Håndtere mails ved hjælp af regler

Håndtere mails ved hjælp af regler

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

En regel er en handling, der Outlook 2013 og Outlook 2016 til Windows køres automatisk på indgående eller udgående meddelelser baseret på betingelser, du har angivet.

I denne artikel

Hvordan regler hjælper dig med at håndtere meddelelser

Oprette en regel

Importere eller eksportere regler

Slette en regel

Køre regler manuelt

Serverbaserede regler versus regler, der kun gælder for klienter

Anvende regler på andre Outlook-elementer

Videresende meddelelser uden for organisationen

Hvordan regler hjælper dig med at håndtere meddelelser

Regler til at reducere manuelt arkivering eller udføre den samme handling, når lignende meddelelser ankommer. Regler er altid aktiveret og køres automatisk. Når der modtages en meddelelse fra en person, du har specificeret i en regel for eksempel, flyttes den automatisk til den mappe, du angiver.

Guiden Regler gør det muligt at designe regler, så du bedre kan administrere dine regler. Regler er opdelt i to kategorier – organisation og besked.

Guiden Regler i Outlook

Guiden Regler indeholder skabeloner til de mest anvendte regler, herunder:

  • Bevare overblikket    Disse regler kan du arkivere og følge op på meddelelser. For eksempel kan du oprette en regel til meddelelser fra en bestemt afsender som Keri Mills med ordet "salg" på linjen emne skal være markeret med flag til opfølgning, kategoriseret som salg, og flyttes til en mappe med navnet Keris salg.

  • Hold dig opdateret    Disse regler giver dig på en eller anden måde besked, når du modtager en bestemt meddelelse. Du kan f.eks. oprette en regel, som automatisk sender en besked til en mobilenhed, når du modtager en meddelelse fra et familiemedlem.

  • Start fra en tom regel    Dette er regler, du kan oprette uden en regelskabelon – en kan tilpasses fuldstændigt.

Toppen af siden

Oprette en regel

Outlook omfatter regelskabeloner til almindelige situationer. Brug disse regelskabeloner, eller opret dine egne brugerdefinerede regler.

Brug af Outlook regelskabeloner

  1. Klik på fanen Filer.

  2. I højre rude skal du klikke på Administrer regler og beskeder.

  3. Klik på Ny regel i feltet regler og beskeder under fanen Regler for E-mail.

  4. Under trin 1: Vælg en skabelon, Vælg den skabelon, du vil Holde orden i dine meddelelser eller Hold dig opdateret listen over skabeloner.

  5. Klik på en understreget værdi under Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen. Hvis du f.eks. klikker på linket en person eller offentlig gruppe, åbnes adressekartoteket.

  6. Klik på Næste.

  7. Vælg de betingelser, som meddelelserne skal opfylde, før reglen gælder, under Trin 1: Vælg betingelse(r).

  8. Under Trin 2: Rediger regelbeskrivelse skal du klikke på en understreget værdi for de betingelser, du har tilføjet, og derefter angive værdien.

  9. Klik på Næste.

  10. Vælg den handling, som reglen skal udføre, når de angivne betingelser er opfyldt, under Trin 1: Vælg handling(er).

  11. Klik på en understreget værdi under Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen for de handlinger, du har tilføjet, og angiv derefter værdien.

  12. Klik på Næste.

  13. Vælg eventuelle undtagelser fra reglen under Trin 1: Vælg eventuelle undtagelser, og klik derefter på Næste.

  14. Under Trin 2: Rediger regelbeskrivelse skal du klikke på en understreget værdi for de undtagelser, du har tilføjet, og derefter angive værdien.

  15. Klik på Næste.

  16. Skriv et navn under Trin 1: Angiv et navn for denne regel.

  17. Under trin 2: Konfigurer indstillingerne for reglen, skal du markere afkrydsningsfelterne for de ønskede indstillinger.

    • Hvis reglen skal køres på de meddelelser, der allerede findes i Indbakke, skal du markere afkrydsningsfeltet Kør denne regel nu på de meddelelser, der allerede findes i "Indbakke".

    • Den nye regel er nu aktiveret automatisk. For at deaktivere reglen, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Aktivér reglen.

    • Hvis du vil anvende denne regel på alle dine mailkonti i Outlook, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret denne regel for alle konti.

  18. Klik på Udfør.

Toppen af siden

Design en brugerdefineret regel

  1. Klik på fanen Filer.

  2. I højre rude skal du klikke på Administrer regler og beskeder.

  3. Klik på Ny regel i feltet regler og beskeder under fanen Regler for E-mail.

  4. Klik på enten Anvend regel på meddelelser, jeg modtager eller Anvend regel på meddelelser, jeg sender under Start fra en tom regel.

  5. Klik på Næste.

  6. Vælg de betingelser, som meddelelserne skal opfylde, før reglen gælder, under Trin 1: Vælg betingelse(r).

  7. Under Trin 2: Rediger regelbeskrivelse skal du klikke på en understreget værdi for de betingelser, du har tilføjet, og derefter angive værdien.

  8. Klik på Næste.

  9. Vælg den handling, som reglen skal udføre, når de angivne betingelser er opfyldt, under Trin 1: Vælg handling(er).

  10. Klik på en understreget værdi under Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen for de handlinger, du har tilføjet, og angiv derefter værdien.

  11. Klik på Næste.

  12. Vælg eventuelle undtagelser fra reglen under Trin 1: Vælg eventuelle undtagelser, og klik derefter på Næste.

  13. Under Trin 2: Rediger regelbeskrivelse skal du klikke på en understreget værdi for de undtagelser, du har tilføjet, og derefter angive værdien.

  14. Klik på Næste.

  15. Skriv et navn under Trin 1: Angiv et navn for denne regel.

  16. Markér afkrydsningsfelterne ud for de ønskede indstillinger under Trin 2: Konfigurer indstillingerne for reglen.

    • Hvis reglen skal køres på de meddelelser, der allerede findes i Indbakke, skal du markere afkrydsningsfeltet Kør denne regel nu på de meddelelser, der allerede findes i "Indbakke".

    • Den nye regel er nu aktiveret automatisk. For at deaktivere reglen, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Aktivér reglen.

    • Hvis du vil anvende denne regel på alle dine mailkonti i Outlook, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret denne regel for alle konti.

  17. Klik på Udfør.

Toppen af siden

Opret en regel baseret på afsendere eller modtagere af en meddelelse

Du kan oprette en regel fra en hvilken som helst meddelelse. Fordelen ved denne metode er, at regler der forslag baseret på afsenderen eller modtagerne. For eksempel, når du starter med en meddelelse, flytter en regel, der foreslås alle meddelelser fra den pågældende afsender til en mappe, som du vælger.

  1. Klik på den meddelelse, du vil oprette en regel, og klik derefter på regler under fanen Startside.

    Anbefalede regler vises på baggrund af meddelelsens afsender og modtagere.

  2. Gør et af følgende:

    • Klik på en af de anbefalede regler, klik på en destinationsmappe, og klik derefter på OK.

    • For flere regler indstillinger, der er baseret på afsender, modtagere eller emne i meddelelsen, skal du klikke på Opret regel.

Hvis du vælger Opret regel i trin 2, vises feltet Opret regel. Fortsæt med følgende trin.

  1. Markér afkrydsningsfelterne ud for de ønskede betingelser under Når jeg får en e-mail med alle de valgte betingelser.

  2. Under gør følgende, Markér afkrydsningsfelterne ud for den handling, du vil reglen skal udføre, når de angivne betingelser er opfyldt.

  3. Markér afkrydsningsfeltet flytte elementet til mappen.

  4. Klik på Vælg mappe og vælge en eksisterende mappe, eller klik på Ny for at oprette en mappe, hvor meddelelserne skal gemmes.

    Hvis du vil tilføje yderligere betingelser, handlinger eller undtagelser til reglen, klikke på Avancerede indstillinger, og følg derefter resten af vejledningen i Guiden regler.

    Tip: Yderligere oplysninger finder du i Design en brugerdefineret regel .

  5. Klik på OK.

Toppen af siden

Importere eller eksportere regler

Se Importere eller eksportere et regelsæt for at få mere at vide om at importere eller eksportere regler, så andre kan bruge dem.

Slette en regel

Sådan slettes en regel, når den ikke længere er nødvendig:

  1. Klik på fanen Filer.

  2. Klik på Administrer regler og beskeder.

  3. Vælg de regler, du vil slette.

  4. Klik på Slet-ikon Slet.

  5. Klik på OK.

Toppen af siden

Køre regler manuelt

Hvis du vil køre en eller flere regler manuelt, skal du benytte følgende fremgangsmåde:

  1. Klik på fanen Filer.

  2. Klik på Administrer regler og beskeder.

  3. Klik på Kør regler nu.

  4. I feltet Kør regler nu under Marker de regler, skal du markere afkrydsningsfelterne ud for hver regel, du vil køre.

  5. Hvis du vil markere en anden mappe, skal du klikke på Gennemse i feltet Kør i mappe og derefter klikke på mappen og på OK.

    Markér afkrydsningsfeltet Medtag undermapper for at medtage alle mapper under den mappe, der blev angivet i trin 5.

  6. Standarden på listen Anvend regler på er alle meddelelser. Du kan ændre dette til læste eller ulæste meddelelser.

  7. Klik på Kør nu.

Toppen af siden

Serverbaserede regler versus regler, der kun gælder for klienter

Der er to typer af regler i Outlook – serverbaserede regler og regler, der kun gælder for klienter.

  • Serverbaserede regler    Hvis du bruger en Microsoft Exchange-konto, er nogle af reglerne serverbaserede. Disse regler køres i din postkasse på mailserveren, også hvis Outlook ikke kører. Serverbaserede regler skal anvendes på meddelelser, når de leveres til din Indbakke første gang, og reglerne skal kunne køres, indtil de gennemføres på serveren. En regel, der angiver, at en meddelelse skal udskrives, kan f.eks. ikke køres, før den gennemføres på serveren. Hvis en regel ikke kan anvendes på serveren, anvendes den, når du starter Outlook, og den bliver således en regel, der kun gælder for klienter.

  • Regler, der kun gælder for klienter    Regler, der kun gælder for klienter, er regler, der kun køres på computeren. Dette er regler, som kun kører i Outlook i stedet for på Exchange-serveren. Regler, der kun gælder for klienter, kan kun køres, når Outlook kører.

Tip: Hvis din liste over regler indeholder begge slags regler, anvendes de serverbaserede regler først og derefter de regler, der kun gælder for klienter.

Toppen af siden

Anvende regler på andre Outlook-elementer

Kvitteringer for modtagelse, afstemningssvar og automatiske svar

Når regler anvendes, behandles kvitteringer for modtagelse, kvitteringer for læsning, afstemningssvar og automatiske svar (Ikke til stede-beskeder), som om de var meddelelser. En regel, der flytter elementer med ordet "møde" i emnefeltet til en bestemt mappe, flytter f.eks. også alle kvitteringer for modtagelse, afstemningssvar eller automatiske svar, der indeholder ordet "møde" i emnefeltet.

Bemærk: Når en regel flytter afstemningssvar fra Indbakke til en anden mappe, påvirkes registreringen af afstemningen. Når du åbner en sendt meddelelse, som indeholdt en responsknap, vil registreringsoplysningerne ikke indeholde en opgørelse for svar, som er blevet flyttet af en regel. Hvis et svar flyttes eller slettes manuelt, har det ikke indflydelse på registreringen.

Toppen af siden

Mødeindkaldelser, opgaveanmodninger og dokumenter

Når du anvender regler, betragtes mødeindkaldelser, opgaveanmodninger og dokumenter meddelelser. For eksempel en regel, der flytter elementer med ordet "møde" i feltet emne til en bestemt mappe kan også flytte en opgaveanmodning eller mødeindkaldelse, der opfylder betingelsen. Men vær opmærksom på følgende begrænsninger når du opretter regler, der gælder for følgende typer elementer:

  • Et element, der flyttes til en mappe, som ikke er beregnet til mail, virker ikke altid efter hensigten, efter det er flyttet. Der oprettes f.eks. ikke en ny aftale, hvis en meddelelse flyttes til mappen Kalender.

  • Hvis en regel flytter et møde eller en opgavebesvarelse til mappen Slettet post, registreres besvarelsen ikke i det oprindelige element.

  • Hvis en mødeindkaldelse automatisk flyttes til mappen Slettet post, føjes mødet ikke til Kalender.

  • Regler, som påvirker meddelelser, du sender, anvendes ikke på opgaveanmodninger og mødeindkaldelser.

Toppen af siden

Kontaktpersongrupper

En regel, der indeholder en kontaktpersongruppe, kan fungere anderledes, alt efter hvordan reglen oprettes.

  • Flytte meddelelser, der er sendt til en offentlig gruppe, til en mappe     Denne regel er kun tilgængelig, hvis du bruger en Exchange Server-konto. Det er kun de meddelelser, der sendes til kontaktgruppen, der flyttes til den angivne mappe. Meddelelser fra personer, der er medlem af kontaktgruppen, flyttes ikke til den angivne mappe.

Toppen af siden

Videresende meddelelser uden for organisationen

Microsoft Exchange Server-konti (startende med Exchange Server 2010) kan bruge regler til at videresende meddelelser til mailadresser uden for din organisation. Men en Exchange-administrator kan forhindre automatisk videresendelse af meddelelser til personer i bestemte domæner.

Se Fastslå den version af Microsoft Exchange Server, som min konto opretter forbindelse til for at få flere oplysninger.

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×