Håndtere mails ved hjælp af regler

Håndtere mails ved hjælp af regler

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

En regel er en handling, Outlook til Windows køres automatisk på indgående eller udgående meddelelser. Du vælger hvad udløser reglen samt de handlinger, reglen udfører. For eksempel kan du oprette en regel til at flytte alle meddelelser fra din chef til en mappe eller slette alle meddelelser med "Buy now!" i emnefeltet.

Hvordan regler hjælper dig med at administrere meddelelser

Når du bruger regler, kan du reducere manuelle eller gentagne handlinger, der er nødvendige for at administrere dine mails. Når du aktiverer regler, kører de automatisk og løbende.

Regler er generelt opdelt i to kategorier – organisation eller besked. Du kan bruge guiden Regler til at designe regler for håndtering af dine meddelelser.

Guiden Regler indeholder skabeloner til de mest anvendte regler.

Guiden Regler i Outlook

  • Holde organiseret   
    disse regler hjælper dig ikke kun meddelelser, men også til opfølgning med meddelelser. Du kan oprette en regel til meddelelser fra en bestemt afsender. Så du kan angive en regel, f.eks, meddelelser, der er modtaget fra Keri Mills med ordet "salg" i feltet emne der skal være markeret med flag til opfølgning, kategoriseres som salg, og flyttes til en mappe med navnet Keris salg.

  • Hold dig opdateret   
    giver dig besked, disse regler – baseret på valgmuligheder, du – når du modtager en bestemt meddelelse. Du kan oprette en regel, for eksempel, der automatisk sender en meddelelse til en mobilenhed, når du modtager en meddelelse fra et medlem af familien.

  • Start fra en tom regel   
    dette er regler, du kan oprette og tilpasse uden en regelskabelon.


Trin 1: Vælg en Outlook-regelskabelon

  1. Vælg Regler > Administrer regler og beskeder fra båndet, eller vælg fanen Filer, og vælg derefter Administrer regler og beskeder.

  2. Vælg Ny regel i dialogboksen Regler og beskeder under fanen Regler for mail.

  3. I guiden Reglerunder trin 1: Vælg en skabelon, vælg en af standardskabelonerne under Hold orden i dine meddelelser, Hold dig opdateret eller Start fra en tom regel.


Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen

Hver enkelt af de regelskabeloner, du valgte i trin 1, har lidt anderledes indstillinger end til trin 2. Når indstillingerne kræver, at du foretager et valg, f.eks. for at angive en afsender eller vælge en mappe, vil indstillingen være understreget. I dette eksempel har vi valgt en af de mest almindelige regler for at flytte meddelelser fra en person til en mappe.

  1. Vælg person eller offentlig gruppe i feltet til redigering af beskrivelse for at få vist dit adressekartotek. Vælg et navn fra adressekartoteket, eller skriv personens adresse i feltet Fra, og vælg derefter OK.

  2. Vælg specificeret for at få vist en liste over dine mapper. Du kan vælge en eksisterende mappe eller vælge Ny for at oprette en ny mappe. Når du har valgt den korrekte mappe, skal du vælge OK.

Hvis du vil undersøge avancerede indstillinger for reglen, skal du vælge Næste og derefter gå til de avancerede regelindstillinger nedenfor. Ellers skal du vælge Udfør. Du kommer tilbage til vinduet Regler og beskeder. Her kan du oprette en anden regel eller vælge OK for at gemme ændringerne.

• Flyt meddelelser fra en bestemt person til en mappe

  1. Vælg linket en person eller offentlig gruppe.

  2. Gør et af følgende i dialogboksen Regeladresse:

    • Skriv et navn i feltet Søg.

      eller

    • Vælg en kilde på listen Adressekartotek.

  3. Når dit valg vises i feltet Fra, skal du vælge OK.

  4. Vælg linket til den angivne mappe, vælg en mappe i dialogboksen Regler og beskeder, og vælg derefter OK.

  5. Vælg Næste, og gå til Trin 3: Angiv betingelser for en regel.

• Flyt meddelelser med bestemte ord i emnefeltet til en mappe

  1. Vælg emnelinket bestemte ord.

  2. I dialogboksen Søgetekst skal du i feltet Angiv de ord eller udtryk, der skal søges efter i emnelinjen skrive et ord eller sætning, der skal søges efter.

  3. Vælg Tilføj for at føje din indtastning til ruden Søgeliste, og vælg derefter OK.

  4. Vælg linket til den angivne mappe, vælg en mappe i dialogboksen Regler og beskeder, og vælg derefter OK.

  5. Vælg Næste, og gå til Trin 3: Angiv betingelser for en regel.

• Flyt meddelelser, der er sendt til en offentlig gruppe, til en mappe

  1. Vælg linket en person eller offentlig gruppe.

  2. Gør et af følgende i dialogboksen Regeladresse:

    • Skriv et navn i feltet Søg.

      eller

    • Vælg en kilde på listen Adressekartotek.

  3. Når dit valg vises i feltet Til, skal du vælge OK.

  4. Vælg linket til den angivne mappe, vælg en mappe i dialogboksen Regler og beskeder, og vælg derefter OK.

  5. Vælg Næste, og gå til Trin 3: Angiv betingelser for en regel.

• Markér meddelelser fra en bestemt person med flag til opfølgning

  1. Vælg linket en person eller offentlig gruppe.

  2. Gør et af følgende i dialogboksen Regeladresse:

    • Skriv et navn i feltet Søg.

      eller

    • Vælg en kilde på listen Adressekartotek.

  3. Når dit valg vises i feltet Fra, skal du vælge OK.

  4. I dialogboksen Sæt meddelelsesflag skal du i feltet Flag til acceptere standardindstillingen Opfølgning eller vælge et andet element på listen.

  5. I feltet Til skal du acceptere standardindstillingen I dag eller vælge et andet element på listen.

  6. Vælg OK > Næste, og gå derefter til Trin 3: Angiv betingelser for en regel.

• Flyt RSS-elementer fra en bestemt RSS-kilde til en mappe

Bemærk: Hvis du vil bruge denne indstilling, skal du abonnere på et RSS-feed. Når du vælger denne indstilling, får du vist en meddelelse om at fortsætte. Hvis du vælger Nej, kan du ikke fortsætte, men vælger du Ja, kan du.

Hold dig opdateret-skabelon

• Vis mails fra en bestemt person i vinduet Besked om nye elementer

  1. Vælg linket en person eller offentlig gruppe.

  2. Gør et af følgende i dialogboksen Regeladresse:

    • Skriv et navn i feltet Søg.

      eller

    • Vælg en kilde på listen Adressekartotek.

  3. Når dit valg vises i feltet Fra, skal du vælge OK.

  4. Vælg en bestemt meddelelse i linket til vinduet Besked om nyt element.

  5. I dialogboksen Besked skal du skrive en besked i feltet Angiv en besked og derefter vælge OK.

  6. Vælg Næste, og gå derefter til Trin 3: Angiv betingelser for en regel.

• Afspil en lyd, når jeg får meddelelser fra en bestemt person

  1. Vælg linket en person eller offentlig gruppe.

  2. Gør et af følgende i dialogboksen Regeladresse:

    • Skriv et navn i feltet Søg.

      eller

    • Vælg en kilde på listen Adressekartotek.

  3. Når dit valg vises i feltet Fra, skal du vælge OK.

  4. Vælg linket afspil en lyd, og vælg en fil i vinduet Markér den lyd, der skal afspilles (f.eks. en .wav-fil), og vælg derefter Åbn.

  5. Vælg Næste, og gå derefter til Trin 3: Angiv betingelser for en regel.

• Send en besked til min mobilenhed, når jeg modtager meddelelser fra en bestemt person

  1. Vælg linket en person eller offentlig gruppe.

  2. Gør et af følgende i dialogboksen Regeladresse:

    • Skriv et navn i feltet Søg.

      eller

    • Vælg en kilde på listen Adressekartotek.

  3. Når dit valg vises i feltet Fra, skal du vælge OK.

  4. Vælg linket videresend den til en person eller offentlig gruppe.

  5. Gør et af følgende i dialogboksen Regeladresse:

    • Skriv et navn i feltet Søg.

      eller

    • Vælg en kilde på listen Adressekartotek.

  6. Når dit valg vises i feltet Til, skal du vælge OK.

  7. Vælg Næste, og gå derefter til Trin 3: Angiv betingelser for en regel.

Start fra en tom regel-skabelon

  1. Vælg en af følgende.

    • Anvend regel på meddelelser, jeg modtager

      eller

    • Vælg Anvend regel på meddelelser, jeg

  2. Vælg Næste, og gå derefter til Trin 3: Angiv betingelser for en regel.


Trin 3: Angiv betingelser for en regel.

Du har nu mulighed for at føje betingelser til de indstillinger, du har valgt i trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen. Baseret på betingelser, du vælger, varierer de tilgængelige Rediger beskrivelsen af reglen indstillinger.

Angiv betingelser for, hvornår reglerne for den indstilling, der er valgt i skabelonen Hold orden i dine meddelelser eller skabelonen Hold dig opdateret, skal anvendes, når du har startet guiden Regler

  1. Under trin 1: Vælg betingelse(r), markér afkrydsningsfeltet for den betingelse, du vil tilføje.

    Bemærk: Du kan markere flere afkrydsningsfelter.

  2. Under Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen (klik på en understreget værdi), vælg et link, fuldfør de handlinger, der er nødvendige, og vælg OK, når du er færdig.

  3. Vælg det næste link, fuldfør de handlinger, der er nødvendige, og vælg OK, når du er færdig.

  4. Hvis der er et andet tilgængeligt link, skal du fuldføre de handlinger, der kræves, og vælge OK, når du er færdig.

  5. Vælg Udfør, når du er færdig.

  1. Vælg Administrer regler og beskeder under fanen Filer.

  2. Vælg Ny regel i feltet Regler og beskeder under fanen Regler for mail.

  3. Under Start fra en tom regel skal du enten vælge Anvend regel på meddelelser, jeg modtager eller Anvend regel på meddelelser, jeg sender.

  4. Vælg Næste, og gør derefter følgende:

    • Vælg hvilke betingelser (kriterier), som meddelelserne skal opfylde (matche), før reglen gælder, under Trin 1: Vælg betingelse(r).

      og

    • I Trin 2:Rediger beskrivelsen af reglen skal du vælge en understreget værdi for de betingelser, du har tilføjet, og derefter angive værdien.

  5. Vælg Næste, og gør derefter følgende:

    • I Trin 1: Vælg handlinger(er) skal du vælge den handling, som reglen skal udføre, når de angivne betingelser er opfyldt.

      og

    • I Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen skal du klikke på en understreget værdi for de handlinger, du har tilføjet, og derefter angive værdien.

  6. Vælg Næste, og gør derefter følgende:

    • I Trin 1: Vælg undtagelser skal du vælge eventuelle undtagelser til reglen og derefter vælge Næste.

      og

    • I Trin 2: Rediger beskrivelsen af regler skal du vælge en understreget værdi for de undtagelser, du har tilføjet, og derefter angive værdien.

  7. Vælg Næste, og gør følgende:

    • Under Trin 1: Angiv et navn for denne regel skal du angive et navn.

      og

    • I Trin 2:Konfigurer indstillingerne for reglen skal du markere afkrydsningsfelterne ud for de ønskede indstillinger.

      Tip!: 

      • Hvis reglen skal køres på meddelelser, der allerede findes i indbakken, skal du markere afkrydsningsfeltet Kør denne regel nu på de meddelelser, der allerede findes i "Indbakke".

      • For at slå den regel fra, der automatisk er slået til, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Aktivér reglen for at deaktivere reglen.

      • Hvis du vil anvende reglen på alle dine mailkonti i Outlook, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret denne regel for alle konti.

  8. Vælg Finish.

Du kan oprette en regel fra en hvilken som helst meddelelse. Fordelen ved denne metode er, at reglerne foreslås på baggrund af meddelelsens afsender eller modtager. Når du åbner en meddelelse, er der f.eks. en regel, der foreslår, at alle meddelelser fra afsenderen flyttes til en mappe, du angiver.

  1. I din Indbakkeskal du vælge den meddelelse, du vil oprette en regel for, og derefter vælge Regler i gruppen Flyt under fanen Hjem.

    Bemærk: På regellisten vises anbefalede regler baseret på meddelelsens afsender og modtagere.

  2. Gør et af følgende:

    • Vælg en foreslået regel, vælg en destinationsmappe, og vælg derefter OK for at fuldføre tildeling af en regel.

      eller

    • Vælg Opret regel, og gå til næste trin.

  3. I dialogboksen Opret regel under Når jeg modtager mails, der opfylder alle de valgte betingelser kan du undlade at markere et tilgængeligt afkrydsningsfelt eller markere et eller flere af dem.

  4. Markér afkrydsningsfelterne for den handling, som reglen skal foretage, når de angivne betingelser (kriterier) opfyldes, under Gør følgende.

  5. Markér afkrydsningsfeltet Flyt emnemappen.

  6. Gør et af følgende:

    • Vælg Vælg mappe, og vælg en eksisterende mappe.

      eller

    • Vælg Ny for at oprette en mappe.

    Bemærkninger: 

    • Hvis du vil føje flere betingelser, handlinger eller undtagelser til reglen, skal du vælge Avancerede indstillinger og derefter følge resten af instruktionerne i guiden Regler.

    • Du kan finde flere oplysninger i Design en brugerdefineret regel.

  7. Vælg OK.

  8. Gør et af følgende i beskedfeltet:

    • Vælg OK.

      eller

    • Markér afkrydsningsfeltet Kør denne regel nu på meddelelser i den aktuelle mappe, og vælg derefter OK.

Se Importere eller eksportere et regelsæt for at få mere at vide om at importere eller eksportere regler, så andre kan bruge dem.

Du kan slette en regel, når den ikke længere er nødvendig.

  1. Vælg Administrer regler og beskeder under fanen Filer.

  2. Vælg den regel, du vil slette, i dialogboksen Regler og beskeder under fanen Regler for mail.

  3. Vælg Slet Ikonet Slet > OK.

Du kan køre en eller flere regler manuelt.

  1. Vælg Administrer regler og beskeder under fanen Filer, og vælg Kør regler nu under fanen Regler for mail.

  2. Markér afkrydsningsfeltet for hver regel, du vil køre, under Marker de regler, der skal køres i feltet Kør regler nu.

  3. Hvis du vil vælge en anden mappe, skal du vælge Gennemse i feltet Kør i mappe, vælge mappen og så vælge OK.

    Markér afkrydsningsfeltet Medtag undermapper for at medtage alle mapper under den mappe, du valgte i trin 3.

  4. Acceptér standardindstillingen for alle meddelelser på listen Anvend regler på, eller ret dette til læste eller ulæste meddelelser.

  5. Vælg Kør nu.

Der er to typer regler i Outlook – serverbaserede regler og regler, der kun gælder for klienter.

  • Serverbaserede regler    
    når du bruger en Microsoft Exchange Server-konto, er nogle regler serverbaserede. Disse regler køres på din postkasse på mailserveren Exchange, selvom Outlook ikke kører.

    Serverbaserede regler skal anvendes på meddelelser, når de leveres til din Indbakke første gang, og reglerne skal kunne køres, indtil de gennemføres på serveren. En regel, der angiver, at en meddelelse skal udskrives, kan f.eks. ikke køres, før den gennemføres på serveren. Hvis en regel ikke kan anvendes på serveren, anvendes den, når du starter Outlook, og den bliver således en regel, der kun gælder for klienter.

  • Regler gælder kun for   
    regler gælder kun for er regler, der køres kun på din computer. Dette er regler, der køres i Outlook i stedet for på serveren Exchange. Regler gælder kun for kan kun køre, når Outlook kører.

Tip: Hvis din liste over regler indeholder begge slags regler, anvendes de serverbaserede regler først og derefter de regler, der kun gælder for klienter.

Kvitteringer for modtagelse, afstemningssvar og automatiske svar

Når regler anvendes, behandles kvitteringer for modtagelse, kvitteringer for læsning, afstemningssvar og automatiske svar (Ikke til stede-beskeder), som om de var meddelelser. En regel, der flytter meddelelser med ordet "møde" i feltet Emne til en bestemt mappe, flytter f.eks. også alle kvitteringer for modtagelse, afstemningssvar eller automatiske svar til den samme mappe.

Bemærk: Når en regel flytter afstemningssvar fra Indbakke til en anden mappe, påvirkes registreringen af afstemningen. Når du åbner en sendt meddelelse, som indeholdt en responsknap, vil registreringsoplysningerne ikke indeholde en opgørelse for svar, som er blevet flyttet af en regel. Hvis et svar flyttes eller slettes manuelt, har det ikke indflydelse på registreringen.

Mødeindkaldelser, opgaveanmodninger og dokumenter

Mødeindkaldelser, opgaveanmodninger og dokumenter anses for at være meddelelser. Hvis du opretter en regel, der flytter et element til en bestemt mappe baseret på, at bestemte betingelser (kriterier) er overholdt (matchet), flyttes en eventuel møde- og opgaveanmodning, der matcher disse betingelser, også. Vær dog opmærksom på følgende begrænsninger, når du opretter regler, der påvirker disse typer elementer:

  • Hvis et element flyttes til en mappe, som ikke er beregnet til mail, virker elementet ikke altid efter hensigten, efter det er flyttet. Der oprettes f.eks. ikke en ny aftale, hvis en meddelelse flyttes til mappen Kalender.

  • Hvis en regel flytter et møde eller en opgavebesvarelse til mappen Slettet post, registreres besvarelsen ikke i det oprindelige element.

  • Hvis en mødeindkaldelse automatisk flyttes til mappen Slettet post, føjes mødet ikke til Kalender.

  • Regler, som påvirker meddelelser, du sender, anvendes ikke på opgaveanmodninger og mødeindkaldelser.

Kontaktpersongrupper

En regel, der indeholder en kontaktpersongruppe, kan fungere anderledes end andre regler, alt efter hvordan reglen oprettes.

  • Flyt meddelelser, der er sendt til en offentlig gruppe, til en mappe   
     Denne regel er kun tilgængelig, hvis du bruger en Exchange Server-konto. Det er kun de meddelelser, der sendes til kontaktgruppen, der flyttes til den angivne mappe. Meddelelser fra personer, der er medlem af kontaktgruppen, flyttes ikke til den angivne mappe.

Exchange Server-konti (der starter med Exchange Server 2010) kan bruge regler til at videresende meddelelser til mailadresser uden for din organisation. En Exchange-administrator kan imidlertid forhindre automatisk videresendelse af meddelelser til modtagere i bestemte domæner.

Se Fastslå den version af Microsoft Exchange Server, som min konto opretter forbindelse til for at få flere oplysninger.

Hvordan regler hjælper dig med at administrere meddelelser

En regel er en handling, som Microsoft Outlook automatisk udfører, når der ankommer eller afsendes en meddelelse, som opfylder de betingelser, du angiver i reglen. Du kan vælge mange betingelser og handlinger ved hjælp af guiden Regler.

Regler er opdelt i to kategorier – organisation og besked. Regler virker ikke på meddelelser, der er blevet læst, kun på ulæste meddelelser.

Regelskabeloner i Guiden Regler

Guiden Regler indeholder skabeloner til de mest anvendte regler, herunder:

  • Hold orden i dine meddelelser    Disse regler gør det muligt at arkivere og følge op på meddelelser. Du kan f.eks. oprette en regel til meddelelser fra en bestemt afsender, f.eks. Bobby Moore, med ordet "salg" i linjen Emne, som skal afmærkes til opfølgning, kategoriseres som Salg og flyttes til mappen Bobbys salg.

  • Hold dig opdateret    Disse regler giver dig besked på en eller anden måde, når du modtager en bestemt meddelelse. Du kan f.eks. oprette en regel, som automatisk sender en besked til din mobilenhed, når du modtager en meddelelse fra et familiemedlem.

  • Start fra en tom regel    Dette er regler, du har oprettet uden hjælp fra en regelskabelon, og som kan tilpasses fuldstændigt.

Oprette en regel

Outlook omfatter regelskabeloner til almindelige situationer. Brug disse regelskabeloner, eller opret dine egne brugerdefinerede regler.

Brug af Outlooks regelskabeloner

  1. Klik på fanen Filer.

  2. Klik på Administrer regler og beskeder.

  3. Klik på Ny regel i dialogboksen Regler og beskeder under fanen Regler for mail.

  4. I Trin 1:Vælg en skabelon skal du vælge den ønskede skabelon fra skabelonsamlingerne Hold orden i dine meddelelser eller Hold dig opdateret.

  5. I Trin 2:Rediger beskrivelsen af reglen skal du klikke på en understreget værdi. Hvis du f.eks. klikker på linket person eller offentlig gruppe, åbnes adressekartoteket.

  6. Klik på Næste.

  7. Vælg de betingelser, som meddelelserne skal opfylde, før reglen gælder, under Trin 1: Vælg betingelse(r).

  8. I Trin 2:Rediger beskrivelsen af reglen skal du klikke på en understreget værdi for de betingelser, du har tilføjet, og derefter angive værdien.

  9. Klik på Næste.

  10. I Trin 1:Vælg handlinger(er) skal du vælge den handling, som reglen skal udføre, når de angivne betingelser er opfyldt.

  11. I Trin 2:Rediger beskrivelsen af reglen skal du klikke på en understreget værdi for de handlinger, du har tilføjet, og derefter angive værdien.

  12. Klik på Næste.

  13. I Trin 1:Vælg eventuelle undtagelser skal du vælge eventuelle undtagelser og derefter klikke på Næste.

  14. I Trin 2:Rediger beskrivelsen af regler skal du klikke på en understreget værdi for de undtagelser, du har tilføjet, og derefter angive værdien.

  15. Klik på Næste.

  16. Skriv et navn under Trin 1: Angiv et navn for denne regel.

  17. I Trin 2:Konfigurer indstillingerne for reglen skal du markere afkrydsningsfelterne ud for de ønskede indstillinger.

    • Hvis reglen skal køres på de meddelelser, der allerede findes i indbakken, skal du markere afkrydsningsfeltet Kør denne regel nu på de meddelelser, der allerede findes i "Indbakke".

    • Den nye regel aktiveres som standard. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Aktivér reglen for at deaktivere reglen.

    • Hvis du vil anvende denne regel på alle dine mailkonti i Outlook, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret denne regel for alle konti.

  18. Klik på Udfør.

  1. Klik på fanen Filer.

  2. Klik på Administrer regler og beskeder.

  3. Klik på Ny regel i dialogboksen Regler og beskeder under fanen Regler for mail.

  4. Klik på Undersøg meddelelser, når de ankommer eller Undersøg meddelelser, når de er afsendt under Start fra en tom regel.

  5. Klik på Næste.

  6. Vælg de betingelser, som meddelelserne skal opfylde, før reglen gælder, under Trin 1: Vælg betingelse(r).

  7. I Trin 2:Rediger beskrivelsen af reglen skal du klikke på en understreget værdi for de betingelser, du har tilføjet, og derefter angive værdien.

  8. Klik på Næste.

  9. I Trin 1:Vælg handlinger(er) skal du vælge den handling, som reglen skal udføre, når de angivne betingelser er opfyldt.

  10. I Trin 2:Rediger beskrivelsen af reglen skal du klikke på en understreget værdi for de handlinger, du har tilføjet, og derefter angive værdien.

  11. Klik på Næste.

  12. I Trin 1:Vælg eventuelle undtagelser skal du vælge eventuelle undtagelser og derefter klikke på Næste.

  13. I Trin 2:Rediger beskrivelsen af regler skal du klikke på en understreget værdi for de undtagelser, du har tilføjet, og derefter angive værdien.

  14. Klik på Næste.

  15. Skriv et navn under Trin 1: Angiv et navn for denne regel.

  16. I Trin 2:Konfigurer indstillingerne for reglen skal du markere afkrydsningsfelterne ud for de ønskede indstillinger.

    • Hvis reglen skal køres på de meddelelser, der allerede findes i indbakken, skal du markere afkrydsningsfeltet Kør denne regel nu på de meddelelser, der allerede findes i "Indbakke".

    • Den nye regel aktiveres som standard. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Aktivér reglen for at deaktivere reglen.

    • Hvis du vil anvende denne regel på alle dine mailkonti i Outlook, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret denne regel for alle konti.

  17. Klik på Udfør.

En regel kan hurtigt oprettes fra en meddelelse. Fordelen ved at oprette en regel på denne måde er, at reglerne foreslås på baggrund af meddelelsens afsender eller modtagere. Når du åbner en meddelelse, er der f.eks. en regel, der foreslår, at alle meddelelser fra den pågældende afsender flyttes til en mappe, som du angiver.

  1. Klik på den meddelelse, du vil oprette en regel for, og klik derefter på Regler i gruppen Flyt under fanen Startside.

    Anbefalede regler vises på baggrund af meddelelsens afsender og modtagere.

  2. Gør et af følgende:

    • Klik på en af de anbefalede regler, klik på en destinationsmappe, og klik derefter på OK.

    • Klik på Opret regel for at få flere regelindstillinger, der er baseret på afsender, modtagere eller meddelelsens emne.

Hvis du har valgt Opret regel i trin 2, vises dialogboksen Opret regel. Fortsæt med følgende trin.

  1. Markér afkrydsningsfelterne for de ønskede betingelser under Når jeg modtager mails, der opfylder alle de valgte betingelser.

  2. Markér afkrydsningsfelterne for den handling, som reglen skal foretage, når de angivne betingelser opfyldes, under Gør følgende.

  3. Markér afkrydsningsfeltet Flyt emne til mappe.

  4. Klik på en eksisterende mappe, eller klik på Ny for at oprette en mappe, hvor meddelelserne skal gemmes.

    Hvis du vil føje flere betingelser, handlinger eller undtagelser til reglen, skal du klikke på Avancerede indstillinger og følge resten af instruktionerne i Guiden Regler. Dette er den samme guide, der vises, når du klikker på Administrer regler og beskeder i Backstage-visningen (ved at klikke på fanen Filer). Se Designe en brugerdefineret regel for at få flere oplysninger.

  5. Klik på OK.

Se Importere eller eksportere et regelsæt for at få mere at vide om at importere eller eksportere regler, så andre kan bruge dem.

Hvis du vil køre en eller flere regler manuelt, skal du benytte følgende fremgangsmåde:

  1. Klik på fanen Filer.

  2. Klik på Administrer regler og beskeder.

  3. Klik på Kør regler nu.

  4. Markér afkrydsningsfeltet ud for den regel, du vil køre, under Marker de regler, der skal køres i dialogboksen Kør regler nu.

  5. Hvis du vil markere en anden mappe, skal du klikke på Gennemse i feltet Kør i mappe og derefter klikke på mappen og på OK.

    Markér afkrydsningsfeltet Medtag undermapper for at medtage alle mapper under den mappe, der blev angivet i trin 5.

  6. Standarden på listen Anvend regler på er alle meddelelser. Du kan ændre dette til læste eller ulæste meddelelser.

  7. Klik på Kør nu.

Der er to typer af regler i Outlook – serverbaserede regler og regler, der kun gælder for klienter.

  • Serverbaserede regler    Hvis du bruger en Microsoft Exchange Server-konto, er nogle regler, som du opretter, serverbaserede regler. Disse regler køres i din postkasse på Exchange-mailserveren, også hvis Outlook ikke kører på din computer. Serverbaserede regler skal anvendes på meddelelser, når de leveres til din Indbakke første gang, og reglerne skal kunne køres, indtil de gennemføres på serveren. En regel, der angiver, at en meddelelse skal udskrives, kan f.eks. ikke køres, før den gennemføres på serveren. Hvis en regel ikke kan anvendes på serveren, anvendes den, når du starter Outlook, og den bliver en regel, der kun gælder for klienter.

  • Regler, der kun gælder for klienter    Regler, der kun gælder for klienter, er regler, der kun køres på computeren. Disse regler kan ikke køres, før de er gennemført på serveren, f.eks. angivelse af, at bestemte meddelelser skal udskrives. Regler, der kun gælder for klienter, kan kun køres, når Outlook kører.

Hvis din liste over regler indeholder begge slags regler, anvendes de serverbaserede regler først og derefter de regler, der kun gælder for klienter.

Anvende regler på andre Outlook-elementer

Når regler anvendes, behandles kvitteringer for modtagelse, kvitteringer for læsning, afstemningssvar og automatiske svar (Ikke til stede-beskeder), som om de var meddelelser. En regel, der flytter elementer med ordet "møde" i emnefeltet til en bestemt mappe, flytter f.eks. også alle kvitteringer for modtagelse, afstemningssvar eller automatiske svar, der indeholder ordet "møde" i emnefeltet.

Bemærk:  Når en regel flytter afstemningssvar fra indbakken til en anden mappe, påvirkes din registrering af afstemningen. Når du åbner en sendt meddelelse, som indeholdt en responsknap, vil registreringsoplysningerne ikke indeholde en opgørelse for svar, som er blevet flyttet af en regel. Hvis et svar flyttes eller slettes manuelt, har det ikke indflydelse på registreringen.

Når regler anvendes, behandles mødeindkaldelser, opgaveanmodninger og dokumenter som meddelelser. Når du f.eks. opretter en regel, der flytter elementer med ordet "møde" i feltet Emne til en bestemt mappe, bliver alle opgaveanmodninger eller mødeindkaldelser, der opfylder denne betingelse, også flyttet. Du skal dog være opmærksom på følgende begrænsninger, når du opretter regler, som har indflydelse på disse typer elementer:

  • Et element, der flyttes til en mappe, som ikke er beregnet til mail, virker ikke altid efter hensigten, efter det er flyttet. Der oprettes f.eks. ikke en ny aftale, hvis en meddelelse flyttes til mappen Kalender.

  • Hvis en regel flytter et møde eller en opgavebesvarelse til mappen Slettet post, registreres besvarelsen ikke i det oprindelige element.

  • Hvis en mødeindkaldelse automatisk flyttes til mappen Slettet post, føjes mødet ikke til Kalender.

  • Regler, som påvirker meddelelser, du sender, anvendes ikke på opgaveanmodninger og mødeindkaldelser.

Kontaktpersongrupper

En regel, der indeholder en kontaktpersongruppe, kan fungere anderledes, alt efter hvordan reglen oprettes.

  • Flyt meddelelser, der er sendt til en Kontaktgruppe-mappe    Denne regel er kun tilgængelig, hvis du bruger en Exchange Server-konto. Det er kun de meddelelser, der sendes til kontaktgruppen, der flyttes til den angivne mappe. Meddelelser fra personer, der er medlem af kontaktgruppen, flyttes ikke til den angivne mappe.

Hvis du bruger en Microsoft Exchange Server 2010-konto, kan du som standard ikke bruge reglerne til at videresende meddelelser til mailadresser uden for din organisation. Denne indstilling hjælper med at forhindre fortrolige og private oplysninger om organisationen i at blive offentliggjort. Denne indstilling kan kun ændres af en Exchange-administrator.

Se Fastslå den version af Microsoft Exchange Server, som min konto opretter forbindelse til for at få flere oplysninger.

Hvordan regler hjælper dig med at administrere meddelelser

En regel er en handling, der Microsoft Outlook tager automatisk på en indkomne eller sendt meddelelse, der opfylder de betingelser, du angiver i reglen. Du kan vælge mange betingelser og handlinger ved hjælp af regler og beskeder guiden. Regler, fungerer ikke på meddelelser, der er læst, kun på dem, der er ulæste.

Regler, der falder inden for en af to generelle kategorier: organisation og meddelelse. I guiden regler og beskeder indeholder skabeloner til de mest almindeligt anvendte regler.

  • Bevare overblikket    Dette er regler, der hjælper dig med at arkivere og følge op på meddelelser. For eksempel kan du oprette en regel til meddelelser fra en bestemt afsender som Bobby Moore med ordet "salg" på linjen emne skal være markeret med flag til opfølgning, kategoriseret som salg, og flyttes til en mappe med navnet Bobbys salg.

  • Hold dig opdateret    Dette er regler, der giver dig besked på en måde, når du modtager en bestemt meddelelse. For eksempel kan du oprette en regel, der automatisk sender en besked til din mobiltelefon, når du modtager en meddelelse fra et medlem af familien.

  • Start fra en tom regel    Dette er regler, du opretter fra bunden.

    Regelskabeloner
    Figur 1: I guiden regler og beskeder indeholder flere foruddefinerede regler, der kaldes skabeloner.

Undtagelser

Du kan tilføje undtagelser til regler i særlige tilfælde, som når meddelelsen er markeret med flag til opfølgning eller er markeret med høj prioritet. En regel anvendes ikke på en meddelelse, hvis endnu en af de undtagelser, du angiver er opfyldt.

  1. Klik på Mail i Navigationsrude.

  2. Klik på Regler og beskeder i menuen Funktioner.

  3. Hvis du har mere end én e-mail-konto, skal du markere den Indbakke, du vil på listen Anvend ændringer på denne mappe.

  4. Klik på Ny regel.

  5. I Trin 1:Vælg en skabelon skal du vælge den ønskede skabelon fra skabelonsamlingerne Hold orden i dine meddelelser eller Hold dig opdateret.

  6. Under trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen, skal du klikke på en understreget værdi. Eksempelvis hvis du klikker på linket personer eller distributionsliste, åbnes adressekartoteket.

  7. Vælg de betingelser, som meddelelserne skal opfylde, før reglen gælder, under Trin 1: Vælg betingelse(r).

  8. Under trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen, skal du klikke på en understreget værdi, hvis du allerede ikke har gjort det, og klik derefter på Næste.

  9. I Trin 1: Vælg handlinger(er) skal du vælge den handling, som reglen skal udføre, når de angivne betingelser er opfyldt.

  10. Under trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen, skal du klikke på en understreget værdi, hvis du allerede ikke har gjort det, og klik derefter på Næste.

  11. I Trin 1:Vælg eventuelle undtagelser skal du vælge eventuelle undtagelser og derefter klikke på Næste.

  12. Angiv et navn til reglen for at afslutte oprettelsen af reglen, og vælg derefter eventuelle andre ønskede indstillinger.

    • Hvis du vil køre denne regel på meddelelser, der allerede findes i en af dine mapper, skal du markere afkrydsningsfeltet Kør denne regel nu på de meddelelser, der allerede findes i "mappe".

    • Hvis du vil anvende denne regel på alle dine e-mail-konti og Indbakke, der er knyttet til hver enkelt konto, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret denne regel for alle konti.

  13. Klik på Udfør.

Hvis du vil oprette en regel ved at vælge dine egne betingelser, handlinger og undtagelser, skal du gøre følgende:

  1. Klik på Mail i Navigationsrude.

  2. Klik på Regler og beskeder i menuen Funktioner.

  3. Hvis du har mere end én e-mail-konto, skal du markere den Indbakke, du vil på listen Anvend ændringer på denne mappe.

  4. Klik på Ny regel.

  5. Vælg enten Undersøg meddelelser, når de ankommer eller Undersøg meddelelser, når de er afsendt under Start fra en tom regel, og klik derefter på Næste.

  6. Vælg de betingelser, som meddelelserne skal opfylde, før reglen gælder, under Trin 1: Vælg betingelse(r).

  7. Under trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen, skal du klikke på en understreget værdi, hvis du allerede ikke har gjort det, og klik derefter på Næste.

  8. I Trin 1: Vælg handlinger(er) skal du vælge den handling, som reglen skal udføre, når de angivne betingelser er opfyldt.

  9. Under trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen, skal du klikke på en understreget værdi, hvis du allerede ikke har gjort det, og klik derefter på Næste.

  10. I Trin 1:Vælg eventuelle undtagelser skal du vælge eventuelle undtagelser og derefter klikke på Næste.

  11. Angiv et navn til reglen for at afslutte oprettelsen af reglen, og vælg derefter eventuelle andre ønskede indstillinger.

    • Hvis du vil køre denne regel på meddelelser, der allerede findes i en af dine mapper, skal du markere afkrydsningsfeltet Kør denne regel nu på de meddelelser, der allerede findes i "mappe".

    • Hvis du vil anvende denne regel på alle dine e-mail-konti og Indbakke, der er knyttet til hver enkelt konto, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret denne regel for alle konti.

  12. Klik på Udfør.

Du kan oprette en regel direkte fra en meddelelse. For eksempel kan du oprette en regel for at flytte meddelelser fra en person til en bestemt mappe.

  1. Højreklik på den meddelelse, du vil basere reglen på, og klik derefter på Opret regel i genvejsmenuen.

    Markér afkrydsningsfelterne for de indstillinger, er allerede udfyldt med oplysninger fra den valgte meddelelse i dialogboksen Opret regel.

  2. Markér afkrydsningsfeltet Flyt emne til mappe.

  3. Klik på en eksisterende mappe, eller klik på Ny for at oprette en ny mappe, hvor meddelelserne skal gemmes.

  4. Hvis du vil tilføje yderligere betingelser, handlinger eller undtagelser til reglen, klikke på Avancerede indstillinger, og følg derefter resten af vejledningen i i guiden regler og beskeder.

    Tip!     For at køre reglen, så snart du opretter den, skal du markere afkrydsningsfeltet Kør denne regel nu på meddelelserne, der allerede findes i mappen på den sidste side i den guiden regler og beskeder.

    Alle meddelelserne i din Indbakke, eller den mappe, som du vælger, som opfylder betingelserne og undtagelser, der er knyttet til reglen, flyttes til den angivne mappe. Åbn den nye mappe for at teste den nye regel. Er de rigtige meddelelser flyttet?

Hvis du vil køre en regel med jævne mellemrum, men ikke hele tiden, skal du gøre følgende:

  1. Klik på Regler og beskeder i menuen Funktioner.

  2. Slå reglen fra ved at fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet ud for reglen i dialogboksen regler og beskeder.

  3. Klik på Kør regler nu.

  4. Markér afkrydsningsfeltet ud for den regel, du vil køre i, under Marker de regler, i dialogboksen Kør regler nu.

  5. Vælg den mappe, du vil anvende reglen på.

  6. Vælg den kategori af meddelelser, du vil anvende reglen på.

    Du kan for eksempel anvende reglen kun på de ulæste meddelelser i en mappe.

  7. Klik på Kør nu.

Serverbaserede regler    Hvis du har en Microsoft Exchange-konto, kan serveren anvende regler på dine meddelelser, også selvom Outlook ikke kører. Disse kaldes serverbaserede regler. Reglerne, der skal angives skal anvendes på meddelelser, når de er leveret til din Indbakke på serveren, og reglerne, der skal kunne køres til ende på serveren. For eksempel en regel kan ikke køre til afslutning på serveren Hvis handlingen, der angiver, at en meddelelse skal udskrives. Hvis en regel ikke kan anvendes på serveren, anvendes den, når du starter Outlook.

Regler gælder kun for    En "klient" er det e-mail-program, der kører på en persons computer. En regel, der ikke kan anvendes af serveren er en "kun regel", fordi den kører kun på de enkelte computer. Hvis din liste over regler indeholder regler, der kan køres på serveren, såvel som dem, der ikke kan, anvendes de serverbaserede regler først, efterfulgt af de regler, der kun gælder for klienter.

Kvitteringer for modtagelse, kvitteringer for læsning, afstemningssvar og ikke til stede-meddelelser behandles som meddelelser. Når du opretter en regel, der flytter elementer med ordet "møde" i feltet emne til en bestemt mappe, alle kvitteringer, afstemningssvar, f.eks, og ikke til stede-meddelelser, der opfylder betingelsen flyttes samt.

Bemærk: Hvis et respons flyttes ude af Indbakke, registreres besvarelsen ikke automatisk i den oprindelige meddelelse.

Mødeindkaldelser, opgaveanmodninger og dokumenter behandles som meddelelser. For eksempel, når du opretter en regel, der flytter elementer med ordet "møde" i feltet emne til en bestemt mappe, flyttes en opgaveanmodning eller mødeindkaldelse, der opfylder betingelsen samt. Men husk på følgende begrænsninger når du opretter regler, der gælder for følgende typer elementer:

  • Et element, der flyttes til en mappe i nonmail fungerer muligvis ikke som forventet, når du har flyttet. Hvis en meddelelse flyttes til mappen kalender, oprettes en ny aftale for eksempel ikke.

  • Hvis et møde eller en opgave svar er flyttet til mappen Slettet post ved hjælp af en regel, registreres besvarelsen ikke i det oprindelige element.

  • Hvis en mødeindkaldelse automatisk flyttes til mappen Slettet post, føjes mødet ikke til kalender.

  • Regler, som påvirker meddelelser, du sender, anvendes ikke på opgaveanmodninger og mødeindkaldelser.

En ny regel for en distributionsliste fungerer anderledes afhængigt af hvordan du opretter reglen:

  • Flytte meddelelser, der sendes til en distributionsliste til en mappe    Hvis du vælger denne regelskabelon, flyttes kun meddelelser, der sendes til distributionslisten til den angivne mappe. Meddelelser fra personer, der står på fordelingslisten flyttes ikke til den angivne mappe.

    Bemærk: Denne regel fungerer kun for Exchange-konti.

  • Flytte meddelelser fra en person til en mappe    Hvis du vælger denne regelskabelon, flyttes meddelelser fra alle personer, der er medlem af den distributionsliste, du angiver også til den angivne mappe.

Hvis du arbejder i en organisation, der bruger Exchange, som standard, sendes meddelelser, du videresender til eksterne e-mail-adresser uden for din organisation ved hjælp af en regel ikke. Denne indstilling er for at forhindre, at virksomhedens data bliver offentliggjort og styres af administratoren af Exchange.

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×