Håndtere mails ved hjælp af regler

Håndtere mails ved hjælp af regler

Regler kan bruges til automatisk at flytte, markere og besvare mails. Du kan også bruge regler til at afspille lyde, flytte meddelelser til mapper eller vise beskeder om nye emner.

Den nemmeste og mest almindelige regel til at oprette er en, hvor du kan flytte et element fra en bestemt afsender eller med bestemte ord i emnelinjen til en anden mappe. Du kan oprette denne regel direkte fra en meddelelse, du allerede har modtaget.

  1. Højreklik på en meddelelse i din Indbakke eller en anden e-mailmappe, og vælg Regler.

    Højreklik på en meddelelse du har modtaget for at oprette en regel.
  2. Vælg en af indstillingerne. Outlook foreslår automatisk at oprette en regel på basis af afsenderen og modtagerne. For at se flere indstillinger skal du vælge Opret regel.

  3. Sæt kryds i ét eller flere af de første tre afkrydsningsfelter i dialogboksen Opret regel.

    Vælg Opret regel for at oprette en ny regel.
  4. Hvis reglen i afsnittet Sådan gøres det skal flytte en meddelelse til en mappe, skal du sætte kryds i afkrydsningsfeltet Flyt element til mappe og derefter vælge mappen i dialogboksen Vælg mappe, der vises, og derefter klikke på OK.

    Du kan flytte elementer til en eksisterende eller ny mappe.
  5. Klik på OK for at gemme din regel.

    Bemærk!: Hvis du vil køre reglen på meddelelser, som du allerede har modtaget, skal du sætte kryds i afkrydsningsfeltet under dialogboksen til bekræftelse, der vises, og derefter klikke på OK.

Opret en regel ved hjælp af guiden Regler

Der findes tre typer regler, som du kan oprette med guiden Regler.

  • Bevar overblikket: Disse regler hjælper dig med at filtrere, arkivere og følge op med meddelelser.

  • Hold dig opdateret: Disse regler giver dig besked om, når du modtager en meddelelse, der passer til et bestemt sæt kriterier.

  • Brugerdefinerede regler: Disse er regler, som du har oprettet uden en skabelon.

Regler kan tilpasses næsten uendeligt. Der findes en række indstillinger, som du kan angive for hver type regel, du opretter. Brug følgende trin til at lære, hvordan du opretter en regel ved hjælp af guiden Regler.

  1. Vælg Filer > Administrér regler og beskeder for at at åbne dialogboksen Regler og beskeder.

  2. På fanen Mailregler skal du vælge Ny regel

  3. Vælg en af skabelonerne fra trin 1. For at starte fra en tom regel skal du vælge Anvend regel på meddelelser, som jeg modtager eller Anvend regel på meddelelser, som jeg sender.

  4. I trin 2: Redigér feltet til beskrivelse af reglen, klik på en hvilken som helst af de understregede indstillinger for at konfigurere dem. Hvis du eksempelvis har valgt Markér meddelelser fra en person med flag med henblik på opfølgning i trin 1, skal du klikke på personer eller offentlig gruppe for at vælge, hvilke afsenderes meddelelser, du vil markere med flag, og derefter klikke på Følg op på nuværende tidspunkt for at vælge et flag og en opfølgningsdato.

  5. Klik på Næste.

På side to i guiden Regler kan du føje yderligere betingelser til reglen. Du kan eksempelvis vælge meddelelser, der er sendt fra en bestemt person, som også har bestemte ord i emnet eller brødteksten.

  1. I feltet Trin 1: Vælg i betingelser sættes kryds i enhver betingelse, som du har angivet på den forrige skærm. Du kan vælge flere yderligere betingelser ved at sætte kryds i de pågældende afkrydsningsfelter.

  2. I feltet Trin 2: Redigér beskrivelsen af reglen skal du klikke på eventuelle yderligere understregede betingelser, som du lige har tilføjet. Klik derefter på Næste.

På den tredje side i guiden Regler kan du vælge yderligere handlinger, der skal udføres på meddelelsen. Du kan eksempelvis markere meddelelser til opfølgning med flag og markere en meddelelse som "høj prioritet".

  1. I feltet Trin 1: Vælg betingelser markeres alle handlinger, som du angivet på den første skærm. Du kan vælge flere yderligere handlinger ved at sætte kryds i deres afkrydsningsfelter.

  2. I feltet Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen skal du klikke på eventuelle yderligere understregede handlinger, som du lige har tilføjet. Klik derefter på Næste.

På den fjerde side i guiden Regler kan du føje eventuelle undtagelser til reglen. Du kan eksempelvis markere, undtagen hvis feltet er markeret som prioritet, for at sikre, at alle meddelelser, der er markeret med et bestemt prioritetsniveau, ikke er markeres med flag til opfølgning.

  1. I feltet Trin 1: Vælg betingelser skal du vælge eventuelle undtagelser til reglen ved at sætte kryds i deres afkrydsningsfelter.

  2. I feltet Trin 2: Rediger beskrivelsen af reglen skal du klikke på eventuelle yderligere understregede undtagelser, som du lige har tilføjet. Klik derefter på Næste.

  1. Indtast et navn til reglen på den sidste side i guiden Regler.

  2. Hvis reglen skal køres på de meddelelser, som du allerede har modtaget, skal du markere Kør denne regel nu på meddelelser, der allerede findes i "Indbakke".

  3. Slå denne regel til er som standard markeret. Du kan fjerne krydset fra dette felt, hvis du ikke ønsker, at reglen skal være slået til på nuværende tidspunkt.

  4. Klik på Udfør for at gemme og slå reglen til.

Du kan slette en regel, når den ikke længere er nødvendig.

  1. Vælg Administrer regler og beskeder under fanen Filer.

  2. Vælg den regel, du vil slette, i dialogboksen Regler og beskeder under fanen Regler for mail.

  3. Vælg Slet Ikonet Slet > OK.

Du kan køre en eller flere regler manuelt.

  1. Vælg Administrer regler og beskeder under fanen Filer, og vælg Kør regler nu under fanen Regler for mail.

  2. Markér afkrydsningsfeltet for hver regel, du vil køre, under Marker de regler, der skal køres i feltet Kør regler nu.

  3. Hvis du vil vælge en anden mappe, skal du vælge Gennemse i feltet Kør i mappe, vælge mappen og så vælge OK.

    Markér afkrydsningsfeltet Medtag undermapper for at medtage alle mapper under den mappe, du valgte i trin 3.

  4. Acceptér standardindstillingen for alle meddelelser på listen Anvend regler på, eller ret dette til læste eller ulæste meddelelser.

  5. Vælg Kør nu.

Der er to typer regler i Outlook – serverbaserede regler og regler, der kun gælder for klienter.

  • Serverbaserede regler   
    Når du bruger en Microsoft Exchange Server-konto, er nogle regler serverbaserede.  Disse regler køres på din postkasse på Exchange-mailserveren, selv når Outlook ikke kører.

    Serverbaserede regler skal anvendes på meddelelser, når de leveres til din Indbakke første gang, og reglerne skal kunne køres, indtil de gennemføres på serveren. En regel, der angiver, at en meddelelse skal udskrives, kan f.eks. ikke køres, før den gennemføres på serveren. Hvis en regel ikke kan anvendes på serveren, anvendes den, når du starter Outlook, og den bliver således en regel, der kun gælder for klienter.

  • Regler, der kun gælder for klienter   
    Regler, der kun gælder for klienter, er regler, der kun køres på computeren. Dette er regler, som kun kører i Outlook i stedet for på Exchange-serveren. Regler, der kun gælder for klienter, kan kun køres, når Outlook kører.

Tip!: Hvis din liste over regler indeholder begge slags regler, anvendes de serverbaserede regler først og derefter de regler, der kun gælder for klienter.

Kvitteringer for modtagelse, afstemningssvar og automatiske svar

Når regler anvendes, behandles kvitteringer for modtagelse, kvitteringer for læsning, afstemningssvar og automatiske svar (Ikke til stede-beskeder), som om de var meddelelser. En regel, der flytter meddelelser med ordet "møde" i feltet Emne til en bestemt mappe, flytter f.eks. også alle kvitteringer for modtagelse, afstemningssvar eller automatiske svar til den samme mappe.

Bemærk!: Når en regel flytter afstemningssvar fra Indbakke til en anden mappe, påvirkes registreringen af afstemningen. Når du åbner en sendt meddelelse, som indeholdt en responsknap, vil registreringsoplysningerne ikke indeholde en opgørelse for svar, som er blevet flyttet af en regel. Hvis et svar flyttes eller slettes manuelt, har det ikke indflydelse på registreringen.

Mødeindkaldelser, opgaveanmodninger og dokumenter

Mødeindkaldelser, opgaveanmodninger og dokumenter anses for at være meddelelser. Hvis du opretter en regel, der flytter et element til en bestemt mappe baseret på, at bestemte betingelser (kriterier) er overholdt (matchet), flyttes en eventuel møde- og opgaveanmodning, der matcher disse betingelser, også. Vær dog opmærksom på følgende begrænsninger, når du opretter regler, der påvirker disse typer elementer:

  • Hvis et element flyttes til en mappe, som ikke er beregnet til mail, virker elementet ikke altid efter hensigten, efter det er flyttet. Der oprettes f.eks. ikke en ny aftale, hvis en meddelelse flyttes til mappen Kalender.

  • Hvis en regel flytter et møde eller en opgavebesvarelse til mappen Slettet post, registreres besvarelsen ikke i det oprindelige element.

  • Hvis en mødeindkaldelse automatisk flyttes til mappen Slettet post, føjes mødet ikke til Kalender.

  • Regler, som påvirker meddelelser, du sender, anvendes ikke på opgaveanmodninger og mødeindkaldelser.

Kontaktpersongrupper

En regel, der indeholder en kontaktpersongruppe, kan fungere anderledes end andre regler, alt efter hvordan reglen oprettes.

  • Flyt meddelelser, der er sendt til en offentlig gruppe, til en mappe   
     Denne regel er kun tilgængelig, hvis du bruger en Exchange Server-konto. Det er kun de meddelelser, der sendes til kontaktgruppen, der flyttes til den angivne mappe. Meddelelser fra personer, der er medlem af kontaktgruppen, flyttes ikke til den angivne mappe.

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×