:

  • Et emne, der flyttes til en mappe, som ikke er beregnet til post, virker ikke altid efter hensigten. Der oprettes f.eks. ikke en ny aftale, hvis en meddelelse flyttes til mappen Kalender.

  • Hvis et møde eller en opgave svar er flyttet til mappen Slettet post ved hjælp af en regel, registreres besvarelsen ikke i det oprindelige element.

  • Hvis en mødeindkaldelse automatisk flyttes til mappen Slettet post, føjes mødet ikke til Kalender.

  • Regler, som påvirker meddelelser, du sender, anvendes ikke på opgaveanmodninger og mødeindkaldelser.

Toppen af siden

Distributionslister

En ny regel for en distributionsliste vil fungere anderledes alt efter, hvordan du opretter reglen:

  • Flyt meddelelser, der er sendt til en distributionsliste, til en mappe    Hvis du vælger denne regelskabelon, er det kun meddelelser, der er sendt til distributionslisten, der flyttes til den angivne mappe. Meddelelser fra personer, der står på distributionslisten, flyttes ikke til den angivne mappe.

    Bemærk: Denne regel fungerer kun på Microsoft Exchange-konti.

  • Flyt meddelelser fra en bestemt person til en mappe    Hvis du vælger denne regelskabelon, bliver meddelelser fra alle personer, der er medlemmer af den distributionsliste, du angiver, også flyttet til den angivne mappe.

Toppen af siden

Videresende meddelelser uden for organisationen

Hvis du arbejder i en organisation, der bruger Exchange, sendes meddelelser, du videresender til eksterne e-mail-adresser uden for organisationen med en regel, som standard ikke. Med denne indstilling forhindres det, at virksomhedsdata vises for andre, og indstillingen kontrolleres af Exchange-administratoren.

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×